Đánh giá 5 chỉ số KPI chính để giám sát hoạt động Logistics 3PL

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét 5 chỉ số hiệu suất chính (KPI) để quản lý hoạt động hậu cần bên thứ ba (3PL) cho doanh nghiệp của bạn nhé!

Trong khi có xu hướng nghĩ rằng cần phải có nhiều KPI để giám sát hoạt động 3PL thuê ngoài, thực tế là 5 điều sau đây thực sự là tất cả những gì cần thiết.

Thời gian nhận hàng trong nước

Gửi đúng thời hạn

Quản lý hàng tồn kho

Thời gian hoàn hàng

Chi phí cho mỗi sản phẩm được vận chuyển

5 chỉ số KPI để đánh giá hoạt động Logistics 3PL 

Thời gian nhận hàng trong nước

Thời gian nhận hàng trong nước - được gọi là "dock to stock" là thước đo khả năng của 3PL trong việc xử lý hàng tồn kho trong nước một cách kịp thời.

Đối với chỉ tiêu hiệu suất KPI này, thời gian được tính bắt đầu từ thời điểm đơn đặt hàng đến cơ sở 3PL và kết thúc sau khi hàng đã được kiểm tra, đưa đến cửa hàng lấy hàng hoặc vị trí lưu trữ hàng hóa và đã được 3PL xác nhận là hàng có sẵn để vận chuyển.

Việc thỏa thuận mức độ dịch vụ sẽ xác định mức hiệu suất dự kiến. Tuy nhiên, kỳ vọng nhận hàng hợp lý là 24 giờ đối với hàng AIR và ít hơn đối với các lô hàng lẻ container (LCL) và 48 giờ đối với hàng nguyên container (FCL). Mục tiêu hiệu suất đạt 95% hoặc nhiều hơn các đơn đặt hàng đến được kiểm tra và thực hiện theo mức dịch vụ đã thỏa thuận là một kỳ vọng hợp lý đối với bất kỳ 3PL nào.

3PL có gửi hàng đúng thời hạn không

Giao hàng kịp thời, đúng hạn là thước đo hiệu quả của quá trình thực hiện đơn hàng.

Đối với chỉ số hiệu suất (KPI) quan trọng này, thời gian bắt đầu được tính từ thời điểm 3PL nhận được đơn hàng gửi đi và kết thúc khi đơn hàng đã được đóng gói và sẵn sàng để gửi hoặc nhận bởi người vận chuyển. Hiệu suất dịch vụ dự kiến ​​sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại đơn đặt hàng và thỏa thuận mức dịch vụ với 3PL.

Đối với các đơn đặt hàng trên sàn thương mại điện tử hoặc "đơn đặt hàng ngay lập tức", việc giao hàng trong ngày là một kỳ vọng với điều kiện đơn đặt hàng được nhận đúng thời hạn đã thỏa thuận.

Ví dụ: Bất kỳ đơn hàng nào nhận được trước 12 giờ sáng sẽ sẵn sàng giao hàng trong cùng ngày và bất kỳ đơn hàng nào nhận được sau 12 giờ sáng sẽ không sẵn sàng giao hàng cho đến ngày hôm sau. Hầu hết các 3PL sẽ cố gắng hết sức để giao những đơn đặt hàng này trong cùng một ngày nhưng chúng sẽ không được coi là quá thời hạn giao hàng nếu không thực hiện được.

Đối với các đơn đặt hàng có chỉ định ngày gửi trong tương lai - được gọi là " ngày giao hàng", thì kỳ vọng là các đơn đặt hàng sẽ sẵn sàng được giao đúng hoặc trước ngày được chỉ định.

Hoạt động của 3PL phải được đo lường dựa trên khả năng sẵn sàng gửi hoặc nhận đơn đặt hàng bởi người vận chuyển vào đúng hoặc trước ngày được chỉ định trong tương lai trên đơn đặt hàng.

Với bất kể loại đơn đặt hàng nào, thì một kỳ vọng mục tiêu đối với mỗi 3PL là 95% trở lên các đơn hàng được gửi đi hay sẵn sàng giao hàng đúng hạn theo mức dịch vụ đã thỏa thuận.

Khả năng quản lý hàng tồn kho của 3PL

Nếu một mặt hàng được đặt mua mà không thể giao hàng thì rõ ràng có vấn đề trong việc tính toán, lập kế hoạch cho hàng tồn kho trong hệ thống quản lý kho 3PLs so với trên thực tế.

Các vấn đề về độ chính xác của quản lý hàng tồn kho có thể do sai sót trong quá trình nhận và chuyển hàng hoặc trong quá trình thực hiện đơn đặt hàng. Chúng cũng có thể được gây ra bởi hành vi trộm cắp hoặc ăn cắp vặt xảy ra trong khi hàng hóa đang được lưu trữ tại địa điểm 3PL.

Việc theo dõi chu kỳ và lấy hàng có thể được thực hiện để kiểm tra tính toàn vẹn của hàng trong kho và để giảm thiểu trường hợp các mặt hàng đã đặt hàng không có sẵn để vận chuyển trong quá trình thực hiện đơn hàng.

Đối với KPI này, 3PL được đo lường dựa trên khả năng của họ trong việc duy trì mức tồn kho chính xác dựa trên các quy trình gửi hàng đến và gửi hàng đi mạnh mẽ phải được thực hiện một cách kịp thời để đáp ứng mong đợi của các KPI nhận và gửi.

