Cách xử lý Excel bị lỗi mất dữ liệu chắc chắn thành công

Bạn đang làm việc thì file Excel bị lỗi làm mất dữ liệu quan trọng? Đừng quá lo lắng, thử ngay những cách sửa lỗi mất dữ liệu của Excel cực hay này để khôi phục nhé.

Excel là phần mềm rất hữu ích cho dân văn phòng. Tuy nhiên, nếu bạn không sử dụng thành thạo thì trong quá trình học Excel và làm việc cùng Excel bị lỗi sẽ không biết phải khắc phục ra sao. Trong các lỗi thường gặp trên Excel thì lỗi mất thông tin là trường hợp khiến nhiều bạn hoang mang nhất. Hãy tham khảo những cách khôi phục thông tin của file Excel bị lỗi ngay dưới đây nhé.

Xem thêm: Top khóa học tin học văn phòng giúp bạn nâng cao kỹ năng làm việc

Cách thủ công để khôi phục file Excel bị lỗi

Bước 1: Vào thẻ File rồi chọn mục Open. Nếu bạn dùng Excel bản 2007 thì bấm vào biểu tượng cửa sổ ở góc trên cùng bên trái rồi chọn Open nhé.

 

Bước 2: Sau đó các bạn bấm vào Browse để tìm đến file cần khôi phục. Sau đó các bạn chọn vào file rồi chuyển tùy chọn như trong hình ảnh dưới đây thành Open and Repair...

 

Bước 3: Khi thấy thông báo như trong hình dưới đây hiện lên thì các bạn bấm vào Repair để đồng ý khôi phục file Excel bị lỗi của mình.

Lưu ý: Cách làm này áp dụng cho các bạn sử dụng Excel từ bản 2007 trở lên.

Khôi phục file Excel bị lỗi từ workbook hỏng

Trường hợp 1: Bảng tính của bạn đang mở

Khi Excel bị lỗi ngay trong lúc bảng tính của bạn đang mở thì hãy nhớ là không được lưu lại bản đang làm việc nhé. Chúng ta sẽ quay lại bản lưu trước đó để vừa khắc phục được lỗi vừa không bị mất dữ liệu. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Vào File rồi chọn mục Open. Tiếp theo bấm Browse để tìm đến tập tin mà bạn đang làm việc.

Bước 2: Chọn vào file Excel mà bạn đang làm việc rồi bấm vào nút Open là bảng tính sẽ được mở lại bản lưu trước đó.

Trường hợp 2: Bạn không mở được bảng tính Excel

Có 3 phương pháp để xử lý file Excel bị lỗi khi bạn không thể mở bảng tính.

Cách 1: Thiết lập tùy chọn tính toán thủ công cho Excel.

Bước 1: Vào thẻ File rồi chọn mục New

Bước 2: Trong mục New nhấp chuột vào Blank Workbook (bảng tính trống)

Bước 3: Khi bảng tính mới được hiện ra, các bạn tiếp tục vào File rồi chọn Options. Sau đó các bạn chọn mục Manual (nằm dưới tùy chọn Calculation trong mục Formulas).

 

Bước 4: Bấm OK để lưu lại thiết lập ở bước 3. Sau đó các bạn lại mở bảng chọn Open lên => nháy đúp chuột vào file Excel đang bị lỗi mà bạn không thể mở để mở nó.

Cách 2: Liên kết bảng tính Excel bị lỗi với tham chiếu bên ngoài

Cách này sẽ giúp bạn khôi phục được dữ liệu bị mất không bao gồm công thức hoặc giá trị thu được sau khi thực hiện các thao tác tính toán.

Bước 1: Các bạn vào thẻ File => chọn mục Open => tìm đển file Excel bị chứa bảng tính bị hỏng => bấm chuột phải rồi chọn Copy để sao chép tên File. Sau đó các bạn thoát file.

Bước 2: Mở Excel => vào thẻ File => chọn mục New => chọn Blank Workbook. Đợi bảng tính mới được mở lên thì các bạn chọn vào ô A1 rồi nhập công thức là là: =File Name!A1 rồi bấm Enter.

