Hướng dẫn chi tiết cách khóa và mở ô trong Excel nhanh chóng hiệu quả

Bạn biết khóa cả trang tính Excel nhưng còn khóa một vài ô, hoặc một vài hàng cụ thể thì làm thế nào? Xem ngay hướng dẫn chi tiết cách khóa và và mở ô trong Excel một cách nhanh chóng của Gitiho nhé. 

Cách khóa ô trong Excel

Khóa ô là thao tác được thực hiện để bảo mật thông tin trong bảng tính Excel của bạn. Tuy nhiên, nhiều bạn thường khóa toàn bộ bảng tính mà không biết rằng chúng ta có thể chỉ khóa một vài ô chứa thông tin quan trọng nhất. Nếu bạn không muốn khóa tất cả các ô trên trang, nhưng muốn bảo vệ các ô nhất định để chúng không bị ghi đè, xóa hoặc chỉnh sửa, trước tiên bạn cần phải mở khóa tất cả các ô, sau đó khóa những ô cụ thể và sau đó đặt bảo vệ bảng. Cách thực hiện chi tiết như sau:

Khóa ô trong Excel 2010, Excel 2013 và Excel 2016

Trong khi làm việc với Excel, sẽ có lúc bạn chỉ muốn khóa một vài ô, phần còn lại giữ nguyên không khóa. 

Ví dụ: Bạn có thể cho phép người dùng nhập và chỉnh sửa dữ liệu nguồn, nhưng bảo vệ các ô bằng các công thức tính toán dữ liệu đó. Nói cách khác, bạn chỉ khóa một ô hoặc dải ô không muốn bị thay đổi.

Tùy chọn Locked luôn được kích hoạt mặc định trong Excel và áp dụng cho tất cả các ô trong trang tính. Do đó, khi muốn khóa một số ô hay hàng cụ thể thì trước hết bạn cần mở khóa cho tất cả các ô. Khi đó, bạn thực hiện lần lượt đúng theo các bước sau:

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A hoặc nhấp vào nút Select All trong một bảng tính Excel để chọn toàn bộ trang tính.
 

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells (hoặc nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào đã chọn và chọn Format Cells từ trình đơn ngữ cảnh).

Bước 3: Trong hộp thoại Format Cells vừa xuất hiện, bạn trỏ chuột sang thể Protection, bấm chuột trái loại bỏ dấu tích ở dòng Locked đi.  Sau đó bạn bấm OK là được.

Bước 4: Chọn ô, dãy, cột hoặc hàng bạn muốn đặt bảo vệ. Để chọn các ô nằm liền kề nhau, bạn chọn chúng theo cách thông thường bằng cách sử dụng các phím, con chuột hoặc mũi tên kết hợp với Shift. Để chọn các ô không liền kề, chọn ô đầu tiên hoặc một dãy ô, bấm và giữ phím Ctrl, và chọn các ô khác hoặc các dải ô khác.

Bước 5: Bấm vào thẻ Home, nhìn sang phần Cells bạn sẽ nhìn thấy biểu tượng Format, hãy bấm vào nó.

Bước 6: Trong bảng chọn hiện ra, bạn chọn mục Lock Cells là đã khóa được các ô trong Excel theo ý mình rồi nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn cách lọc riêng số có phần thập phân trong bảng tính Excel

Bảo vệ các cột trong Excel

Có thể bạn chưa biết, việc khóa các ô trong Excel chỉ có tác dụng khi bạn bật chế độ bảo vệ trang tính.

Bước 1: Để bật chế độ bảo vệ, trước hết, bạn cần chọn các cột muốn bảo vệ. Có 2 cách chọn như sau:

• Cách 1: Dành cho các cột nằm liền kề nhau. Bạn nhấp vào chữ cái đại diện của cột. Hoặc, chọn mổ ô bất kỳ trong cột mà bạn muốn khóa, và nhấn Ctrl + Space (phím cách).  Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào tiêu đề cột đầu tiên và kéo vùng chọn qua các chữ cái đại diện của cột về phía bên phải hoặc bên trái. Hoặc, chọn cột đầu tiên, giữ phím Shift rồi chọn cột cuối cùng.
• Cách 2: Dành cho các cột không nằm liền kề nhau. nhấp vào chữ cái của cột đầu tiên, giữ phím Ctrl và nhấp vào các tiêu đề của các cột khác mà bạn muốn đặt bảo vệ. 

Cách làm này cũng có thể áp dụng cho việc chọn các hàng nữa các bạn nhé. 

Bước 3: Sau khi đã chọn được vùng chứa dữ liệu muốn bảo vệ, bạn bật thẻ Home liên, nhìn sang góc ngoài cùng bên trái bạn sẽ thấy có một nhóm công cụ tên là Editing. Tiếp theo, bạn nhấn trỏ chuột vào ô Find & Select. Trong bảng chọn hiện ra, bạn bấm vào dòng Go To Special.

