Tất tần tật về bảng điều khiển Dashboard trong Excel

Bảng điều khiển Dashboard có thể là một công cụ tuyệt vời khi bạn cần quản lý và theo dõi theo dõi các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPI) trong kinh doanh giúp bạn quản lý dữ liệu một cách dễ dàng. Trong bài viết này, Gitiho sẽ giới thiệu tới bạn những thông tin tổng quát và cách tạo bảng điều khiển Dashboard.

Bảng điều khiển Dashboard là gì?

Đầu tiên chúng ta hãy hiểu bảng điều khiển Dashboard là gì?

Bảng điều khiển Dashboard được coi là một dạng trực quan hóa dữ liệu, hay là một trang tổng quan giúp các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp theo dõi các chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI) và đưa ra quyết định dựa trên sự phân tích đó. Nó chứa các biểu đồ/bảng/chế độ xem được hỗ trợ bởi dữ liệu.

Nhìn chung, bảng điều khiển Dashboard thường được gọi là báo cáo, tuy nhiên, không phải tất cả các báo cáo đều là Dashboard.

Đây là sự khác biệt:

• Một báo cáo sẽ chỉ thu thập và hiển thị dữ liệu ở một nơi duy nhất. Ví dụ: Nếu một người quản lý muốn biết doanh số bán hàng đã tăng trưởng như thế nào trong kỳ vừa qua và khu vực nào có lợi nhuận cao nhất, thì một báo cáo sẽ không thể trả lời được. Nó chỉ đơn giản là báo cáo tất cả các dữ liệu bán hàng có liên quan. Sau đó, các báo cáo này được sử dụng để tạo trang tổng quan (trong Excel hoặc PowerPoint) sẽ hỗ trợ việc ra quyết định. 
• Bảng điều khiển Dashboard sẽ đưa ra câu trả lời ngay lập tức các câu hỏi quan trọng như: Khu vực nào đang hoạt động tốt hơn? Ban quản lý nên tập trung vào sản phẩm nào? Các trang tổng quan này có tính năng giúp người dùng có thể lựa chọn và thay đổi chế độ xem dữ liệu và dữ liệu sẽ tự động cập nhật.

Cách tạo bảng Dashboard trong Excel?

Tạo bảng điều khiển Dashboard trong Excel là một quy trình gồm nhiều bước nên bạn cần phải rõ ràng về các mục đích của bảng điều khiển này của mình .

Ví dụ: Nếu bạn đang tạo bảng điều khiển kỹ thuật số Dashboard về KPI để theo dõi hoặc phân tích các KPI tài chính của một công ty, mục tiêu của bạn sẽ là hiển thị số liệu so sánh giữa giai đoạn hiện tại với (các) giai đoạn trước. Tương tự, nếu bạn đang tạo một bảng điều khiển cho bộ phận Nhân sự để theo dõi việc đào tạo nhân viên thì mục tiêu sẽ là hiển thị bao nhiêu nhân viên đã được đào tạo và bao nhiêu nhân viên cần được đào tạo để đạt được mục tiêu.

Bước 1: Lấy dữ liệu trong Excel trước khi tạo bảng Dashboard

Nếu khách hàng của bạn cung cấp cho bạn dữ liệu dưới dạng file Excel thì bạn có thể dễ dàng sử dụng luôn. Nếu được cung cấp tệp CSV hoặc tệp doc, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi chúng trong Excel. Tiếp đó, khi đã có dữ liệu, bạn cần chỉnh sửa, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu đó. Ví dụ: bạn có thể cần phải loại bỏ khoảng trắng ở đầu hoặc cuối nội dung, tìm và xóa các phần trùng lặp, xóa khoảng trống và lỗi, v.v. Trong một số trường hợp khác, bạn thậm chí có thể cần phải cấu trúc lại dữ liệu (ví dụ: bạn cần tạo bảng Pivot). 

Bước 2: Phác thảo cấu trúc của bảng Dashboard 

Khi bạn có dữ liệu trong file Excel, bạn sẽ biết chính xác những số liệu và thông tin nào bạn có thể hoặc không thể sử dụng trong bảng Dashboard của mình.

