Hướng dẫn cách phát hành hóa đơn điện tử chi tiết nhất

Cách phát hành hóa đơn điện tử sẽ được Gitiho hướng dẫn chi tiết cho các bạn kế toán trong bài viết sau. Hãy đọc kỹ để biết cách thực hiện các bạn nhé!

Tại sao phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Cách phát hành hóa đơn điện tử 

Về việc kê khai để phát hành hóa đơn điện tử, bạn có thể kê khai trực tiếp trên trang thuedientu.gdt.gov.vn hoặc dùng phần mềm HTTK để khai báo nhé.

Đầu tiên bạn đăng nhập vào phần mềm bằng mã số thuế của doanh nghiệp.

Cách khai báo chi tiết qua phần mềm cho từng phần sẽ được hướng dẫn theo từng bước ngay dưới đây:

Bước 1: Vào mục hóa đơn vào chọn kỳ tính thuế

Trỏ chuột vào mục Hóa đơn => chọn Thông báo phát hành hóa đơn TB01/AC

Sau đó bạn chọn kỳ tính thuế của doanh nghiệp rồi bấm "Đồng ý" để bắt đầu khai báo.

Bước 2: Chọn loại hóa đơn muốn phát hành

Bạn bấm chuột vào hình tam giác nhỏ ở cột Mã loại hóa đơn. Để chọn đúng lại hóa đơn muốn phát hành thì bạn phải chọn đúng mã của nó. Ở đây chúng mình muốn kê khai cho hóa đơn giá trị gia tăng thì chọn ngay dòng đầu tiên với mã 01GTKT. 

Bước 3: Điền mẫu số hóa đơn

Chúng mình đã từng hướng dẫn về mẫu số hóa đơn trong bài phân biệt hóa đơn giá trị gia tăng rồi nhé. Ở đây vì là hóa đơn điện tử nên mẫu số hóa đơn sẽ là: 01GTKT0/001.

Bước 4: Điền ký hiệu và số lượng hóa đơn

Về ký hiệu, bạn điền là ND/20E. Trong đó ND/ là phần cố định, còn 20 là vì năm tạo hóa đơn là 2020 còn E là ký hiệu của hóa đơn điện tử.

Về số lượng, chúng ta không thể điền thẳng vào cột số lượng mà phải điền tử số và mẫu số rồi hệ thống sẽ tự tính toán để điện vào cột số lượng. Cấu trúc của số hóa đơn khi điền vào cột tử số và mẫu số là bao gồm 7 số. 

Ví dụ: Ở đây chúng mình muốn phát hành hóa đơn từ số 1 đến số 200 thì sẽ điền vào cột tử số là 0000001 và mẫu số 0000200.

Bước 5: Điền ngày bắt đầu sử dụng

Thông thường, sau 2 ngày là sẽ được duyệt có thể bắt đầu sử dụng. Do đó bạn nên điền cách 2 ngày so với ngày kê khai thông tin.

Bước 6: Điền tên doanh nghiệp và mã số thuế của đơn vị cung cấp dịch vụ

Bước 6: Kiểm tra và hoàn thiện thông tin

Trước khi bấm nút "Ghi" thì bạn phải kiểm tra lại phần thông tin về ngày thông báo phát hành và người đại diện theo pháp luật. Ở mục người đại diện theo pháp luật các bạn điền thông tin của công ty mình nhé, không phải thông tin của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Sau đó bạn bấm vào mục "Kết xuất" và lưu file dưới dạng .xml để nộp. Hãy lưu ý là để file ở nơi nào đó dễ tìm thấy nhé.

Cách nộp tờ khai báo hóa đơn điện tử

Trước đây, muốn đăng nhập để nộp tờ khai thì bạn phải nhập mã số thuế + mật khẩu; muốn đăng nhập để nộp thuế thì bạn phải nhập mã số thuế-ql + mật khẩu. Hiện nay, các bạn có thể chỉ cần đăng nhập một lần trên trang thuedientu.gdt.gov.vn là có thể làm 2 việc là nộp tờ khai cho hóa đơn và nộp thuế. Các bạn nhập thông tin, điền mã xã nhận là có thể đăng nhập được nhé:

Sau khi đăng nhập thành công, các bạn bấm vào mục "Khai thuế" rồi chọn "Nộp tờ khai xml", tải file khai báo thông tin của hóa đơn điện tử vừa nhập khi nãy lên. Tiếp theo, bạn ký điện tử và bấm Nộp tờ khai là được nhé.

Khi đã nộp tờ khai, bạn trỏ chuột sang mục "Tra cứu" rồi chọn "Tờ khai" và bấm vào nút Tra cứu như hình ảnh dưới đây nhé:

Nếu bạn đã nộp thành công thì khi kéo xuống sẽ có dòng Thông báo phát hành hóa đơn như hình ở dưới đây. Bạn bấm vào biểu tượng ở cuối dòng để gửi Phụ lục của hóa đơn. Phụ lục sẽ bao gồm quyết định phát hành hóa đơn có đóng dấu của doanh nghiệp và mẫu hóa đơn dưới dạng file Microsoft Word nhé. Những tài liệu này bạn cần chuẩn bị trước trong máy. 

Cách làm tương tự như trên, bạn cũng tải file lên từ máy tính của mình để nộp. Bạn cần nộp từng file một. Trước khi bấm Nộp tờ khai nhớ bấm vào Ký điện tử đã nhé các bạn.

Khoảng 02 ngày sau khi nộp tờ khai, bạn lưu ý là chúng ta cần vào trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra thông tin. Khi vào trang bạn bấm vào mục Thông tin thông báo phát hành => chọn Hóa đơn => chọn Tổ chức cá nhân.

Sau đó bạn điền đầy đủ thông tin rồi bấm vào ô "Tra cứu", thông tin hóa đơn sẽ hiện ở ngay bên dưới nhé:

Bạn bấm vào dòng ngày/tháng/năm màu xanh ở cột Ngày phát hành thì sẽ mở ra trang xem tình trạng thông báo phát hành. Ở đây bạn có thể thấy là chúng mình đã phát hành thành công với các thông tin về hóa đơn điện tử.

Xem thêm: Tổng hợp hướng dẫn lập các sổ sách kế toán trên Excel

Kết luận

Như vậy, bài viết này đã giúp các bạn biết được cách phát hành hóa đơn điện tử cụ thể. Từ việc tìm đơn vị cung cấp dịch vụ, kê khai thông tin doanh nghiệp vào hóa đơn và cách nộp tờ khai, kiểm tra thông tin sau khi nộp. Những kiến thức này bạn hoàn toàn có thể tìm thấy trong khóa học Kế toán tổng hợp với Gitiho:

Kế toán tổng hợp từ A-Z: Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp chỉ sau 14 giờ

Khóa học giúp bạn trang bị đầy đủ tất cả kiến thức cần thiết để trở thành một kế toán tổng hợp giỏi việc. Sau khi hoàn thành khóa học, năng lực và hiệu suất làm việc của bạn sẽ tăng lên rất nhiều. Nhờ đó, bạn sẽ có được những cơ hội tốt trong công việc như tăng lương hay thăng chức.

Chúc các bạn luôn học tập và làm việc hiệu quả!