Định biên nhân sự là gì? Khám phá 3 nguyên tắc định biên hiệu quả

Định biên nhân sự là gì? Vì sao doanh nghiệp nên tập trung nguồn lực vào đó? Xây dựng thế nào mới hiệu quả? Hãy cùng Gitiho khám phá ngay sau đây. 

Trong bài viết này chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin cơ bản nhất về định biên nhân sự. Qua đó bạn sẽ hiểu hơn về nguyên tắc và từng bước triển khai cụ thể.  

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự (Strategic Staffing) là phương pháp đánh giá nhân sự với mục tiêu cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết trong hệ thống. Thông qua đây doanh nghiệp có thể cân đối được các khoản thu chi, xây dựng kế hoạch đào tạo, tăng cường năng lực nhân tài mang lại giá trị cao nhất. 

Hoạt động định biên này cần sự phối hợp hoàn hảo giữa phòng kế toán và nhân sự. Phía tài chính sẽ có trách nhiệm thông báo chi phí nhân sự của công ty, đưa ra phương án cân đối lương thưởng hợp lý. Đảm bảo nguồn ngân sách chi tiêu hiệu quả, đem đến lợi nhuận tối ưu. 

Trong khi phòng nhân sự giữ vai trò theo sát công việc từng nhân viên. Thông qua đó bạn phải nắm chắc năng lực, phẩm chất của họ và đánh giá mức độ phù hợp với mong muốn công ty đặt ra. Nhờ vậy, nhà quản trị sẽ có những số liệu tốt nhất để đưa ra định hướng nhân sự trong tương lai. 

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng khung năng lực theo từng vị trí trong doanh nghiệp

Định biên nhân sự có ý nghĩa gì với doanh nghiệp?

Định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Phương pháp này nằm trong chiến lược quản trị, điều phối nguồn nhân lực. Đây là căn cứ để nhà quản lý thực hiện tuyển dụng, đào tạo nhân sự đúng hướng, cung cấp đủ số lượng người đáp ứng tiêu chí hoạt động thương mại, kinh doanh. 

Hình thức quản trị nhân sự kể trên được áp dụng rộng rãi nhất là trong các doanh nghiệp nhà nước. Thông qua đánh giá, quá trình định biên mang đến nhiều ý nghĩa như:

• Phương pháp để doanh nghiệp giải quyết các vấn đề nhân sự. Theo đó chúng ta có thể lên kế hoạch nhân sự theo tuần/tháng/năm, bố trí các phòng ban, phân công nhiệm vụ, chức danh, số lượng nhân viên cần thiết. 
• Tối đa hóa hiệu quả làm việc của từng nhân viên. Nếu không sắp xếp nhân sự phù hợp rất dễ gặp tình trạng thừa người gây lãng phí chi phí cũng như làm cho dây chuyền làm việc cồng kềnh. 
• Định biên giúp nhà quản trị lập kế hoạch chiến lược nhân sự tương lai hiệu quả. Khi khối lượng công việc, nhu cầu sử dụng người tăng lên, công ty đã sẵn sàng đội ngũ nhân viên tinh nhuệ đáp ứng tình hình mới. 

Muốn định biên nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp phải có đội ngũ lãnh đạo nhạy bén để đưa ra định hướng, chính sách tốt nhất. 

3 nguyên tắc định biên nhân sự hiệu quả

Nếu tìm hiểu chuyên sâu định biên nhân sự là gì bạn sẽ biết mỗi tổ chức sẽ có điểm khác biệt trong xây dựng định biên. Muốn tính chỉ số định biên nhân sự chính xác, nhà quản trị cần thực hiện theo quy tắc cụ thể sau:

Dựa trên tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tương quan nằm ở chỗ tăng – giảm giữa các năm. Theo đó số lượng nhân sự thay đổi của năm sau phụ thuộc vào năm trước. Ví dụ: Doanh thu công ty năm nay khoảng 50%, định biên nhân sự năm sau có thể tăng tới 35%. 

Bên cạnh cũng có sự tương quan giữa nhóm vị trí làm việc trực tiếp (sản xuất, kinh doanh) và gián tiếp. Cụ thể nhân sự sẽ là nhân viên làm việc theo yêu cầu và nhóm nhân sự giữ vai trò giám sát quản lý. Chẳng hạn: Nhân sự trực tiếp – gián tiếp là 65% - 25%, nhân sự nhân viên – quản lý là 75% - 5%. 

Ngoài ra còn là sự tương quan về số tiền chi trả cho từng nhóm nhân lực phân theo cấp bậc, vị trí công việc. Ví dụ chi phí doanh thu của công ty đạt 75%, quỹ lương chi trả theo tỷ lệ nhân viên – quản lý sẽ là 75% - 25%. 

Căn cứ vào định mức lao động

Tính định biên nhân sự dựa vào định mức lao động là nguyên tắc liên quan tới số lượng, chất lượng đầu việc mà mỗi nhân viên cần nắm được. Thông thường, nhà quản trị sẽ áp dụng những định mức sau:

• Định mức khối lượng. 
• Hệ chỉ tiêu hiệu suất. 
• Thông lệ thao tác nghề nghiệp hoặc tần suất, số lượng công việc. 
• Đối tượng phục vụ.

Bộ phận nhân sự và tài chính kế toán sẽ căn cứ vào hạng mục, chức năng nhiệm vụ của nhân viên để đưa ra đánh giá chi tiết. Điều này giúp tận dụng tối ưu nguồn nhân lực, tiết kiệm ngân sách, thời gian. 

