Hướng dẫn khai báo thông tin doanh nghiệp cho kế toán tổng hợp

Khai báo thông tin doanh nghiệp là công việc đầu tiên mà kế toán tổng hợp cần thực hiện trên Excel hoặc phần mềm kế toán. Các bước khai báo như thế nào và có điều gì cần chú ý hay không? Hãy cùng Gitiho đi tìm hiểu ngay nhé!

Khai báo thông tin doanh nghiệp là gì?

Khai báo thông tin doanh nghiệp là bước vô cùng quan trọng trong công việc của kế toán tổng hợp. Trong đó, bạn sẽ phải thông báo các thông tin là:

• Tên công ty
• Địa chỉ trụ sở
• Mã số thuế
• Quận/huyện
• Tỉnh/thành phố
• Điện thoại
• Fax
• Email
• Ngành nghề kinh doanh
• Số tài khoản ngân hàng
• Mở tại
• Người đại diện hợp pháp trước pháp luật
• Ngày bắt đầu năm tài chính
• Ngày bắt đầu kỳ kế toán
• Năm làm việc
• Kí hiệu mẫu hóa đơn
• Kí hiệu hóa đơn
• Thuế suất thuế TNCN

VIệc khai báo thông tin doanh nghiệp ban đầu sẽ giúp cho các lần hạch toán, các nghiệp vụ tiếp theo trong công việc của bạn hiệu quả hơn. Bạn sẽ không cần nhập lại nữa mà có thể dùng các thông tin đã có để nhập vào bảng biểu.

Xem thêm: 12 nguyên lý cơ bản trong kế toán cho người mới bắt đầu

3 cách giúp kế toán tổng hợp tra cứu thông tin doanh nghiệp

Để khai báo chính xác thông tin, bạn hãy đọc kỹ các lưu ý dưới đây nhé:

Sử dụng thông tin trên đăng kí kinh doanh của công ty

Bạn cần nhập tên chính xác và đầy đủ của doanh nghiệp, không sử dụng tên viết tắt. Bạn tra cứu thông tin này ở trên giấy phép đăng kí kinh doanh của công ty. Đây là tài liệu quan trọng được cấp bởi Sở Kế hoạch & Đầu tư dành cho các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn.

Trước đây, mã số thuế và mã số doanh nghiệp là khác nhau và nằm ở 2 loại giấy tờ khác nhau. Hiện nay, mã doanh nghiệp và mã số thuế là chung một số và cũng được in trong giấy đăng kí kinh doanh của công ty.

Các thông tin khác bạn cũng dựa theo đăng kí kinh doanh để khai báo. 

Sử dụng thông tin trên hóa đơn của công ty

Có thể khi bạn mới nhận công việc kế toán tổng hợp ở một công ty thì sẽ chưa tiếp xúc ngay được với các tài liệu pháp lý của họ. Bạn có thể sử hóa đơn bán ra hay hóa đơn giá trị gia tăng để tra cứu thông tin công ty. Hóa đơn sẽ được in đầy đủ các thông tin cần thiết về công ty, bạn chỉ cần nhập vào là được.

Sử dụng website tra cứu thông tin doanh nghiệp

Website tra cứu thông tin của Bộ

Tất cả thông tin của các công ty trên toàn quốc đều được lưu trữ trên trang này. Đây là cổng tra cứu thông tin của Bộ Kế hoạch & Đầu tư nên bạn có thể yên tâm là thông tin hoàn toàn chính xác nhé.

Bước 1: Bạn truy cập vào website có địa chỉ là dangkykinhdoanh.gov.vn

Bước 2: Bạn nhìn sang phải màn hình sẽ thấy có thanh tìm kiếm như ảnh dưới đây. Bạn có thể thay đổi tùy chọn tìm kiếm bằng cách nhấn vào ô tròn cạnh các dòng như Tìm doanh nghiệp/Tìm hợp tác xã/Tìm trong website.

Bước 3: Bạn tìm theo tên công ty hoặc mã số thuế để xem được các thành phần còn lại.

Website masothue.com

Có một trang uy tín khác mà bạn có thể dùng để tra cứu thông tin doanh nghiệp là masothue.com. Để tra cứu bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Bạn truy cập vào website có địa chỉ là masothue.com

Bước 2: Bạn nhập tên hoặc mã số thuế của công ty ở thanh tìm kiếm

Bước 3: Đọc các thông tin được tìm thấy để nhập vào mục khai báo

Các lưu ý khi khai báo thông tin doanh nghiệp cho kế toán tổng hợp

Về ngành nghề kinh doanh

Thông thường các công ty sẽ đăng kí rất nhiều ngành nghề khác nhau. Tuy nhiên, khi khai báo bạn chỉ nên nhắc đến ngành nghề chính mà công ty đang kinh doanh. 