Lưu ý: FIle Name ở đây chính là tên file Excel mà bạn đã sao chép ở bước 1.

Bước 3: Lúc này sẽ có 2 trường hợp xảy ra: 

+) Hộp thoại Update Values hiện lên: Chúng ta chọn vào workbook bị hỏng rồi bấm OK.

+) Hộp thoại Select Sheet hiện lên: Chúng ta chọn vào trang tính phù hợp rồi bấm OK.

Bước 4: Các bạn quay lại bảng tính mới tạo rồi bấm vào ô A1. Sau đó vào thẻ Home => chọn mục Copy hoặc bấm phím tắt Excel là Ctrl + C. 

Bước 5: Chọn một vùng bắt đầu từ ô A1 có độ rộng tương đương phạm vi ô chứ dữ liệu của bảng tính bị hỏng. Chúng ta có thể quét chuột chọn vùng rộng hơn một chút cũng được nhé. Tiếp tục vào thẻ Home => chọn mục Copy hoặc bấm phím tắt Excel là Ctrl + C. 

Bước 6: Vào thẻ Home => bấm vào mũi tên chỉ xuống trong nút Paste => chọn Paste Values => chọn Values. 

Cách 3: Sử dụng mã macro để trích xuất lại dữ liệu từ bảng tính bị hỏng.

Cách này áp dụng khi biểu đồ được liên kết với bảng tính Excel của bạn bị hỏng. Các bạn chỉ cần mở bảng mô-đun lên vào dán đoạn mã sau vào là được nhé:

Sub GetChartValues()
Dim NumberOfRows As Integer
Dim X As Object
Counter = 2
' Calculate the number of rows of data.
NumberOfRows = UBound(ActiveChart.SeriesCollection(1).Values)
Worksheets("ChartData").Cells(1, 1) = "X Values"
' Write x-axis values to worksheet.
With Worksheets("ChartData")
.Range(.Cells(2, 1), _
.Cells(NumberOfRows + 1, 1)) = _
Application.Transpose(ActiveChart.SeriesCollection(1).XValues)
End With
' Loop through all series in the chart and write their values to
' the worksheet.
For Each X In ActiveChart.SeriesCollection
Worksheets("ChartData").Cells(1, Counter) = X.Name
With Worksheets("ChartData")
.Range(.Cells(2, Counter), _
.Cells(NumberOfRows + 1, Counter)) = _
Application.Transpose(X.Values)
End With
Counter = Counter + 1
Next
End Sub

Cách tạo bản sao lưu tự động cho bảng tính

Để đề phòng trường hợp bảng tính Excel của bạn lại gặp lỗi tương tự trong tương lai thì chúng ta có thể bạo một bản sao lưu cho Workbook. Cách làm này sẽ giúp các bạn truy cập được vào dữ liệu của mình mọi lúc ngay cả khi file Excel bị lỗi hay bị vô tình xóa.

Bước 1: Vào thẻ File => chọn mục Save As => bấm vào nút Browse

Bước 2: Trong bảng Save As thì các bạn bấm vào mũi tên chỉ xuống ở mục Tools rồi chọn General Options.

 

Bước 3: Khi hộp thoại General Options hiện lên => tích vào mục Always create backup rồi bấm OK là được nhé.

 

Cách tạo bản khôi phục theo thời gian cụ thể

Để đảm bảo không bị mất dữ liệu trong mọi trường hợp thì chúng ta nên tạo một file khôi phục được tự động lưu theo thời gian cụ thể. Cách làm chi tiết như sau:

Bước 1: Vào File => chọn mục Options

Bước 2: Nhấp vào mục Save sau đó tích vào Save AutoRecover information every box. Thời gian các bạn nhập ở đây sẽ tính theo phút nhé. Trong hình ảnh dưới đây chúng mình đang nhập là 10 phút.

