Kaizen là gì? Hướng dẫn tiến hành Kaizen trong doanh nghiệp chi tiết từ A – Z

Kaizen mang tính ứng dụng cao ở đa dạng ngành nghề, lĩnh vực. Đặc biệt triết lý này mang đến thành công cho không ít doanh nghiệp hiện nay.

Vậy Kaizen thực tế là gì? Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp Kaizen ra sao? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu về Kaizen trong bài viết dưới đây.

Kaizen là gì?

Kaizen được ghép từ hai từ tiếng Nhật: “Kai” có nghĩa liên tục, “Zen” có nghĩa cải tiến. Thuật ngữ tiếng Anh là “Ongoing Improvement” – Sự cải tiến không ngừng nghỉ. Đây là triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật đã áp dụng rất thành công cho nhiều doanh nghiệp trên khắp toàn cầu. 

Theo The New Shorter Oxford English Dictionary: “Kaizen là sự cải tiến quá trình làm việc liên tục, nâng cao năng suất”. Trước kia, Kaizen chủ yếu ứng dụng trong các công ty sản xuất ở Nhật như Suzuki, Toyota, Honda, Canon. Sau đó, triết lý này dần ảnh hưởng tới đa dạng ngành nghề, lĩnh vực. 

Khởi đầu mọi hoạt động Kaizen xuất phát từ nguyên tắc “loại bỏ sự lãng phí”. Bởi lãng phí kéo theo chi phí sản xuất tăng. Một ví dụ điển hình trong việc áp dụng thành công Kaizen chính là hãng xe hơi Toyota. Hoạt động sắp xếp lại khu vực chứa phụ tùng xe Lexus một cách khoa học đã giúp hãng tăng 3.129m2 diện tích, tiết kiệm khoảng 1 triệu đô la chi phí xây dựng kho mới. 

Ưu – nhược điểm của triết lý Kaizen hiện nay

Quá trình cải tiến theo triết lý Kaizen thường bắt đầu từ những ý tưởng nhỏ nhưng mang lại kết quả ấn tượng trong thời gian dài. Vậy Kaizen có những ưu – nhược điểm gì? Mời bạn cùng tìm hiểu trong phân tích dưới đây.

Ưu điểm thuyết Kaizen

Trên thế giới và cả Việt Nam có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng Kaizen. Chính vì những lợi thế dưới đây đã giúp thuyết này trở nên phổ biến như vậy. 

Cải tiến sản phẩm, dịch vụ liên tục

Triết lý Kaizen cực hiệu quả trong việc cải tiến sản phẩm, dịch vụ. Bạn có thể giải quyết ngay những vấn đề nhỏ ảnh hưởng tới chất lượng. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa khuyết điểm của sản phẩm khi đến tay khách hàng. Nhờ vậy nâng cao sự hài lòng cho người dùng, tăng giá trị thương hiệu, cải thiện doanh thu. 

Ví dụ: Công ty may Nam Hà đã áp dụng Kaizen bằng cách thống nhất tất cả tiêu chuẩn cho từng mã hàng. Kết hợp hệ thống hóa các lỗi ở trong chuyền, cuối chuyền. Căn cứ vào đó đội ngũ quản trị đưa ra những biện pháp phòng, chống lỗi, hạn chế phải làm lại trong chuyền. Kết quả cho thấy tỷ lệ lỗi trên sản phẩm giảm từ 12% xuống chỉ còn 7,6%. 

Nâng cao lợi thế cạnh tranh

Áp dụng Kaizen đồng nghĩa với việc bạn đang âm thầm tạo nên lợi thế cạnh tranh mỗi ngày. Chính những cải tiến nhỏ sẽ tích lũy dần tạo nên lợi thế vượt trội so với đối thủ. 

Tư duy cải tiến liên tục trong thuyết Kaizen còn giúp doanh nghiệp ngay lập tức các định được vấn đề tiêu cực và giải quyết triệt để. Từ đó chất lượng sản phẩm, dịch vụ được nâng cấp, tốt hơn mỗi ngày. Vì thế doanh nghiệp tăng cơ hội bán hàng, năng suất, doanh thu. 