Dưới đây là một ví dụ về phác thảo mẫu mà tôi đã tạo cho một trong các bảng điều khiển KPI:

Bước 3: Tạo bảng Dashboard 

Sau khi bạn đã phác thảo xong, đã đến lúc bắt đầu tạo bảng điều khiển Dashboard. Cách tốt nhất, bạn có thể chia file Excel làm việc của bạn thành ba phần như dưới đây:  

• Dữ liệu: Đây có thể là một hoặc nhiều trang tính chứa dữ liệu thô.
• Tính toán: Đây là nơi bạn thực hiện tất cả các phép tính. Bạn cũng có thể có một hoặc nhiều trang tính để tính toán.
• Bảng Dashboard: Đây là trang tính có trang tổng quan hiển thị phân tích dữ liệu hoặc thông tin chi tiết được hỗ trợ bởi dữ liệu.

Xem thêm: Hướng dẫn tạo KPI Dashboard với Power Pivot trong Excel

Ngoài ra, để thành thạo các chức năng và hàm khác trong Excel, bạn có thể tham khảo khóa học sau của Gitiho:

Các hàm Excel quan trọng cho Bảng điều khiển Dashboard

Bạn có thể tạo nhiều bảng điều khiển Excel tương tác tốt chỉ bằng cách sử dụng các công thức Excel khác nhau.

• Dưới đây là năm hàm Excel được ưu tiên hàng đầu cho Bảng điều khiển Dashboard:Hàm SUMPRODUCT: Hàm này cho phép người dùng thực hiện các phép tính phức tạp khi có nhiều biến. Ví dụ: Giả sử tôi có một bảng điều khiển Dashboard doanh số và tôi muốn biết doanh số bán hàng do A đại diện đã thực hiện trong quý thứ ba ở khu vực Hà Nội. Tôi chỉ cần dùng SUMPRODUCT để có được kết quả.
• Hàm INDEX/MATCH: Dùng để tra cứu dữ liệu trong Bảng điều khiển Dashboard. Bạn cũng có thể sử dụng hàm Vlookup, nhưng hàm INDEX / MATCH là lựa chọn tốt hơn.
• Hàm IFERROR: Khi thực hiện các phép tính trên phần dữ liệu thô, bạn sẽ thường gặp lỗi. Việc sử dụng IFERROR giúp ẩn các lỗi trong bảng điều khiển cũng như trong phần dữ liệu thô.
• Chức năng Text: Giúp bạn tạo tiêu đề động hoặc tiêu đề chính cho phần bảng.
• Hàm ROW/COLUMN: Có chức năng sao chép một công thức và thiết lập dãy giá trị tăng tiến theo hàng dọc hoặc hàng ngang

Lưu ý

• Tránh sử dụng các hàm tự tính toán lại như OFFSET, NOW, TODAY, v.v.. vì những hàm này sẽ làm chậm hoặc thậm chí làm treo file của bạn.
• Loại bỏ các công thức không cần thiết.
• Sử dụng cột trợ giúp (helper column) vì nó có thể giúp bạn tránh các công thức mảng dài.

Xem thêm: Những hàm Excel hỗ trợ lập bảng lương và tính lương trong Excel

Các công cụ làm cho Dashboard hiệu quả

Có nhiều công cụ khác nhau mà bạn có thể sử dụng để làm cho Dashboard của bạn tăng tính tương tác và dễ sử dụng

