Cách dùng hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel kèm ví dụ

Trong bài viết này Gitiho sẽ giới thiệu cho các bạn hàm đếm Count dùng để đếm số lần xuất hiện trong excel. Đây là một hàm chức năng vô cùng tiện ích cho giới kế toán hay văn phòng khi cần thống kê các con số.

Bên cạnh hàm này, bạn còn cần biết thêm hai hàm nâng cao là hàm đếm có điều kiện Countif và hàm Countifs để thuận tiện hơn khi sử dụng. Vậy các hàm đếm này giống và khác nhau ở điểm nào? Hãy theo dõi bài học Excel dưới đây chi tiết nhé.

Cách dùng hàm COUNT để đếm số lần xuất hiện trong Excel

Hàm đếm cơ bản nhất phải kể đến là hàm đếm Count. Nó có công thức như sau: =COUNT(Range)

Range là dãy các giá trị mà bạn muốn đếm. 

Chú ý:

• Dãy giá trị chứa được tối đa 255 đối số. 
• Hàm có thể đếm một vài giá trị có phạm vi không tiếp giáp như 2 hay 3 cột trong bảng.

Đọc thêm: Hướng dẫn cách viết các hàm trong Excel chi tiết dễ hiểu nhất

Áp dụng hàm Count trong Excel

Đây là ví dụ để đếm các phạm vi không liên tiếp, chúng ta cần đưa tất cả chúng vào công thức hàm đếm COUNT. 

Ví dụ: để đếm ô có giá trị số trong cột B và D, bạn có thể sử dụng công thức như dưới đây:

=COUNT(B2:B7, D2:D7) 

B2:B7 là cột B, D2:D7 là cột D. Hàm có thể đếm trong 2 cột.

Cách dùng hàm COUNTIF và ví dụ cụ thể

Hàm đếm COUNTIF trong Excel

Hàm đếm Countif là hàm nâng cao của hàm Count. Cũng là hàm đếm nhưng có kèm theo một điều kiện nhất định. Tức là, nếu giá trị đó thỏa mãn điều kiện đưa ra thì mới đếm, nếu không hàm sẽ bỏ qua. Trong thực tế, ta sẽ không hay dùng hàm đếm Count mà sẽ sử dụng Countif hay Countifs nhiều hơn.

Áp dụng hàm đếm COUNTIF trong Excel

Yêu cầu đếm số học sinh Nam trong danh sách lớp. Ta nhập ô đếm như sau: =COUNTIF(C2:C11;"Nam”)

Trong đó C2:C11 là dãy giá trị giới tính của tất cả các học sinh cần xét. Điều kiện là ô giá trị phải ghi giới tính “nam”.

Hàm sẽ đếm số lần xuất hiện trong bảng tính Excel có điều kiện là giới tính Nam và kết quả sẽ trả về là 6.

Xem thêm: Hàm Countif, hàm đếm ký tự có điều kiện trong Excel

Cách dùng hàm COUNTIFS và ví dụ cụ thể

Hàm đếm Countifs trong Excel cũng là một hàm nâng cao của hàm đếm Count. Nhưng khác hàm Countif ở chỗ nó chứa hơn 1 điều kiện để xét. Sử dụng Countifs trong trường hợp bạn có nhiều hơn 1 điều kiện khi xét các giá trị.

Về lý thuyết, 3 hàm trên đều là hàm đếm. Chúng chỉ khác nhau về yêu cầu khi sử dụng với tùy điều kiện cụ thể.

Chú ý:

• Countifs chứa đến 127 cặp dãy giá trị và điều kiện cần xét.
• Tùy theo cài đặt của từng máy tính mà bạn dùng dấu phân cách là dấu phẩy (,) hoặc chấm phẩy (;).
• Các điều kiện được xét song song nên không cần thiết phải sắp xếp chúng theo thứ tự.

Áp dụng hàm COUNTIFS trong Excel

Như với bảng thống kê thu nhập chúng ta từng xử lý ở đây, để tự động thống kê số lượng nhân viên có thu nhập từ 10 triệu đồng trở lên thì chúng ta dùng cấu trúc sau:

=COUNTIFS(C2:C10,”Nhân viên”,D2:D10,”>=10000000″)

Trong đó, dãy giá trị từ C2:C10 là cột chức vụ trong bảng (phần tô màu xanh), “nhân viên” là điều kiện. Máy sẽ hiểu điều kiện đầu tiên là đếm số lượng nhân viên trong công ty.

Tiếp đến điều kiện thứ 2, dãy giá trị D2:D10 là cột thu nhập 1 tháng (phần tô màu đỏ), “>=10000000” là điều kiện. Máy sẽ hiểu điều kiện thứ 2 là đếm số lượng người có thu nhập hàng tháng lớn hơn hoặc bằng 10 triệu vnđ.

Ở ví dụ này, hàm đếm Countifs trong Excel sẽ đếm người thỏa mãn cả hai điều kiện đã xét ở trên, tự động bỏ qua những người không có chức vụ nhân viên và thu nhập dưới 10,000,000 vnđ. 

Tổng kết

Qua bài viết trên, chúng ta đã cùng tìm hiểu về hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel hỗ trợ trong việc tổng hợp và phân tích dữ liệu. Hi vọng các bạn đã nắm được chức năng của từng loại hàm đếm và có thể áp dụng hiệu quả trong công việc của mình.