Tần suất và thời lượng

Đây là nguyên tắc dựa vào chức danh, vị trí làm việc cũng như tần suất, thời gian thực hiện nhiệm vụ. Hình thức áp dụng riêng cho khối gián tiếp, đảm bảo đánh giá đúng từng cá nhân cụ thể. Ví dụ: Nhà quản trị có thể dựa vào báo cáo hàng ngày/tuần/tháng của nhân viên để đưa ra nhìn nhận chính xác. 

Dù xây dựng định biên nhân sự dựa trên nguyên tắc nào, chủ doanh nghiệp cũng cần theo dõi trong thời gian dài. Bởi tùy thuộc vị trí làm việc của mỗi người sẽ có những đặc thù riêng biệt. 

Quy trình 5 bước xây dựng định biên nhân sự cho doanh nghiệp

Sau khi tìm hiểu định biên nhân sự là gì cũng như các nguyên tắc thường được áp dụng, bạn sẽ cần nắm rõ quy trình xây dựng hoàn hảo. Trong phần này, Gitiho sẽ cung cấp cho bạn 5 bước tính định biên cơ bản, chuẩn xác nhất. 

Bước 1: Xác định nhu cầu về nguồn lực nhân sự 

Trước hết bạn cần xác định nhu cầu nhân lực của công ty trong tương lai một cách cụ thể. Theo đó, nhà quản trị phải nắm rõ mục tiêu, định hướng phát triển, quy mô hoạt động ra sao. Đồng thời vạch ra xem hoạt động nào nên ưu tiên trước. 

Để dự báo yêu cầu về nhân lực chuẩn xác bạn có thể dựa vào một số thông tin sau:

• Thời gian: Lúc nào cần triển khai?
• Chất lượng: Nhân sự nên có phẩm chất, kỹ năng nào?
• Số lượng: Mỗi vị trí, phòng ban cần bao nhiêu người?

Khi đã định hình được nhu cầu, nhà quản trị sẽ dễ dàng đưa ra giải pháp phù hợp nhằm tuyển dụng, đào tạo ứng viên. Điều đó nhằm tránh tình trạng thiếu nhân lực thực hiện mục tiêu dài hạn của công ty. 

Bước 2: Phân tích thực trạng của nguồn nhân lực

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực giúp chúng ta xác định ưu – nhược điểm của doanh nghiệp ở hiện tại. Nhà quản trị nên đưa ra các yếu tố phân tích về mặt quá trình và hệ thống như:

• Số lượng, phân bổ, trình độ, kinh nghiệm, thái độ làm việc. 
• Trách nhiệm, quyền hạn. 
• Chính sách quản lý nhân sự. 
• Tính hấp dẫn của công việc. 
• Mức độ hài lòng của nhân viên công ty 
• Văn hóa, môi trường làm việc. 
• Tính cụ thể, rõ ràng, minh bạch mục tiêu mà doanh nghiệp đưa ra. 

Những yếu tố này càng rõ ràng, cụ thể, nhà quản lý dễ triển khai định biên nhân sự. Chưa kể thông qua đó chúng ta còn biết cách sắp xếp, phân công nhiệm vụ đảm bảo hiệu quả tốt nhất.  

Bước 3: Quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân sự

Như khái niệm định biên nhân sự là gì ở phần trên, quá trình này doanh nghiệp sẽ phải quyết định cắt giảm hay tuyển dụng thêm người. Tại bước này, bạn cần so sánh thực trạng nguồn nhân lực của công ty với nhu cầu nhân lực hiện tại. Từ đó bạn có cái nhìn tổng quát bức tranh nhân sự và đưa ra giải pháp tốt nhất. 

Ví dụ: Nhân viên kinh doanh của công ty bạn hiện là 50 người. Nhưng do dịch bệnh, thị trường đóng băng, sức mua giảm, số lượng nhân viên đó trở thành gánh nặng về tài chính. Lúc này bộ phận nhân sự, kế toán cần cân đối để cắt giảm cho phù hợp. 

Bước 4: Xây dựng kế hoạch 

Khi đã hoàn thành 3 bước kể trên , lúc này doanh nghiệp phải lên kế hoạch triển khai định biên nhân sự. Các bước xác định định biên nhân sự thực hiện đúng, công ty có thể tiết kiệm tối đa chi phí, cắt giảm hoặc tuyển dụng được đúng số lượng nhân sự phù hợp nhu cầu thực tế. 

Quá trình lập kế hoạch bạn cần đảm bảo các nội dung sau:

• Chiến lược tuyển dụng nhân sự kèm phương hướng cụ thể. 
• Đề bạt, luân chuyển nhân sự. 
• Cơ cấu lại tổ chức, phòng ban, số lượng nhân viên. 
• Tinh giảm nhân lực kém năng lực. 

Bước 5: Đánh giá thực hiện

Phân tích, đánh giá kế hoạch giúp bạn phát hiện những sai sót khi thực hiện. Tất cả được thể hiện thông qua chỉ số có khả năng đo lường cụ thể. Nhờ vậy, bộ phận nhân sự dễ dàng tìm kiếm ứng viên, bố trí nhân lực phù hợp. 

Bài viết trên đây đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan tới định biên nhân sự là gì. Gitiho hy vọng phương pháp quản trị nhân lực này hữu ích cho quá trình vận hành, phát triển công ty.