Khi làm việc với bảng tính Excel, chúng ta thường phải làm việc với rất nhiều số liệu, các dữ liệu dạng số. Nếu chúng ta không định dạng những dữ liệu này về đúng dạng số, rất dễ dàng để xảy ra những sai sót trong quá trình tính toán, tổng hợp hay tạo biểu đồ...
Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách xử lý lỗi định dạng số trong Excel để không xảy ra những lỗi đáng tiếc khi làm việc. Cùng theo dõi nhé!
XEM NHANH MỤC LỤC
Một số lỗi định dạng số trong Excel có thể kể tới như:
Để hiểu về một trong những lỗi định dạng số trong Excel thường gặp, hãy cùng xem bảng số liệu sau:
Nếu không để ý kỹ, các số liệu có thể đang được định dạng dưới dạng văn bản (general). Vì vậy, khi tính toán, có thể xảy ra các sai sót. Ví dụ: Bạn muốn nhập số 1 triệu vào ô trống, và muốn có dấu phẩy để ngăn cách giữa các hàng đơn vị. Bạn sẽ nhập: 1,000,000 vào ô trống. Tuy nhiên, nếu bạn để định dạng của ô đó là General mà không phải Number, Excel sẽ mặc định số bạn nhập vào là số 1 thay vì số 1 triệu. Vì vậy, khi thực hiện tính toán sẽ ra kết quả sai.
Một lỗi định dạng số trong Excel nhỏ như vậy thôi đã khiến chúng ta nhận ra tầm quan trọng của việc định dạng đúng kiểu dữ liệu rồi đó!
Xem thêm: Cách thiết lập chức năng AutoCorrect (tự động sửa lỗi) trong Excel
Cách tốt nhất để không xảy ra lỗi định dạng số trong Excel chính là định dạng cho dữ liệu thành định dạng số (Number) ngay từ đầu. Để định dạng số (Number) cho dữ liệu trong Excel, chúng ta làm theo các bước sau đây:
Bôi đen chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn định dạng số
Nhấp chuột phải, chọn Format Cells
Ở hộp thoại Format Cells, vào thẻ Number, có những mục sau bạn cần lưu ý:
Trên đây là cách để định dạng số cho dữ liệu. Tuy nhiên, đối với những trang tính có dữ liệu lớn, bạn không ngồi mò đâu là dữ liệu đã bị sai để có thể sửa đổi, thực hiện thao tác đổi lại hết các phần dữ liệu cũng rất mất thời gian. Vậy làm thế nào để phát hiện những lỗi dữ liệu dạng số đã có trong 1 bảng dữ liệu? Chúng ta cùng tìm hiểu nhé!
Xem thêm: Cách thay thế lỗi công thức bằng số 0 hoặc khoảng trắng trong Excel
Có lẽ ai trong chúng ta cũng biết, AutoFilter là một bộ lọc vô cùng mạnh mẽ trong Excel. Ứng dụng của AutoFilter trong Excel không chỉ dừng lại ở lọc dữ liệu, nội dung thông thường, mà còn có thể giúp chúng ta lọc ra những lỗi về dữ liệu trong bảng tính. Và lỗi định dạng số trong Excel cũng hoàn toàn có thể phát hiện được bằng chức năng này. Cách thực hiện như sau:
Chọn toàn bộ vùng dữ liệu muốn tìm kiếm lỗi định dạng số trong Excel
Vào thẻ Data, tại nhóm Sort & Filter, chọn Filter (Biểu tượng cái phễu)
Nhấp chọn vào hình mũi tên tại cột dữ liệu số, sau đó dựa vào Nguyên tắc sắp xếp dữ liệu dạng số trong AutoFilter:
Những dữ liệu dạng số sẽ được sắp xếp tự động trong hộp thoại chứa dữ liệu cần lọc của AutoFilter theo quy tắc sau:
Nhìn vào bảng dữ liệu, ta có thể thấy, số 124,235 là số nhỏ hơn 12,489,621 nhưng lại được xếp phía sau => Số đó đang bị sai loại dữ liệu bởi vì có chứa dấu cách
Xem thêm: Khóa học Excel online đáng học nhất
Sau khi đã xác định được lỗi nhanh chóng bằng chức năng AutoFilter hoặc thực hiện phép toán, chúng ta sẽ tiến hành xử lý lỗi định dạng số trong Excel. Các bước xử lý lỗi định dạng số trong Excel như sau:
Bước 1: Thống nhất về định dạng dữ liệu dạng số
Bước 2: Sửa lỗi định dạng số trong Excel. Có 2 cách để sửa lỗi định dạng số trong Excel là: Sử dụng AutoFilter và dùng hàm Value
Lọc lỗi định dạng số trong Excel để xử lý
Để lọc được ra những lỗi định dạng số trong Excel, ta căn cứ vào giá trị lớn nhất trong dãy số đã được sắp xếp tự động trogn AutoFilter. Cụ thể như sau:
Sau khi lọc được số và phát hiện ra những số bị lỗi định dạng số trong Excel, ta tiến hành nhập lại những số đó.
Sử dụng hàm Value để sửa lỗi định dạng số trong Excel
Cách thức hiện:
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách hợp nhất dữ liệu và trang tính trong Excel
Trong bài viết trên, Gitiho đã hướng dẫn bạn cách định dạng đối với các dữ liệu dạng số để tránh lỗi định dạng số trong Excel, cũng như cách xử lý, khắc phục lỗi định dạng số trong Excel. Chúc bạn áp dụng thành công!
Bạn có thể tải file tài liệu đính kèm ở phía dưới để luyện tập thực hiện thao tác xử lý lỗi định dạng số trong Excel này nhé!
Tài liệu kèm theo bài viết
Khóa học liên quan