Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Chúng mình đã có rất nhiều bài viết hướng dẫn các bạn về cách lập các loại hóa đơn mà doanh nghiệp sử dụng. Bây giờ hãy cùng chúng mình tìm hiểu cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nhé.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là gì?

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là tài liệu cung cấp thông tin về số lượng hóa đơn đã xuất ra, có bao nhiêu hóa đơn đã bị xóa bỏ hoặc hủy. Đây là công việc mà kế toán thường xuyên phải thực hiện theo tháng hoặc theo quý.

Theo Khoản 4 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC Sửa đổi khổ thứ 2 Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì các doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế sẽ phải lập báo cáo theo tháng, còn các doanh nghiệp khác có thể lập theo quý.

Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK

Đầu tiên, các bạn đăng nhập vào phần mềm hỗ trợ kê khai thuế bằng mã số thuế của doanh nghiệp bạn đăng làm việc.

Tại mục Hóa đơn, các bạn tìm đến dòng “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”.

Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục kê khai thuế ban đầu mới nhất 

Bước 2: Chọn kỳ tính thuế

Ở đây, doanh nghiệp mà chúng mình đang lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thuộc nhóm được phép báo cáo theo quý. Vì vậy, chúng mình sẽ thử lấy quý 3 năm 2021 làm ví dụ. Ở đây các bạn sẽ có 2 lựa chọn là:

• Mẫu 3.12 (Kỳ báo cáo cuối cùng)
• Mẫu 3.10 (Chuyển địa điểm)

Bạn tích vào ô đúng với nhu cầu lập báo cáo rồi bấm đồng ý.

Xem thêm: Những loại báo cáo thuế nào phải nộp hàng tháng, hàng quý?

Bước 3: Khai các thông tin về hóa đơn

Thông tin chung

Trước hết, chúng ta cần khai các thông tin chung liên quan đến hóa đơn bao gồm:

• Mã loại hóa đơn: Thông tin này có trên các hóa đơn của doanh nghiệp, các bạn có thể mở ra xem để điền chính xác. Với doanh nghiệp chúng mình đang lấy làm ví dụ thì mã này là 01GTKT.

• Tên loại hóa đơn: Là tên của loại hóa đơn bạn đang sử dụng để lập báo cáo. Ở đây khi chúng mình chọn mã 01GTKT thì phần mềm sẽ tự nhận diện và tự điền được tên loại là đơn là Hóa đơn giá trị gia tăng.

• Ký hiệu mẫu hóa đơn: Thông tin này các bạn cũng có thể tìm thấy trên hóa đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng. Ở đây ký hiệu mẫu hóa đơn của chúng mình là 01GTKT0/001
• Ký hiệu hóa đơn: Các bạn cũng lấy thông tin này từ hóa đơn để điền lên phần mềm nhé. Trong ví dụ của chúng mình thì ký hiệu hóa đơn là GT/20E.

Xem thêm: Hướng dẫn xử lý hóa đơn GTGT kê khai trên HTKK bị sai số tiền

Thông tin về tồn đầu kỳ, phát hành trong kỳ

Các thông tin liên quan đến tồn đầu kỳ và phát sinh trong kỳ bao gồm:

• Số tồn đầu kỳ: Trong đó chia thành 2 ô là “Từ số” và “Đến số”.

Ví dụ: Số tồn đầu kỳ của bạn đang là 150 thì bạn có thể điền vào ô “Từ số” là 150 hoặc điền đầy đủ là 0000150 như chúng mình cũng được nhé.

Tương tự như vậy, ở ô đến số các bạn cũng có thể điền một số cụ thể hoặc điền theo đúng quy định đầy đủ. Ở đây chúng mình điền là 0001000.

• Số mua phát hành trong kỳ: Nếu trong kỳ doanh nghiệp không mua hay phát hành thì có thể bỏ trống ô này.

Thông tin về số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ

Phần này sẽ bao gồm các mục để chúng ta điền thông tin là:

• Số lượng đã sử dụng: Các bạn chỉ điền đúng số đã sử dụng, bỏ qua số lượng của các
• Xóa bỏ: Các bạn điền các số hóa đơn đã xóa bỏ vào đây, ngăn cách giữa 2 loại bằng dấu chấm phẩy.
• Mất: Thông tin này các bạn cũng điền tương tự như hóa đơn đã xóa bỏ.
• Hủy: Thông tin này cũng điền tương tự như hóa đơn đã xóa bỏ.

Sau đó hệ thống sẽ tự động tính được Tồn cuối kỳ cho bạn mà không cần nhập thủ công.

Một số thông tin khác

Sau khi điền xong các thông tin phía trên thì các bạn cần điền vào một số mục là:

• Người lập biểu
• Người đại diện theo pháp luật (của công ty)
• Ngày lập báo cáo

Sau đó các bạn bấm vào nút Ghi ở góc dưới giao diện làm việc. Hệ thống sẽ hiển thị một thông báo là đã ghi dữ liệu thành công. Nếu ở các phần trên bajnn hập sai hay thiếu thì sẽ có thông báo tô đỏ các ô bị lỗi, bạn chỉ cần sửa lại cho đúng quy định là được.

Tiếp theo, các bạn bấm vào nút Kết xuất rồi đặt tùy chọn là Kết xuất XML để lưu file về máy tính của bạn.

Xem thêm: Hướng dẫn cách phát hành hóa đơn điện tử chi tiết nhất

Bước 4: Nộp báo cáo tính hình sử dụng hóa đơn

Các bạn truy cập vào trang thuedientu.gdt.gov.vn, sau đó chọn vào ô Doanh nhgieejp rồi đăng nhập theo thông tin người nộp thuế của doanh nghiệp.

Để nộp tờ khai, các bạn chọn vào phần Khai thuế > Nộp tờ khai XML

Sau đó các bạn bấm vào Chọn tệp tờ khai > tìm đến file đã lưu trong máy tính ở bước 3 > tải file lên hệ thống > bấm vào Ký điện tử rồi cắm chữ ký số và nhập mật khẩu > bấm Nộp tờ khai để kết thúc thao tác.

Kết luận

Như vậy, chúng mình đã hướng dẫn xong cho các bạn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với các bạn trong quá trình làm việc.