Những thành phần xuất hiện trong hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Khi làm công việc kế toán, hóa đơn là thứ chúng ta thường xuyên phải "chạm mặt" hàng ngày tại văn phòng hoặc nơi làm việc. Và loại phổ biến nhất là hóa đơn giá trị gia tăng hay VAT (Value Added Tax). Hóa đơn giá trị gia tăng có thể được hiểu là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ do người bán lập, ghi nhận thông tin của hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua theo quy định của pháp luật. Bài viết này Gitiho sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu các thành phần trong một hóa đơn giá trị gia tăng thường thấy.

Xem thêm: Mẫu hoá đơn thu và chi chuẩn thông tư của Bộ Tài Chính trên Excel

Tổng quan về các phần trong hóa đơn giá trị gia tăng

Đây là hình ảnh minh họa về hóa đơn giá trị gia tăng thường gặp.

Theo Thông tư 39 năm 2014 của Bộ Tài Chính có quy định về các ký hiệu và cách ghi hóa đơn giá trị gia tăng gồm có những phần như sau:

- Tên hóa đơn. (Ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng)

- Mẫu số hóa đơn.

- Ký hiệu hóa đơn.

- Thời gian xuất hóa đơn.

- Thông tin doanh nghiệp bán.

- Thông tin bên mua.

- Thông tin đơn vị phát hành hóa đơn.

Chi tiết các phần trong hóa đơn giá trị gia tăng

Mẫu số hóa đơn giá trị gia tăng

Mẫu số hóa đơn được quy định:

• Hai số đầu tiên thể hiện ký tự đầu của loại hóa đơn.

Bốn ký tự sau thể hiện tên hóa đơn (Ví dụ: GTKT tức Giá trị gia tăng).

Ký tự thứ năm thể hiện số liên của hóa đơn. 

Như ví dụ dưới đây hóa đơn có ví dụ là số 0 tức đây là hóa đơn giá trị gia tăng điện tử (không có bản giấy).

Đối với hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in sẽ có số liên của hóa đơn.
 

Dấu gạch ngang để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

Ba chữ số cuối cùng là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

Lưu ý: Khi đặt in hóa đơn, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn sẽ được thay đổi khi có một trong các tiêu chí trên mẫu hóa đơn mà khi chúng ta đã thông báo hóa đơn rồi sẽ thay đổi mẫu. Chẳng hạn như kích thước hóa đơn, nhu cầu sử dụng hóa đơn hay thay đổi một trong các tiêu chí trên hóa đơn.

Tuy nhiên nếu bạn vẫn lăn tăn về hóa đơn của bên nhà cung cấp thì chúng ta nên thắc mắc thẳng với họ để được tư vấn để có được hóa đơn đúng nhất.

Ký hiệu hóa đơn giá trị gia tăng

Với ký hiệu trong hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán viên cần lưu ý những ký hiệu sau:

Hai chữ cái đầu: ký hiệu phân nhập (2 chữ cái trên 20 chữ cái tiếng Việt không dấu được quy định trong hóa đơn).

Hai chữ số sau dấu gạch chéo: năm làm hóa đơn.

Chữ cái cuối cùng: thể hiện hình thức hóa đơn.

Theo quy định có 3 loại hóa đơn gồm: E (hóa đơn điện tử), P (hóa đơn in), T (hóa đơn tự in).

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm tròn số tiền trên hóa đơn GTGT trong Excel

Số thứ tự của hóa đơn giá trị gia tăng

Số thứ tự hóa đơn sẽ được viết theo dạng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn, gồm 7 chữ số. 

Chẳng hạn khi phát hành hai quyển hóa đơn giấy trước khi sử dụng hóa đơn đặt hàng sẽ được thể hiện dưới dạng 0000001. Thông thường, một quyển hóa đơn giấy sẽ thể hiện 50 số hóa đơn, hai quyển sẽ là 100 số hóa đơn. Tức là quyển thứ nhất sẽ có mã số 0000001 đến 00000050, quyển thứ hai sẽ từ 0000051 đến 000100.

Số liên của hóa đơn giá trị gia tăng

Số liên của hóa đơn sẽ đi cùng với các loại hóa đơn giấy như hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in. Mỗi số hóa đơn bắt buộc phải có từ 2 liên trở lên, nhiều nhất là 9 liên: liên 1 sẽ lưu tại doanh nghiệp, liên thứ 2 sẽ giao cho người mua. Ngoài ra sẽ có thêm liên thứ 3 để lưu và sử dụng trong nội bộ như chứng từ hay đưa cho kế toán nội bộ của doanh nghiệp.

Ngày, tháng trên hóa đơn giá trị gia tăng

Thông tin về ngày xuất bản, ngày in, ngày viết hóa đơn giá trị gia tăng.

Thông tin của doanh nghiệp trên hóa đơn giá trị gia tăng

Thông tin của doanh nghiệp thường sẽ được in sẵn theo mẫu trên hóa đơn. 

Thông tin của người mua hàng trên hóa đơn giá trị gia tăng

Thông tin của người mua hàng sẽ được ghi theo đúng quy định về hóa đơn, đăng ký kinh doanh và quy tắc về viết tắt trong hóa đơn. Cụ thể hơn về cách viết tắt trong hóa đơn, bạn đọc có thể tham khảo trên các trang đăng ký mã số thuế để có thông tin chính xác nhất.

Xem thêm: Packing và hóa đơn thương mại Invoice trong Logistics là gì?

Thông tin của đơn vị phát hành hóa đơn giá trị gia tăng

Sau các thông tin trong hóa đơn sẽ là phần của đơn vị phát hành hóa đơn, bán dịch vụ cho người dùng. Cùng với đó là thông tin mã số thuế, mã tra cứu (nếu là hóa đơn điện tử).

Tổng kết

Trên đây là những đầu mục hay xuất hiện trong hóa đơn giá trị gia tăng, cũng không quá dài phải không các bạn? Hầu hết các thông tin về doanh nghiệp và khách hàng đều có sẵn, chỉ riêng mã số hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn giá trị gia tăng là những phần chúng ta cần phải để ý kỹ càng. Chúc bạn đọc làm việc hiệu quả!