Hướng dẫn cách phân biệt hóa đơn giá trị gia tăng cho kế toán

Phân biệt hóa đơn giá trị gia tăng là công việc quen thuộc của người làm nghề kế toán. Vậy phải làm thế làm để phân loại chính xác? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

Quy định về cách ghi thông tin trên hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC 

6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn

• Ký hiệu 01GTKT: Hóa đơn giá trị gia tăng
• Ký hiệu 2GTTT: Hóa đơn bán hàng
• Ký hiệu 07KPTQ: Hóa đơn bán hàng (áp dụng cho tổ chức và cá nhân trong khu phi thuế quan)
• Ký hiệu 03XKNB: Đây là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ - là một loại chứng từ được quản lý như hóa đơn giá trị gia tăng. Loại phiếu này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, có tổng công ty và công ty nhỏ hơn trực thuộc, khi cần xuất hàng luân chuyển nội bộ thì sẽ sử dụng phiếu này.
• Ký hiệu 04HGDL: Đây là phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý và cũng là một loại chứng từ có giá trị tương đương, được quản lý như hóa đơn.

Xem thêm: Hướng dẫn làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC

Số lượng liên của hóa đơn

Số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn

Ký hiệu của hóa đơn

• 2 ký tự đầu: Dùng để phân biệt ký hiệu hóa đơn. Ký hiệu được phân biệt gồm 2 chữ cái trong 20 chữ cái thuộc bảng chữ cái tiếng Việt không dấu. 
• 2 ký tự gần cuối: Như trong ví dụ trên bạn sẽ thấy số 20, đây là viết tắt của năm phát hành hóa đơn. Như vậy hóa đơn này phát hành vào năm 2020. 
• 1 ký tự cuối: Ở trong hóa đơn ở ảnh bên trên bạn sẽ thấy ký tự cuối là một chữ "P". Ký tự này có vai trò thể hiện hình thức của hóa đơn. Theo quy định, có 3 loại hình thức hóa đơn tương ứng với các chữ cái viết tắt bao gồm: E (hóa đơn điện tử); P (hóa đơn đặt in); T (hóa đơn tự in). Như vậy hóa đơn trong ví dụ này là hóa đơn đặt in.

Xem thêm: Hướng dẫn phân loại hóa đơn điện tử chính xác nhất

Số thứ tự của hóa đơn

Số thứ tự của hóa đơn sẽ được viết bằng một dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn bao gồm 7 chữ số như hình ảnh dưới đây:

Ví dụ: Khi bạn phát hành 2 quyển hóa đơn giấy. Thông thường, mỗi quyển hóa đơn sẽ bao gồm 50 tờ, vậy hai quyển sẽ là 100 tờ. Khi đó, số trên từng hóa đơn sẽ là 0000001 đến 0000050 cho quyển 1 và 0000051 cho đến hết với quyển 2.

Số liên của hóa đơn

Bạn nên phân biệt rõ khái niệm này với phần ký hiệu số lượng liên của hóa đơn ở trên hóa. Số liên của hóa đơn cung cấp cho bạn thông tin rằng đây là liên mấy. Thông thường sẽ có 3 liên cho mỗi hóa đơn:

• Liên 1 do doanh nghiệp giữ lại, lưu tại cuống
• Liên 2 là giao cho khách hàng của họ
• Liên 3 là lưu hành nội bộ, phục vụ cho công việc liên quan đến chứng từ hay cho hoạt động nội bộ của kế toán trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, số liên tối đa có thể lên tới 9 liên. Trong hình ảnh ví dụ dưới đây, bạn sẽ thấy hóa đơn này được ghi "Liên 1: Lưu", vậy có nghĩa đây là liên 1 của hóa đơn và sẽ được doanh nghiệp giữ lại. 

Thông tin của người mua hàng

Chúng ta sẽ không đề cập đến phần thông tin đơn vị bán hàng nữa vì các thông tin về doanh nghiệp của bạn sẽ được in sẵn trong mọi hóa đơn rồi nhé. Còn về phần thông tin người mua hàng, nếu là cá nhân thì sẽ điền đầy đủ thông tin của họ theo mẫu trong hóa đơn. Nếu đơn vị mua hàng là doanh nghiệp thì thông tin cần được điền theo đăng ký kinh doanh của họ. Bạn có thể tra cứu phần khai báo thông tin doanh nghiệp của họ trên các trang như dangkykinhdoanh.gov hay masothue.com nhé.

Thông tin đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn

Ở cuối của hóa đơn bạn sẽ thấy phần ghi rõ thông tin của đơn vị cung cấp dịch vụ phát hành hóa đơn. Như trong ví dụ dưới đây bạn sẽ thấy hóa đơn được cung cấp bởi bởi Công ty cổ phần hóa đơn điện tử VIETTAK. Thông tin này có ghi rõ mã số thuế và thông tin liên hệ của họ. Nếu hóa đơn của bạn là hóa đơn điện tử thì sẽ có thêm phần website tra cứu và mã tra cứu.

Xem thêm: 3 lưu ý để không vi phạm quy định về phát hành hóa đơn

Kết luận

Như vậy, chúng ta đã cùng tìm hiểu về phân biệt hóa đơn giá trị gia tăng. Bạn đã nắm rõ được các nội dung có trong hóa đơn giá trị gia tăng để phân loại hóa chưa? Nếu trong lúc làm việc với loại hóa đơn này vẫn gặp vấn đề chưa hiểu thì hãy để lại bình luận bên dưới, Gitiho sẽ giải đáp cho bạn nhé.

Để học tập kiến thức và toàn bộ các kỹ năng làm việc giúp bạn trở thành một kế toán tổng hợp chuyên nghiệp thì hãy tham gia khóa học dưới đây:

Kế toán tổng hợp từ A - Z: Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp trong 14 giờ

Đừng quên theo dõi Gitiho để cập nhật những kiến thức mới và thú vị nhất giúp cho công việc kế toán trở nên hiệu quả hơn mà không cần mất quá nhiều thời gian làm việc nhé.