CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BAN THANH TRA

I. MỤC TIÊU HOẠT ĐỘNG

Ban Thanh tra Doanh nghiệp là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Hội đồng Quản trị thực hiện các hoạt động thanh tra, kiểm tra, giám sát việc tuân thủ nội quy, quy trình nghiệp vụ, kế hoạch hoạt động đảm bảo các mục tiêu:

1. Khắc phục, phòng ngừa, ngăn chặn và giảm thiểu thấp nhất các vi phạm, rủi ro, thiệt hại phát sinh ảnh hưởng đến uy tín, tài sản, quyền lợi hợp pháp của Doanh nghiệp và các công ty thành viên.
2. Đảm bảo an toàn về tài sản và con người, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác vận hành tại Doanh nghiệp và các công ty trực thuộc.

II. CHỨC NĂNG 

Ban Thanh tra Doanh nghiệp là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Hội động Quản trị / Ban Tổng Giám đốc, thực hiện các chức năng: 

1. Tổ chức hoạt động thanh tra, kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định, quy trình, tiêu chuẩn nghiệp vụ của Công ty và Pháp luật nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Doanh nghiệp và các công ty thành viên.
2. Tổ chức công tác an ninh, bảo vệ an toàn tài sản, con người tại Doanh nghiệp và các công ty thành viên trực thuộc.

III. NHIỆM VỤ 

1.   Thanh tra Xây dựng:

1. Lập kế hoạch thanh tra, kiểm tra, giám sát chất lượng của các dự án, các hạng mục theo từng giai đoạn xây dựng theo tiến độ thi công đã được phê duyệt.
2. Tổ chức kiểm tra, giám sát các hạng mục: tiến độ thực hiện các hạng mục theo tiến độ được duyệt, chất lượng thi công dự án, việc chấp hành quy định/ quy trình an toàn lao động, vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy, kiểm tra hồ sơ chất lượng, hồ sơ thanh quyết toán các hạng mục, công tác lưu trữ hồ sơ tại các dự án, tình trạng xuất nhập/thanh lý vật tư xây dựng tại các công trình. 
3. Phát hiện kịp thời các hành vi vi phạm quy định Công ty, Doanh nghiệp của Ban Quản lý Xây dựng tại các công trình, dự án xây dựng. 
4. Xác định phạm vi thiệt hại (uy tín, tài sản, quyền và lợi ích hợp pháp) của Doanh nghiệp và công ty thành viên) theo từng vụ việc, đề xuất các biện pháp xử lý kỷ luật phù hợp, đúng quy định Doanh nghiệp, Công ty thành viên và Pháp luật.
5. Giám sát các đơn vị thực hiện các giải pháp khắc phục, theo dõi quá trình khắc phục, phòng ngừa của đơn vị.
6. Phối hợp với các đơn vị chức năng tổng hợp báo cáo/ kết luận, đánh giá hiệu quả sau giám sát và kiến nghị các giải pháp khắc phục, phòng ngừa, kiện toàn hệ thống, nâng cao năng suất vận hành bộ máy tại Doanh nghiệp và các đơn vị thành viên.
7. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Lãnh đạo Ban.

2.  Thanh tra Nội bộ – Vận hành:

1. Lập kế hoạch thanh tra, kiểm tra, giám sát các hoạt động vận hành nội bộ tại Trụ sở Doanh nghiệp và các công ty thành viên.
2. Tổ chức kiểm tra, giám sát hoạt động nội bộ tại Trụ sở Doanh nghiệp và các đơn vị thành viên. 
3. Phát hiện kịp thời các hành vi vi phạm quy định trong quá trình hoạt động của Doanh nghiệp và các đơn vị thành viên.
4. Xác định phạm vi thiệt hại (uy tín, tài sản, quyền và lợi ích hợp pháp) của Doanh nghiệp và công ty thành viên) theo từng vụ việc, đề xuất các biện pháp xử lý kỷ luật phù hợp, đúng quy định Doanh nghiệp, Công ty thành viên và Pháp luật.
5. Giám sát các đơn vị thực hiện các giải pháp khắc phục, theo dõi quá trình khắc phục, phòng ngừa của đơn vị.
6. Phối hợp với các đơn vị chức năng tổng hợp báo cáo/ kết luận, đánh giá hiệu quả sau giám sát và kiến nghị các giải pháp khắc phục, phòng ngừa, kiện toàn hệ thống, nâng cao năng suất vận hành bộ máy tại Doanh nghiệp.
7. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Lãnh đạo Ban.