Cải tiến văn hóa doanh nghiệp

Công ty áp dụng Kaizen khuyến khích nhân viên đề xuất thay đổi mang tính cải tiến tốt hơn. Thông qua đây họ hiểu được ý kiến của mình được trân trọng, ghi nhận.

Xem thêm: Tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp

Những đóng góp của nhân sự nếu mang lại hiệu quả có thể tạo ra cảm giác thỏa mãn, tự tin cống hiến. Nhờ vậy văn hóa chia sẻ tích cực trong công ty ngày càng đề cao, tạo động lực cho đội ngũ nhân sự làm việc nhiệt huyết. 

Tăng năng suất làm việc

Trong bất cứ ngành nghề nào, năng suất làm việc cũng được khuyến khích nhằm đạt kết quả lớn với nguồn lực ít. Đây là bài toán vô cùng nan giải cho hầu hết các nhà quản lý doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, áp dụng Kaizen bạn có thể giải quyết hiệu quả. Theo đó, công ty cải thiện năng suất làm việc thông qua cách giảm thiểu các vấn đề, lỗi ảnh hưởng tới dịch vụ, sản phẩm. 

Ngoài ra, sự cải tiến trong văn hóa công ty cũng tạo động lực để nhân viên nỗ lực nhiều hơn. Điều này giúp tăng năng suất làm việc trên tinh thần tự nguyện, không phải ép buộc, khiển trách. 

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm mang lại cho doanh nghiệp, thuyết Kaizen vẫn còn tồn tại một số nhược điểm. Cụ thể:

Khó thay đổi trong mô hình hiện tại

Nếu bạn đang có hệ thống quản lý bài bản cho doanh nghiệp bạn cần cân nhắc kỹ. Bởi khi áp dụng Kaizen đồng nghĩa với việc bạn phải thay đổi hệ thống quản lý của mình. Điều này không hề dễ một chút nào. 

Hơn nữa tâm lý mọi người thường ngại thay đổi. Vì thế nhân viên khó chấp nhận một hệ thống, phương thức quản lý hoàn toàn mới. Như vậy có thể ảnh hưởng trực tiếp tới tâm lý nhân viên, hiệu quả công việc. 

Dễ bị tác động bởi bộ phận không tuân thủ

Với các bộ phận chấp nhận thay đổi, triết lý Kaizen sẽ mang lại hiệu quả tích cực. Nhưng nếu quá trình thực hiện một số phòng ban không tuân thủ sẽ dễ ảnh hưởng xấu tới toàn bộ công ty. 

Vậy nên để tránh những tiêu cực không đáng có, bạn cần cân nhắc, nghiên cứu thật kỹ. Tốt nhất nên triển khai ở doanh nghiệp chưa từng có một hệ thống quản lý chuyên nghiệp nào. 

Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp Kaizen

Triết lý Kaizen ngày càng có sức ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích mà thuyết này mang lại:

Xây dựng mục tiêu xứng đáng

Thực tế, phương pháp cải tiến Kaizen mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp, nhân viên, khách hàng và tổ chức. Lý thuyết quản lý này có thể áp dụng cho hầu hết mọi loại hình kinh doanh. 

Kaizen ghi nhận, khen thưởng những nỗ lực của nhân viên một cách kịp thời. Nhờ vậy mang lại cho họ cảm giác có giá trị. Ngoài ra, người ta còn dùng Kaizen để đánh giá, phân tích khách hàng, đối tác. Qua đó, chúng ta biết cách đáp ứng, làm thỏa mãn mong muốn, nhu cầu người dùng hiệu quả. 

Nâng cao tinh thần đồng đội

Lợi thế nổi bật của Kaizen chính là nâng cao tinh thần đồng đội. Khi tất cả các thành viên cùng nhau giải quyết vấn đề, họ phát triển mối quan hệ. Từ đó xây dựng, cải thiện tinh thần đồng đội. Vì thế nhân sự có thể làm việc với một tâm trí không thiên vị, không định kiến. 

