Cách dùng hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel kèm ví dụ

Trong bài viết này Gitiho sẽ giới thiệu cho các bạn hàm COUNT, một hàm đếm số lần xuất hiện vô cùng tiện ích cho giới kế toán hay văn phòng khi cần thống kê các con số.

Bên cạnh đó, bạn còn cần biết thêm hai hàm nâng cao là hàm đếm có điều kiện COUNTIF và hàm COUNTIFS để thuận tiện hơn khi sử dụng. Vậy các hàm đếm này giống và khác nhau ở điểm nào? Hãy theo dõi bài học Excel dưới đây chi tiết nhé.

Cách đếm số lần xuất hiện trong Excel với hàm COUNT

Công thức hàm COUNT:

Hàm đếm cơ bản nhất phải kể đến là hàm đếm COUNT. Hàm COUNT chỉ tính các ô chứa giá trị số và bỏ qua các ô trống, văn bản, ngày tháng và giá trị logic.

Hàm COUNT có công thức như sau:

=COUNT(Range)

Trong đó: Range là vùng dữ liệu chứa các giá trị mà bạn muốn đếm. 

Chú ý:

• Dãy giá trị chứa được tối đa 255 đối số. 
• Hàm có thể đếm một vài giá trị có phạm vi không tiếp giáp như 2 hay 3 cột trong bảng.

Đọc thêm: Hướng dẫn cách viết các hàm trong Excel chi tiết dễ hiểu nhất

Áp dụng hàm Count trong Excel

Chúng ta cùng làm ví dụ đếm các giá trị số trong phạm vi không liên tiếp,  và đưa tất cả chúng vào công thức hàm đếm COUNT. 

Ví dụ: để đếm ô có giá trị số trong cột B và D, bạn có thể sử dụng công thức như dưới đây:

=COUNT(B2:B7, D2:D7) 

Hàm có thể đếm 2 vùng dữ liệu ở 2 cột khác nhau như sau:

Hàm đếm số lần xuất hiện COUNTIF

Công thức hàm COUNTIF

COUNTIF là hàm Excel đếm số lần xuất hiện nâng cao của hàm COUNT dùng để đếm giá trị kèm theo một điều kiện nhất định. Tức là, nếu giá trị đó thỏa mãn điều kiện đưa ra thì mới đếm, nếu không hàm sẽ bỏ qua. 

Trong thực tế, ta sẽ không hay dùng hàm đếm COUNT mà sẽ sử dụng COUNTIF hay COUNTIFS nhiều hơn. Công thức hàm đếm giá trị xuất hiện trong Excel như sau:

=COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

• range là phạm vi mà bạn muốn thực hiện kiểm tra và đếm.
• criteria là biểu thức điều kiện mà bạn muốn áp dụng để kiểm tra trong phạm vi.

Ví dụ hàm đếm số lần xuất hiện COUNTIF

Yêu cầu đếm số học sinh giới tính nam trong danh sách lớp. Ta nhập hàm đếm số lần xuất hiện vào ô đếm như sau: 

=COUNTIF(C2:C11;"Nam")

Trong đó: C2:C11 là dãy giá trị giới tính của tất cả các học sinh cần xét. Điều kiện là ô giá trị phải ghi giới tính “nam”.

Kết quả khi thực hiện hàm đếm số lần xuất hiện giá trị “Nam” trả về là 6.

Hàm đếm số lần xuất hiện COUNTIFS

Công thức hàm COUNTIFS

Hàm đếm COUNTIFS trong Excel cũng là một hàm nâng cao của hàm đếm COUNT dùng để đếm giá trị theo nhiều điều kiện. Về lý thuyết, 3 hàm trên đều là hàm đếm số lần xuất hiện. Chúng chỉ khác nhau về yêu cầu khi sử dụng với tùy điều kiện cụ thể.

Chú ý:

• COUNTIFS chứa đến 127 cặp dãy giá trị và điều kiện cần xét.
• Tùy theo cài đặt của từng máy tính mà bạn dùng dấu phân cách là dấu phẩy (,) hoặc chấm phẩy (;) trong công thức.
• Các điều kiện được xét song song nên không cần thiết phải sắp xếp chúng theo thứ tự.

Ví dụ hàm COUNTIFS

Yêu cầu thống kê số lượng nhân viên có thu nhập từ 10 triệu đồng trở lên.

Chúng ta dùng công thức đếm số lần xuất hiện trong Excel sau:

=COUNTIFS(C2:C10,"Nhân viên",D2:D10,">=10000000")

Trong đó: 

• Dãy giá trị từ C2:C10 là cột chức vụ trong bảng
• “nhân viên” là điều kiện thứ nhất trong công thức. 
• “>=10000000” là điều kiện thứ 2 cần xét của công thức. 

Ở ví dụ này, hàm đếm COUNTIFS sẽ đếm người thỏa mãn cả hai điều kiện đã xét ở trên, tự động bỏ qua những người không có chức vụ nhân viên và thu nhập dưới 10,000,000 vnđ. 

Xem thêm: Hàm SUMIFS, COUNTIFS và cách viết điều kiện theo dạng số, ngày, text trong Excel

Tổng kết

Qua bài viết trên, chúng ta đã cùng tìm hiểu về hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel hỗ trợ trong việc tổng hợp và phân tích dữ liệu. Hi vọng các bạn đã nắm được chức năng của từng loại hàm đếm và có thể áp dụng hiệu quả trong công việc của mình. 

Gitiho chúc bạn thành công!