3.   Công tác An ninh bảo vệ

1. Xây dựng các phương án bảo vệ tài sản của Doanh nghiệp và các biện pháp phòng chống tội phạm cho toàn bộ hệ thống của Doanh nghiệp; phương án bảo vệ xe chở khách, chở hàng của Đội xe; an ninh và an toàn cho toàn bộ cán bộ nhân viên và tài sản của Doanh nghiệp;
2. Phối hợp với Ban Quản lý tòa nhà trong công tác xây dựng các quy chế, quy trình, quy định nghiệp vụ trong công tác đảm bảo an toàn, an ninh, an toàn phòng chống cháy nổ, an toàn lao động và an toàn vận hành tòa nhà;
3. Trực tiếp tiếp nhận và xử lý các tờ trình/ các tình huống phát sinh xảy ra liên quan đến công tác đảm bảo an toàn, an ninh cho toàn Doanh nghiệp;
4. Đầu mối làm việc với Ban Quản lý tòa nhà và các Đơn vị liên quan để đảm bảo điều kiện an ninh, phòng chống cháy nổ, bao gồm:
5. Tổ chức kiểm tra thường xuyên các hệ thống thiết bị theo dõi chống trộm, camera an ninh đồng thời giám sát chặt chẽ việc nhân viên an ninh bảo vệ thuê ngoài đảm trách công tác giữ gìn an ninh trật tự và an toàn tại các trụ sở làm việc của Doanh nghiệp, an toàn về tài sản cho Doanh nghiệp, bao gồm cả  an ninh, an toàn xe vận chuyển hành khách, hàng hóa và xe của khách hàng đến giao dịch làm việc tại Tập đoàn; 
6. Tư vấn, đề xuất lắp đặt các hệ thống/ thiết bị an ninh và tổ chức theo dõi, đảm bảo khai thác các hệ thống an ninh hiệu quả nhất;
7. Phối hợp với Công an, chính quyền địa phương, cảnh sát phòng cháy chữa cháy để giải quyết các tình huống công việc phát sinh có liên quan đảm bảo an toàn, an ninh cho Doanh nghiệp; phối hợp với Ban Quản lý các Tòa nhà/ Khu đô thị/ Biệt thự, tổ chức tập huấn nghiệp vụ phòng cháy chữa cháy, diễn tập phòng cháy chữa cháy cho cán bộ nhân viên Doanh nghiệp theo định kỳ và khi có yêu cầu; 
8. Đảm bảo an toàn về người và tài sản của Doanh nghiệp và thành viên có liên quan theo nhiệm vụ được phân công;
9. Phối hợp Ban Nhân sự theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện Nội quy lao động của cán bộ nhân viên Doanh nghiệp theo kế hoạch hoặc chỉ đạo của Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp tại từng thời điểm cụ thể.

IV. QUYỀN HẠN 

1. Yêu cầu các đơn vị có liên quan phối hợp thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Ban (có liên quan đến đơn vị).
2. Yêu cầu các đơn vị và cá nhân có liên quan cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác thanh tra, điều tra, kiểm tra, giám sát.
3. Áp dụng các biện pháp nghiệp vụ chuyên môn để thu thập thông tin, tài liệu, hồ sơ, tang chứng, vật chứng trong hoạt động thanh tra, kiểm tra, giám sát.
4. Có quyền kiểm kê, niêm phong, tạm giữ tài liệu, hồ sơ, phương tiện, tài sản, đồ vật vi phạm… trong quá trình thanh tra, kiểm tra. 
5. Đề xuất biện pháp và cấp độ, hạn mức xử lý vi phạm đối với các hành vi vi phạm của cá nhân/ tổ chức thuộc Doanh nghiệp và các công ty thành viên.
6. Đề xuất, kiến nghị điều chỉnh nội dung các chính sách, quy định, quy trình, phương pháp triển khai đảm bảo thực hiện hiệu quả nhiệm vụ của Ban và các đơn vị là chủ thể được thanh tra, kiểm tra, giám sát.

