Data Visualization là gì? Các quy tắc trực quan hóa dữ liệu

Hiện nay, những người có năng lực phân tích và xử lý dữ liệu thường được đánh giá cao và có nhiều cơ hội tốt trong công việc. Sau đây, chúng mình sẽ chia sẻ về Data Visualization (Trực quan hóa dữ liệu) và các quy tắc liên quan để các bạn cùng tham khảo nhé.

Chương trình học Trực quan hóa dữ liệu trên Excel để tạo Báo cáo, Dashboard trên Excel

Data Visualization là gì?

Data Visualization (Trực quan hóa dữ liệu) là khái niệm được sử dụng khá phổ biến hiện nay nhưng không phải ai cũng hiểu đúng và hiểu rõ về nó. Do đó, chúng mình sẽ chia sẻ trước về các khái niệm cơ bản trước khi đi vào thực hành.

Khái niệm

Trực quan hóa là kỹ thuật thể hiện dữ liệu dưới dạng các hình ảnh, đồ thị, biểu đồ một cách trực quan, dễ hiểu để truyền đạt rõ ràng những Insights từ dữ liệu tới người đọc và người xem. Nói một cách đơn giản hơn là thay vì để dữ liệu ở dạng bảng tính thì các bạn chuyển nó thành dạng biểu đồ và dashboard để người khác có thể đọc hiểu được một cách dễ dàng hơn.

Có một số bạn sẽ nhầm lẫn việc vẽ đồ thị, biểu đồ với trực quan hóa dữ liệu. Đây chỉ được tính là một bước trong Data Visualization thôi các bạn nhé.

Ví dụ: Trong hình ảnh dưới đây các bạn sẽ thấy một file Excel có chứa số liệu kèm theo biểu đồ được trình bày cũng khá đẹp mắt. Tuy nhiên đây chỉ được tính là vẽ biểu đồ, đồ thị để minh họa cho số liệu chứ không phải trực quan hóa dữ liệu.

Trong khi đó một file đã được trực quan hóa dữ liệu sẽ được thể hiện dưới dạng dashboard có bố cục khoa học, hợp lý. Không chỉ về phần nhìn mà file trực quan hóa dữ liệu còn có thể giúp người xem nhanh chóng nắm bắt được tình hình thực tế, hiểu rõ các insight để hỗ trợ quá trình ra quyết định.

Xem thêm: Hướng dẫn tạo báo cáo quản trị nhân sự trong Excel cho HR

Lợi ích của trực quan hóa dữ liệu

Trực quan hóa dữ liệu có rất nhiều lợi ích, các bạn có thể tham khảo dưới đây.

1. Đơn giản hóa các thông tin dạng số liệu phức tạp. Hiện nay, ngành dữ liệu đang phát triển rất mạnh, kéo theo đó là dữ liệu trong doanh nghiệp cũng ngày càng nhiều và phức tạp hơn.

2, Phân tích và khai thác dữ liệu dễ dàng hơn. Thay vì nhìn vào các con số khô khan thì khi nhìn vào các dashboard sẽ có thể rút ra được các vấn đè của doanh nghiệp và đưa ra các quyết định phù hợp. Ví dụ: Khi nhìn vào báo cáo doanh thu thì sẽ thấy xu hướng biến động doanh thu của các sản phẩm, từ đó biết được sản phẩm nào có doanh số tốt để bổ sung lượng hàng và sản phẩm nào đang bị tồn kho nhiều để đưa ra các chương trình thúc đẩy lượng bán.

3. Xác định được các xu hướng và các mối tương quan. Thông qua kỹ thuật trực quan hóa dữ liệu, thì các bạn sẽ nhìn được xu hướng của các biến trong dữ liệu và biểu đồ. Từ đó thì các bạn có thể nhìn được sự tương quan chéo giữa các biến để khai thác tốt hơn. 

4. Truyền tải thông điệp, ra quyết định dựa trên dữ liệu. Người đọc có thể dựa trên các dashboard để có thể đưa ra được những quyết định phù hợp.

