Hướng dẫn hạch toán tài khoản 331 - Phải trả cho người bán (Phần 2)

Trong phần 2 của bài viết, hãy cùng Gitiho tiếp tục tìm hiểu về phương pháp hạch toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu liên quan đến tài khoản 331 - Phải trả cho người bán mà các doanh nghiệp thường hay gặp phải nhé!

Đọc phần 1 của bài viết ở đây: Hướng dẫn hạch toán tài khoản 331 - Phải trả cho người bán (Phần 1)

Hạch toán tài khoản 331 - Phải trả cho người bán khi nhận tiền hoàn lại từ người bán

Trong trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền cho người bán nhưng người bán không cung cấp được hàng hóa, dịch vụ theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp thì người bán cần hoàn tiền lại cho doanh nghiệp. Đối với giao dịch này, kế toán viên hạch toán như sau:

• Nợ các TK 111, 112,…
• Có Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán.

Hạch toán tài khoản 331 - Phải trả cho người bán khi nhận dịch vụ cung cấp

Đối với giao dịch doanh nghiệp nhận các dịch vụ như: Dịch vụ vận chuyển hàng hóa; dịch vụ điện, nước, điện thoại; Kiểm toán; Tư vấn; Quảng cáo….nhưng chưa thanh toán ngay cho người bán thì kế toán viên hạch toán theo 2 trường hợp sau:

Trường hợp 1: thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

• Nợ TK 156 – Hàng hóa (giá chưa có thuế GTGT)
• Nợ TK 241 – XDCB dở dang (giá chưa có thuế GTGT)
• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (giá chưa có thuế GTGT)
• Nợ các TK  154, 642, 635, 811(giá chưa có thuế GTGT)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
• Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

Trường hợp 2: Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

• Nợ TK 156 – Hàng hóa (giá đã có thuế GTGT)
• Nợ TK 241 – XDCB dở dang (giá đã có thuế GTGT)
• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (giá đã có thuế GTGT)
• Nợ các TK  154, 642, 635, 811(giá đã có thuế GTGT)
• Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

Hạch toán tài khoản 331 - Phải trả cho người bán khi được hưởng chiết khấu thanh toán

Trong trường hợp mua chịu vật tư, hàng hoá nhưng doanh nghiệp thanh toán trước thời hạn phải thanh toán và được hưởng chiết khấu thanh toán trừ vào khoản nợ phải trả người bán, người cung cấp, kế toán viên ghi:

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
• Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

Hạch toán tài khoản 331 – Phải trả cho người bán khi được hưởng Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua

Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua khi mua hàng hoặc phát sinh giá trị hàng mua trả lại được người bán chấp thuận trừ vào số nợ phải trả thì căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán viên hạch toán như sau:

• Nợ Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán (tổng số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua,  trị giá hàng trả lại)
• Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (số thuế GTGT được khấu trừ tương ứng với số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trị giá hàng trả lại )
• Có các TK 151, 152, 153, 156, 157 (hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên)
• Có TK 611 – Mua hàng (hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
• Có TK 211- Tài sản cố định (2111, 2113)

Xem thêm: Cách viết hóa đơn chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán chính xác

Hạch toán tài khoản 331 – Phải trả cho người bán khi không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi.

Khi không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi doanh nghiệp khoản nợ thì thu nhập khác của doanh nghiệp sẽ tăng lên, vì vậy kế toán viên sẽ hạch toán như sau:

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
• Có TK 711 – Thu nhập khác.

Hạch toán tài khoản 331 - Phải trả cho người bán đối với nhà thầu chính.

Sau khi nhà thầu chính xác định khối lượng xây lắp cần trả cho nhà thầu phụ theo hợp đồng kinh tế đã ký, căn cứ vào các chứng từ như hóa đơn, phiếu giá công trình, biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành và hợp đồng giao thầu phụ, kế toán viên hạch toán như sau:

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá chưa có thuế GTGT)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ)
• Có Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán (tổng số tiền phải trả cho nhà thầu phụ gồm cả thuế GTGT đầu vào).

Hạch toán tài khoản 331 – Phải trả cho người bán khi doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi và ghi chép đầy đủ thông tin hàng nhận về bán đại lý trong phần thuyết minh báo cáo tài chính 

Hạch toán nghiệp vụ này như sau:

• Nợ các TK 111, 112, 131,… (tổng giá thanh toán)
• Có Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán (giá giao bán đại lý + thuế).

Đồng thời doanh nghiệp theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý đã xuất bán trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.

Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh thu hoa hồng về bán hàng đại lý, ghi:

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (giá bán trừ (-) hoa hồng đại lý)
• Có các TK 111, 112,…

Hạch toán tài khoản 331 – Phải trả cho người bán tại đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu.

Trong trường hợp doanh nghiệp trả trước tiền ủy thác mua hàng theo hợp đồng ủy thác nhập khẩu cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu mở LC, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ liên quan và ghi:

• Nợ Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác)
• Có các TK 111, 112,…

Trường hợp nhận hàng ủy thác nhập khẩu do bên nhận ủy thác giao trả, kế toán thực hiện như đối với hàng nhập khẩu thông thường, ghi:

• Nợ TK151 – Hàng mua đang đi đường (trị giá hàng nhập khẩu theo tỷ giá thực tế (nếu bàn giao tại cảng)
• Nợ các TK 152,156, 211, …(trị giá hàng nhập khẩu theo tỷ giá thực tế-nếu bàn giao tại kho của doanh nghiệp)
• Có TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết đơn vị nhận uỷ thác).

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán khi hàng mua đang đi đường bị mất và các giao dịch liên quan đến tài khoản 151

Khi trả tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu về số tiền hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan trực tiếp đến hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán viên ghi:

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác)
• Có các TK 111, 112,…

Phí uỷ thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận uỷ thác được tính vào giá trị hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

• Nợ các TK 151, 152, 156, 211,…
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có Tài khoản 331- Phải trả cho người bán(chi tiết từng đơn vị nhận uỷ thác).

Hạch toán tài khoản 331 – Phải trả cho người bán khi đánh giá lại số dư nợ phải trả cho người bán bằng ngoại tệ cuối kỳ kế toán.

Khi lập báo cáo tài chính, số dư nợ phải trả cho người bán bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên phát sinh giao dịch. Có 2 trường hợp xảy ra: 

Trường hợp 1: Tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, ghi:

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
• Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.

Trường hợp 2: tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, ghi:

• Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
• Có TK 331 – Phải trả cho người bán.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ những nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến tài khoản 331 - Phải cho trả người bán mà các doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình giao dịch cũng như phương pháp hạch toán các nghiệp vụ đó. Mong rằng bài viết đã đem đến cho bạn những thông tin chính xác và hữu ích để bạn dễ dàng áp dụng vào công việc của mình!

Chúc bạn học tốt!