Bên cạnh đó, làm việc theo nhóm còn tạo nền tảng xây dựng sự hợp tác giữa các phòng ban. Điều này cho phép thành viên trong tổ chức học hỏi và hỗ trợ nhau giải quyết vấn đề. 

Xem thêm: Tầm quan trọng của làm việc nhóm trong doanh nghiệp

Xây dựng kỹ năng lãnh đạo

Khi doanh nghiệp áp dụng triết lý Kaizen, đòi hỏi mỗi nhóm sẽ có 1 người lãnh đạo. Người này chịu trách nhiệm tổ chức Kaizen, phối hợp thực hiện nhiệm vụ. Họ phải đảm bảo rằng mọi người đang làm tốt vai trò của mình. 

Trưởng nhóm Kaizen cũng đứng ra tìm kiếm trợ giúp từ phòng ban khác nếu cần. Đặc biệt người đứng đầu sẽ được chọn ra từ đội ngũ nhân sự của công ty. Điều đó kích thích tinh thần cạnh tranh lành mạnh, thể hiện bản thân để có cơ hội khẳng định giá trị, năng lực dẫn dắt. 

Cải thiện hiệu suất làm việc

Áp dụng triết lý Kaizen trong doanh nghiệp giúp cải thiện hiệu suất làm việc. Phương pháp này thúc đẩy chất lượng sản phẩm, dịch vụ, kết hợp cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả. 

Ví dụ: Toyota ứng dụng Kaizen vào quá trình sản xuất. Trước hết họ triển khai đào tạo nhân viên cách lắp ráp một chiếc ô tô. Sau đó nhờ rèn luyện lặp lại, công nhân Toyota đạt kết quả gần như chính xác tuyệt đối. 

Ngoài ra, để đạt hiệu suất đỉnh cao, hãng đã quyết định loại bỏ những lao động làm việc không hiệu quả như yêu cầu. Bằng cách đó Toyota có thể hạn chế sai sót, tối đa hóa năng suất. 

Giảm thiểu lãng phí trong quy trình kinh doanh

Giảm thiểu lãng phí là trách nhiệm của toàn doanh nghiệp. Nhà quản trị và cả nhân viên cần thực hiện các thay đổi liên tục và xác định nguyên nhân gốc rễ gây lãng phí. Đồng thời họ sử dụng nguồn lực một cách thận trọng để kinh doanh hiệu quả hơn. 

Một ví dụ điển hình về Kaizen phải kể tới công ty hàng không vũ trụ Lockheed Martin. Hãng này nổi tiếng về ứng dụng Kaizen trong việc giảm chi phí sản xuất, xử lý hàng tồn kho, tối ưu hóa thời gian giao hàng. 

Triết lý Kaizen cũng đã cứu công ty ô tô Ford một bàn thua trông thấy. Khi vào năm 2006, nhà sản xuất ô tô này đứng trước bờ vực phá sản, Alan Mulally – giám đốc điều hành Ford thời bấy giờ đã quyết định ứng dụng Kaizen. Dựa vào đó hãng tiến hàng thay đổi doanh nghiệp một cách ngoạn mục, trở thành biểu tượng thành công điển hình trong lịch sử. 

Hướng dẫn cách triển khai Kaizen chi tiết trong doanh nghiệp

Nếu áp dụng đúng thời điểm, có nghiên cứu, phân tích cụ thể, thuyết Kaizen sẽ mang đến kết quả bất ngờ cho doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để triển khai một cách hiệu quả? Dưới đây là 6 bước cơ bản bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Xác định mục tiêu, hiện trạng doanh nghiệp

Đây là một trong những bước quan trọng nhất trước khi áp dụng Kaizen. Doanh nghiệp phải đánh giá được tình trạng thực tế của doanh nghiệp. Thông qua đó chúng ta mới có thể thống nhất mục tiêu Kaizen, tránh tình trạng thực hiện dở dang vì những lỗi như: Quá sức, không đủ nguồn lực, lệch vấn đề. 

