Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ và quản lý danh mục đối tác

Các bạn kế toán hãy tham khảo bài viết này ngay để biết cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ và quản lý danh mục đối tác nhé. Gitiho sẽ hướng dẫn rất chi tiết và đầy đủ đó nha!

Kiểm tra hóa đơn và quản lý danh mục đối tác là công việc hàng ngày của các bạn kế toán. Bạn cần kiểm tra để biết hóa đơn phía đối tác cung cấp cho bạn có hợp lệ hay không. Khi đã xác nhận là hóa đơn hợp lệ thì các bạn mới bắt đầu hạch toán, kê khai vào trong sổ sách của doanh nghiệp. Trong bài viết này chúng mình hướng dẫn bạn cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ và kê khai danh mục đối tác.

Kiểm tra hóa đơn hợp lệ

Tại sao cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn?

Khi bạn nhận được hóa đơn từ phía đối tác thì không thể không kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn. Giả sử bạn nhận được hóa đơn như hình mẫu dưới đây thì bạn sẽ kiểm tra những thông tin nào?

Chúng mình đã từng hướng dẫn các bạn phân biệt hóa đơn GTGT qua các thành phẩn trong bài viết trước. Thông thường, nếu bạn nhận được một hóa đơn đầy đủ thông tin như thế này thì có thể xem là hợp lệ. Tuy nhiên, làm công việc kế toán thì sự cẩn thận phải đặt lên hàng đầu. Do đó, bạn nên kiểm tra kỹ lại thêm một lần nữa.

Lý do chúng ta cần kiểm tra kỹ là: Tránh trường hợp gặp phải "công ty ma" hoặc đối tác sử dụng hóa đơn mua bán không hợp lệ. Giả sử khi bạn hợp tác mua sản phẩm/dịch vụ từ đơn vị nhỏ lẻ mà bạn không quen biết, họ sẽ không phát hành hóa đơn hoặc không sử dụng hóa đơn của họ để kê khai đầy đủ cho chúng ta. Thay vào đó họ sử dụng hóa đơn mua bán từ công ty không kinh doanh mặt hàng đó, hay còn gọi là "công ty ma". Các công ty này lập nên chỉ để bán hóa đơn và họ thường trốn thuế. Sau khoảng 1-2 năm hoạt động thì có thể họ sẽ bị thanh tra phát hiện nên bỏ trốn. Khi ấy sẽ dẫn đến hệ lụy là người bị truy thu thuế và bị phạt là người sử dụng hóa đơn. Loại hóa đơn đó chúng ta gọi là hóa đơn không có giá trị sử dụng.

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm sổ kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá trên Excel

Cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn

Bước 1: Bạn truy cập vào trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra các thông tin của hóa đơn bao gồm mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn.

Bước 2: Sau khi vào trang, các bạn trỏ chuột vào mục Thông tin hóa đơn, biên lai => Hóa đơn => Tra cứu một hóa đơn.

Tiếp theo bạn điền các thông tin tìm được trên hóa đơn theo mẫu của trang như thế này.

Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn bấm tìm kiếm. Nếu bạn có thể tìm thấy hóa đơn trên hệ thống này có nghãi là hóa đơn đã được phát hành hợp lệ, có giá trị sử dụng. Bạn có thể dùng nó để hạch toán, kê khai vào sổ sách doanh nghiệp như bình thường. Nếu bạn không thể tìm thấy hóa đơn trên hệ thống này thì có nghĩa là hóa đơn bạn nhận được không có giá trị sử dụng, không được phát hành hoặc đã bị cưỡng chế tức là không hợp lệ.

Bước 3: Kiểm tra thông tin hóa đơn

Khi đã biết đây là hóa đơn hợp lệ, bạn cần kiểm tra tiếp thông tin được viết trên hóa đơn. Ngoài thông tin về đơn vị cung cấp sản phẩm/dịch vụ thì bạn cần kiểm tra danh mục hàng hóa cẩn thận. Hãy chắc chắn rằng số liệu hàng hóa và tống số tiền là chính xác. 

Với hóa đơn điện tử thì sẽ có chữ ký số và mã tra cứu ở mục cuối. Với hóa đơn giấy thì sẽ có chữ ký viết tay. Sau khi kiểm tra đủ hết thông tin thì bạn tiến hành làm thủ tục thanh toán nếu cần, kê khai vào sổ kế toán hoặc chuyển sang phần nhập liệu sẽ được chia sẻ ở phần sau bài viết.

Quản lý danh mục đối tác

Tại sao phải kê khai danh mục đối tác?

Thồng thường, sẽ không có ai cung cấp sẵn danh mục đối tác cho các bạn kế toán. Công việc của các bạn là dựa theo các nghiệp vụ, các chứng từ phát sinh để kê khai. Nếu có thông tin của một đối tác mới, bạn cần kê khai vào bảng danh mục đối tác để lưu trữ. Việc này sẽ giúp cho bạn không cần nhập lại thông tin nếu sau này cần lấy dữ liệu để đưa vào sổ sách. 

Dưới đây là một bảng tính mẫu danh mục đối tác bao gồm các thành phần:

• Mã
• Đơn vị
• Đối tác
• Địa chỉ
• Mã số thuế
• Điện thoại
• Dư nợ đầu kỳ
• Dư có đầu kỳ

Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Cách kê khai danh mục đối tác

Với mục Mã, bạn đặt theo quy ước của công ty bạn hoặc quy ước của khách hàng/nhà cung cấp. Ví dụ bạn có thể thấy ở đây chúng mình đang đặt theo tên chữ cái viết tắt ban đầu của đối tác:

Với mục Đơn vị, bạn điền tên đầy đủ của nhà cung cấp/khách hàng.

Sang mục Đối tác, bạn dùng nó để phân loại xem đối tượng là nhà cung cấp hay khách hàng.

Tiếp theo, các bạn điền mục Địa chỉ, Số điện thoại và Mã số thuế theo thông tin trên hóa đơn mà bạn nhận được:

Cuối cùng, trong mục Dư nợ đầu kỳ và mục Dư có đầu kỳ nếu có phát sinh thì bạn điền vào còn nếu không thì chúng ta sẽ bỏ qua nhé:

Xem thêm: Hướng dẫn phân loại hóa đơn điện tử chính xác nhất

Kết luận

Như vậy, chúng mình đã hướng dẫn các bạn cách để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và quản lý danh mục đối tác. Hãy áp dụng những kiến thức này vào công việc hàng ngày đê nâng cao hiệu suất làm việc và giảm bớt được thời gian thao tác nhé.

Nếu các bạn muốn được học kiến thức về nghề kế toán bài bản, chi tiết, có hệ thống từ cơ bản đến nâng cao thì hãy tham gia khóa học Kế toán tổng hợp của Gitiho:

Kế toán tổng hợp từ A - Z: Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp trong 14 giờ

Khóa học giúp bạn trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để xử lý công việc của một kế toán tổng hợp. Bạn sẽ cảm thấy sự khác biệt rõ rệt về năng lực làm việc của bản thân trước và sau khi tham gia khóa học. Các bài học không quá dài, bạn chỉ cần dành khoảng 30 phút mỗi ngày cho việc học là được nhé.

Chúc các bạn thành công!