Cách phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy nhanh nhất

Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy là kỹ năng mà kế toán nào cũng phải biết để làm việc hiệu quả hơn. Vậy làm thế nào để phân loại chúng một cách nhanh nhất? Xem hướng dẫn ngay nào!

Khi làm nghề kế toán thì việc tiếp xúc với các loại hóa đơn, chứng từ là rất thường xuyên. Hiện nay có 2 loại hóa đơn đang được sử dụng là hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy hay còn gọi hóa đơn tự in, đặt in. Có thể các bạn kế toán mới vào nghề sẽ gặp đôi chút khó khăn khi phân biệt hai loại hóa đơn này. Thực tế, sự khác nhau của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy rất dễ nhận ra, chúng ta hãy cùng tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây.

Khái niệm hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử là gì?

Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính Việt Nam có quy định về hóa đơn điện tử như sau:

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…; hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Một ví dụ về hóa đơn điện tử

Xem thêm: Hướng dẫn làm báo cáo tính hình sử dụng hóa đơn BC26/AC

Hóa đơn giấy là gì?

Hóa đơn giấy hay hóa đơn đỏ, hóa đơn GTGT là loại hóa đơn truyền thống được Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành, áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam. 

Hiện nay hóa đơn giấy không được sử dụng phổ biến bằng hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp đang dần chuyển đổi từ việc dùng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử để việc bảo mật và lưu trữ thông tin trở nên tiện lợi hơn và cũng để tuân thủ theo quy định của pháp luật. Khi bạn làm kế toán cho một công ty có nhiều đối tác khác nhau thì loại hóa đơn họ sử dụng có thể cũng không giống nhau. Vì vậy, bạn cần biết cách phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy làm việc hiệu quả hơn nhé.

Cách phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Theo quy định cũ tại Nghị định 119 ban hành năm 2018 thì các tổ chức, đơn vị và cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020 phải chuyển sang dùng hóa đơn điện tử. Tại Nghị định 123 ban hành năm 2020, có quy định về hóa đơn, chứng từ có hiệu lực từ 01/07/2022 đã bãi bỏ khoản 2 và khoản 5 của Nghị định 119. Do đó, thời hạn để chuyển sang hóa đơn điện tử được gia hạn sang ngày 01/07/2022. Như vậy, sau thời điểm này thì các doanh nghiệp phải hoàn thành việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

Điểm giống nhau của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Chúng đều là các loại hóa đơn được doanh nghiệp phát hành ra để thể hiện doanh thu của họ. Các quy định về cách viết và về quản lý của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy là giống nhau. Các tiêu thức trên cả hai loại hóa đơn này cũng không khác nhau. Hình thức phát hành của hai loại hóa đơn này là giống nhau. 

Điểm khác nhau của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Về số liên

Hóa đơn điện tử có số liên là 0. Bởi vì hóa đơn điện tử không có bản giấy mà sẽ được thể hiện bằng bản PDF và bản XML nên số liên sẽ bằng 0. Hóa đơn giấy sẽ có số liên với quy định tối thiểu là 2 liên. 

Hóa đơn điện tử có số liên là 0 sẽ được ký hiệu bằng số 0 ở đây

Hóa đơn giấy có số liên được ghi rõ loại liên và mục đích sử dụng

Xem thêm: Một vài thuật ngữ quan trọng trong kế toán cho người mới bắt đầu

Về kí hiệu

Kí hiệu của hóa đơn điện tử là chữ E. Kí hiệu của hóa đơn giấy đặt in là chữ P, còn hóa đơn tự in là chữ T. Bạn xem ở hình ảnh dưới đây sẽ thấy một hóa đơn đặt in được kí hiệu là chữ P.

Về những thông tin trong hóa đơn

Với hóa đơn giấy, bạn sẽ viết lên mỗi hóa đơn các thông tin về hàng hóa, hết trang này chuyển sang trang khác. Đôi khi có thể sử dụng thêm bảng kê hoặc các loại hợp đồng. Đối với hóa đơn điện tử thì không hạn chế số dòng. Bạn có thể viết tiếp các dòng mà số hóa đơn không thay đổi. Bạn cũng không cần sử dụng bảng kê khi đã dùng hóa đơn điện tử. 

Về phần chữ ký

Đối với hóa đơn giấy thì ở cuối bạn sẽ thấy có dòng "Cần kiểm tra, đối chiếu trước khi lập, giao, nhận hóa đơn" như hình sau:

Sau khi bạn kiểm tra lại thấy thông tin đã chính xác và đầy đủ thì bạn sẽ kí phần của mình và giao lại cho khách hàng kí phần của họ.

Đối với hóa đơn điện tử, bạn cũng kiểm tra thông tin trước rồi mới gửi cho khách hàng. Nếu bạn là bên nhận hóa đơn thì bạn cần lên trang trahoadon.com để tra cứu lại thông tin hóa đơn xem bản đối tác gửi cho bạn có đồng nhất thông tin hay không nhé. Sau đó mới ký điện tử cho hóa đơn nhé.

Về ngày tháng trong hóa đơn

Với hóa đơn giấy bạn có thể dễ dàng xác nhận được ngày lập hóa đơn chính là ngày bạn viết hóa đơn. Với hóa đơn điện tử thì ngày lập hóa đơn và ngày ký điện tử phải là cùng một ngày. Bạn chú ý điểm này, đây là điều rất quan trọng đó.

Về chỉ tiêu

Với hóa đơn giấy khi viết hết các chỉ tiêu thừa thì bạn sẽ phải gạch bỏ đi. Với hóa đơn điện tử thì vì làm trên máy tính nên bạn không cần phải gạch mà có thể thêm dòng để viết.

Xem thêm: Hướng dẫn phân loại hóa đơn điện tử chính xác nhất

Kết luận

Hi vọng bài viết về cách phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy này có thể giúp các bạn kế toán hiểu rõ hơn về hóa đơn để nâng cao hiệu quả công việc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào khi làm việc với hóa đơn thì hãy đặt câu hỏi dưới bình luận, chúng mình sẽ giải đáp cho bạn một cách nhanh chóng. 

Nếu bạn muốn được học các kiến thức để trở thành một kế toán tổng hợp giỏi thì hãy tham gia khóa học Kế toán tổng hợp của Gitiho:

Kế toán tổng hợp từ A-Z: Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp chỉ sau 14 giờ

Khóa học có 155 bài giảng với đầy đủ kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về các kỹ năng cần có để xử lý công việc của một kế toán tổng hợp. Hoàn thành khóa học, bạn sẽ tự tin hơn khi làm việc, giảm được thời gian làm việc mà hiệu quả lại tăng lên gấp bội. Ngoài ra, đừng quên theo dõi Gitiho để cập nhật những kiến thức về kế toán mới nhất nhé.

Chúc các bạn luôn làm việc hiệu quả!