Hướng dẫn chi tiết quy trình sửa các lỗi sai trên hóa đơn GTGT

Trong bài viết ngày hôm nay, Gitiho sẽ trình bày các lỗi sai trên hóa đơn GTGT thường gặp và các bước xử lý theo thông tư 39/2014/TT-BTC. Các bạn kế toán viên hãy cùng chúng mình tìm hiểu cách sửa lỗi hóa đơn GTGT để tiếp tục ngay với công việc nào.

Các lỗi sai trên hóa đơn GTGT

Khi đối mặt với một số lượng lớn hóa đơn, chứng từ cần soạn thảo và xử lý trong một ngày làm việc, kế toán viên rất khó tránh khỏi các lỗi sai trên hóa đơn GTGT. Từ việc viết sai các thông tin cơ bản về doanh nghiệp như tên doanh nghiệp, mã số thuế của doanh nghiệp, cho đến nhầm lẫn số liệu trong bảng như tên hàng hóa, số lượng hàng hóa, thuế suất, số tiền. Thậm chí trong một số trường hợp, chúng ta còn có thể gặp sự cố về quy trình xử lý hóa đơn GTGT.

Trước khi bước vào nội dung chính của bài hôm nay, nếu các bạn kế toán viên đang băn khoăn về cách lập mẫu sổ theo dõi thuế GTGT trên Excel để lập hóa đơn chính xác thì hãy tham khảo kiến thức trong bài viết dưới đây nhé.

Bài viết này sẽ chia các lỗi sai theo thời điểm phát hiện ra sai sót. Dựa vào đó, các bạn sẽ thấy cách điều chỉnh hóa đơn GTGT có những sự khác biệt rõ ràng. Hãy cùng tìm hiểu ngay thôi nào.

Cách xử lý các lỗi sai trên hóa đơn GTGT trước khi xé hóa đơn khỏi cuống

Các lỗi sai trên hóa đơn GTGT xảy ra trước khi kế toán viên xé ra khỏi cuốn thường xảy ra với các tiêu thức như ngày tháng, mã số thuế, thuế suất hay số tiền ghi trên hóa đơn. Với trường hợp này, cách xử lý khá đơn giản. Bạn chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sau tại cuống của quyển hóa đơn. Sau đó, bạn tiến hành lập lại hóa đơn GTGT mới. 

Để hạn chế tối đa sai sót cần điều chỉnh hóa đơn GTGT, bạn hãy nhớ tham khảo và kiểm tra thật kỹ mọi thông tin trên bản hợp đồng hoặc hóa đơn mua hàng, đặt hàng trước khi đặt bút viết hóa đơn nhé. Đây chính là một thao tác vô cùng quan trọng mà bất kì kế toán viên nào cũng cần ghi nhớ.

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm tròn số tiền trên hóa đơn GTGT trong Excel

Lưu ý: Các bạn hãy chắc chắn rằng mình đã gạch bỏ hóa đơn viết sai để tránh nhầm lẫn sau này nhé.

Cách xử lý các lỗi sai trên hóa đơn GTGT sau khi xé hóa đơn khỏi cuống

Với các lỗi sai trên hóa đơn GTGT sau khi đã xé hóa đơn ra khỏi cuống, chúng mình tiếp tục chia nhỏ thành hai trường hợp sau đây.

Hóa đơn GTGT viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng

Để xử lý trường hợp này, chúng ta thực hiện các thao tác theo trình tự sau đây:

• Bước 1: Gạch chéo hóa đơn GTGT viết sai.
• Bước 2: Xuất mới hóa đơn đúng giao cho khách hàng.
• Bước 3: Lưu lại hóa đơn viết sai bằng cách kẹp vào cuống của quyển hóa đơn.

Lưu ý: Vì hóa đơn GTGT chưa được giao cho khách hàng nên kế toán viên không cần tạo biên bản thu hồi hóa đơn theo Khoản 1 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Hóa đơn GTGT viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế

Nếu kế toán viên phát hiện các lỗi sai trên hóa đơn GTGT sau khi đã giao hóa đơn cho bên mua nhưng hai bên chưa thực hiện kê khai thuế thì quy trình điều chỉnh hóa đơn GTGT bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của các hóa đơn GTGT.
• Bước 2: Xuất mới hóa đơn đúng giao cho khách hàng (Ngày ghi trên hóa đơn là ngày làm biên bản thu hồi.
• Bước 3: Dùng hóa đơn GTGT mới để kê khai thuế.

