Hướng dẫn cách khắc phục lỗi Excel không chạy công thức

Nếu bạn đang đọc bài viết này, có thể bạn đang gặp phải lỗi Excel không chạy công thức. Ngay cả khi bạn chưa rơi vào tình trạng này thì bạn vẫn cần chuẩn bị trước các giải pháp để xử lý nhanh lỗi trang tính. Vậy thì hãy cùng Gitiho tìm hiểu ngay cách khắc phục lỗi công thức trong Excel trong bài học Excel online dưới đây nhé.

Chi tiết lỗi Excel không chạy công thức

Bạn cố gắng cẩn thận hết sức để nhập một công thức Excel phức tạp, nhưng ngay sau khi nhấn Enter thì nhận ra Excel không nhảy công thức. Thay vào đó ô tính chỉ hiện ra đúng nội dung công thức bạn vừa nhập.

Hay các công thức vừa sao chép chỉ hiện kết quả hoặc ngược lại các công thức được kéo xuống báo không hiện kết quả mà báo lỗi, lúc này chúng ta cần sửa lỗi #REF!, #DIV/0!, #NUM!, VALUE!, #NAME?, #N/A,… tùy thuộc vào sai ở đâu.

Lúc này, bạn chớ vội nhập mới toàn bộ phép tính nhé. Thay vào đó, điều bạn cần làm là tìm hiểu nguyên nhân và các giải pháp khắc phục phù hợp. 

Nguyên nhân và cách khắc phục lỗi Excel không chạy công thức

Có bao giờ bạn thắc mắc rằng tại sao Excel không chạy công thức trong khi công thức của bạn không sai không, bật mí với bạn một số nguyên nhân dưới đây! 

1. Công thức được hiển thị dưới định dạng văn bản

Chi tiết lỗi

Trong đa số trường hợp bắt gặp lỗi Excel không chạy công thức, lý do đến từ việc dữ liệu ô tính bị định dạng sai. Cụ thể hơn, thay vì các định dạng General (mặc định), Number,... thì công thức của bạn lại được Excel hiển thị dưới định dạng văn bản.

Khi dữ liệu được lưu trữ ở định dạng văn bản, Excel sẽ hiểu công thức là một chuỗi ký tự văn bản đơn thuần và hiển thị y nguyên những gì bạn đã nhập vào trong ô tính. Điều này nghĩa là Excel không nhảy công thức và trả kết quả như những gì chúng ta mong đợi.

Giả sử trong hình dưới đây, mình muốn tính tổng các ô số liệu trong phạm vi A1:A4. Tại ô A5 ngay phía dưới, mình nhập công thức đơn giản như sau:

=SUM(A1:A4)

Tuy nhiên, không có gì xảy ra sau khi mình nhấn Enter.

Khi nhìn lên thanh công cụ (ribbon), mình phát hiện ra định dạng của ô dữ liệu đang chọn là Text (định dạng văn bản). Đó chính là thủ phạm gây ra lỗi công thức trong Excel mình đang gặp phải.

Cách khắc phục

Khi lỗi thuộc về định dạng dữ liệu, cách khắc phục đầu tiên chúng ta nên nghĩ đến chính là thay đổi định dạng. Bạn có thể thực hiện thao tác này bằng các bước dưới đây:

• Bước 1: Đi đến thẻ Home > nhóm Number > mũi tên cạnh ô định dạng > General.

Ngoài ra, một cách khác giúp bạn thay đổi định dạng ô tính là nhấn chuột phải tại ô và chọn Format Cells. Lúc này, hộp thoại Format Cells sẽ hiện ra. Bạn chỉ cần nhấn chọn General tại thanh bên trái, sau đó nhấn OK để đóng hộp thoại và áp dụng định dạng mới cho dữ liệu Excel của mình.

• Bước 2: Nhấn phím F2/fn+F2 hoặc nhấn đúp chuột tại ô tính đã thay đổi định dạng (ô A5) và nhấn Enter.

