Các bước lập kế hoạch truyền thông chi tiết từ A Z cho doanh nghiệp

Kế hoạch truyền thông giúp nâng tầm phủ sóng hình ảnh của doanh nghiệp đến khách hàng. Tùy vào mục tiêu từng thời điểm công ty sẽ có sự điều chỉnh phù hợp. 

Nếu bạn đang tìm kiếm phương án xây dựng kế hoạch truyền thông hoàn hảo cho công ty đừng bỏ lỡ bài viết sau. Gitiho sẽ mang đến những chia sẻ cụ thể về các bước lập kế hoạch. 

Kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch truyền thông (Communication Plan) là bản tổng hợp đầy đủ thông tin cần thiết, giá trị cho các bên thực hiện truyền thông. Một bản mẫu kế hoạch truyền thông cơ bản gồm các phần: Mục tiêu, đối tượng, thông điệp, phương thức, kênh truyền tải, phương án theo từng giai đoạn. 

Nhà quảng cáo nổi tiếng người Mỹ Leo Burnett từng đưa ra lời khuyên cho những người làm trong ngành quảng cáo, truyền thông về một quảng cáo ấn tượng. Theo ông Marketer cần: “Làm cho quảng cáo đơn giản, đáng nhớ và thu hút ánh nhìn”. Tất cả những điều ấy sẽ tạo nên một chiến dịch hoàn hảo. 

Bất cứ plan truyền thông nào được lập ra cũng cần bám sát thực tế và đảm bảo tính khả thi. Như vậy các bộ phận liên quan mới có thể kết hợp thực hiện chuẩn xác. Ngoài ra, Marketer cũng nên đưa ra phương án dự phòng nhằm ứng biến kịp thời với những thay đổi từ thị trường, khách hàng.  

Vì sao doanh nghiệp nên lập kế hoạch truyền thông?

Lập kế hoạch chi tiết cho bạn biết quy trình các bước thực hiện chiến dịch truyền thông, quảng bá. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng sử dụng nguồn nhân lực, đầu tư tài chính phù hợp tránh lãng phí. Không những vậy kế hoạch truyền thông còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Kế hoạch giống như con đường được vẽ sẵn để tới mục tiêu. Bằng cách này nhân sự thực hiện sẽ đi đúng quỹ đạo, tránh tình trạng loay hoay không biết bắt đầu từ đâu. 
• Hỗ trợ nhà quản lý chiến dịch dự đoán những khả năng có thể xảy ra trong mỗi giai đoạn. Từ đó chúng ta biết cách đưa ra giải pháp ứng phó kịp thời. 
• Kế hoạch truyền thông giúp giảm sự chồng chéo gây lãng phí nguồn lực trong vận hành. 
• Thông qua bản kế hoạch chi tiết, nhà quản lý dễ dàng thiết lập được các tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả chiến dịch. 

Dù công ty quy mô lớn hay nhỏ khi thực hiện bất cứ hoạt động truyền thông Marketing nào cũng cần có kế hoạch cụ thể. Điều đó giúp doanh nghiệp đảm bảo đạt đúng mục tiêu, tối ưu ngân sách, nguồn lực. 

Khám phá mô hình xây dựng kế hoạch truyền thông SMCRFN

Xây dựng kế hoạch truyền thông là cả một nghệ thuật của người làm tiếp thị. Không có bất cứ quy chuẩn hay công thức cố định nào. Tùy vào hoàn cảnh doanh nghiệp, tình hình thị trường, kế hoạch đặt ra lại khác nhau. Vì thế, để thiết lập chiến lược cụ thể bạn có thể tham khảo mô hình nền tảng SMCRFN sau đây. 

• S (Source – Nguồn): Một tổ chức hoặc cá nhân bất kỳ có khả năng lan tỏa, phát đi thông điệp của doanh nghiệp tới công chúng. 
• M (Message – Thông điệp): Phần nội dung chủ đạo doanh nghiệp cần tạo ra để gửi đến đối tượng khách hàng mục tiêu. 
• C (Channel – kênh): Nền tảng, phương thức hỗ trợ truyền tải thông điệp chủ đạo doanh nghiệp có thể tiếp cận đến lượng lớn người dùng. 
• R (Receiver – Người nhận): Đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu doanh nghiệp hướng tới. 
• F (Feedback – Phản hồi): Phản hồi, đánh giá của người dùng về ưu – khuyết điểm sản phẩm, dịch vụ. Thông qua đó công ty sẽ rút ra kinh nghiệm, nghiên cứu giải pháp phù hợp nhằm cải thiện, điều chỉnh kế hoạch theo hướng tốt hơn. 
• N (Noise – Nhiễu): Những yếu tố phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch. Điều này có thể khiến thông điệp sai lệch, không đảm bảo lộ trình đã xây dựng trước đó. Chính vì thế Marketer luôn phải chuẩn bị phương án dự phòng để ứng biến kịp thời. 

Xem thêm: Quy trình 6 bước xây dựng truyền thông Marketing tích hợp

Đối với dân PR và Marketer, mô hình SMCRFN được cho là kinh điển. Chúng như bước đệm giúp kế hoạch thành công. Tuy nhiên còn tùy thuộc vào đặc điểm ngành hàng, tính cạnh tranh, mục tiêu cần đạt để xây dựng kế hoạch truyền thông phù hợp. 