Bước 4: Để bảo vệ các cột và các ô trong Excel đã chọn, bạn bấm vào thẻ Review, nhìn sang nhóm công cụ Changes sẽ thấy sẽ thấy nút Protect Sheets. Sau đó hệ thống sẽ yêu cầu bạn cài dặt mặt khẩu hoặc yêu cùng người dùng khách phải thực hiện náo trước khi xem.

Chỉ với 4 bước, các ô đã bảo vệ được các ô và các cột mà mình mong muốn. Khi người khác làm việc với bảng tính của bạn thì họ cũng không xóa bỏ hay chỉnh sửa được các ô đã được bảo vệ này.

Xem thêm: Trình bày bảng tính Excel đẹp và chuyên nghiệp

Cách mở ô Excel bị khóa

Cách mở khóa cho toàn bộ ô bị khóa trong Excel

Để mở khóa tất cả các ô trên một trang tính Excel, bạn có thể loại bỏ bảo vệ bảng tính. 

Cách thực hiện rất đơn giản: Nhấp chuột phải vào thẻ Sheet rồi chọn Unprotect Sheet … từ trình đơn ngữ cảnh. Ngoài ra, cũng có thể bấm vào nút mở thẻ Review và bấm Unprotect Sheet ở trong mục Changes.

Ngay khi bảng tính không được bảo vệ, bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ ô nào và sau đó vẫn có thể đặt bảo vệ bảng tính một lần nữa.

Nếu bạn muốn cho phép người dùng chỉnh sửa các ô hoặc dải ô cụ thể trên một bảng tính được bảo vệ bằng mật khẩu, hãy đọc kỹ phần được trình bày dưới đây.

Xem thêm: Tự động làm tròn một dãy các ô trong Excel đơn giản với VBA

Cách mở khóa cho một số ô bị khóa trong Excel

Thực tế, đây là thao tác loại bỏ cài đặt bảo vệ của trang tính. Cách thực hiện rất đơn giản và dễ hiểu như sau: 

Bước 1: Chọn các ô hoặc dãy bạn muốn mở bằng mật khẩu khi trang được bảo vệ.

Bước 2: Trỏ chuột vào thẻ Review => nhìn vào mục Changes => nhấp vào Allow Users to Edit Ranges.

Chú ý: Tính năng này chỉ khả dụng trong một tấm không được bảo vệ. Nếu nút Allow Users to Edit Ranges được tô màu xám, hãy nhấp vào nút Unprotect Sheet trên tab Review.

Bước 3: Trong hộp thoại Allow Users to Edit Ranges, nhấp vào nút New để thêm một phạm vi mới.

Bước 4: Trong cửa sổ hộp thoại New Range, hãy thực hiện theo các bước sau:

• Trong hộp Title, hãy nhập tên dải ô có ý nghĩa thay vì tên mặc định là Range1 (tùy chọn).
• Trong ô Refers to cells, nhập ô hoặc tham chiếu phạm vi. Theo mặc định, (các) ô hoặc phạm vi được chọn hiện tại.
• Trong hộp Range Password, nhập mật khẩu.

Sau đó bạn nhấp vào nút OK.

Chú thích: Bên cạnh việc mở khóa phạm vi quy định bằng mật khẩu, bạn có thể cho một số người dùng quyền chỉnh sửa phạm vi đó mà không có mật khẩu. Để làm điều này, hãy nhấp vào nút Permissions ở góc dưới bên trái của hộp thoại New Range và thực hiện theo các hướng dẫn này (các bước 3- 5).

Bước 5: Cửa sổ Xác nhận mật khẩu sẽ xuất hiện và nhắc bạn nhập lại mật khẩu. Bạn làm đúng theo như thế rồi bấm OK là được.

Bước 6: Dải mới sẽ được liệt kê trong hộp thoại Allow Users to Edit Ranges. Nếu bạn muốn thêm một vài dải, hãy lặp lại các bước từ 2 đến 5.

Bước 7: Nhấp vào nút Protect Sheet ở nút của cửa sổ để áp dụng đặt bảo vệ cho trang.

Bước 8: Trong cửa sổ Protect Sheet, gõ mật khẩu để hủy bảo vệ sheet, chọn các hộp kiểm tra bên cạnh các thao tác bạn muốn cho phép, và nhấn OK.

Chú ý: Bạn nên bảo vệ một trang bằng mật khẩu khác với mật khẩu bạn đã sử dụng để mở khóa phạm vi.

Bước 9: Trong cửa sổ xác nhận mật khẩu, nhập lại mật khẩu và nhấn OK.