Sau khi áp dụng định dạng mới, bạn sẽ thấy ô tính vẫn hiển thị công thức dưới định dạng văn bản. Đừng lo lắng nhé, tất cả có thể được giải quyết ngay lập tức chỉ với một vài phím tắt.

Sau khi nhấn Enter, bạn sẽ thấy công thức trả về kết quả chính xác trong ô tính. Vậy là chúng ta đã khắc phục được lỗi Excel không chạy công thức rồi!

Nếu bạn vẫn gặp lỗi ngay cả khi tất cả các ô tính đều đã được hiển thị đúng định dạng, hãy tiếp tục tìm hiểu các nguyên nhân tiếp theo nhé.

Xem thêm: HƯỚNG DẪN TẤT CẢ CÁCH TÍNH TỔNG TRONG EXCEL BẰNG HÀM SUM

2. Trang tính chứa tham chiếu vòng tròn

Chi tiết lỗi

Một nguyên nhân khác của lỗi Excel không chạy công thức khả năng cao đến từ tham chiếu vòng tròn (circular reference). Hiểu một cách đơn giản thì lỗi này xảy ra do công thức Excel của bạn chứa tham chiếu đến chính nó, từ đó tạo ra một vòng lặp tính toán vô hạn.

Như ví dụ về công thức hàm SUM mình đã đề cập đến ở phần trên, khi bạn cố gắng tính tổng một cột/hàng Excel với vô số ô nhưng đặt công thức hàm SUM ngay tại cột/hàng đó, bạn sẽ vô tình tạo ra một tham chiếu vòng tròn khiến kết quả luôn luôn bằng 0, bất kể bạn có nhấn Enter bao nhiêu lần.

Có thể bạn sẽ nhận ra lỗi tham chiếu này ngay sau khi nhấn nút Enter vì Excel sẽ hiện lên một hộp thoại cảnh báo như trong hình dưới đây. Tại hộp thoại này, Excel cảnh báo rằng công thức bạn vừa nhập chứa tham chiếu vòng tròn và điều này có thể khiến công thức tính toán sai lệch.

Cách khắc phục

Trong trường hợp trang tính Excel không xuất hiện cảnh báo nào, vẫn còn cách để bạn tìm hiểu nguyên nhân xảy ra lỗi. Hãy đi đến thẻ Formula > nhóm Formula Auditting > Error Checking > Circular Reference. Excel sẽ cho bạn biết vị trí ô chứa lỗi tham chiếu vòng tròn.

Sau khi đã biết nguyên nhân Excel không nhảy công thức đến từ tham chiếu vòng lặp, bạn chỉ cần di chuyển vị trí công thức sang một ô tính khác là đã sửa được lỗi công thức trong Excel rồi.

Để nắm được các thủ thuật và mẹo sử dụng Excel khác, bạn có thể tham khảo và học thử khóa học sau tại Gitiho:

3. Excel đang ở chế độ tính toán thủ công

Chế độ tính toán thủ công là gì?

Excel có 2 chế độ tính toán: chế độ tính toán tự động và chế độ tính toán thủ công.

Theo mặc định sau khi cài đặt, Excel sẽ vận hành theo chế độ tự động, nghĩa là các công thức tự động chạy và trả về kết quả sau khi người dùng kết thúc nhập liệu. Đây chính là chế độ tính toán quen thuộc chúng ta vẫn thường sử dụng.

Ngược lại, chế độ tính toán thủ công trên Excel sẽ không tự động tính toán công thức trên trang tính của bạn. Thay vào đó, bạn cần nhấn phím tắt để chạy công thức muốn tính toán kết quả. Có 2 cách để bạn làm được điều này trong chế độ tính toán thủ công:

• Cách 1: Nhấn phím tắt F9/fn+F9.
   
• Cách 2: Đi đến thẻ Formulas > nhóm Calculation > Calculate Now.

Tại sao sử dụng chế độ tính toán thủ công?

