KẾ TOÁN CÔNG NỢ LÀ GÌ? TÌM HIỂU VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ

Một kế toán công nợ có nhiệm vụ theo dõi và quản lý công nợ. Bạn có hiểu kế toán công nợ là gì? Tại sao lại phát sinh công nợ? Cần theo dõi công nợ như thế nào? Trong bài viết dưới đây, Gitiho sẽ giải đáp tất cả những thắc mắc này.

Kế toán tổng hợp từ A - Z - Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp trong 14 giờ

Nguyên nhân doanh nghiệp cần kế toán công nợ 

Đê trả lời câu hỏi "Kế toán công nợ là gì?", chúng ta hãy cùng tìm hiểu một số nguyên nhân doanh nghiệp cần kế toán công nợ, có thể kể đến như:

1. Nguyên nhân thông thường: Khách hàng không có tiền trả ngay nên bên bán cho chịu nợ và cho phép khách hàng lấy hàng ngay, thanh toán sau. Nhằm mục đích rút gọn quy trình thủ tục, thuận tiện hơn cho quá trình mua bán.
2. Trường hợp người bán cho phép người mua trả sau: Do mong muốn được bán hàng nên người bán đồng ý cho người mua nhận hàng mà không cần thanh toán tại thời điểm đó, để thúc đẩy việc kinh doanh của người bán.
3. Trường hợp có lợi hơn cho người mua: Người mua không cần có tiền vẫn có thể lấy được hàng. Bởi sau khi hoàn tất việc mua bán mới phải trả tiền => Cần ít vốn hơn thực tế mà vẫn hoạt động được.
4. Do lãi suất của việc nợ tiền có thể thấp hơn lãi suất huy động từ các kênh khác nhờ vào uy tín của bên mua => Có lợi cho người mua
5. Trường hợp muốn thu thêm lợi ích: Có tiền nhưng không trả ngay mà muốn nợ để dùng tiền đó vào việc khác nhằm thu thêm lợi ích.

Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng trên Excel

Việc phát sinh công nợ có một vài ưu điểm nhưng lại đem đến những sự phức tạp và tốn chi phí trong kế toán công nợ như sau:

• Có rủi ro khi không thu hồi được nợ
• Tốn chi phí cho người quản lý, theo dõi nợ
• Việc đòi nợ có thể gây ảnh hưởng tới tình hình hoạt động, hiệu quả kinh doanh

Đối tượng cần thực hiện kế toán công nợ

Các đối tượng cần thực hiện kế toán công nợ là gì? Dưới đây là danh sách các đối tượng chủ yếu cần theo dõi công nợ trong kế toán tổng hợp:

1. Công nợ với khách hàng: Nợ phải thu – tài khoản Kế toán là 131
2. Công nợ với nhà cung cấp: Nợ phải trả – tài khoản Kế toán là 331
3. Nội bộ doanh nghiệp: Tạm ứng / hoàn ứng – tài khoản kế toán là 141
4. Các khoản phải thu khác – tài khoản Kế toán là 138
5. Các khoản phải trả khác – tài khoản Kế toán là 338
6. Nội bộ giữa chi nhánh-công ty, chi nhánh-chi nhánh. Tài khoản Kế toán là 136 và 336

Xem thêm: Hướng dẫn cách định khoản kế toán cơ bản trong kế toán tổng hợp

Nội dung công việc của kế toán công nợ

Công việc của một kế toán công nợ bao gồm 3 nội dung chính như sau:

Lập danh sách theo dõi kế toán công nợ

Các đối tượng cần theo dõi công nợ chính là các khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, chi nhánh… Danh sách này phải bao gồm mã các đối tượng công nợ và thông tin liên quan đến các đối tượng đó như: địa chỉ, số điện thoại liên lạc,...

