Hướng dẫn cách thêm một chữ ký số (digital signature) trong Excel

Excel là một trong những ứng dụng tin học văn phòng căn bản của Microsoft Office. Dầu vậy Excel vẫn đóng vai trò rất quan trọng trong việc đưa ra những quyết định kinh doanh. Excel giúp chúng ta ghi lại và trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng. Từ đó người dùng có thể thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel. Bất cứ ai cũng có thể cần đến công cụ này từ những người trong ngành kế toán, nhân sự, hành chính, giáo viên và ngay cả học sinh sinh viên,... Biết rằng Excel vô cùng thiết yếu nhưng liệu bạn đã thực sự tận dụng hết các chức năng của công cụ này chưa? Trong bài viết này, hãy cùng Gititho tìm hiểu về cách để thêm chữ ký số vào trong Microsoft Excel nhé!

Đôi khi trong các bản báo cáo hay hợp đồng, bạn sẽ cần phải thêm một chữ ký số vào trong đó để cung cấp các thông tin cá nhân của bạn hay thông tin của công ty. Vậy chúng ta thực hiện việc này như thế nào?

Cách thêm một chữ ký số (digital signature) trong Excel

Trước khi bạn có thể thêm một chữ ký số vào trong bảng tính của mình, bạn cần phải tải chữ ký đó dưới dạng ảnh vào trong máy tính của bạn. Và để thêm nó vào trong bảng tính thì bạn có thể làm theo như các bước dưới đây:

Bước 1: Mở bảng tính Excel mà bạn muốn thêm chữ ký số vào và bạn cần phải đảm bảo rằng đây là phiên bản đã hoàn thiện hay nói cách khác là các dữ liệu trong đây sẽ không thay đổi nữa.

Bước 2: Bạn sẽ di chuyển con trỏ tới cell trống mà bạn sẽ thêm chữ ký số vào.

Bước 3: Nhấp vào Insert > Signature Line > Microsoft Office Signature Line trong thanh công cụ như ảnh minh họa dưới đây: 

Hinh 1: Nhấn vào Microsoft Office Signature Line trong thanh công cụ để thêm chữ ký số vào bảng tính

Trong phiên bản Excel 2007 và phiên bản 2010, một cửa sổ hộp thoại thông báo sẽ được bật lên sau khi bạn nhấn vào nút Microsoft Office Signature Line. Ở đây bạn chỉ cần chọn vào ô đánh dấu Don’t show this message again, và sau đó nhấn vào nút OK để tiếp tục. 

Hình 2: Cửa sổ hộp thoại để thông báo các quyền hạn của người dùng về chức năng thêm chữ ký số 

Bước 4: Sau khi bạn nhấn OK, một cửa sổ hộp thoại Signature Setup sẽ bật lên và bạn hãy làm theo như dưới đây:

• Nhập tên của bạn vào trong ô văn bản Suggested signer.
• Nhập chức vụ nghề nghiệp của bạn vào trong ô văn bản Suggested signer’s title.
• Nhập địa chỉ email công việc của bạn vào trong ô văn bản Suggested signer’s e-mail address.
• Trong trường hợp bạn muốn thêm các chú thích bên dưới chữ ký thì bạn hãy chọn vào ô đánh dấu Allow the signer to add comment in the Sign dialog.
• Trong trường hợp bạn muốn thêm ngày ký tên vào bên dưới chữ ký thì bạn hãy chọn vào ô đánh dấu Show sign date in signature line.