Kaizen không yêu cầu vốn đầu tư quá lớn nhưng đòi hỏi cam kết, nỗ lực dài hạn của doanh nghiệp. Bởi triết lý này thực hiện trong thời gian dài chứ không phải một sớm một chiều. Vậy nên hãy chuẩn bị nền tảng thật vững chắc cho công ty trước khi đưa ra quyết định. 

Bước 2: Xác định nguyên nhân

Sau khi đánh giá thực trạng doanh nghiệp, bạn hãy ngồi lại để xác định nguyên nhân sâu xa vấn đề đang gặp. Chỉ khi thực sự hiểu rõ nguồn cơn khủng hoảng chúng ta mới có thể bắt tay giải quyết. 

Ví dụ ở thời điểm hiện tại, hàng tồn kho nhiều do đâu? Lỗi từ quy trình phân phối hay chất lượng sản phẩm? Thông qua thống kê, dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian đủ dài bạn sẽ trả lời được. Bên cạnh đó, đừng quên thu thập các phản hồi rộng rãi từ nhân viên để có cái nhìn khách quan hơn. 

Bước 3: Thiết lập giải pháp

Xác định đúng nguyên nhân vấn đề thì “lỗi ở đâu cải tiến ở đó”. Đây là bước cùng nhau đề xuất những giải pháp. Lãnh đạo nên khuyến khích nhân viên đưa ra phương án xử lý một cách sáng tạo, sát thực tế. 

Sau đó, tất cả cùng bàn luận để chọn một cách khả thi nhằm thiết lập kế hoạch thực hiện. Tốt nhất bạn nên gắn liền những biện pháp ấy với các chỉ tiêu có thể đánh giá, đo lường. 

Bước 4: Thực hiện giải pháp

Lúc này chúng ta tiến hành Kaizen theo kế hoạch đã thiết lập. Doanh nghiệp triển khai thí điểm hoặc thực hiện từng bước nhỏ khác để thử nghiệm trước rồi mới chính thức áp dụng rộng rãi. 

Xuyên suốt quá trình, các cấp quản lý phải thường xuyên cập nhật, kiểm tra, giám sát. Điều đó giúp chúng ta phát hiện ra sai sót để có thể điều chỉnh ngay lập tức, không làm ảnh hưởng tới kế hoạch dài hạn.

Bước 5: Phân tích, tối ưu giải pháp

Dựa trên dữ liệu thu thập được trong quá trình thực hiện, bạn hãy xác định kết quả của giải pháp Kaizen. Căn cứ vào đó chúng ta có thể đánh giá mức độ thành công so với mục tiêu, hiện trạng ban đầu. 

Nếu tiến hành đúng quy trình, đa số phương pháp Kaizen sẽ mang lại ảnh hưởng tích cực. Tuy nhiên vì một số nguyên nhân thị trường, công nghệ đôi khi khiến doanh nghiệp bị lệch hướng. Lúc này chúng ta phải thực hiện điều chỉnh, tối ưu giải pháp ngay tránh ảnh hưởng nghiêm trọng. 

Bước 6: Lặp lại chu trình

Nếu xác nhận giải pháp Kaizen phù hợp, doanh nghiệp cần tiến hành lặp lại chu trình từ bước 1. Đây là cách một lần nữa xác định các vấn đề mới nảy sinh, tiếp tục tìm ra giải pháp. 

Dễ nhận thấy, triết lý Kaizen giúp doanh nghiệp gặt hái nhiều thành công. Ứng dụng phương pháp này không chỉ giúp công ty ngày càng phát triển, cải tiến, nâng cao khả năng cạnh tranh mà còn thúc đẩy tinh thần làm việc, cống hiến của nhân viên. 

Qua bài viết trên đây chắc hẳn bạn đã hiểu Kaizen là gì? Lợi ích khi áp dụng Kaizen trong kinh doanh như thế nào? Nếu muốn tìm hiểu chuyên sâu, bạn đừng quên theo dõi cập nhật mới nhất của Gitiho.