Các chi phí ẩn trong quy trình onboarding của nhân sự

Onboarding là một quy trình vô cùng quan trọng, ảnh hưởng lớn tới ấn tượng của nhân sự với doanh nghiệp từ ngày làm việc đầu tiên. Đây là một quy trình tốn khá nhiều thời gian và chi phí, trong đó có rất nhiều chi phí ẩn. Vậy, đâu là những chi phí ẩn trong quy trinh onboarding? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Khái niệm phí ẩn trong quá trình onboarding

Chi phí ẩn (hay còn có các cách gọi khác là implicit cost, imputed cost, implied cost, hay notional cost) được định nghĩa là bất kì chi phí nào đã phát sinh nhưng không rõ ràng, không cần nhất thiết phải được đệ trình hoặc báo cáo dưới dạng một khoản chi phí riêng biệt. 

Onboarding là bước cuối cùng của một quy trình tuyển dụng, cũng là bước khởi đầu của nhân sự. Chi phí ẩn trong quá trình onboarding chính là các chi phí phát sinh nhưng không rõ ràng hoặc không được nhắc tới trong quy trình onboarding của nhân sự.

Các chi phí ẩn trong quá trình onboarding của nhân sự mới

Nhân sự khi bắt đầu với doanh nghiệp và thực hiện onboarding sẽ trải qua 4 giai đoạn sau:Nhân sự bước vào công ty, khi thực hiện onboarding gần như sẽ trải qua các giai đoạn như sau:

1. Pre-onboarding
2. Ngày làm việc đầu tiên
3. Giai đoạn thử việc (1 - 2 tháng)
4. Giai đoạn sau thử việc

Ở từng giai đoạn sẽ có những chi phí ẩn. Chi tiết như sau: 

Giai đoạn pre-onboarding

Trong giai đoạn pre-onboarding, có phát sinh chi phí ẩn là chi phí thủ tục giấy tờ và thời gian hành chính. Bởi, quy trình Onboarding đòi hỏi rất nhiều giấy tờ như: Kê khai thuế, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động, sổ tay nhân viên, thỏa thuận bảo mật,... Vì vậy, ngoài tốn chi phí hữu hình cho in ấn thì còn phát sinh chi phí ẩn, chính là các thời gian bỏ ra để chuẩn bị và hoàn tất các thủ tục từ cả phía doanh nghiệp và nhân sự mới. 

Bật mí cách phỏng vấn tuyển dụng để "săn" ứng viên chất lượng

Giai đoạn thử việc

Trong giai đoạn thử việc sẽ có 2 chi phí ẩn mà bất kì doanh nghiệp nào cũng sẽ bị phát sinh.

Chi phí hiệu quả của nhân viên mới

Khi nhân sự mới onboard, họ sẽ cần một thời gian nhất định để làm quen với công việc và môi trường của doanh nghiệp. Khoảng thời gian này có thể là vài ngày, vài tuần hoặc thậm chí vài tháng, Lúc này, hiệu quả công việc và năng suất làm việc có thể không được đảm bảo. Vì vậy, trước khi nhân sự có thể quen với công việc và đạt được năng suất cao tại môi trường làm việc thì doanh nghiệp thực chất đang mất chi phí - người lao động đang tiêu tốn chi phí của công ty hơn giá trị mà họ mang về. 
Vì vậy, chi phí ẩn cho phần này chính là chi phí đào tạo nhân viên để họ đạt được độ “chín” nhất định, đến thời điểm sẵn sàng tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

Giai đoạn sau quá trình thử việc

 Ở giai đoạn sau quá trình thử việc, có 2 khả năng có thể xảy ra:

• Nhấn sợ vượt qua thử việc và được lên nhân viên chính thức, tiếp tục đồng hành cùng doanh nghiệp
• Nhân sự bỏ việc trong quá trình thử việc, không tiếp tục đồng hành cùng doanh nghiệp dù có vượt qua thử việc hoặc nghỉ việc sau 1-3 tháng lên nhân viên chính thức. 

Lúc này, doanh nghiệp sẽ phát sinh các chi phí ẩn như:

Chi phí khi nhân viên bỏ việc

Các loại chi phí ẩn đã đề cập đến đều đóng góp vào chi phí mà doanh nghiệp phải chịu khi nhân viên bỏ việc. Đây là trường hợp xấu nhất xảy ra, vì ngoài lãng phí chi phí onboarding kể trên, doanh nghiệp còn mất thời gian và chi phí để tiếp tục tuyển dụng và đào tạo một nhân viên mới thay thế cho nhân viên nghỉ việc, hay nói cách khác, chi phí ngầm mà doanh nghiệp phải chịu đã tăng lên gấp đôi. Chi phí ẩn ở trường hợp này có thể bao gồm: 

• Chi phí thuê nhân viên mới bao gồm chi phí truyền thông quảng cáo, sàng lọc, phỏng vấn và tuyển dụng.
• Chi phí onboarding một người mới, bao gồm cả chi phí thời gian đào tạo và quản lý.
• Chi phí năng suất: có thể một nhân viên mới mất 1-2 tháng để đạt được năng suất của một người thử việc hiện có.
• Nhân viên nghỉ việc làm vị trí bị bỏ trống, không có người phụ trách, các nhân viên còn lại trở nên quá tải khối lượng công việc.
• Nhân viên mới mất nhiều thời gian hơn và thường không giỏi trong việc giải quyết vấn đề.
• Tác động văn hóa: Bất cứ khi nào ai đó rời đi, những người khác sẽ dành thời gian thắc mắc lý do.

