Hướng dẫn xây dựng quy trình nghỉ việc chính xác, hiệu quả

Chúng ta thường về quy trình onboarding cho nhân viên mới, tuy nhiên, liệu bạn có biết, còn có 1 quy trình nhân sự vô cùng quan trọng mà rất ít công ty quan tâm - chính là quy trình nghỉ việc hay không? Nếu bạn chưa rõ quy trình nghỉ việc là gì; Tại sao cần xây dựng quy trình nghỉ việc; Tầm quan trọng của quy trình nghỉ việc ra sao; Và làm thế nào để xây dựng quy trình nghỉ việc hiệu quả và chính xác nhất; thì hãy theo dõi bài viết này cùng Gitiho nhé!

Vì sao cần xây dựng quy trình nghỉ việc cho nhân sự? 

Đã bao giờ bạn gặp tình trạng: Một nhân sự trong công ty nghỉ việc và các nhân sự khác cùng phòng ban hoặc các phòng ban liên quan rối loạn lên vì không tìm thấy tài liệu, file gốc do nhân sự đã nghỉ việc đã tạo hay chưa? Hoặc bạn đã bao giờ gặp phải tình trạng nhân sự cũ nghỉ việc nhưng xóa các file tài liệu quan trọng do nhân sự đó thực hiện khi làm tại doanh nghiệp hay chưa? Những điều này xảy ra là do doanh nghiệp không có quy trình nghỉ việc chặt chẽ khi có nhân sự rời doanh nghiệp.  Bởi vậy, một quy trình nghỉ việc thích hợp sẽ đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cả hai bên, đồng thời giúp luồng công việc không bị gián đoạn quá nhiều khi chuyển giao lại cho người khác.

Pháp luật quy định thế nào về nghỉ việc?

Theo khoản 2 Điều 37 Bộ luật Lao động 2012 quy định về người lao động muốn nghỉ việc (đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động) cần thông báo thời gian nghỉ việc cho người sử dụng lao động như sau:

• Nếu lỗi phát sinh từ phía công ty (không đảm bảo được thiết bị, điều kiện thoả thuận trong hợp đồng,...), nhân viên phải báo trước ít nhất 3 ngày
• Đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn thì nhân viên phải báo trước ít nhất 30 ngày.
• Đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn thì nhân viên phải báo trước ít nhất 45 ngày.

Pháp luật không quy định rõ ràng và chi tiết về quy trình nghỉ việc, vì vậy, để tránh những rắc rối phát sinh thì doanh nghiệp cần có biện pháp riêng cho mình. 

Doanh nghiệp cần lưu ý gì về quy trình nghỉ việc? 

Dù pháp luật có quy định rõ về thời gian nhân sự cần thông báo nghỉ việc cho người sử dụng nhân sự, tuy nhiên,  trên thực tế các doanh nghiệp thường lỏng tay hơn trong việc bắt buộc thời hạn báo nghỉ việc của nhân viên, ví dụ có thể báo trước 10 - 15 ngày tùy vào sự phức tạp của công việc và tình hình nhân sự của doanh nghiệp. Vì vậy, trong thời gian ngắn từ 10 - 15 ngày, kể cả 30 ngày thì doanh nghiệp cũng cần gói gọn toàn bộ những thủ tục nghỉ việc và các công tác bàn giao trước khi nhân sự rời doanh nghiệp. Nếu không có sẵn quy trình nghỉ việc hợp lý, liệt kê và kiểm tra đầy đủ các công việc cần thực hiện thì không thể hoàn thành tốt các công việc cần thiết khi nhân sự nghỉ việc. 

8 kỹ năng cần có của quản lý cấp trung trong doanh nghiệp

Số hóa Quản lý và triển khai quy trình nghỉ việc

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt với tình trạng nhân viên nghỉ việc, vì vậy, quy trình nghỉ việc là quy trình cần thiết với mọi doanh nghiệp. Đây cũng là quy trình mà doanh nghiệp cần thực hiện lặp lại nhiều lần. Vì vậy, cách tối ưu nhất giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cho quy trình nghỉ việc chính là số hóa quy trình. 

Sau khi xác định được quy trình bài bản cho quy trình nghỉ việc, bạn hãy liệt kê hết các công việc có thể thực hiện trên nền tảng số và thực hiện chuyển đổi trên nền tảng số. Ví dụ: 

• Tạo form checklist các công việc cần thiết cho quá trình nghỉ việc và gửi cho nhân sự. Sau khi nhân sự làm xong công việc nào, có thể tích hoàn thành công việc đó kèm theo đường dẫn tới kết quả. Bộ phận nhân sự sẽ kiểm tra và lưu trữ lại
• Bộ phận nhân sự nên có một file quản lý thiết bị, đồ dùng bàn giao cho nhân sự trong doanh nghiệp, gồm có số lượng, tình trạng của trang thiết bị trước bàn giao và sau bàn giao. Sau khi nhận bàn giao lại các trang thiết bị, đồ dùng của nhân sự cũ, bộ phận nhân sự sẽ cập nhật số lượng, tình trạng lên lại file này và đối chiếu với dữ liệu bàn giao cho nhân sự khi bắt đầu công việc. 

Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực nhờ đào tạo dựa trên khung năng lực (Phần 2) 

Quy trình nghỉ việc

Khi nhận được thông tin có nhân sự xin nghỉ việc, bộ phận nhân sự cần thực hiện các thủ tục chuẩn bị cho việc nghỉ việc của nhân sự. Bạn có thể làm theo quy trình gợi ý như sau: 

Bước 1: Tiếp nhận thông tin xin nghỉ việc

Ngay khi nhận được thông tin nhân sự xin nghỉ việc, bộ phận nhân sự cần thông báo tới các bộ phận liên quan cần thiết. Nên nhớ: Chỉ thông báo tới những người thực sự cần thiết, không phải thông báo tới tất cả nhân viên để tránh các rủi ro và ảnh hưởng xấu liên quan đến chuyện nhân viên nghỉ việc. 