V. CƠ CẤU TỔ CHỨC

1. Cơ cấu tổ chức của Ban Thanh tra gồm các đơn vị chuyên môn: 

1. Mảng Thanh tra Xây dựng;
2. Mảng Thanh tra Nội bộ – Vận hành;
3. Phòng An ninh bảo vệ.

2. Sơ đồ tổ chức của Ban Thanh tra: 

VI. MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC BAN/ĐƠN VỊ TRONG DOANH NGHIỆP

1. Hội đồng Quản trị: Là mối quan hệ chỉ đạo cấp trên – cấp dưới. Hội đồng Quản trị là đơn vị chỉ đạo, định hướng cơ cấu tổ chức, hoạt động của Ban Thanh tra.
2. Ban Tổng Giám đốc: Là mối quan hệ phối hợp trong hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp khi có sự việc/vụ việc cần thanh tra, xử lý hành vi vi phạm và khắc phục sai phạm, sự cố trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quản trị doanh nghiệp của Doanh nghiệp và các đơn vị thành viên. 
3. Ban Đầu Tư: Phối hợp thực hiện hoạt động thanh tra xây dựng, giải phóng mặt bằng tại các dự án, công trình thi công của Doanh nghiệp và Công ty thành viên. Phối hợp xử lý các trường hợp vi phạm pháp luật, vi phạm quy chế, điều lệ Công ty, Doanh nghiệp.
4. Ban Pháp Chế: Phối hợp xử lý các trường hợp vi phạm pháp luật, vi phạm quy chế, điều lệ Công ty, Doanh nghiệp.
5. Ban Truyền thông & Marketing: Phối hợp lên phương án và triển khai các hoạt động bảo vệ an ninh, an toàn tài sản, con người cho các sự kiện Ban Truyền thông & Marketing tổ chức. Phối hợp xử lý các trường hợp vi phạm pháp luật, vi phạm quy chế, điều lệ Công ty.
6. Ban Nhân sự: Phối hợp với Ban Nhân sự xây dựng và hoàn thiện cơ cấu bộ máy của Ban, xây dựng định biên và tuyển dụng nhân sự, thanh toán tiền lương và các chế độ phúc lợi, khen thưởng, kỷ luật,.. liên quan đến nhân sự Ban Thanh tra. Phối hợp xử lý các trường hợp vi phạm pháp luật, vi phạm quy chế, điều lệ Công ty.
7. Các ban/phòng khác: Phối hợp thực hiện các hoạt động chuyên môn có liên quan đến các ban/phòng khác đảm bảo đạt mục tiêu chung của Doanh nghiệp. Phối hợp xử lý các trường hợp vi phạm pháp luật, vi phạm quy chế, điều lệ Công ty. Chấp hành các quyết định thanh tra, kiểm tra, thực hiện các yêu cầu và đề nghị của đơn vị thanh tra
8. Công ty thành viên: Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra và xử lý sai phạm, khắc phục sự cố xảy ra. 

VII. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

1. Báo cáo định kỳ

1. Hàng ngày: Báo cáo các sự vụ phát sinh; báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra, giám sát.
2. Hàng tuần: Báo cáo các sự vụ vi phạm và kiến nghị, đề xuất biện pháp xử lý; báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra, giám sát. 
3. Hàng tháng: Báo cáo các sự vụ vi phạm và kiến nghị, đề xuất biện pháp xử lý; báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra, giám sát.
4. Hàng quý: Báo cáo các sự vụ vi phạm và kiến nghị, đề xuất biện pháp xử lý; báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra, giám sát. Hàng năm: Báo cáo các sự vụ vi phạm và kiến nghị, đề xuất biện pháp xử lý; báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra, giám sát.

2. Báo cáo đột xuất: theo yêu cầu ban lãnh đạo.

Trên đây là những nội dung cơ bản về chức năng nhiệm vụ của một Ban Thanh tra một cách tương đối đầy đủ. Tùy thuộc vào tính chất cũng như quy mô và lĩnh vực hoạt động mà từng doanh nghiệp sẽ xây dựng chức năng nhiệm vụ của ban thanh tra tại doanh nghiệp mình sao cho phù hợp với công tác vận hành tại doanh nghiệp.