Hướng dẫn cách đếm số dòng trong Excel sau khi dùng bộ lọc Filter

Có lẽ bạn đã quá quen với thao tác đếm số dòng trong Excel. Tuy nhiên, mọi chuyện sẽ khác nếu như danh sách của bạn đã được áp dụng bộ lọc Filter. Lúc này, phải làm thế nào để đếm số dòng đang hiển thị? Cùng Gitiho tìm hiểu cách làm nhé.

Cách đếm số dòng trong Excel khi dùng Filter

Giả sử mình có một bảng tổng hợp doanh thu như trong hình dưới đây.

Khi chưa sử dụng Filter, việc điền kết quả vào 2 ô B2 và B3 vô cùng đơn giản. Chúng ta chỉ cần sử dụng hàm COUNTA để đếm tổng số dòng trong Excel rồi điền vào ô B2, sau đó sử dụng hàm SUM để cộng tổng cột Thành tiền rồi điền vào ô B3.

Vậy nhưng khi bạn sử dụng Filter và thử lọc ra các sản phẩm loại A, bạn sẽ thấy kết quả ở 2 ô B2 và B3 không có sự thay đổi.

Vậy phải làm thế nào để các kết quả này tự động cập nhật theo mỗi lần lọc dữ liệu? Tất nhiên chúng ta không thể sử dụng cách đếm số dòng trong Excel thông thường với hàm COUNTA nữa. Thay vào đó, hãy cùng tìm hiểu hàm Excel sẽ giúp bạn hoàn thành công việc này.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng các hàm COUNT trong Excel kèm theo ví dụ

Để củng cố kiến thức tin học văn phòng cơ bản dành cho dân văn phòng, bạn hãy tham gia ngay khóa học Tuyệt đỉnh Excel cùng Gitiho để thành thạo các hàm, tính năng Excel phổ biến với công việc văn phòng:

Giới thiệu hàm SUBTOTAL trong Excel

Để đếm số dòng trong Excel với bảng dữ liệu có dùng Filter, chúng ta sẽ sử dụng hàm SUBTOTAL. Đầu tiên hãy tìm hiểu về hàm Excel này nhé.

Hàm SUBTOTAL là hàm trả về tổng phụ từ một danh sách hoặc một cơ sở dữ liệu trên trang tính Excel. Tổng phụ này được tính dựa trên các ô tính không bị ẩn, nghĩa là hàm SUBTOTAL sẽ chỉ tính tổng các ô tính đang hiển thị, bỏ qua các ô tính bị ẩn bởi các chức năng Hide Row, Hide Column, Filter,…

Hàm SUBTOTAL không chỉ có chức năng tính tổng, mà còn có thể trả về kết quả rất nhiều công thức khác nhau như tính trung bình, đếm số ô,… Do đó, chúng ta sẽ sử dụng hàm này với cách đếm số dòng trong Excel khi sử dụng Filter.

Cú pháp hàm SUBTOTAL như sau:

=SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2]…)

Trong đó:

• function_num (tham số bắt buộc): Số thể hiện thuật toán (tính tổng, đếm, tính trung  bình…)
• ref1 (tham số bắt buộc): Vùng tham chiếu thứ 1
• ref2 (tham số tùy chọn): Vùng tham chiếu thứ 2

Sau đây, chúng ta sẽ tìm hiểu cách đếm số dòng trong Excel sử dụng hàm SUBTOTAL nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel

Cách đếm số dòng trong Excel với hàm SUBTOTAL

Quay lại với bảng tổng hợp chúng ta đã nói đến ở đầu bài viết. Thay vì sử dụng công thức hàm COUNT, chúng ta sẽ áp dụng cách đếm số dòng trong Excel với hàm SUBTOTAL.

 Tại ô B2, chúng ta sẽ viết công thức như sau:

=SUBTOTAL(3, B6:B17)

Trong đó:

• function_num = 3 - Thể hiện thuật toán đếm
• ref1 = B6B17 - Vùng tham chiếu là cột Phân loại (vì chúng ta sử dụng Filter cho cột này)

Tại ô B3, chúng ta cũng sẽ sử dụng công thức hàm SUBTOTAL để tính tổng doanh thu như sau:

=SUBTOTAL(9, E6:E17)

Trong đó:

• function_num = 9 - Thể hiện thuật toán tính tổng
• ref1 = E6:E17 - Vùng tham chiếu là cột Thành tiền

Giờ thì mình sẽ áp dụng Filter cho các sản phẩm loại A. Hãy nhìn kết quả 2 ô tính B2 và B3 dưới đây.

Kết quả tại ô B2 và B3 đã có sự thay đổi. Đây lần lượt là số sản phẩm thuộc loại A và tổng doanh thu các sản phẩm loại A. Như vậy, có thể thấy hàm SUBTOTAL đã điều chỉnh kết quả dựa trên phạm vi ô tính hiển thị.

Không chỉ với cách đếm số dòng trong Excel, hàm SUBTOTAL còn có rất nhiều ứng dụng hữu ích, chắc chắn sẽ giúp bạn giải quyết nhiều khó khăn đang gặp phải với dữ liệu Excel của mình. Hãy tham khảo bài viết dưới đây để học thêm một ứng dụng của hàm SUBTOTAL nhé.

Xem thêm: CÁCH ĐÁNH SỐ THỨ TỰ TRONG EXCEL KHI LỌC DỮ LIỆU

Tổng kết

Vậy là chúng ta đã hoàn thành cách đếm số dòng trong Excel với bảng dữ liệu sử dụng Filter. Bằng cách áp dụng hàm SUBTOTAL, bạn có thể dễ dàng nắm được tổng số dòng, tổng giá trị ngay cả khi dữ liệu thay đổi sau khi bật bộ lọc. Quả thật, hàm SUBTOTAL là một hàm tính tổng trong Excel vô cùng linh hoạt phải không nào?

Gitiho xin cảm ơn và chúc bạn thành công!