• Thanh cuộn (Scroll bars): Sử dụng thanh cuộn để lưu toàn bộ dữ liệu của bạn một cách ngắn gọn. Ví dụ: nếu bạn có 100 hàng dữ liệu, bạn có thể sử dụng thanh cuộn để chỉ hiển thị 10 hàng trong trang Dashboard. Người dùng sẽ click vào thanh cuộn nếu muốn xem toàn bộ tập dữ liệu.
• Hộp kiểm (Checkbox): Hộp kiểm cho phép bạn lựa chọn và tạo danh sách kiểm tra cho dữ liệu. Ví dụ: Có bảng kết quả đào tạo tổng thể của công ty, nhưng bạn chỉ muốn nhìn vào kết quả hoạt động của một bộ phận. Trong trường hợp đó, bạn có thể tạo Dashboard với các hộp kiểm cho các bộ phận khác nhau của công ty.
• Danh sách thả xuống: Danh sách thả xuống cho phép người dùng tạo một danh sách cuộn xuống trong một ô cố định. Ví dụ: nếu bạn đang hiển thị dữ liệu theo bộ phận, bạn có thể có tên bộ phận trong menu thả xuống.

Biểu đồ Excel trong Dashboard 

Biểu đồ Excel không chỉ làm cho bảng điều khiển Dashboard của bạn hấp dẫn về mặt trực quan mà còn giúp bạn dễ dàng sử dụng và diễn giải dữ liệu.

Dưới đây là một số mẹo khi sử dụng biểu đồ trong Dashboard: 

• Chọn biểu đồ phù hợp: Excel cung cấp cho bạn rất nhiều loại biểu đồ và bạn cần sử dụng biểu đồ đúng với mục đích của mình. Ví dụ: nếu bạn phải hiển thị một xu hướng, bạn cần sử dụng biểu đồ đường, nhưng nếu bạn muốn làm nổi bật các giá trị thực tế, biểu đồ thanh / cột có thể là lựa chọn phù hợp. 
• Biểu đồ kết hợp: Biểu đồ này cho phép người dùng so sánh các giá trị và rút ra mối quan hệ mật thiết giữa các đối tượng khác nhau. Ví dụ: bạn có thể hiển thị số liệu bán hàng dưới dạng biểu đồ cột và tăng trưởng dưới dạng biểu đồ đường.

 Biểu đồ động: Nếu bạn muốn cho phép người dùng cập nhật và thực hiện các lựa chọn trong biểu đồ thì hãy sử dụng biểu đồ động. 
 

Biểu đồ thu nhỏ Sparkline: Nếu bạn có nhiều dữ liệu trong Dashboard hoặc bản báo cáo của mình, bạn có thể cân nhắc sử dụng biểu đồ Sparkline để làm cho dữ liệu trực quan. Sparkline là một biểu đồ nhỏ nằm trong một ô và có thể được tạo bằng cách sử dụng một tập dữ liệu. Nó rất hữu ích khi bạn muốn hiển thị xu hướng theo thời gian và đồng thời tiết kiệm không gian trên trang tổng quan của mình. 

Ứng dụng Dashboard trong Excel

Dưới đây là một số ví dụ về Dashboard trong Excel mà bạn có thể tham khảo.

Dashboard Excel KPI

Bạn có thể sử dụng bảng điều khiển này để theo dõi KPI của các công ty khác nhau và sau đó sử dụng bullet charts  để tìm hiểu sâu hơn về hiệu suất của từng công ty.

Dashboard về Hiệu suất của một tổng đài

Bạn có thể sử dụng bảng điều khiển này để theo dõi các KPI chính của tổng đài. Từ bảng điều khiển Dashboard này, bạn có thể học cách tạo biểu đồ kết hợp, cách đánh dấu các điểm dữ liệu cụ thể trong biểu đồ, v.v.

Xem thêm: 5 Mẹo hay về cách thiết kế Dashboard

Kết luận

Qua bài viết trên, chắc hẳn các bạn đã có thêm thông tin hữu ích về bảng điều khiển Dashboard trong Excel. Gitiho chúc bạn có thể áp dụng thành công những kiến thức này và làm việc hiệu quả hơn. 

Để nắm được những kiến thức cơ bản nhất về Excel cũng như nâng cao kỹ năng Excel của mình hơn nữa, các bạn hãy tham gia khóa học Excel của Gitiho để nắm được tất cả các công cụ của Excel và ứng dụng chúng một cách hiệu quả trong công việc nhé!