Chi phí hợp lý: Cách xác định chi phí được trừ và không được trừ

Lưu ý cực kỳ quan trọng về chi phí hợp lý, các loại chi phí được trừ và chi phí không được trừ này các bạn kế toán phải ghi nhớ thật kỹ. Hãy tham khảo bài hướng dẫn của Gitiho nhé!

Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như trong quá trình kế toán tập hợp các chứng từ, nghiệp vụ phát sinh liên quan đến doanh nghiệp để lên sổ sách kế toán thì có nhiều khoản chi phí. Trong đó có các chi phí là hợp lý để phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thì sẽ được trừ khi xác nhận thuế thu nhập doanh nghiệp. Có những chi phí mà doanh nghiệp có chi ra nhưng không được tính là chi phí hợp lý. Hoặc cũng có những chi phí do quá trình tổng hợp xảy ra nhầm lẫn trong việc kê khai nên cũng không được tính là chi phí hợp lý. Dưới đây chúng mình sẽ giải thích rõ cho các bạn về các chi phí được trừ và chi phí không được trừ.

Căn cứ xác định chi phí hợp lý

Các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định tại Điều 6 của TT 78/2014/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 02/08/2014 và được sửa đổi, bổ sung tại các văn bản sau:

• Điều 6 TT 119/2014/TT-BTC có hiệu lực từ 01/09/2014
• Điều 1 chương I TT151/2014/TT-BTC có hiệu lực từ 15/11/2014
• Điều 4 TT96/2015/TT-BTC áp dụng cho kỳ tính thuế từ 2015, có hiệu lực từ 06/08/2015
• Thông tư TT78/2014/BTC
• Nghị định ND123/2020 (bao gồm các quy định liên quan đến hóa đơn, nếu hóa đơn không hợp lệ thì bạn không hạch toán được vào chi phí hợp lý), ND126/2020

Tuy đã sửa đổi, bổ sung nhiều lần nhưng quy định này vẫn còn hiệu lực nên các bạn cần chú ý để ghi nhớ nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn về loại tài khoản chi phí thông tư 133/2016/TT-BTC

Khi nào thì được trừ và không được trừ chi phí hợp lý?

Chi phí được trừ

Doanh nghiệp sẽ được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Lưu ý là phải có đầy đủ các chứng từ mới được trừ chi phí.
• Khoản chi có đủ hóa đơn hợp lệ, chứng từ hợp pháp. Cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ chúng mình đã từng hướng dẫn các bạn rồi nhé.
• Khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Các hình thức thanh toán được chấp nhận là chuyển khoản, ủy nhiệm chi, đối trừ công nợ. Chỉ cần không sử dụng thanh toán bằng tiền mặt trong trường hợp này thì sẽ được tính là chi phí hợp lý.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán khi chi phí sửa chữa TSCĐ lớn hơn số tiền công ty đã trích và các giao dịch liên quan đến tài khoản 242

Chi phí không được trừ

Các khoản không được trừ khi xác định thếu thu nhập doanh nghiệp bao gồm:

1. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động sẽ không được giảm trừ nếu như:

• Có hạch toán vào chi phí nhưng không phát sinh trong thực tế. Hiện nay, có một số doanh nghiệp đang kê khai vào sổ kế toán các chi phí là khoản tiền chi cho người lao động nhưng thực tế không phát sinh. Khi cơ quan thuế kiểm tra thì việc phát hiện ra rất dễ dàng và doanh nghiệp sẽ được yêu cầu giải trình. Việc này sẽ rất mất thời gian nên các bạn kế toán hãy cân nhắc trước khi thực hiện nhé. Nếu là khoản chi phí không thực sự phát sinh thì không nên hạch toán vào sổ. Điều này còn tùy thuộc vào công ty của bạn nhưng bạn nên tư vấn kỹ về nó cho cấp trên.
• Khoản chi có đủ chứng từ thanh toán hoặc không quy định rõ trong các quy chế của công ty, hợp đồng lao động, thỏa ước lao động,...
• Khoản chi cho lương chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH một thành viên.

2. Khoản chi trang phục: Các khoản chi trang phục bằng hiện vật mà không có hóa đơn, chứng từ, các khoản chi bằng tiền vượt quá 5 triệu đồng/người/năm.

3. Phần chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của cá nhân: Đối tượng không phải là tổ chức tín dụng, hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.

4. Khoản chi để trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ.

5. Khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác.

6. Chi phí khấu hao tài sản cố định trong doanh nghiệp: 

• Các khấu hao đối với tài sản không sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; tài sản không có giấy tờ chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp; các tài sản không được theo dõi, quản lý, hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp; các phần khấu hao vượt mức quy định hiện hành của Bộ Tài chính; các khấu hao đối với tài sản cố định đã khấu hao hết giá trị.
• Riêng đối với khấu hao là phương tiện vận tải (ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống): Phần khấu hao vượt quá nguyên giá 1,6 tỷ đồng/xe đối với doanh nghiệp không có ngành nghề kinh doanh là vận tải, lữ hành thì không được trích khấu hao phần chi phí vượt mức đó.

7. Chi tiền thuê tài sản cố định của cá nhân mà không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hay hợp đồng cho thuê.

8. Phần chi phí thuê tài sản cố định vượt quá mức phân bổ theo số năm mà bên đi thuê trả tiền trước.

9. Khoản chi cho nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu vượt quá mức tiêu hao theo quy định hợp lý. 

10. Chi khoản tiền điện, nước đối với những hợp đồng điện nước mang tên chủ nhà cho thuê địa điểm kinh doanh.

11. Các khoản tiền phạt vì vi phạm hành chính bị loại bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán, thống kê hay vi phạm pháp luật về thuế,...

Xem thêm: Tải về mẫu Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt theo Thông tư 133 trên Excel

Kết luận

Trên đây là toàn bộ nội dung về các khoản chi phí được trừ và chi phí không được trừ khi chúng ta xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. Hi vọng bài chia sẻ của chúng mình sẽ giúp các bạn hạch toán vào sổ sách nhanh và chính xác hơn về các khoản chi phí.

Để được học đầy đủ kiến thức về nghiệp vụ kế toán với các bài giảng lý thuyết chi tiết, tài liệu về chứng từ thực tế và bộ mẫu file Excel dành cho kế toán để có thể nắm chắc mọi kiến thức cần cho công việc thì các bạn hãy tham gia khóa học dưới đây nhé:

Kế toán tổng hợp từ A - Z: Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp trong 14 giờ

Khóa học giúp bạn trang bị trọn bộ nghiệp vụ dành cho kế toán tổng hợp trên 2 nền tảng là Excel và Misa. Hoàn thành khóa học, bạn có thể tự tin xử lý tất cả các công việc như xây dựng bảng lương, lên sổ cái, sổ chi tiết, thiết lập bảng chấm công, hạch toán chi phí,... trong doanh nghiệp. Hãy tham gia khóa học ngay hôm nay để nâng cao kiến thức, mở ra nhiều cơ hội thăng tiến và phát triển cho bản thân nhé!