Agenda là gì? Các mẫu agenda chuyên nghiệp

Agenda là gì là thắc mắc của nhiều người hiện nay. Đây là một thuật ngữ tiếng Anh được dùng phổ biến trong cuộc họp của hầu hết các công ty. Để hiểu hơn về khái niệm này, theo dõi bài viết dưới đây của Gitiho bạn nhé! 

Hiểu rõ về agenda là gì?

Khái niệm

Nếu dịch nghĩa của agenda trên google dịch, thì nó có nghĩa là “chương trình nghị sự”, nghe rất khó hiểu đúng không? Nếu hiểu một cách đơn giản thì nó có nghĩa là liệt kê những công việc cần phải làm và các kế hoạch làm việc trong cuộc họp. Hay nói cách khác là đưa ra danh sách các mục sẽ được thảo luận trong cuộc họp. 

“Ngồi suốt cuộc họp mà không có agenda trong tay giống như bắt đầu cuộc hành trình truy tìm kho báu mà không có bản đồ”. Vì vậy đối với nhiều công ty, bản agenda vô cùng quan trọng, giúp những ai tham gia cuộc họp có thể nắm bắt thông tin một cách bao quát nhất. 

Đây chính là một agenda: 

Tại sao cần lập agenda cho cuộc họp?

Như đã đề cập ở trên, agenda là công cụ dành cho những người tham dự cuộc họp, nó phục vụ cho một số chức năng trước, trong và sau cuộc họp, như:

• Giúp người tham dự đưa ra quyết định cần tham dự hay không: trong bản agenda sẽ bao gồm các thông tin chính của cuộc họp như chủ đề gì, mục tiêu cuộc họp, thời gian… từ đó họ sẽ biết được liệu có quan trọng với mình không và đưa ra quyết định có tham dự hay không. Ngoài ra, nếu thật sự quan trọng họ sẽ sắp xếp công việc để tham gia hoặc đóng góp những ý tưởng cho cuộc họp. 
• Giúp cho người được mời sẽ chuẩn bị tham gia cuộc họp một cách tốt nhất: họ sẽ biết cách chuẩn bị một số tài liệu cần thiết cũng như chuẩn bị kiến thức để mang đến cuộc họp. 
• Giúp mọi người tham dự cuộc họp nắm được thông tin: điều này giúp cho bất kỳ ai trong cuộc họp nếu có ý định chuyển hướng khỏi chủ đề có thể nhanh chóng quay trở lại vấn đề hiện tại.

Phân biệt agenda với một số khái niệm đồng nghĩa khác

Để hiểu thật rõ agenda là gì?, bạn cần phân biệt được agenda với một số khái niệm đồng nghĩa như biên bản cuộc họp hay lịch trình. 

Agenda khác với biên bản cuộc họp: 

• Agenda được sử dụng để liệt kê danh sách những việc cần làm và thảo luận trong cuộc họp, thường được phát và thông tin cho mọi người trước cuộc họp. 
• Biên bản được sử dụng trong và sau cuộc họp, dùng để ghi lại những vấn đề tranh luận hay kết quả biểu quyết/khảo sát trong cuộc họp, có thể xem lại trong trường hợp quên. 

Agenda khác lịch trình:

• Lịch trình là bản kế hoạch những việc phải làm trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ như lịch trình đi teambuilding của công ty, lịch trình du lịch Hà Giang 4N2Đ… Hay nói cách khác, lịch trình là danh sách những việc cần làm của một chương trình sẽ được thực hiện trong một khoảng thời gian nào đó. 
• Agenda là danh sách các vấn đề sẽ thảo luận. 

Agenda bao gồm những gì? 

Một bản agenda hoàn chỉnh sẽ không thể thiếu những yếu tố sau:

Tiêu đề cuộc họp

• Tiêu đề được đặt phía trên cùng của văn bản và thể hiện được toàn bộ nội dung chính, dễ hiểu, ngắn gọn, hàm súc nhất có thể. 
• Tiêu đề trả lời cho câu hỏi vấn đề gì, với ai?

Thời gian họp, địa điểm và thành phần tham dự

Được nêu ra ngay dưới tiêu đề của của agenda. Ở phần này bạn nên ghi chi tiết, đầy đủ để sau khi họp xong có thể theo dõi được quá trình, tiến độ công việc. 

• Thời gian: giờ, ngày/tháng/năm. 
• Địa điểm: cụ thể, ghi rõ địa chỉ: số nhà, tòa nhà, đường, quận. 
• Thành phần tham dự: gồm những ai? 

