Chia sẻ biểu mẫu: Mẫu biên bản làm việc mới nhất 2022

Biên bản làm việc là một loại văn bản thường thấy trong các cuộc họp. Trong bài viết này, Gitiho sẽ chia sẻ cho bạn mẫu biên bản làm việc chi tiết, đầy đủ nhất cũng như các lưu ý khi sử dụng và ghi chép biên bản làm việc nhé!

Chương trình học: HRG04 - Pháp luật lao động

Biên bản làm việc là gì?

Mục đích của biên bản làm việc

Biên bản làm việc được lập ra với mục đích:

• Ghi chép lại diễn biến buổi làm việc với đầy đủ các thông tin, diễn biến có trong phiên làm việc như: Các ý kiến được nêu ra, các thỏa thuận, kết quả của buổi làm việc để phục vụ một số thủ tục nội bộ
• Được sử dụng làm căn cứ trách nhiệm của các bên sau khi hiện thực hóa thỏa thuận trong phiên làm việc

Chia sẻ 5 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự trên Excel thường dùng

Các yêu cầu tối thiểu cần có trong biên bản làm việc

Để thông tin được ghi chép một cách khoa học và đầy đủ nhất, một biên bản làm việc cần đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau:

• Các thông tin trong biên bản làm việc như: Thời gian, sự kiện, số liệu….cần chính xác và cụ thể, nêu rõ thời gian, thời điểm, người thực hiện các thỏa thuận, đề nghị
• Các thông tin cần trung thực, khách quan, không mang ý kiến đánh giá chủ quan của người ghi biên bản làm việc
• Nội dung cần được trình bày rõ ràng, ngắn gọn, đầy đủ và theo trình tự diễn biến của phiên làm việc
• Ngôn ngữ sử dụng trong biên bản làm việc là ngôn ngữ chính thức được sử dụng trong tổ chức, doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp sử dụng tiếng Anh là ngôn ngữ chính thức thì biên bản họp cần bằng tiếng Anh. 
• Câu từ trong biên bản làm việc là từ ngữ phổ thông, ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu và lịch sự. Không viết tắt bừa bãi.
• Bắt buộc phải có chữ ký của người đại diễn mỗi bên hoặc từng người (nếu cần thiết) tham dự buổi làm việc để làm căn cứ ràng buộc mỗi bên
• Biên bản làm việc cần tuân thủ nguyên tắc về nội dung và trình bày của văn bản hành chính theo quy định của pháp luật
• Người ghi biên bản sẽ đọc lại biên bản làm việc vào cuối buổi làm việc để kiểm tra, xác nhận lại nội dung của buổi làm việc trước toàn thể người tham dự.

Nội dung cần có trong biên bản làm việc

Biên bản làm việc không có trong quy định của pháp luật nên không có mẫu cố định nào cho văn bản này. Vì vậy, có thể dựa vào quy định riêng của doanh nghiệp, tổ chức và tính chất buổi họp để ghi lại biên bản họp. Tuy nhiên, để đảm bảo thông tin được ghi chép chính xác, đầy đủ và chi tiết nhất, một biên bản làm việc nên đảm bảo các nội dung chính như:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ;
• Tên biên bản làm việc;
• Thời gian, địa điểm ghi biên bản, ngày tháng năm;
• Thành phần tham dự: họ và tên, chức vụ;
• Nội dung công việc: Ở phần này sẽ ghi tóm tắt những nội dung cần thiết, quan trọng trong cuộc trao đổi, làm việc;
• Thời gian kết thúc;
• Chữ ký của người viết biên bản và những người tham gia làm việc.

Cách ghi biên bản làm việc

Để thông tin trong biên bản làm việc được ghi chép lại rõ ràng và chính xác, bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết cách ghi biên bản làm việc như sau:

1. Biên bản làm việc về việc: Ghi rõ ràng, ngắn gọn chủ đề chính của buổi làm việc, cũng chính là chủ đề chính của biên bản làm việc. Ví dụ: Biên bản làm việc về việc cơ cấu lại phòng ban trong doanh nghiệp
2. Thành phần tham gia buổi làm việc: Cần ghi rõ họ tên, chức vụ, bộ phận làm việc của từng người tham gia. Nếu người tham gia có vai trò rõ ràng trong buổi làm việc cũng cần ghi rõ thông tin này trong biên bản làm việc.
   Ví dụ: Điều hành buổi làm việc: Ông Nguyễn Văn An, chủ tịch Công đoàn công ty
3. Nội dung làm việc: Ghi ngắn gọn, đầy đủ các nội dung thỏa thuận theo trình tự diễn biến của buổi làm việc. Các thông tin được ghi chép cần đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác, có đề mục rõ ràng, thuận tiện cho việc theo dõi. Ví dụ:
   Trong buổi làm việc, bà Mai đã đưa ra các phương án
   1. Về việc tái cấu trúc phòng Nhân sự
   2. Về việc tái cấu trúc phòng Marketing
   3. Về việc tái cấu trúc phòng Chăm sóc khách hàng
   ……..
4. Biên bản làm việc sẽ không có giá trị nếu không có sự thông qua của các bên tham gia bằng việc ký tên xác nhận. Vì vậy, cần đảm bảo có đủ chữ ký của người lập biên bản làm việc, đại diện các bên tham gia (hoặc toàn bộ thành viên tham gia nếu cần thiết). Nếu có bên không đồng ý ký xác nhận thông qua thì người được giao nhiệm vụ lập biên bản cần phải nêu rõ lý do không đồng ý tại phần ký tên trong biên bản.

Hướng dẫn cách lập bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ trên Excel

Tổng kết

Trên đây là những điểm cần lưu ý về biên bản làm việc - một văn bản vô cùng quan trọng, không thể thiếu trong các buổi họp, buổi làm việc. Mong rằng bài viết đã đem đến cho bạn những thông tin hữu ích. Bên cạnh đó, bạn có thể tải xuống mẫu biên bản làm việc ở cuối bài viết nhé!

Chúc bạn thành công!