8 bước lập kế hoạch truyền thông hoàn hảo 

Kế hoạch truyền thông Marketing là bước tiên phong quan trọng trong xác định mục tiêu, chiến lược và cách thức tiến hành. Một kế hoạch truyền thông hiệu quả mang lại thành công nhất định cho doanh nghiệp. 

Để xây dựng bản kế hoạch hoàn chỉnh, bạn cần nắm rõ 9 bước sau đây:

Bước 1: Khảo sát, đánh giá thị trường theo mô hình SWOT

Doanh nghiệp muốn phát triển mạnh mẽ, tạo sức cạnh tranh cần xây dựng chiến lược tiếp cận thị trường riêng. Điều quan trọng ở đây là làm sao tận dụng được điểm mạnh, loại bỏ điểm yếu còn tồn tại. Vì thế, áp dụng mô hình SWOT sẽ giúp bạn phân tích tổng quan môi trường bên ngoài hiệu quả. Trong đó 4 yếu tố cấu thành bao gồm:

• Strengths (Điểm mạnh): Xác định những gì công ty tốt, vượt trội, khác biệt so với đối thủ. Đây là lợi thế để bạn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. 
• Weaknesses (Điểm yếu): Những điều ngăn cản tiềm năng phát triển của công ty. Marketer cần đề ra phương án nhằm loại bỏ điểm yếu hoặc giảm tác động của chúng. 
• Opportunities (Cơ hội): Xác định cơ hội tăng trưởng tốt cho công ty. Muốn như vậy đội ngũ quản lý phải theo dõi, đánh giá thị trường. 
• Threats (Thách thức): Chúng đến từ thực tiễn thị trường, nhu cầu xã hội, điều kiện kinh tế. Trong quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông mẫu bạn cần chuẩn bị mọi phương án để vượt qua thách thức, khó khăn. 

Xem thêm: Phân tích mô hình SWOT trong Marketing

Thông qua SWOT, bộ phận PR – Marketing dễ dàng lập kế hoạch truyền thông hợp lý, hiệu quả. Dù quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, ở bất cứ ngành nghề nào cũng có thể áp dụng.

Bước 2: Xác định mục tiêu 

Sau khi đã đánh giá, khảo sát tình hình, tiếp theo trong xây dựng kế hoạch truyền thông tổng thể là xác định mục tiêu. Đây chính là đích đến của tất cả chiến dịch truyền thông. 

Mỗi doanh nghiệp khi triển khai sẽ có những mục đích khác nhau như: Giới thiệu sản phẩm mới, nâng cao danh tiếng, định vị thương hiệu hay xử lý khủng hoảng. Bạn có thể vận dụng mô hình SMART trong bước này:

• S – Specific (Cụ thể): Mục tiêu cần được xác định cụ thể, rõ ràng. 
• M – Measurable (Khả năng đo lường): Mỗi mục tiêu sẽ đi kèm chỉ số hiệu suất (KPI) và điểm chuẩn để bạn đo lường khả năng thành công. 
• A – Achievable (Có thể đạt được): Dù mục tiêu như thế nào bạn cũng cần nhớ thiết lập trong khả năng của mình, hạn chế thất bại tối đa. 
• R – Realistic (Tính thực tế): Đặt ra đích đến dựa vào tình trạng thực tế của công ty và thị trường. 
• T – Time Focused (Tập trung vào thời gian): Mỗi mục tiêu cần xác định thời gian bắt đầu – hoàn thành cụ thể. 

Xác định mục tiêu truyền thông là điều bắt buộc khi lập kế hoạch. Có đích đến bạn mới đưa ra con đường tiếp cận phù hợp, đảm bảo đạt hiệu quả cao nhất. 

Bước 3: Xác định nhóm đối tượng mục tiêu

Michael LeBoeuf - Giáo sư đại học New Orleans từng chia sẻ: “Tài sản lớn nhất của mọi công ty là khách hàng. Nếu không có khách hàng thì không có công ty”. Vậy nên, xây dựng bất cứ kế hoạch truyền thông nào bạn cũng cần phải xác định rõ đối tượng mình phục vụ là ai, họ có mong muốn, sở thích gì. Như vậy cuối cùng thi thỏa mãn được nhu cầu sẽ tạo nên doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp. 

Để xác định khách hàng trong kế hoạch truyền thông, doanh nghiệp cần quan tâm tới các yếu tố như: Tuổi tác, giới tính, thu nhập, trình độ học vấn, nghề nghiệp, thói quen….

Xem thêm: 5 yếu tố xác định chính xác chân dung khách hàng

Chỉ khi định vị đúng chân dung, hành vi của nhóm đối tượng mục tiêu bạn mới có thể đưa ra các thông điệp, cách tiếp cận tốt nhất. Như vậy hiệu quả truyền thông mới đảm bảo. 

