Hướng dẫn tìm và sửa lỗi chính tả trong Excel theo một danh sách

Trong công việc thực tế, có thể bạn sẽ gặp những file Excel chưa nhiều lỗi dữ liệu dạng Text như sai chính tả, viết hoa - viết thường lộn xộn hay đặt dấu cách không hợp lý. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu cách phát hiện và sửa lỗi chính tả trong Excel theo một danh sách ngay nhé.

Dữ liệu dạng Text là một kiểu dữ liệu rất phổ biến và được sử dụng thường xuyên trong Excel. Có 2 loại lỗi dữ liệu dạng Text thường gặp là:

1. Dữ liệu bị sai chính tả
2. Cách trình bày dữ liệu không hợp lý (viết hoa - viết thường lộn xộn, đặt dấu cách không hợp lý).

Cách xử lý các trường hợp này sẽ được hướng dẫn ngay dưới đây.

Hướng dẫn tìm và sửa lỗi chính tả trong Excel

Cách sửa lỗi sai chính tả trong Excel

Trong một cột nội dung dạng Text mà dữ liệu lặp đi lặp lại hoặc theo một danh sách cụ thể nào đó nhưng chúng ta nhập không đúng với các nội dung đã có trong danh sách thì chúng ta gọi đó là lỗi nhập sai chính tả. Điều đó có nghĩa là chúng ta có một căn cứ để đối chiếu mà không phải đánh giá theo cảm tính hay là dựa vào một phạm vi dữ liệu dạng Text quá rộng.

Để hiểu rõ hơn về loại lỗi này thì các bạn cùng theo dõi ví dụ sau đây.

Cho bảng dữ liệu:

Trong hình ảnh trên các bạn có thể thấy nội dung cột Nội dung chi phí là những mục nằm trong cùng một danh sách, có sự lặp lại ở những dòng khác nhau. Trong quá trình nhập liệu, chúng ta sẽ rất dễ nhập sai một mục nào đó không đúng về mặt chính tả nhưng lại khó xác định được vì bảng rất dài.

Cách để phát hiện ra các mục bị nhập sai là chúng ta lọc các giá trị không trùng lặp của cột này ra nhé.

Bước 1: Chọn toàn bộ cột cần lọc. Nhấp chuột phải và chọn Copy. Sau đó chọn vào một cột nằm bên ngoài bảng rồi nhấp chuột phải và chọn Paste.

Bước 2: Các bạn toàn bộ cột dữ liệu vừa được sao chép ra ngoài rồi vào thẻ Data => bấm chọn Remove Duplicates. Công cụ này có tác dụng xóa bỏ các giá trị trùng lặp và giữ lại các giá trị không trùng lặp trong vùng dữ liệu được chọn.

Bước 3: Khi hộp thoại Remove Duplicates, các bạn tích chọn vào cột mà chúng ta muốn xóa giá trị trùng lặp rồi bấm OK. Bởi trong cột mà chúng mình lấy làm ví dụ không có tiêu đề nên không cần tích vào ô My data has headers. Nếu trong bảng tính của bạn là cột có tiêu đề thì bạn tích vào ô này trước khi bấm OK nhé.

Sau đó các bạn sẽ thấy những giá trị không trùng lặp được giữ lại như sau:

Với số lượng ít hơn hẳn này thì bạn hoàn toàn có thể sửa lỗi chính tả của nó một cách nhanh chóng.

Các bạn nên copy dữ liệu ra một cột nữa để sửa cho chính xác như sau:

Bước 4: Bây giờ, các bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để sửa các lỗi trong danh sách sai ban đầu thành danh sách đúng như chúng ta đã chỉnh sửa ở bước 3.

Công thức dùng cho trường hợp này là:

= VLOOKUP (B3, $F$3:$G$10,2,0)

Sau đó các bạn copy công thức xuống các dòng dưới của cột. Lưu ý là copy tương ứng với số dòng của bảng dữ liệu gốc nhé.

Bước 5: Sao chép toàn bộ dữ liệu của cột I rồi quay trở lại cột B. Các bạn lưu ý là chúng ta chỉ dán phần giá trị (Values) thôi, không dán theo cả công thức nhé. 

Xem thêm: Cách xử lý dữ liệu dạng Text với các hàm trong Excel (Phần 1)

Cách sửa lỗi trình bày dữ liệu trong Excel

Với lỗi liên quan đến chữ viết hoa, chữ viết thường hay lỗi về dấu cách được đặt không hợp lý thì các bạn có thể xử lý nhanh chóng hơn.

• Nếu muốn chuyển chữ viết hoa thành chữ viết thường thì chúng ta sử dụng hàm LOWER theo cú pháp là: =LOWER(text). 
• Nếu muốn chuyển chữ viết thường thành chữ viết hoa thì chúng ta sử dụng hàm UPPER theo cú pháp là: =UPPER(text). 
• Nếu muốn chuyển chữ viết sang dạng viết hoa chữ cái đầu tiên mỗi từ thì chúng ta sử dụng hàm PROPER theo cú pháp là: =PROPER(text).
• Nếu bạn muốn bỏ bớt các dấu cách thừa trong ô thì chúng ta sử dụng hàm TRIM theo cú pháp là: =TRIM(text)

Lưu ý: Trong các công thức trên, text có thể đoạn văn bản nhưng cũng có thể là tọa độ ô chứa dữ liệu mà bạn muốn chuyển đổi cách viết của dữ liệu hoặc muốn xóa bớt khoảng trắng giữa các từ.

Xem thêm: Cách xử lý dữ liệu dạng Text với các hàm trong Excel (Phần 2)

Kết luận

Hy vọng bài viết của chúng mình sẽ giúp các bạn dễ dàng hiểu được thủ thuật và biết cách xử lý các lỗi thường gặp về chính tả của dữ liệu dạng Text trong Excel. 

Chúc các bạn luôn học tập tốt!