Thỏa thuận dịch vụ giữa các bên sẽ xác định mức hiệu suất dự kiến ​​nhưng kỳ vọng hiệu suất là sự chênh lệch dưới 1% tổng số đơn vị sản phẩm có sẵn trong quá trình thực hiện đơn hàng gửi đi hoặc do kết quả của bất kỳ hoạt động kiểm đếm chu kỳ hoặc lấy hàng.

Thời gian hoàn hàng của 3PL

Thời gian xử lý hàng trả lại đo lường khả năng của 3PL trong việc xử lý hàng hóa bị trả lại một cách kịp thời.

Trước đây, hàng hóa chỉ được trả lại nếu một mặt hàng được nhận trong tình trạng hư hỏng hoặc lỗi hoặc để khắc phục lỗi lấy hàng hoặc vận chuyển trong kho. Theo tỷ lệ phần trăm được các đơn vị vận chuyển thống kê, số lượng đơn hàng bị hoàn trả thấp hơn nhiều đối với những loại trường hợp này. Nhưng những ngày này, số lượng đó đã cao hơn đáng kể do số lượng đơn đặt hàng thương mại điện tử tăng lên. Để lôi kéo khách hàng mua, nhiều nhà bán lẻ trực tuyến cung cấp trả lại miễn phí và do đó khách hàng sẽ mua nhiều sản phẩm để tùy chọn màu sắc hoặc kích thước với ý định gửi lại những gì họ không muốn.

Để đáp ứng cho việc gia tăng khối lượng "trả hàng" này, điều quan trọng là giờ đây việc trả hàng phải được xử lý kịp thời vì thường một phần lớn hàng hóa sẽ ở trong tình trạng hoàn toàn tốt cần được xử lý và trả lại. nhập kho càng sớm càng tốt vì chúng có thể được cung cấp để bán lại.

Đối với chỉ báo hiệu suất KPI này, thời gian bắt đầu từ thời điểm 3PL nhận được hàng trả lại và sẽ kết thúc khi mặt hàng đã được xử lý và đưa trở lại kho đối với các mặt hàng tốt hoặc đã được xử lý hay sản phẩm đang trong quá trình chờ xử lý thêm đối với hàng bị lỗi hoặc các mặt hàng bị hư hỏng.

Thỏa thuận mức dịch vụ giữa các bên sẽ xác định mức hiệu suất dự kiến ​​nhưng 48 đến 72 giờ để xử lý hàng trả lại là một kỳ vọng hợp lý. Mục tiêu 95% hoặc nhiều hơn các mặt hàng bị trả lại được xử lý theo mức dịch vụ đã thỏa thuận là một kỳ vọng đối với bất kỳ 3PL nào.

Chi phí cho mỗi đơn vị sản phẩm vận chuyển

Trong khi bốn chỉ số hiệu suất KPI khác đang đo lường hiệu suất của quy trình thì chi phí trên mỗi đơn vị (CPU) được vận chuyển là thước đo chi phí tổng thể của hoạt động 3PL.

Mặc dù điều quan trọng là phải theo dõi tổng chi phí của từng hoạt động (nhận và đặt hàng, lưu kho, thực hiện đơn đặt hàng) bằng cách sử dụng một thước đo tương đối để so sánh tốt hơn từng giai đoạn chi phí. Tuy nhiên, để hoạt động hiệu quả, chi phí cho mỗi đơn vị (CPU) được vận chuyển phải không đổi hoặc thực sự phải giảm khi khối lượng hàng gửi đi tăng lên.

CPU tăng là yếu tố để bắt đầu xem xét kỹ hơn các khoản phí cho mỗi hoạt động. Giá mỗi đơn vị (CPU) được vận chuyển được tính bằng cách chia tổng chi phí của hoạt động cho tổng số đơn vị được vận chuyển trong cùng kỳ. Nó thường không bao gồm chi phí vận chuyển từ địa điểm 3PL đến khách hàng.

Rất khó để so sánh chi phí của một hoạt động 3PL này với một hoạt động khác do yêu cầu của khách hàng và do đó, chi phí cho mỗi hoạt động có thể khác nhau, tuy nhiên, điều cốt yếu là có thể phát hiện sự không nhất quán trong chi phí trên mỗi đơn vị vận chuyển từ kỳ này sang thời kỳ khác, để xác định nguyên nhân và thực hiện các hành động cần thiết để khắc phục tình hình.

Xem thêm: 4 cú pháp Excel mà người làm xuất nhập khẩu nên biết

Kết luận

Như vậy, Gitiho đã cùng bạn tìm hiểu chi tiết về 5 chỉ số KPI chính để đánh giá và giám sát hoạt động của Logistics 3PL đó là: Thời gian nhận hàng trong nước, Gửi đúng thời hạn, Quản lý hàng tồn kho, Thời gian hoàn hàng, Chi phí cho mỗi sản phẩm được vận chuyển.

Hy vọng bạn đã hiểu rõ và áp dụng thành công cho công việc của mình. Đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết bổ ích về xuất nhập khẩu và các kĩ năng chuyên ngành khác nhé!

Nằm lòng kiến thức chuyên ngành xuất nhập khẩu với tệp "Kiến thức nền về Logistics" đính kèm.