Có thể bạn sẽ đặt ra câu hỏi: Tại sao cần đến chế độ tính toán thủ công? Khi làm việc với các bảng tính lớn với số hàng và số cột chạm đến ngưỡng hàng trăm, bạn sẽ nhận thấy tốc độ làm việc của Excel giảm đi đáng kể. Nguyên nhân chính bởi vì Excel tự động cập nhật tất cả các phép tính sau mỗi lần bạn chỉnh sửa dữ liệu.

Trong trường hợp này, một trong những cách đơn giản nhất giúp bạn cải thiện tốc độ làm việc của Excel là sử dụng chế độ tính toán thủ công, nghĩa là chỉ tính toán các công thức cần thiết. Như vậy, bạn sẽ thấy Excel không nhảy công thức cho toàn bộ trang tính một cách tự động nữa, đổi lại là tốc độ làm việc tăng lên đáng kể.

Chi tiết lỗi

Nếu bạn đã kiểm tra tất cả các định dạng ô tính chứa công thức, rà soát lỗi tham chiếu vòng tròn với Formula Auditting mà không phát hiện ra nguyên nhân lỗi Excel không chạy công thức, hãy kiểm tra liệu trang tính của bạn đang chạy trong chế độ tính toán thủ công hay không.

Một thao tác đơn giản bạn có thể làm để kiểm tra là nhấn phím tắt F9/fn+F9. Sau khi thực hiện thao tác này, bạn sẽ thấy công thức chạy  ngay lập tức.

Cách khắc phục

Để điều chỉnh chế độ tính toán thủ công sang chế độ tính toán tự động, bạn có thể áp dụng một trong 2 phương pháp dưới đây:

• Cách 1: Đi đến thẻ Formulas > nhóm Calculation > Calculation Options > tích chọn Automatic.

• Cách 2: Đi đến thẻ File > Options > Formulas > Calculation options > tích chọn ô Automatic, bỏ tích ô Manual.

Như vậy là bạn đã thành công kích hoạt chế độ tính toán tự động và sửa được lỗi công thức trong Excel rồi.

Lưu ý: Khi thay đổi chế độ tính toán từ thủ công sang tự động, bạn nên tạo một file copy cho file Excel hiện tại để đề phòng bất cứ vấn đề gì có thể xảy ra với trang tính của mình, chẳng hạn như Excel bị đơ và không mở được.

Xem thêm: Hướng dẫn 6 cách sửa lỗi không mở được file Excel cực kỳ đơn giản

4. Excel đang ở chế độ hiển thị công thức

Chi tiết lỗi

Trong một số trường hợp, lỗi Excel không chạy công thức đến từ thiết lập hiển thị công thức trong phần cài đặt. Vấn đề đến từ việc trang tính của bạn đang được đặt ở chế độ chỉ hiển thị công thức trong ô tính thay vì kết quả của công thức.

Cách khắc phục

Không có gì khó để bạn sửa lỗi công thức trong Excel này bằng cách đi đến thẻ File > Options > Advanced > Disply options for this worksheet > bỏ tích ô Show formulas in cells instead of their calculated results.

Sau khi nhấn OK và áp dụng cài đặt hiển thị mới cho trang tính, bạn sẽ khắc phục được lỗi Excel không nhảy công thức. Thật đơn giản phải không nào?

Xem thêm: Hướng dẫn cách khắc phục lỗi Excel the name already exists

Tổng kết

Trong bài viết ngày hôm nay, chúng ta đã tìm hiểu một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến lỗi Excel không chạy công thức, tương ứng với các nguyên nhân này là các giải pháp khắc phục cho từng trường hợp. Hãy để ý đến các thiết lập trang tính trong phần Options bạn nhé.

Hy vọng bài viết đã đem lại cho bạn các mẹo hữu ích để nhanh chóng sửa lỗi công thức trong Excel. Để tìm hiểu thêm các mẹo Excel hay các thủ thuật sử dụng hàm Excel, hãy tham khảo các bài viết khác trên blog tin học văn phòng Gitiho bạn nhé.

Gitiho xin cảm ơn và chúc bạn đọc thành công!