Bây giờ, bạn đã bảo vệ bảng tính bằng mật khẩu, nhưng các ô cụ thể có thể được mở khóa bằng mật khẩu bạn cung cấp cho phạm vi đó. Và bất kỳ người dùng nào biết rằng mật khẩu phạm vi có thể chỉnh sửa hoặc xóa các nội dung của ô.

Xem thêm: Hướng dẫn cách mở thẻ Power Pivot trên thanh Menu của Excel

Cho phép người dùng nhất định chỉnh sửa ô Excel đã chọn mà không có mật khẩu

Mở khóa các ô với mật khẩu có thể rất hữu ích trong một số trường hợp, nhưng nếu bạn cần phải thường xuyên chỉnh sửa các ô đó mà lần nào cũng cần gõ mật khẩu thì rất mất thời gian. Trong trường hợp này, bạn có thể thiết lập quyền chỉnh sửa cho một người dùng nhất định ở một số dãy hoặc các ô riêng lẻ mà không có mật khẩu.

Chú thích: Các tính năng này hoạt động trên Windows XP hoặc cao hơn, và máy tính của bạn phải nằm trên một tên miền. 

Giả sử bạn đã thêm một hoặc nhiều dải mở khóa bằng mật khẩu, hãy thực hiện theo các bước sau.
 

Bước 1: Chuyển đến thẻ Review > nhìn sang mục Changes và nhấp Allow Users to Edit Ranges.

Nếu mục Allow User to Edit Ranges có màu xám, nhấp vào nút Unprotect Sheet để loại bỏ bảo vệ bảng.

Bước 2: Trong cửa sổ Allow Users to Edit Ranges, chọn phạm vi mà bạn muốn thay đổi các quyền, và nhấp vào nút Permissions. Nút Permissions cũng có sẵn khi bạn tạo một dải mới được mở bằng mật khẩu.

Bước 3: Trong của sổ Permissions vừa mở ra, bạn nhấn vào nút Add.

Bước 4: Trong hộp Enter the object names to select, nhập tên của người dùng mà bạn muốn cho phép chỉnh sửa phạm vi. Để xem định dạng tên yêu cầu, hãy nhấp vào liên kết examples. Hoặc chỉ cần gõ tên người dùng khi nó được lưu trữ trên miền của bạn và nhấp vào nút Check Names để xác minh tên.

Excel sẽ xác nhận tên và áp dụng định dạng được yêu cầu như sau:

Bước 5: Khi bạn nhập và xác nhận tên của tất cả người dùng mà bạn muốn cho phép chỉnh sửa phạm vi đã chọn, nhấp vào nút OK.

Bước 6: Trong mục Group or user names, chỉ định loại quyền cho mỗi người dùng (Allow hoặc Deny), và nhấp vào nút OK để lưu các thay đổi rồi đóng hộp thoại lại.

Nếu một ô nào đó thuộc nhiều hơn một phạm vi được mở bằng mật khẩu, tất cả người dùng được phép chỉnh sửa bất kỳ phạm vi nào có thể chỉnh sửa ô đó.

Xem thêm: Hướng dẫn cách ẩn hiện các ghi chú trong Excel cơ bản

Cách khóa các ô khác trong Excel ngoài ô đầu vào

Khi bạn đã nỗ lực để tạo ra một biểu mẫu tinh vi hoặc bảng tính Excel với nhiều công thức và dữ liệu thì chắc chắn bạn không muốn chúng bị thay đổi bởi người khác. Phải làm sao để bảo vệ các dữ liệu quan trọng và những công thức bạn đã nhập? Đừng lo lắng, bạn có thể khóa tất cả các ô trên bảng tính Excel trừ các ô đầu vào nơi người dùng của bạn được yêu cầu nhập dữ liệu.

Một trong những giải pháp có thể là sử dụng tính năng Allow User to Edit Ranges để mở khóa các ô đã chọn, như chúng mình đã hướng dẫn ở trên. Một giải pháp có thể được dùng để nó không chỉ định dạng ô đầu vào mà còn mở khóa chúng.

Các bạn theo dõi ví dụ dưới đây để hiểu rõ hơn nhé:

Người dùng sẽ nhập dữ liệu vào các ô B2:B9, và công thức trong B11 tính toán sự cân bằng dựa trên đầu vào của người dùng. Vì vậy, mục tiêu của chúng ta là khóa tất cả các ô trên bảng tính Excel này, bao gồm các ô của công thức và mô tả các trường, và chỉ để lại các ô đầu vào (B3:B9). Các bước làm cụ thể như sau:

Bước 1: Trên thẻ Trang chủ, trong nhóm Styles, tìm kiểu Input, nhấp chuột phải vào nó, sau đó bấm Modify

Bước 2: Theo mặc định, kiểu nhập liệu Excel bao gồm thông tin về phông chữ, đường viền và màu sắc, nhưng không có trạng thái bảo vệ ô. Để thêm trạng thái này, chỉ cần chọn hộp kiểm tra Protection. Nếu bạn chỉ muốn mở các ô đầu vào mà không thay đổi định dạng ô, hãy bỏ chọn tất cả các hộp trên hộp thoại Style thay vì hộp thoại Protection.

