Sử dụng Data Validation để kiểm tra dữ liệu trong Excel

Một trong những chức năng căn bản của Excel đó là Data Validation hay còn gọi là kiểm tra dữ liệu trong Excel. Chức năng này có công dụng là giúp chúng ta kiểm soát việc dữ liệu được nhập vào cell đáp ứng các yêu cầu cụ thể. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu về chức năng này nhé!

Một ví dụ về chức năng kiểm tra dữ liệu

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ hạn chế để người dùng chỉ có thể nhập những giá trị số từ 0 tới 10. 

Cách để tạo quy tắc cho chức năng kiểm tra dữ liệu 

Để có thể tạo một quy tắc mới cho chức năng kiểm tra dữ liệu, bạn hãy làm theo các bước sau: 

Bước 1: Chọn một cell trống, cell mà bạn cần hạn chế dữ liệu (trong trường hợp này là cell C2) 

Bước 2: Trong tab Data, trong nhóm danh mục Data Tools, bạn hãy nhấn vào biểu tượng Data Validation.

Trong tab Settings: 

Bước 3: Trong danh sách thả xuống của mục Allow, bạn hãy chọn Whole number.

Bước 4: Trong danh sách thả xuống của mục Data, bạn hãy chọn between.

Bước 5: Trong ô văn bản của mục Minimum, bạn hãy nhập số 0 vào và nhập số 10 trong ô văn bản của mục Maximum như hình dưới đây: 

Bước 6: Nhấn vào nút OK để đóng cửa sổ hộp thoại

Cách để tạo thông báo về quy tắc nhập dữ liệu cho người dùng

Thông báo nhập dữ liệu (Input Message) hiện ra mỗi khi người dùng nhấn chọn vào cell và từ đó báo cho họ biết nên nhập những dữ liệu nào.

Trong tab Input Message: 

Bước 1: Nhấn chọn vào ô đánh dấu ‘Show input message when cell is selected’

Bước 2: Nhập một tiêu đề cho thông báo trong ô văn bản của mục Title

Bước 3: Nhập nội dung mà bạn muốn thông báo cho người dùng trong ô văn bản của mục Imput Mesage như ảnh sau:

Bước 4: Nhấn vào nút OK để đóng cửa sổ hộp thoại

Cách để tạo cảnh báo lỗi cho người dùng

Nếu như người dùng không thực hiện theo nội dung của thông báo nhập dữ liệu và nhập một giá trị không hợp lệ thì cảnh báo lỗi (Error Alert) sẽ được hiển thị.

Trong tab Error Alert:

Bước 1: Nhấn chọn vào ô đánh dấu ‘Show error alert after invalid data is entered’

Bước 2: Nhập một tiêu đề cho cảnh báo lỗi trong ô văn bản của mục Title

Bước 3: Nhập nội dung mà bạn muốn cảnh báo cho người dùng trong ô văn bản của mục Error Alert như ảnh sau: 

Bước 4: Nhấn vào nút OK để đóng cửa sổ hộp thoại

Chức năng kiểm tra dữ liệu trong bảng tính 

Bạn hãy thử nhấn vào cell C2 để xem liệu Excel có thể hiện thông báo nhập dữ liệu như hình dưới đây hay không: 

Và bạn hãy thử nghiệm bằng cách nhập một giá trị lớn hơn 10 trong cell để xem liệu cảnh báo lỗi có xuất hiện trong trang tính: 

Lưu ý: Để loại bỏ chức năng kiểm tra dữ liệu ra khỏi cell, đầu tiên bạn hãy nhấn chọn vào cell đó, nhấn vào tab Data > nhóm danh mục Data Tools > chọn biểu tượng Data Validation và chọn Clear All. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng Go To Special của Excel để chọn tất cả các cell được áp dụng chức năng Data Validation một cách nhanh chóng.

Vậy trong bài viết này, bạn đã biết thêm một chút về ứng dụng Excel trong Microsoft Office rồi, cụ thể là khái niệm và cách tạo một quy tắc mới cho chức năng kiểm tra dữ liệu (Data Validation) trong Excel. 

Bạn cũng có thêm các bài viết về các chức năng trong Excel dưới đây: 

Hướng dẫn cách kết hợp văn bản từ nhiều cell thành một trong Excel

Hướng dẫn cách thêm một chữ ký số (digital signature) trong Excel

Hướng dẫn cách sử dụng định dạng có điều kiện để tạo biểu đồ thanh trong Excel