Hướng dẫn chi tiết cách đóng dấu văn bản hành chính chuẩn nhất

Nếu bạn làm công tác hành chính thuộc bộ phận hành chính nhân sự trong doanh nghiệp chắc hẳn bạn sẽ thường xuyên làm việc với những con dấu. Vậy bạn đã biết làm thế nào để đóng dấu đúng theo quy định chưa? Nếu chưa thì bài viết này chắc chắn sẽ giải quyết vấn đề của bạn. Bởi trong bài viết này chúng mình sẽ chia sẻ cách đóng dấu văn bản đối với từng loại dấu. 

Khóa học Nhân sự Tổng hợp - Trở thành Chuyên gia Nhân sự

Hướng dẫn cách đóng dấu văn bản hành chính

Đóng dấu treo

Đóng dấu treo là dùng con dấu tròn đóng lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản hành chính. Trên thực tế một số cơ quan đóng dấu treo lên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hóa đơn tài chính.

Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản hành chính

Đối với hóa đơn: dấu treo được đóng đè lên phần thông tin của đơn vị xuất hóa đơn.

Đối với giấy chứng nhận, một số giấy giới thiệu: dấu treo được đóng đè lên một phần thông tin của công ty

Xem thêm: Chia sẻ 5 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự trên Excel thường dùng

Đóng dấu trên chữ ký

Giá trị pháp lý của văn bản được khẳng định bởi con dấu đóng ⅓ chữ ký của người có thẩm quyền. Khi đóng dấu trên chữ ký cần lưu ý:

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
• Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng ⅓ chữ ký về phía bên trái.
• Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định. Dấu phải được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

Đóng dấu giáp lai

Đóng dấu giáp lai là việc dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên văn bản gồm nhiều tờ liên quan đến một vấn đề vào lề bên trái hoặc bên phải của văn bản. Mục đích là để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản.

Thông thường khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng, thì còn có con dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu.

Đối với hợp đồng có nhiều trang mà không thể đóng dấu giáp lai 1 lần, thì có thể chia ra đóng dấu giáp lai trên các trang liên tiếp, cho đến khi đã đóng dấu giáp lai trên các trang của hợp đồng đó. Khi ráp các trang lại với nhau thì dấu giáp lai phải khớp với con dấu của doanh nghiệp. Cụ thể việc đóng dấu giáp lai áp dụng như sau:

• Áp dụng với các văn bản có từ 2 trang trở lên đối với bản in 1 mặt, hoặc từ 3 trang trở lên đối với bản in 2 mặt .
• Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải hoặc mép của văn bản, trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy.
• Mỗi dấu đóng tối đa không quá 5 trang in 1 mặt, 9 trang in 2 mặt văn bản.

Bên cạnh đó, dấu giáp lai cũng được sử dụng trong các trường hợp như đóng dấu giáp lai trên ảnh như CMND, bằng cấp các loại và một số công văn có dán ảnh…

Xem thêm: Quy tắc soạn thảo văn bản hành chính dành cho người làm hành chính nhân sự

Kết luận

Trên đây là một số nguyên tắc đóng dấu. Nếu bạn làm việc trong bộ phận hành chính, bạn sẽ thường xuyên sử dụng các loại dấu này. Hi vọng qua bài viết này bạn đã hiểu cách đóng dấu đối với từng loại văn bản.

Nếu bạn có định hướng phát triển chuyên sâu trong lĩnh vực nhân sự bạn hãy đăng ký ngay khóa học Nghiệp vụ nhân sự tổng hợp của chúng mình nhé. Khóa học này sẽ giúp bạn:

•  Tự tin xây dựng và triển khai quy trình Tuyển dụng, Đào tạo, Hành chính.
• Thành thạo các nghiệp vụ về lương và lương 3P
• Hệ thống hóa kiến thức căn bản về Hệ thống QTNS và định hướng nghề nhân sự.
• Thay đổi Tư duy pháp luật để vận dụng linh hoạt trong công việc.

Ngoài ra khi tham gia khóa học bạn sẽ được nhận miễn phí file tài liệu tổng hợp Nhân sự: HR system, file công thức tính C&B, PLLĐ, Bảo hiểm, Thuế TNCN, Đào tạo, Tuyển dụng,... Nhanh tay đăng ký khóa học Nghiệp vụ nhân sự tổng hợp ngay bạn nhé.