Mô hình DISC - Công cụ đánh giá con người trong tuyển dụng (Phần 1)

Cách giảm thiểu chi phí onboarding ẩn cho doanh nghiệp

Cách giảm thiểu chi phí giấy tờ trong quá trình onboarding

Bạn có thể tham khảo những cách sau để giảm thiếu chi phí ẩn liên quan đến giấy tờ trong quá trình onboarding nhé!

Yêu cầu nhân viên mới hoàn thành các thủ tục giấy tờ của họ trước ngày đi làm

Đói với các biểu mẫu mà nhân sự cần kê khai, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhân sự hoàn thành các biểu mẫu này trước ngày đi làm để tránh mất thời gian trong ngày đầu làm việc.

 Bật mí cách phỏng vấn tuyển dụng để "săn" ứng viên chất lượng

Chi phí sử dụng cơ sở vật chất và chi phí khi nhân viên bỏ việc

Cách tốt nhất để tránh lãng phí các chi phí ẩn về cơ sở vật chất và hạn chế phát sinh chi phí khi nhân viên bỏ việc đó là làm giảm tỉ lệ nghỉ việc của nhân viên mới. Đây không phải công việc đơn giản. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo những cách sau đây để áp dụng cho doanh nghiệp của mình:

Đặt tiêu chí phù hợp lên hàng đầu khi tuyển dụng

Không phải cứ người giỏi nhất là có thể mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp. Người mà doanh nghiệp cần không chỉ là có năng lực chuyên môn, mà còn phải là người phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp. Vì vậy, việc tuyển dụng người phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và giá trị cốt lõi của công ty là rất quan trọng, giúp cả nhà tuyển dụng và ứng viên không mất thời gian phân vân hay nghi ngờ nhau, củng cố tinh thần cho ứng viên, giảm khả năng nghỉ việc từ phía ứng viên.

Đa dạng hóa phúc lợi

Chính sách lương thưởng và phúc lợi luôn hữu ích trong việc giữ chân nhân tài. Ngoài chế độ lương thưởng hấp dẫn, doanh nghiệp nên có những chế độ phúc lợi tốt để thu hút nhân viên. Chế độ phúc lợi ở đây không chỉ dừng ở các vấn đề cơ bản mà doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện nh nghỉ lễ, nghỉ phép hay tham gia bảo hiểm xã hội theo đúng quy định của pháp luật; mà còn là các chính sách ví dụ như: Tăng số ngày nghỉ phép năm so với ngày nghỉ phép quy định của doanh nghiệp; phụ cấp ăn trưa, xăng xe, trang phục; làm việc từ xa; quà tặng ngày lễ tết và các dịp đặc biệt….

Mô hình DISC - Công cụ đánh giá con người trong tuyển dụng (Phần 1)

Chi phí thời gian và chi phí năng suất của nhân viên

Để nhân sự nhanh chóng quen việc và quen với môi trường của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần quan tâm sát sao đến nhân sự trong thời gian đầu. Các biện pháp có thể thực hiện là:

• “Cầm tay chỉ việc”, kèm cặp sát sao cho nhân sự, đặc biệt là với những nhân sự chưa có kinh nghiệm hoặc ít kinh nghiệm, hoặc đặc thù doanh nghiệp, ngành kinh doanh đặc biệt, khó thích nghi; công việc mang tính chất phức tạp
• Có quy trình làm việc cụ thể để nhân sự dễ dàng thực hiện theo, không bị bối rối
• Phân rõ ràng các công việc mà nhân sự cần phải làm. Thời gian đầu có thể yêu cầu nhân sự mới báo cáo tình hình công việc cũng như các khó khăn, vướng mắc mà nhân sự đang gặp phải theo ngày hoặc tuần để có phương án hỗ trợ nhân sự và giải quyết kịp thời.
• Cho nhân sự tham gia các khóa đào tạo nội bộ các kỹ năng và kiến thức chuyên môn cân thiết phục vụ cho công việc. Để thực hiện được cách này, doanh nghiệp nên có hệ thống đào tạo trực tuyến. Nhân sự chỉ cần truy cập vào hệ thống đào tạo và học thông qua các video quay sẵn. Cách này vừa tiết kiệm thời gian cho nhân sự, cho doanh nghiệp mà còn vô cùng tối ưu chi phí. 

Tổng kết

Chi phí ẩn trong quá trình onboarding thực sự là một vấn đề lớn đối với doanh nghiệp. Qua bài viết, chúng ta cũng đã biết cách thế nào để hạn chế phát sinh các chi phí ẩn này trong quá trình onboarding của nhân sự. Mong rằng bạn có thể áp dụng những kiến thức trên vào thực tiễn công việc của mình.

Chúc bạn thành công!