Với hóa đơn cũ viết sai, chúng ta thu hồi không kê khai và hạch toán. Các bạn hãy lưu lại số hóa đơn này để giải trình với Thuế trong trường hợp nhận được yêu cầu. 

Để phòng tránh trường hợp đáng tiếc này, các bạn kế toán viên hãy thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng thông tin ghi trên hóa đơn, đồng thời yêu cầu người mua đối chiếu lại toàn bộ hóa đơn một lần nữa nhé. Chúng ta chỉ nên ký, đóng dấu và xé hóa đơn khỏi cuống sau khi đã chắc chắn rằng không có lỗi sai nào xảy ra.

Hóa đơn GTGT viết sai đã kê khai thuế

Do hóa đơn chứa các lỗi sai được coi là hóa đơn không hợp lệ nên không có giá trị khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua. Tuy nhiên, với vai trò người bán thì các lỗi sai trên hóa đơn GTGT không hề miễn trừ bạn khỏi nghĩa vụ nộp thuế. Điều này nghĩa là bất kể bạn viết sai hóa đơn như thế nào thì bạn vẫn phải kê khai và nộp thuế như bình thường.

Trong trường hợp bạn phát hiện ra sai sót trong hóa đơn sau khi đã kê khai thuế GTGT với bên mua, bạn cần thực hiện điều chỉnh hóa đơn GTGT như sau:

Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót.

Khi phát hiện các lỗi sai trên hóa đơn GTGT thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi lại các sai sót một cách đầy đủ và rõ ràng.
 

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Hoá đơn điều chỉnh phải của bên bán phải ghi rõ các sự điều chỉnh hóa đơn GTGT, bao gồm tăng/giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn, ký hiệu.

Lưu ý: Trong hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.

Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh đã lập, người bán và người mua tiến hành kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, và thuế đầu ra, đầu vào. Bên bán có trách nhiệm lập hóa đơn điều chỉnh nên cần kê ở bảng kê khai hàng hóa, dịch vụ bán ra. Ngược lại, bên mua nhận hóa đơn điều chỉnh nên kê khai ở bảng kê mua vào. Chúng ta không được viết số âm trên hóa đơn điều chỉnh, nhưng phải kê khai thuế âm bằng cách đặt dấu trừ vào trước giá trị.

Cách xử lý các trường hợp lỗi sai trên hóa đơn GTGT khác

Hóa đơn GTGT viết sai tên, địa chỉ công ty

Trong trường hợp hóa đơn xảy ra sai sót về tên hoặc địa chỉ người mua nhưng đã ghi đúng mã số thuế của người mua thì hai bên cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT chứ không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

Hóa đơn GTGT viết sai mã số thuế nhưng đã kê khai thuế

Điểm b, Khoản 7, Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC đã đề rõ: Người bán phải ghi đúng tiêu thức "mã số thuế" của người mua và người bán." Tiêu thức này bắt buộc phải được hiển thị chính xác trong mọi trường hợp lập hóa đơn. Nếu xảy ra các lối sai trên hóa đơn GTGT liên quan đến mã số thuế, kế toán viên cần lập hóa đơn điều chỉnh giao cho người mua.

Trong đó, kế toán viên cần lưu ý các điểm sau:

• Ngày lập hóa đơn là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
• Cần viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ và mã số thuế của người mua.
• Tại tiêu thức "Tên hàng hóa, dịch vụ" cần ghi điều chỉnh mã số thuế kèm theo thông tin số, ký hiệu và thời gian.
• Các tiêu thức còn lại có thể được gạch chéo.

Tổng kết

Qua bài viết ngày hôm nay, chúng ta đã tìm hiểu cách xử lý các lỗi sai trên hóa đơn GTGT trong từng trường hợp cụ thể. Các bạn kế toán viên có thể sử dụng quy trình kể trên để sửa các lỗi sai. Tuy nhiên, cách tốt nhất để tránh sai sót là cẩn thận kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn GTGT. 

Gitiho chúc các bạn thành công!