Bước 4: Nghiên cứu thông điệp

Trong bất cứ mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện nào cũng đều có thông điệp. Đây là nội dung chính doanh nghiệp mong muốn truyền tải tới nhóm khách hàng đích. Thông qua đó, chúng ta sẽ trả lời được thắc mắc của họ về dịch vụ/sản phẩm. 

Thông điệp trong chiến lược truyền thông cần cô đọng, rõ ràng, ngắn gọn. Đồng thời bạn cần đảm bảo chúng truyền tải được đầy đủ nội dung công ty hướng tới. 

Mỗi chiến dịch doanh nghiệp chỉ nên theo đuổi từ 1 – 2 thông điệp. Bên cạnh đó, người làm truyền thông phải cẩn trọng trong lựa chọn từ ngữ, tránh lối ẩn dụ, khó hiểu. 

Thông điệp thành công giúp khách hàng dễ nhớ, nắm bắt. Hơn hết họ có thể đoán được nội dung chính xác ngay khi vừa lướt qua. Ngoài ra, thông điệp cũng trở nên thu hút hơn nếu kèm theo hình ảnh minh họa hay video. 

Bước 5: Lựa chọn kênh quảng bá phù hợp

William Bernbach từng nói: “Truyền miệng là phương tiện quảng cáo tốt nhất”. Nhưng đó không phải tất cả. Bởi hiện nay có nhiều kênh quảng bá hiệu quả dành cho doanh nghiệp, như: Social, truyền hình, báo chí. Tùy vào kế hoạch truyền thông, nhóm đối tượng khách hàng chúng ta nên cân nhắc lựa chọn phương tiện phù hợp. 

Theo thống kê của Bộ Thông tin và Truyền thông, tính đến năm 2020 Việt Nam có 779 cơ quan báo chí. Trong đó, 142 tờ báo, 612 tạp chí, 25 cơ quan báo chí điện tử độc lập, 72 cơ quan hoạt động phát thanh truyền hình, 87 kênh phát thanh, 193 kênh truyền hình. 

Ngoài ra, Việt Nam còn ghi nhận hoạt động của nhiều nền tảng mạng xã hội như: Facebook, Zalo, Twitter, Instagram. Triển khai một chiến dịch truyền thông chúng ta sẽ không sử dụng hết toàn bộ những kênh quảng bá này. 

Tùy vào ngân sách, mục tiêu, tính chất chiến lược, bạn có thể kết hợp lựa chọn nhiều kênh. Tuy nhiên tất cả đều cần phụ thuộc đối tượng người dùng phù hợp hay không. Như vậy mới mang đến hiệu quả như mong đợi. 

Bước 6: Dự trù kinh phí, chiến thuật truyền thông

Chiến thuật truyền thông là hạng mục trọng tâm quan trọng của kế hoạch truyền thông quảng bá. Các hoạt động cụ thể đều sẽ được miêu tả rõ ràng. Chẳng hạn giai đoạn này phủ hình ảnh ở kênh nào, tổ chức sự kiện ra sao. 

Marketer cần lưu ý làm sao chiến lược và ngân sách bỏ ra phải hợp lý. Bảng đề xuất chi phí truyền thông càng chi tiết tỷ lệ thông qua càng cao. 

Bên cạnh đó bạn đừng quên dự trù một khoản tài chính cho những vấn đề phát sinh. Điều này giúp chúng ta chủ động hơn khi giải quyết vấn đề, tránh gián đoạn ảnh hưởng đến hiệu quả cuối cùng.  

Bước 7: Xây dựng thời gian biểu

Thiết lập bất cứ mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện hay thương hiệu nào cũng cần phải hoạch định rõ thời gian bắt đầu – hoàn thành. Một biểu đồ timeline cụ thể cho từng hạng mục giúp chúng ta dễ dàng kiểm soát tiến độ, đánh giá chất lượng. 

Dựa vào thời gian biểu đã thống nhất bạn sẽ biết ai cần làm gì trong thời hạn bao lâu. Điều này đảm bảo không bị sót việc trong giai đoạn nước rút. 

Bước 8: Đo lường hiệu suất, báo cáo

Đây là bước cuối cùng nhằm đo lường kết quả so với mục tiêu đề ra trong kế hoạch truyền thông. Nắm bắt các chỉ số giúp nhà quản lý biết mức độ thành công của chiến lược. Đồng thời bạn cũng phát hiện ra những thiếu sót để hoàn thiện hơn. 

Muốn đánh giá một cách chính xác, bạn có thể căn cứ vào một số yếu tố sau:

• Tần suất xuất hiện quảng cáo nội dung, hình ảnh, video trên các kênh truyền thông đã chọn. 
• Tỷ lệ tương tác của khách hàng sau chiến dịch. 
• Phản hồi của người dùng. 
• Tỷ lệ tương tác trực tiếp với thương hiệu. 

Như vậy, muốn mục tiêu quảng bá hình ảnh doanh nghiệp đạt hiệu quả chúng ta cần nghiên cứu, tìm hiểu kỹ càng về thị trường cũng như khách hàng tiềm năng. Gitiho tin rằng khi đã xây dựng được kế hoạch truyền thông chi tiết, hoàn hảo con đường đến với thành công của doanh nghiệp sẽ không xa.