Bước 2: Chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu cần thiết

Một nhân viên khi làm việc trong doanh nghiệp sẽ có trong tay rất nhiều thứ quan trọng của doanh nghiệp. Vì vậy, khi nhân viên nghỉ việc, bộ phận nhân sự cần làm các thủ tục bàn giao cho nhân viên với doanh nghiệp, cũng như các giấy tờ cần thiết chứng mình cho việc bàn giao này, tránh các rủi ro phát sinh sau này. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị một số hồ sơ liên quan đến chế độ và nghĩa vụ của nhân sự như thuế,  bảo hiểm…để hoàn trả lại cho nhân sự.

8 kỹ năng cần có của quản lý cấp trung trong doanh nghiệp

Bước 3: Lập kế hoạch bàn giao công việc

Trong thời gian chưa có người mới kịp thời lấp vào chỗ trống của nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp cần cử một nhân viên có liên quan tới công việc, thường là trưởng bộ phận, trưởng phòng để nhận bàn giao công việc.

Bước 4: Phỏng vấn nghỉ việc (Exit Interview)

Exit interview tưởng như không cần thiết nhưng lại vô cùng quan trọng và có ý nghĩa với doanh nghiệp. Thông qua việc phỏng vấn nhân viên chuẩn bị nghỉ việc, doanh nghiệp sẽ nhận được những phản hồi chân thành và trung thực về công việc và trải nghiệm của nhân viên tại doanh nghiệp. Đây là cơ hội để doanh nghiệp thu thập ý kiến và cải thiện những bất cập, những điểm chưa tốt trong kế hoạch nhân sự. 

Người góp mặt trong buổi phỏng vấn thường là quản lý trực tiếp, cũng là người gắn bó và thấu hiểu công việc của nhân viên đó nhất. Một số nội dung gợi ý như sau:

• Hỏi han về tình hình công việc, cảm nghĩ của nhân viên trong hiện tại
• Bày tỏ nguyện vọng muốn biết lý do thực sự tại sao nhân viên rời đi
• Góp ý của nhân viên dành cho công ty, đội nhóm, cá nhân,..
• Nguyện vọng của nhân viên sau khi nghỉ việc

Bước 5: Hủy bỏ quyền truy cập, thu hồi các tài khoản nội bộ công ty

Sau khi đã nhận bàn giao các tài liệu, công việc xong, doanh nghiệp cần tiến hành hủy bỏ quyền truy cập, thu hồi các tài khoản nội bộ của công ty để tránh bị lộ thông tin hoặc xuất hiện những rắc rối sau này. 

Có nhiều phương án khác nhau cho từng loại tài khoản, ví dụ như:

• Thay đổi mật khẩu và mã đăng nhập các tài khoản được dùng lại cho người khác: tài khoản Dropbox, email có danh xưng là bộ phận Customer Success,...
• Xoá người dùng khỏi các group chat Facebook, Zalo,...
• Điều hướng thông tin email và cuộc gọi liên hệ tới nhân viên đó sang contact mới
• Huỷ kích hoạt các tài khoản dùng trong hệ thống nội bộ: tài khoản G-suite, tài khoản trên hệ thống phần mềm cộng tác, hệ thống lưu trữ tài liệu,…

Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực nhờ đào tạo dựa trên khung năng lực (Phần 2) 

Giấy tờ, tài liệu cần thiết trong quy trình nghỉ việc

Trong bước 2 của quy trình nghỉ việc, nhân sự cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, giúp cho quy trình nghỉ việc của nhân sự được diễn ra trôi chảy, nhanh chóng hơn,. cũng như hạn chế phát sinh các rắc rối sau này. Một số giấy tờ, tài liệu cần thiết cần chuẩn bị là: 

• Đơn xin nghỉ việc/từ chức của nhân viên
• Bản cam kết bảo mật thông tin, đặc beiẹt là với các vị trí nắm giữ nhiều bí mật liên quan trực tiếp tới sản phẩm và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. 
• Biên bản bàn giao công việc. Trong biên bản bàn giao nên có các thông tin như:
  • Checklist các đầu việc đã hoàn thành
  • Checklist các đầu việc đang làm dở dang
  • Checklist các đầu việc chưa làm
  • Nơi lưu trữ các tài liệu và dữ liệu đã tích luỹ được trong quá trình làm việc
  • Tên tài khoản + mật khẩu đăng nhập vào các tài khoản thuộc sở hữu chung của công ty. tài khoản đăng nhập vào phần mềm trả phí (do công ty chịu phí),...
• Biên bản bàn giao trang thiết bị như điện thoại, máy tính, chìa khóa, tủ đồ….
• Các tài liệu liên quan đến thuế và bảo hiểm xã hội

Tổng kết

Trong bài viết này, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu lý do tại sao nên xây dựng quy trình nghỉ việc cho nhân sự, cũng như những lưu ý khi xây dựng quy trình nghỉ việc dành cho nhân sự. Như chúng ta đã thấy, quy trình nghỉ việc cũng quan trọng không kém gì quy trình onboarding, vì quy trình nghỉ việc sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí cũng như giảm thiểu được rủi ro trong quá trình nhân sự nghỉ việc. Mong rằng bài viết đã đem đến những thông tin hữu ích cho bạn trong công việc quản trị nhân sự. 

Chúc bạn thành công!