Cách căn lề trong Word đúng tiêu chuẩn quy định hiện tại

Khi tiến hành soạn thảo văn bản word, việc căn lề cho văn bản sẽ giúp tài liệu của bạn trở nên gọn gàng và chỉn chu hơn. Căn lề trong word là một thao tác đơn giản nhưng chưa chắc mọi người đã biết cách làm sao để sử dụng đúng và thuận tiện nhất. Hôm nay, Gitiho sẽ giới thiệu cho các bạn các thao tác để căn lề nhanh nhất qua bài viết này nhé.

TIÊU CHUẨN CĂN LỀ CỦA VĂN BẢN WORD

Khi bạn cần một văn bản như công văn, tài liệu, … thì công cụ word là sự lựa hàng đầu, giúp bạn tạo ra những tài liệu phù hợp với ý của bạn. Và để văn bản được chỉn chu, thì việc điều chỉnh hình thức là không thể thiếu. Căn lề cho văn bản là một trong số đó. Thông thường, việc căn lề nhằm phục vụ nhu cầu đó là giúp cho tài liệu trông gọn gàng và đẹp mắt, cho nên tùy vào từng yêu cầu và mục đích thì mỗi người lại có những cách căn chỉnh lề khác nhau.

Tuy nhiên, đối với những văn bản hành chính thì sẽ có một tiêu chuẩn riêng dành cho nó. Đây không phải là quy định do bất cứ cá nhân nào đề ra mà đây là yêu cầu theo quy định của pháp luật. Cụ thể, tại Khoản 3 Điều 5 thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, tiêu chuẩn căn lề cụ thể được áp dụng với khổ giấy a4 như sau:

• Lề trên: Cách mép trên từ 20 - 25 mm (2 - 2.5cm);
• Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 - 25 mm (2 - 2.5cm);
• Lề trái: Cách mép trái từ 30 - 35 mm (3 - 3.5cm);
• Lề phải: Cách mép phải từ 15 - 20 mm (1.5 - 2cm).

Vì vậy, thông thường mọi người thường tiêu chuẩn này áp dụng cho hầu hết các loại văn bản và đây gần như được coi là tiêu chuẩn chung trong việc căn lề. Vậy làm sao để căn lề, hãy cùng Gitiho tìm hiểu nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn cách lặp lại tiêu đề trong Word cực nhanh gọn

CÁC BƯỚC CĂN LỀ VĂN BẢN CHUẨN TRONG WORD

Bước 1. Chọn khổ giấy thích hợp

Tùy vào mục đích cũng như yêu cầu của tài liệu, bạn hãy tiến hành lựa chọn một khổ giấy phù hợp để soạn thảo văn bản nhé. Thông thường, khi mở word mọi người sẽ thấy trang giấy đang được mặc định là khổ a4 dọc. Nếu bạn mở lên mà không phải là khổ a4 hoặc bạn muốn thay đổi sang khổ khác thì hãy làm như sau:

Trên thanh công cụ bạn vào tab Layout => chọn mục Size => chọn khổ giấy a4 hoặc bất cứ khổ nào khác tùy theo nhu cầu của bản thân.

Bước 2. Tiến hành chọn đơn vị tính phù hợp

Để lề văn bản của bạn được căn chuẩn nhất, bạn cần kiểm tra lại đơn vị tính. Đơn vị tính căn lề trong word bao gồm inches, centimeters, milimeters, points, picas. Hãy lựa chọn đơn vị centimeters hoặc milimeters để phù hợp và giúp bạn căn lề dễ hơn nhé. Cách làm như sau:

Trên thanh công cụ vào tab File và chọn mục Options.

Sau đó bạn sẽ nhìn thấy hộp thoại Word Options xuất hiện, chọn Advanced và kéo xuống tìm phần Display. Ở mục Show measurements in units of, ấn vào phần mũi tên ⏷ và chọn đơn vị bạn muốn, và nhấn OK để hoàn tất.

Xem thêm: Cách in hai mặt trong Word 2003, 2007, 2010, 2016, 2019, 2021, 365

Bước 3. Tiến hành căn lề văn bản bằng hộp thoại Page Setup

Việc căn lề văn bản sẽ thực hiện tại hộp thoại Page Setup, có hai cách để mở hộp thoại này đó là:

• Cách 1. Trên thanh công cụ vào tab Layout, ở góc phải bên dưới của phần Page Setup có mũi tên. Hãy ấn vào đó để mở hộp thoại.

• Cách 2. Cũng tại tab Layout bạn chọn mục Margins, sau đó nhấn vào phần Custom Margins ở dưới cùng.

Sau khi đã mở được hộp thoại Page Setup, bạn vào phần Margins và sẽ căn chỉnh lề tại các mục sau:

• Top (Lề trên): Được tính từ mép trên cùng của khổ giấy đến dòng đầu tiên của một trang;
• Bottom (Lề dưới): Được tính từ dòng cuối cùng của trang đến mép dưới cùng của khổ giấy;
• Left (Lề trái): Được tính từ mép bên trái của khổ giấy đến ký tự đầu tiên của văn bản;
• Right (Lề phải): Được tính từ ký tự cuối cùng của văn bản đến mép giấy bên phải.

Tiến hành điền thông số thích hợp vào từng vị trí và nhấn OK để hoàn thành. Như vậy là bạn đã hoàn thành việc căn lề cho văn bản trong word rồi đó. Chúc bạn thành công.

THIẾT LẬP MẶC ĐỊNH CĂN LỀ TRONG WORD

Việc căn lề như bên trên chỉ áp dụng cho duy nhất tài liệu đó, Đối với những người thường xuyên phải tạo lập các văn bản mà tài liệu nào cũng tiến hành căn lề lại từ đầu thì rất mất thời gian. Vì vậy Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách để thiết lập mặc định căn lề cho toàn bộ văn bản word.

Sau khi đã tiến hành căn lề như hướng dẫn, hãy để ý góc dưới cùng bên trái của hộp thoại Page Setup, bạn sẽ thấy mục Set As Default. Hãy nhấn vào đó và nhấn tiếp Yes để hoàn tất việc thiết lập mặc định cho toàn bộ tài liệu sau này.

Xem thêm: Lỗi đánh số trang trong Word không hiện số chỉ hiện chữ Page, phải làm sao?

KẾT THÚC

Như vậy là vừa rồi, Gitiho đã chia sẻ cho bạn cách để căn lề cực chuẩn trong word. Đây cũng chính là một trong những bài học bổ ích về tin học văn phòng của Gitiho đó. Hy vọng bài viết đã giúp bạn giải đáp được những khó khăn về căn lề word trong quá trình học tập và làm việc. Và đừng quên theo dõi blog của chúng mình hằng ngày để nhận được những kiến thức bổ ích về tin học văn phòng bạn nhé. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết và chúc bạn thực hiện thành công.