Nội dung buổi họp

Chia làm các mục cụ thể và sắp xếp theo thời gian nhất định, ưu tiên các đầu việc quan trọng. Ở phần nội dung cuộc họp, bạn nên lưu ý một số điều như: ghi tên người phụ trách từng mục để tránh đang họp mà người đó lại rời đi; ước lượng thời gian cho mỗi chủ đề thảo luận để phân bổ thời gian hợp lý. 

Cách xây dựng agenda chuyên nghiệp nhất

Dưới đây là 5 bước vô cùng đơn giản để thiết lập một bản agenda chuyên nghiệp, đầy đủ, cùng theo dõi nhé!

Thiết lập loại cuộc họp

Bạn không thông báo cho công ty hay người tham dự về loại cuộc họp mà họ chuẩn bị tham dự sẽ gây ra nhiều nhầm lẫn và khiến họ khó xác định về tính chất quan trọng của cuộc họ. 

Có nhiều thể loại cuộc họp khác nhau như:

• Họp nhóm: cuộc họp nhân viên, để tất cả mọi người cùng thảo luận về các khía cạnh khác nhau. 
• Cuộc họp hội đồng quản trị: là cuộc họp chính thức giữa ban giám đốc công ty. 
• Phiên điều hành: là cuộc họp được tổ chức bởi các thành viên hội đồng quản trị. 
• Cuộc họp định kỳ: là cuộc họp hàng tuần, hàng tháng hoặc lặp lại thường xuyên. 
• Cuộc họp giới thiệu: thường dành cho nhân viên mới hiểu được về công ty, văn hóa công ty… 

Bên cạnh đó còn rất nhiều loại cuộc họp như cuộc họp phản hồi, họp khởi động dự án, họp linh hoạt… 

Nêu mục tiêu của cuộc họp

Mục tiêu cuộc họp là kết quả mong muốn đạt được của người chủ trì cuộc họp. Ví dụ như sau cuộc họp, có bao nhiêu người đưa ra ý tưởng để giải quyết vấn đề hay sau cuộc họp, có bao nhiêu người hiểu vấn đề và biết cách áp dụng vào thực tế, công việc. 

Xác định chủ đề cuộc họp

Sau khi có mục tiêu cuộc họp rõ ràng cho agenda, bạn nên liệt kê danh sách chủ đề của cuộc họp cho những người tham gia cuộc họp nắm được. 

Phân bổ thời gian để thảo luận từng chủ đề

Nếu không phân bổ thời gian cho từng nội dung trong cuộc họp có thể dẫn đến việc kéo dài thời gian và gây nhàm chán cho người nghe. Vì vậy bạn cần ước tính thời gian cho mỗi chủ đề được thảo luận trong cuộc họp. 

Chia sẻ tài liệu cần thiết

Một trong những cách giúp cuộc họp hiệu quả hơn là chia sẻ các tài liệu liên quan đến buổi họp. Giống như việc khi chúng ta đi học, nghe cô giáo giảng bài thì phải có sách, vở để tham khảo, ghi chép lại. Từ đó tăng khả năng ghi nhớ, tiếp thu và sự tương tác trong cuộc họp. 

Xem thêm: Tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp: 10 bước quan trọng chớ bỏ qua

Những lưu ý khi xây dựng agenda

Một số lưu ý giúp bạn xây dựng agenda thật khoa học, dễ hiểu và chuyên nghiệp:

• Một agenda phải đầy đủ 3 phần: tiêu đề, nội dung chính và kết thúc. 
• Tính toán thời lượng phù hợp tránh trường hợp cuộc họp diễn ra quá lâu, khiến người tham dự mệt mỏi. 
• Agenda phải có tính logic, nội dung được sắp xếp theo trình tự thời gian và tạo được sự liền mạch. 

Mẫu agenda tham khảo cho những ai chưa biết xây dựng

Dưới đây là một số mẫu agenda dễ hiểu, mời bạn tham khảo: 

• Link 1
• Link 2
• Link 3
• Link 4

Xem thêm: Tải miễn phí hơn 20 template danh mục (Agenda) cho Powerpoint Slides

Agenda là gì, tầm quan trọng của agenda trong mỗi cuộc họp đã được Gitiho thông tin với bạn ở bài viết trên. Hy vọng rằng, bạn sẽ hiểu hơn về khái niệm này và biết cách xây dựng agenda nếu như cấp trên yêu cầu. Đừng quên tải các mẫu tham khảo của chúng tôi để làm việc dễ dàng hơn nhé!