Cách định dạng dữ liệu số trong Excel chuẩn nhất

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chủ đề làm đẹp bảng dữ liệu bằng định dạng số trong Excel. Những kiến thức này sẽ giúp các bạn định dạng dữ liệu thể hiện được các giá trị muốn truyền đạt nhằm trực quan hóa bảng dữ liệu với người xem.

Xem thêm: Top khóa học tin học văn phòng hay nhất

Định dạng số trong Excel và các định dạng dữ liệu khác

Các thông tin được nhập vào bảng tính Excel sẽ có nhiều loại hình khác nhau. Do đó, phần mềm cũng đã tạo ra nhiều kiểu định dạng như văn bản, số, ngày tháng, phần trăm,... để phục vụ nhu cầu của người dùng. Dưới đây là hình ảnh về một số loại định dạng của dữ liệu trong Excel.

Những kiểu định dạng dữ liệu cơ bản trong Excel

Trong định dạng dữ liệu, Excel sẽ hỗ trợ chúng ta những kiểu định dạng như sau:

• Định dạng Number còn gọi là định dạng số trong Excel
• Định dạng Text còn gọi là định dạng chữ
• Định dạng Currency còn gọi là định dạng tiền tệ
• Định dạng Percentage còn gọi là định dạng phần trăm 
• Định dạng Accounting còn gọi là định dạng trong kế toán
• Định dạng Scientific còn gọi là định dạng số trong khoa học
• Định dạng Custom còn gọi là định dạng tùy chỉnh do người dùng tự quyết định

Xem thêm: Hướng dẫn cách sao chép công thức không mất định dạng trong Excel

Cách định dạng dữ liệu trong Excel

Để định dạng dữ liệu trong Excel, chúng ta sẽ làm từng bước như sau:

Đầu tiên, bạn cần mở hộp thoại Format Cells, để mở Format Cells ta có 4 cách sau:

Chọn vùng cần định dạng và bấm phím tắt CTRL + 1 (Nhẫn giữ CTRL và bấm số 1)

Chuột phải vào vùng cần định dạng và chọn trong menu này Format Cells…

Bấm Home sau đó bấm vào vị trí các mũi tên ở đã được khoanh tròn đỏ như trong hình vẽ

Trong thẻ Home,  chọn Format rồi chọn Format Cells…

Trong hộp thoại Format Cells, có 6 thẻ cần quan tâm lần lượt là:

• Thẻ Number - Định dạng số trong Excel
• Thẻ Alignment
• Thẻ Font
• Thẻ Border
• Thẻ Fill
• Thẻ Protection

Trong phần sau của bài viết, chúng ta sẽ tìm hiểu về thẻ Number – định dạng số trong Excel nhé các bạn.

Hướng dẫn và giải thích ý nghĩa của các định dạng số trong Excel

Trong thẻ Number tại mục Categories bên trái chúng ta sẽ có lần lượt các lựa chọn định dạng số trong Excel để phục vụ công việc định dạng dữ liệu như Number, Currency, Accounting, Date...

Xem thêm: Định dạng dữ liệu sử dụng Custom Format

Định dạng tiền tệ và kế toán

Với kiểu định dạng tiền tệ và kế toán, bạn có 2 sự lựa chọn:

• Decimal places: Giống như phía trên chúng ta đã tìm hiểu, hỏi chúng ta cần hiển thị bao nhiêu số sau dấu phảy thập phân, ví dụ trường hợp ở trên là 2 thì nghĩa là sau dấu phảy sẽ có 2 số như 0,22.
• Symbol: Ký hiệu tiền tệ mà chúng ta muốn sử dụng, ví dụ VND hay $

Xem thêm: Lý do sử dụng ký hiệu dollar ($) trong công thức Excel

Sự khác nhau giữa kiểu định dạng tiền tệ và kiểu định dạng kế toán:

Với định dạng tiền tệ thì đơn vị tiền tệ sẽ được viết liền ngay phía trước con số, với định dạng kế toán ký hiệu tiền tệ sẽ được căn thẳng hàng bên phía trái.

Định dạng số trong Excel theo ngày tháng và thời gian

Định dạng số trong Excel theo dạng ngày tháng và thời gian trong Excel rất phong phú, lý do là vì mỗi nước trên thế giới có kiểu định dạng ngày tháng và thời gian riêng và Excel hỗ trợ hầu hết các định dạng đó. Việc còn lại là các bạn sẽ phải tìm định dạng phù hợp qua sự lựa chọn trong danh sách Locale (Location) và Type của Excel như trong hình mà thôi.

Định dạng số trong Excel kiểu phân số

Kiểu định dạng số trong Excel này sẽ giúp các bạn viết phân số trong Excel. Lưu ý là khi bạn muốn nhập dữ liệu là phân số trong Excel, bạn không thể nhập được trực tiếp phân số đó. VD: để nhập phân số “1/4” thì bạn phải nhập vào 0,25 rồi sử dụng tính năng định dạng phân số của Excel.

Định dạng khoa học còn gọi là định dạng (Scientific)

Định dạng khoa học là cách định dạng số trong Excel dùng để gọi cách biểu diễn những con số rất lớn hoặc rất nhỏ. VD: chúng ta có 1 con số rất lớn là 10 tỉ, 10 tỉ là một con số có 10 số 0. Thay vì viết là 10,000,000,000 thì Excel sẽ biểu diễn con số này dưới dạng 1E+10. Ngoài cách đọc là 10 tỉ, thì chúng ta có thể đọc con số này là 1 nhân 10 mũ 10.

Lựa chọn duy nhất trong phần này chúng ta có thể thay đổi là số chữ số thập phân đằng sau dấu phẩy.

Định dạng dữ liệu kiểu chữ

Bạn có thể chuyển nội dung 1 ô sang định dạng Text, chỉ cần chọn những ô cần chuyển và chọn định dạng Text. Mặc định trong Excel sẽ căn lề trái cho nội dung Text.

Định dạng đặc biệt (Special)

Với mỗi nước, lại có 1 số dãy số đặc trưng như số điện thoại, mã số bưu điện, số bảo hiểm an sinh xã hội. Để định dạng các số này, chúng ta sử dụng mục định dạng số trong Excel theo dạng Special

Định dạng tùy chỉnh của người dùng – Custom

Phần định dạng số trong Excel theo dạng Custom là 1 chủ đề phức tạp và sẽ được chia sẻ trong một bài viết khác.

Tổng kết

Rất nhiều kiến thức thú vị phải không nào?

Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:

Một số hàm cơ bản thường gặp như:

• SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện
• COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện
• Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…
• Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số công cụ hay sử dụng như:

• Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting
• Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation
• Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức
• Lập báo cáo với Pivot Table…

Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học EXG01 – Tuyệt đỉnh Excel của Gitiho.

Tuyệt đỉnh Excel: Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Đây là khóa học giúp bạn hệ thống kiến thức một cách đầy đủ, chi tiết. Hơn nữa không hề có giới hạn về thời gian học tập nên bạn có thể thoải mái học bất cứ lúc nào, dễ dàng tra cứu lại kiến thức khi cần. 

Chúc các bạn luôn học tập và làm việc hiệu quả!