Xem thêm: 11 Công cụ trực quan hóa dữ liệu tốt nhất hiện nay

Các quy tắc trực quan hóa dữ liệu

Có 3 nguyên tắc cơ bản mà các bạn cần nhớ khi trực quan hóa dữ liệu là:

1. Sự phù hợp và rõ ràng

Các bạn cần đảm bảo rằng, các dashboard và report mà bạn lập phù hợp với đối tượng người xem. Trong đó thông tin phải được trình bày rõ ràng và chính xác. Mỗi đối tượng người xem sẽ có nhu cầu khác nhau về dữ liệu.

Ví dụ: Hình ảnh dưới đây là báo cáo dành cho Sale Manager và dành cho CEO.

Công việc của Sale Manager là quản lý bán hàng sao cho tốt nên báo cáo àm bạn làm cho họ phải có các chỉ số vể doanh thu, số tiền, công nợ với khách hàng và có chỉ tiêu về KPIs doanh thu theo ngày, thông tin chi tiết về doanh thu theo chi nhánh, hình thức thanh toán, theo tên người bán hàng hoặc theo sản phẩm. Từ các thông tin đó Sale Manager có thể đưa ra các quyết định phù hợp để tối ưu hiệu quả bán hàng.

Công việc của CEO thì sẽ sự bao quát rộng hơn, họ sẽ cần những thông tin về các lạoi chi phí như giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp,… để quản lý và điều hành doanh nghiệp tốt hơn.

Xem thêm: Cách trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ trong Power BI

2. Đơn giản, có tính thiết kế

Các bạn nên sử dụng các thiết kế đơn giản cho các chi tiết trên Dashboard/Report. Bên cạnh đó, nên chú ý về bố cục, màu sắc và cách trình bày.

Chúng ta không đưa dữ liệu mình có và dashboard một cách ngẫu nhiên mà cần có mục đích cụ thể. Các bạn có thể thấy báo cáo ở bên phải trong hình ảnh có sự phân cấp dữ liệu rõ ràng, các thông tin chính sẽ được đặt phía trên rồi mới đến thông tin chi tiết.

Xem thêm: Data Validation là gì? Cách quản lý dữ liệu đầu vào với Data Validation

3. Có thông điệp, kể chuyện trên dữ liệu

Các dashboard/report mà các bạn làm ra cần có các thông điệp, gắn liền với hoạt động kinh doanh, hỗ trợ ra quyết định dựa trên số liệu, tránh mang tính chất liệt kê, mô tả. Các bạn cần tránh việc làm dashboard nhưng chỉ đơn thuần là ghép các biểu đồ lại với nhau trên một trang tổng thể. 

Có nhiều phương pháp khác nhau để kể chuyện bằng dữ liệu. Dưới đây là phương pháp Freytag's Pyramid khá nổi tiếng trên thế giới mà các bạn có thể tham khảo.

Trong phương pháp này, đầu tiên chúng ta sẽ phân tích và thiết lập một câuu chuyện dựa trên dữ liệu đang có. Sau đó các bạn cần tìm ra các Supporting Facts để biện chứng cho nó. Tiếp theo, bạn cần chỉ ra được các main insight trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ như nhìn vào báo cáo doanh thu thì có thể thấy được insight là các kênh bán hàng đang hoạt động với hiệu quả không đồng đều. Từ đó, các bạn sẽ tìm ra các giải pháp (resolution) để tối ưu hiệu quả.

Xem thêm: Data Model là gì? Ứng dụng Data Modeling trong xây dựng báo cáo kho

Kết luận

Như vậy, qua bài viết này các bạn đã nắm được về Data Visualization và các quy tắc liên quan. Hãy đón đọc các bài viết tiếp theo của chúng mình để tìm hiểu nhiều kiến thức về Data Visualization hơn nhé. Các bạn cũng có thể đăng ký chương trình học Trực quan hóa dữ liệu trên Excel để tạo Báo cáo, Dashboard trên Excel để được học về Data Visualization trên Excel một cách bài bản, chuyên nghiệp hơn. Với kiến thức thực tiễn, được sắp xếp theo lộ trình đi từ cơ bản đến nâng cao thì các bạn có thể học đến đây áp dụng ngay đến đó. Đồng thời, giảng viên luôn sẵn lòng hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến kiến thức trong bài học. Chúc các bạn luôn học tập hiệu quả nhé!