Về ngày bắt đầu năm tài chính và kỳ kế toán

Không phải công ty nào cũng thành lập vào đầu năm, Do đó, khi xem các thông tin về công ty, nếu thấy thành lập vừa giữa năm chắc hẳn bạn sẽ thắc mắc mục này điền như thế nào. Đối với các doanh nghiệp thông thường, bạn điền ngày bắt đầu năm tài chính và ngày bắt đầu kỳ kế toán là ngày bắt đầu kinh doanh theo giấy tờ. Có một số doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực đặc thù thì sẽ chọn ngày bắt đầu năm tài chính đầu các quý như 01/04, 01/07 hay 01/10. Điều này bạn trao đổi với công ty của mình để biết thông tin chi tiết nhé.

Về kí hiệu mẫu hóa đơn

Bạn có thể tìm thấy thông tin này trong hóa đơn bán ra của công ty. Các quy định về hóa đơn mà kế toán tổng hợp cần biết sẽ được gửi tới các bạn trong một bài phân tích chi tiết hơn nhé. Với việc khai báo thông tin ban đầu thì bạn chỉ cần nhập đúng số được in trên giấy tờ là được.

Về thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp

Từ năm 2017, ngoại trừ các doanh nghiệp đặc thù có áp dụng mức thuế suất khác nhau thì các doanh nghiệp thông thường sẽ áp dụng mức thuế 20%. Tuy nhiên từ năm 2020, do tình hình dịch Covid-19 căng thẳng nên có một số doanh nghiệp thuộc diện giảm trừ thuế theo Nghị định 114/2020/NĐ-CP. Với doanh nghiệp thuộc diện được giảm thuế thì bạn điền theo giấy tờ. Ở đây Gitiho vẫn điền mức 20% áp dụng chung cho nhiều doanh nghiệp.

Chú ý định dạng của dữ liệu khi khai báo trên Excel

Trong bức ảnh dưới đây, bạn sẽ thấy hàng mã số thuế không hiển thị được con số. Đó là do định dạng của hàng này trong bảng trong là Date (Ngày tháng). Do đó khi nhập không đúng dạng ngày tháng thì không hiển thị được. Bạn nên đổi định dạng sang Text/Number ở trên thanh công cụ để hiển thị được số.

Trong một số trường hợp khi đã hiển thị được số rồi sẽ bị mất số 0 ở đầu dãy số. Bạn có thể xử lý bằng 2 cách sau:

Cách 1: Di trỏ chuột đến đầu dãy số, trước khi nhập số 0 thì bạn nhập thêm dấu phẩy trên ' cho dãy số. Ví dụ '0123456789 rồi bấm Enter là số 0 sẽ hiện lên.

Cách 2: Bấm chuột phải vào ô chứa dãy số, chọn mục Format Cell. Trong bảng điều khiển hiện ra, bạn nhìn bên dưới thẻ Number có hàng loạt các định dạng. Bạn bấm vào mục Custom để tự định dạng theo ý muốn. 

Xem thêm: Một vài thuật ngữ quan trọng trong kế toán cho người mới bắt đầu

Tổng kết

Gitiho đã cùng bạn tìm hiểu về khai báo thông tin doanh nghiệp dành cho kế toán tổng hợp khi bắt đầu công việc mới. Chúc bạn áp dụng những kiến thức này thật hiệu quả trong công việc nhé. Nếu bạn muốn học thêm về nghiệp vụ kế toán để trở thành một kế toán xuất sắc thì hãy tham khảo khóa học của Gitiho.

Kế toán tổng hợp A-Z: Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp trong 14 giờ

Khóa học được Gitiho xây dựng với kiến thức từ cơ bản đến nâng cao phù hợp với tất cả mọi người đang muốn học về nghiệp vụ kế toán. Trong quá trình học, nếu bạn có phần nào chưa hiểu thì có thể comment ngay dưới bài học và sẽ được giải đáp trong vòng 24h. Gitiho cũng có cộng đồng chia sẻ, giao lưu và trao đổi kiến thức, kinh nghiệm trong nghề kế toán. Khi bạn tham gia khóa học bạn sẽ được cùng nhiều người làm cùng ngành kết nối để cùng mở rộng tri thức.

Chúc các bạn học tập tốt và luôn thành công trong công việc.