Hướng dẫn vẽ biểu đồ Pareto nguyên lý 80-20 trên Excel

Trong bài này Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách tạo biểu đồ Pareto trong Excel. Theo nguyên lý Pareto cho rất nhiều tình huống cho rằng 80% ảnh hưởng đến từ 20% nguyên nhân. 

Ở ví dụ này chúng ta sẽ tìm hiểu xem 80% lời phàn nàn này đến từ 20% loại khiếu nại nào.

Đối với phiên bản Excel 2016 và bản sau này

Ta sẽ tạo biểu đồ Pareto trên phiên bản Excel 2016 hoặc các phiên bản sau. Để tạo biểu đồ ta thực hiện theo các bước sau.

Bước 1. Chọn phạm vi A3:B13.

Bước 2. Trên tab Insert, chọn nhóm Chart, nhấn chuột vào biểu tượng Histogram.

Bước 3. Nhấn chuột chọn Pareto.

Lúc này ta thu được biểu đồ như hình bên dưới.

Chú ý: Biểu đồ Pareto sẽ bao gồm một biểu đồ cột và một đồ thị đường thẳng.

Bước 4. Nhập tiêu đề cho biểu đồ.

Bước 5. Nhấn vào nút dấu cộng ( + ) ở bên phải của biểu đồ, tích vào ô Data Labels như hình minh họa bên dưới.

Kết qua ta thu được biểu đồ như hình bên dưới.

Kết luận:

• Đường đồ thị Pareto màu cam cho biết (789 + 621) / 1722 ≈ 80% số lời phàn nàn đến từ 2 trong 10 loại khiếu nại (20%), Đó là về Giá cao và Lượng đồ ăn ít. Hay nói một cách khác nguyên tắc Pareto đã được thể hiện rất rõ ràng qua biểu đồ.
• Chúng ta không thể phân bổ đồng đều để cải thiện toàn bộ 10 loại khiếu nại này cùng một lúc vì như vậy sẽ rất tốn thời gian và nhân lực. Cho nên vấn đề trước mắt ta đã tìm ra được là 2 nguyên nhân có nhiều khiếu nại nhất, từ đó tập trung vào giải quyết 2 vấn đề này đầu tiên. Vừa tiết kiệm thời gian, nhân lực, tài lực lại vừa mang lại hiệu quả cao.

Đối với các phiên bản khác

Nếu như không có Excel 2016 hoặc các phiên bản mới hơn, chúng ta hoàn toàn có thể tạo biểu đồ Pareto một cách đơn giản bao gồm một biểu đồ cột và một đồ thị đường thẳng. Phương pháp này áp dụng được cho tất cả các phiên bản Excel.

Bước 1. Đầu tiên ta chọn một số trong cột B.

Bước 2. Tiếp theo sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần. Để thực hiện điều này ta chọn tab Data, trong nhóm Sort & Filter, nhấn chọn ZA. Giống như hình minh họa bên dưới.

Bước 3. Tới đây ta cần tính lượng tích lũy. Nhập công thức dưới đây vào trong ô C5.

=C4+B5

Sau đó nhấn chuột vào chốt của ô rồi kéo xuống hết ô C13.

Bước 4. Tính phần trăm tích lũy. Ta nhập công thức dưới đây vào ô D4.

=(C4/$C$13)*100

Nhấn chuột vào chốt của ô rồi kéo xuống đến hết ô D13.

Chú ý: Ô C13 có chứa tổng số lời phàn nàn. Khi ta kéo công thức xuống thì tham chiếu tuyệt đối $C$13 sẽ được cố định, không bị thay đổi. Trong khi đó tham chiếu tương đối C4 thay đổi thành C5, C6, C7,...

Bước 5. Nhấn giữ phím Ctrl trên bàn phím, dùng chuột bôi đen phạm vi dữ liệu trong cột A, B và D.

Bước 6. Trên tab Insert, chọn nhóm Charts. nhấn vào biểu tượng Column.

Bước 7. Nhấn chọn Clustered Column.

Bước 8. Nhấn chuột phải vào thanh màu cam (phần trăm tích lũy) và chọn Change Series Chart Type...

Lúc này hộp thoại Change Chart Type sẽ xuất hiện.

Bước 9. Đối với phần trăm tích lũy ta chọn kiểu đồ thị là Line with Markers.

Bước 10. Tích vào ô Secondary Axis của phần trăm tích lũy(comulative %)

Bước 11. Nhấn chọn OK.

Chú ý: 

Phiên bản Excel 2010 không cung cấp các biểu đồ kết hợp có sẵn. Nếu bạn đang sử dụng Excel 2010 thì không cần thực hiện bước 8-10 mà chỉ cần chọn Line and Markers và chọn OK. Tiếp theo, nhấn chuột phải vào đường kẻ màu cam và chọn Fomart Data Seris. Chọn tiếp Secondary Axis và nhấn nút Close.

Bước 12. Nhấn chuột phải vào tỷ lệ phần trăm bất kỳ trên biểu đồ. Chọn Format Axis và thiết lập Maximum thành 100.

Kết quả ta thu được biểu đồ như hình dưới.

Kết luận: Đồ thị Pareto cho biết 80% lời phàn nàn đến từ 20% loại khiếu nại. Trong này là giá cao và lượng thức ăn ít. Hay nói cách khác ta thấy được nguyên lý Pareto được thể hiện rất rõ ràng ở đây.