Xác định các tiêu chí theo dõi kế toán công nợ

Lúc này, kế toán công nợ cần theo dõi:

• Thời hạn của mỗi khoản nợ.
• Các hợp đồng được ký kết, chú ý điều khoản thanh toán trong hợp đồng của từng đối tượng.
• Các đợt thanh toán. Có thể thanh toán 1 hợp đồng thành nhiều đợt nên cần theo dõi được tất cả các đợt thanh toán.

Quy trình theo dõi kế toán công nợ

Tiếp tục với nội dung bài viết, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu quy trình theo dõi kế toán công nợ là gì và được thực hiện như thế nào.

• Khi phát sinh hợp đồng mua bán, cần ghi nhận các thông tin trong hợp đồng để theo dõi: Mã đối tượng, tổng số tiền, các đợt thanh toán, thời hạn và số tiền của từng đợt (nếu có), lãi suất quá hạn (nếu có). Để lưu giữ và bảo quản hợp đồng để tiện cho việc tra cứu, kiểm tra khi cần thiết.
• Theo dõi số tiền được thanh toán của khách hàng, số tiền trả cho nhà cung cấp, số hoàn ứng… căn cứ vào các chứng từ: phiếu hoàn ứng, phiếu thu, giấy báo có… để theo dõi việc thanh toán công nợ. Với mục đích lưu giữ chứng từ làm căn cứ đối chiếu.
• Ghi sổ theo dõi công nợ (hoặc sổ nhật ký chung), định khoản các nghiệp vụ phát sinh để làm cơ sở để lập các báo cáo, đối chiếu công nợ với các bên.
• Theo dõi, phân chia công nợ thành các kỳ hạn, bậc nợ. tính lãi trả chậm với các trường hợp quá hạn trả, thống kê các khoản nợ xấu, khó đòi.
• Lập biên bản đối chiếu công nợ khi có yêu cầu hoặc vào cuối mỗi kỳ kế toán. Thường lập tối thiểu là 2 bản và có xác nhận của các bên, mỗi bên lưu ít nhất 01 bản làm căn cứ kiểm tra và thanh toán nợ.
• Lập các báo cáo tổng hợp cho tất cả các đối tượng để có thể kiểm soát và đánh giá tình hình công nợ, giá trị công nợ. Phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ, đánh giá tình hình công nợ trên một nhóm đối tượng, nhóm nợ cũng như kế hoạch tài chính của công ty.
• Lập các báo cáo chi tiết kế toán tổng hợp cho từng đối tượng cụ thể để làm cơ sở đối chiếu công nợ và đánh giá tình hình công nợ với từng đối tượng cụ thể.

Tổng kết

Trên thị trường hiện nay, phần lớn doanh nghiệp nào cũng cần có kế toán công nợ, do đặc điểm hoạt động kinh doanh đều phát sinh công nợ. Do đó, kế toán công nợ và nghiệp vụ của phần hành này có vai trò rất quan trọng trong các đơn vị này. 

Quản lý và theo dõi tốt công nợ là một đòn bẩy lớn cho sự phát triển và kinh doanh của doanh nghiệp. Vì phần hành này liên quan trực tiếp đến tiền, doanh thu nên ảnh hưởng lớn đến các quyết định lớn, nhỏ của ban điều hành, ban giám đốc hay ban quản trị.

Đặc điểm của từng đối tượng công nợ, nhu cầu theo dõi công nợ rất khác nhau. Do đó, kế toán viên công nợ cần phải có kiến thức vững, kĩ năng tốt để thiết kế và xây dựng công cụ quản lý phù hợp với yêu cầu và nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp. 

Excel là công cụ tốt nhất và phù hợp nhất cho kế toán công nợ. Vì nó vừa đáp ứng được nhu cầu phổ biến, vừa đáp ứng nhu cầu tùy biến tương ứng theo đặc điểm doanh nghiệp và trình độ của người sử dụng. Ở Gitiho, các khóa học ứng dụng Excel trong các công việc kế toán, đặc biệt là Kế toán tổng hợp đã được thiết kế bài bản và hiệu quả trong thời gian ngắn nhất. Đừng quên tham khảo với thông tin trên đầu bài viết nhé!