Bước 3: Như bạn thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, Protection bao gồm kiểu Input , nhưng nó được đặt thành Locked, trong khi chúng ta cần phải mở khóa các ô đầu vào. Để thay đổi điều này, nhấp vào nút Format ở góc trên bên phải của cửa sổ Style.
 

Bước 4: Hộp thoại Format Cells sẽ mở ra, bạn chuyển sang tab Protection, bỏ chọn hộp Locked, và nhấn OK.

Bước 5: Cửa sổ hộp thoại Style sẽ cập nhật để cho biết tình trạng No Protection như thể hiện dưới đây, và bạn nhấn OK.

Bước 6: Chọn các ô đầu vào trên trang tính Excel của bạn và nhấp vào nút Input trên thanh thực đơn. Các ô được chọn sẽ được định dạng và mở khóa cùng một lúc.

Bước 7: Việc khóa các ô trong Excel không có hiệu lực cho đến khi bảo vệ bảng được bật. Vì vậy, điều cuối cùng bạn cần làm là vào thẻ Review => trỏ sang mục Changes => nhấn nút Protect Sheet.

Nếu kiểu Input của Excel không phù hợp với bạn vì một số lý do nào đó, bạn có thể tạo phong cách riêng của bạn để mở khóa các ô được chọn, điểm then chốt là chọn hộp bảo vệ và đặt No Protection như đã nói trên.

Xem thêm: Hướng dẫn 2 cách in các ghi chú trong file Excel

Cách tìm và làm nổi bật các ô đã được khóa hoặc mở khóa trong Excel

Nếu bạn đã khóa và mở khóa các ô trên một bảng tính nhất định nhiều lần, bạn có thể đã quên những ô nào bị khóa và đã được mở khóa. Để tìm các ô đã khóa và đã được mở khóa, bạn có thể sử dụng chức năng CELL, nó sẽ trả về thông tin về định dạng, vị trí và các thuộc tính khác nếu chỉ định ô đó.

Để xác định tình trạng bảo vệ của một ô, hãy nhập từ “protect” trong đối số đầu tiên của công thức CELL và địa chỉ ô trong đối số thứ hai. Ví dụ:

=CELL(“protect”, A1)

Nếu A1 bị khóa, công thức trên trả về 1 (TRUE), và nếu nó được mở khóa, công thức sẽ trả về 0 (FALSE) như thể hiện trong hình bên dưới (công thức nằm trong các ô B1 và B2).

Dù cách này rất dễ thực hiện nhưng nếu bạn có nhiều cột dữ liệu thì đây không phải là cách tốt nhất. Nếu có thể xem tất cả các ô bị khóa hoặc đã được mở khóa hơn là phân loại ra thì sẽ thuận tiện hơn rất nhiều cho công việc của bạn. Giải pháp tốt nhất là làm nổi bật các ô bị khóa hoặc mở khóa bằng các tạo ra quy tắc định dạng có điều kiện dựa theo công thức sau:

• Để làm nổi bật các ô đã bị khóa: =CELL(“protect”, A1)=1
• Để đánh dấu các ô đã mở khóa: =CELL(“protect”, A1)=0

Trường hợp A1 là ô sát bên trái trong phạm vi được quy định bởi quy tắc định dạng có điều kiện của bạn. Ví dụ, ở đây có một bảng nhỏ và khóa các ô B2:D2 có chứa công thức SUM. Ảnh chụp màn hình sau minh họa quy tắc làm nổi bật các ô bị khóa.

Chú thích: Tính năng định dạng có điều kiện bị vô hiệu trên một trang được bảo vệ. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn đã tắt bảo vệ bảng trước khi tạo quy tắc (Vào thẻ Review => trỏ sang mục Changes Group => chọn Unprotect Sheet).

Xem thêm: Hướng dẫn cách lọc dữ liệu còn gọi là filter trong Excel có bài tập đính kèm

Kết luận

Như vậy, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu cách khóa và mở khóa toàn bộ ô hoặc một số ô trong Excel. Bạn hãy thực hành ngay để ghi nhớ kiến thức nhé. Nếu bạn làm đúng theo các bước như trên mà chưa thành công thì hãy để lại câu hỏi cụ thể về vấn đề bạn gặp phải để chúng mình giải thích nhé!

Chúc các bạn làm việc hiệu quả!