Bước 3: Nhập vị trí lưu file khôi phục trong mục AutoRecover file location. Hãy chọn một thư mục lưu trữ nằm trong ổ đĩa của bạn để không lỡ tay xóa nhầm nhé.

Xem thêm: Làm sao để sửa lỗi Excel ẩn dòng không thể Unhide

Dùng Microsoft Office Tools để khôi phục file Excel bị lỗi

Nếu Excel của bạn không cho phép mở bảng tính đang bị lỗi thì chúng ta có thể dùng Microsoft Office Tools để khôi phục file Excel bị lỗi. Các bước thực hiện chi tiết như sau:

Bước 1: Bấm vào nút Start trên màn hình của bạn rồi chọn All Programs.

Bước 2: Chọn Microsoft Office rồi chọn Microsoft Office Tools.

Bước 3: Chọn Microsoft Office Application Recovery => chọn Microsoft Office Excel ở hộp thoại.

Bước 4: Nhấp vào Recover Application. 

Cách làm này sẽ tắt file Excel đang chạy và khởi động lại. Lúc này phần mềm sẽ hiển thị các bảng tính đã được khôi phục lên. Nếu file Excel bạn bị mất dữ liệu nằm trong số này thì hãy chọn vào nó để mở lên tiếp tục chỉnh sửa. Nếu file của bạn không có trong danh sách này thì chúng ta cần thử cách làm khác.

Thay đổi vị trí lưu để khôi phục file Excel bị lỗi

Đôi khi việc một file Excel của bạn bị lỗi không mở được không phải do nó bị lỗi mà là một lỗi của hệ thống. Chúng ta hãy thử cách chuyển file Excel của bạn sang một khu vực lưu trữ khác. Bạn có thể đổi file sang ổ đĩa, thư mục hoặc gửi đến một máy tính khác để kiểm tra xem có thể mở được hay không nhé.

Cách khôi phục các macro trong file Excel bị lỗi

Những cách mà chúng mình giới thiệu ở trên thì khá hữu ích với việc khôi phục dữ liệu thông thường. Tuy nhiên để khôi phục macro thì những cách ở trên có thể sẽ không hoạt động hiệu quả. Chúng ta có thể dùng cách dưới đây để tìm lại macro đã mất nhé.

Bước 1: Mở phần mềm Excel lên và chọn chế độ tính toán thủ công nhưng chúng mình hướng dẫn chi tiết ở mục 2.1 phía trên.

Bước 2: Vào thẻ File => chọn mục Options => chọn tiếp vào Trust Center rồi bấm Trust Center Setting

 

Bước 3: Nhấp vào mục Macro Setting rồi chọn vào dòng đầu tiên như trong hình ảnh dưới đây. Sau đó các bạn bấm OK ở cả hộp thoại Trust Center và Excel Options để lưu lại thiết lập nhé.

Bước 4: Mở lại file Excel bị lỗi khi nãy của bạn. Nếu bạn thấy thông báo macro hiện đang tắt thì có thể thực hiện các bước sau. Nếu Excel vẫn không cho mở file thì có nghĩa là chúng ta không khôi phục được.

Bước 5: Bấm tổ hợp phím tắt Alt + F11 để mở VBE (Visual Basic Editor) => tiếp tục bấm Ctrl + R => nhấp chuột phải vào module rồi chọn Export File.

Bước 6: Tạo tên và tìm thư mục lưu cho module được xuất ra. Các bạn có thể làm đi làm lại bước 5 và bước 6 để xuất hết các module cần thiết.

Bước 7: Đóng trình chỉnh sửa VBE rồi tắt phần mềm Excel đi. Sau đó các bạn khởi động lại Excel => mở một file mới và nhập lại các module là sẽ khôi phục được macro đã mất nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn cách khắc phục lỗi Excel không chạy công thức

Kết luận

Hy vọng những cách khôi phục file Excel bị lỗi không mở được hay mất dữ liệu mà chúng mình hướng dẫn trong bài viết này có thể giúp ích cho các bạn trong quá trình làm việc.

Chúc các bạn thành công!