Cửa sổ hộp thoại Signature Setup sẽ tương tự như dưới đây: 

Hình 3: Cửa sổ hộp thoại Signature Setup với các tùy chọn cho chữ ký số của bạn 

Bước 5: Sau khi bạn đã cảm thấy hài lòng với các tùy chọn trong cửa sổ hộp thoại thì bạn nhấn vào nút OK để tiếp tục. Sau đó bạn sẽ thấy Excel thêm vào một đường minh họa cho cách mà chữ ký của bạn sẽ được thêm vào ngay tại vị trí mà con trỏ bạn đặt ở trong Bước 2 với một chữ X lớn bao gồm tên và chức vụ nghề nghiệp của bạn như ảnh minh họa dưới đây: 

Hình 4: Một đường minh họa chữ ký số trong Excel

Bước 6: Bạn hãy nhấp 2 lần (double-click) vào đường minh họa và cửa sổ hộp thoại Get a Digital ID sẽ hiện lên, và bạn sẽ có 2 lựa chọn về ID. Trong trường hợp này, tôi chọn ô đánh dấu Create your own digital ID. Ảnh minh họa

Hình 5: Chọn dạng ID bạn cần để thêm chữ ký số

Lưu ý: Trong phiên bản Excel 2013, bạn sẽ chỉ có duy nhất một lựa chọn về ID. Do đó bạn sẽ chỉ có thể nhấn vào nút Yes khi cửa sổ hộp thoại Get a Digital ID hiện lên và sau đó bạn sẽ phải mua và tải một ID kỹ thuật số. Còn nếu bạn không muốn thì khi cửa sổ hộp thoạt bật lên, bạn hãy nhấn vào nút No để tắt nó đi như ảnh minh họa dưới đây:

Hình 6: Cửa sổ hộp thoại Get a Digital ID

Bước 7: Sau khi đã nhấn vào nút OK thì bạn hãy nhập các thông tin vào các ô văn bản trong cửa sổ hộp thoại Create a Digital ID và nhấn Create như ảnh minh họa dưới đây: 

Hình 7: Nhập các thông tin để tạo một ID kỹ thuật số cho riêng bạn

Bước 8: Sau đó trong cửa sổ hộp thoại Sign, bạn hãy nhấn vào nút Select Image để chọn ảnh chữ ký số trong máy tính của bạn và tải nó lên. Ảnh minh họa:

Hình 8: Tải ảnh chữ ký số vào trong Excel 

Sau khi bạn đã tải nó lên thì cửa sổ hộp thoại của chúng ta sẽ như sau: 

Hình 9: Cửa sổ hộp thoại sau khi tải chữ ký số 

Bước 9: Sau khi đã hài lòng với chữ ký của mình, bạn hãy nhấn vào nút Sign để đóng cửa sổ. Và ảnh dưới đây minh họa cho cách mà chữ ký số sẽ được thể hiện trong trang tính của bạn:

Hình 10: Chữ ký số trong trang tính Excel

Lưu ý: Sau khi bạn đã tải chữ ký số vào trong trang tính thì các dữ liệu của bạn sẽ không được thay đổi. Nếu như có bất cứ thao tác nào được thực hiện trong trang tính thì chữ ký số của bạn sẽ bị xóa

Vậy trong bài viết này, bạn đã biết thêm một chút về ứng dụng Excel trong Microsoft Office rồi, cụ thể là cách để thêm chữ ký số vào trong trang tính của mình. Để tìm hiểu thêm về Excel cũng như có các khóa học hấp dẫn về những chức năng nâng cao hơn trong Excel như VBA, bạn hãy trang gitiho.com nhé

Bạn cũng có thêm các bài viết về các chức năng trong Excel dưới đây: 

Cách thay đổi chế độ xem, số sheets bắt đầu và định dạng comment mặc định trong Excel

Hướng dẫn các sử dụng và tùy biến đường viền (Border) trong Excel

Thời đại công nghệ 4.0 đang dần đi vào cuộc sống đòi hỏi mọi người phải tự trang bị kiến thức tin học cho phù hợp để có thể bắt kịp nhưng thay đổi nhanh chóng này. Chẳng ai khác ngoài bạn hiểu mình cần trang bị thêm kiến thức gì. Hãy tìm hiểu ngay TẠI ĐÂY những khóa học hấp dẫn, có tính thực tế cao của Gitiho và đăng ký nhận tư vấn ngay hôm nay.