Lực td
Lực td
Thảo luận 0 thảo luận
Vỗ tay 0 vỗ tay
Lượt xem 779 lượt xem

Kỹ năng nhận dạng, phân biệt các kiểu dữ liệu khi sử dụng Excel

May 26 2021

Trong bài học này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về kỹ năng phân biệt dữ liệu trong Excel. Vậy tại sao chúng ta phải phân biệt dữ liệu, thì đặc điểm trong Excel là mỗi một loại dữ liệu chúng ta có rất nhiều cách định dạng. Ví dụ như dạng Text, Số, Ngày/Tháng thì sẽ có nhiều kiểu định dạng khác nhau. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp thì chúng ta dễ bị lẫn lộn và làm sao để phân biệt các đối tượng này thì trong bài viết này Gitiho sẽ cùng bạn đọc đi tìm câu trả lời

Chúng ta có một bảng tính làm ví dụ dưới đây với cột A là những dữ liệu được tô màu theo cặp. Những cặp dữ liệu này dễ gây nhầm lẫn cho chúng ta trong quá trình làm việc trong Excel mặc dù nhìn bằng mắt thường thì chúng ta có thể thấy là có những dữ liệu giống nhau nhưng về mặt bản chất thì lại khác. Chính vì điều đó sẽ gây sai sót trong quá trình làm việc với Excel

EXG01 - Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết các hàm trong Excel chi tiết dễ hiểu nhất

Phân biệt dữ liệu Excel dạng Số (Number)

Dùng hàm ISNUMBER để xác định dữ liệu Excel

Cặp giá trị đầu tiên từ A3 đến A5 bắt đầu với dạng dữ liệu đầu tiên là 01/06/2018, chúng ta dễ dàng thấy được đây là dạng dữ liệu Excel Ngày/Tháng. Nhưng thực tế nó có phải dạng dữ liệu thời gian hay không thì chúng ta có hai bước để nhận dạng 

  • Bước 1: Kiểm tra xem đây có phải dữ liệu dạng số (Number) hay không
  • Bước 2: Kiểm tra số tháng. (Lí do phải có bước 2 bởi chúng ta không biết được đây là tháng 1 hay tháng 6, vậy nên phải có thêm một bước kiểm tra)

Để kiểm tra, Gitiho sẽ sử dụng hàm ISNUMBER. Công dụng của hàm này là để kiểm tra nội dung dữ liệu có phải dạng Number hay không và vì bản chất thì dữ liệu ngày tháng là dữ liệu dạng số. Công thức để kiểm tra sẽ là

=ISNUMBER(A3)

Trong đó A3 là vị trí ta cần tham chiếu


Khi đã nhập công thức vào trong thanh công thức rồi chúng ta nhấn Enter. Khi kết quả ra TRUE như hình ảnh dưới đây thì ô A3 đúng là dữ liệu dạng Number

Xem thêm: Cách phân biệt dạng dữ liệu trong Excel với nhóm hàm IsNumber, IsNonText, IsText

Dùng hàm MONTH để xác định dữ liệu Excel

Tiếp đến, để xác định tháng thì ta sử dụng hàm MONTH để kiểm tra giá trị thời gian. Cú pháp kiểm tra trong bảng tính này sẽ là 

=MONTH(A3)

Kết quả trả về là 6, tức giá trị tháng trong ô này là 6. Từ đó ta có thể đoán được ở đây dữ liệu là Ngày 1 Tháng 6 Năm 2018 là dữ liệu dạng số (Number).

Như vậy, hai bước này là hai bước kiểm tra trọn vẹn để nhận dạng dữ liệu Ngày/Tháng trong Excel

Khi đã kiểm tra xong cho ô A3 rồi, chúng ta hoàn toàn có thể sử dụng công thức tương tự ở trên và sao chép xuống dưới. 

Khi bạn click chuột vào ô thì vị trí ô vuông nhỏ ở phía góc dưới bên phải, nhiệm vụ là đưa con trỏ chuột vào vị trí ô vuông nhỏ góc phải 

Khi này con trỏ chuột biến thành dấu cộng màu đen, từ đó giữ chặt chuột vào vị trí ô vuông 

Kéo xuống dưới rồi thả con trỏ chuột ra

Như vậy công thức ở trên sẽ được áp dụng cho bên dưới và chỉ khác về ô tham chiếu

Sau khi kiểm tra bằng hàm ISNUMBER, ô A4 bị trả về kết quả là False - tức không phải giá trị dạng số mặc dù nhìn từ bên ngoài toàn là con số 

Để chính xác hơn, Gitiho sẽ kéo công thức này đến hết bảng tính. Ô nào trả về kết quả FALSE là không phải dạng Number, còn TRUE tức nghĩa là dữ liệu dạng số

Xem thêm: Hướng dẫn sử dùng hàm thời gian YEAR, DATE, MONTH trong Excel có bài tập

Phân biệt dữ liệu Excel dạng Ngày/Tháng

Rõ ràng, nhờ hàm ISNUMBER mà chúng ta mới "bóc mẽ" được vị trí nào chứa dữ liệu chuẩn. Ví dụ như ô A6 đúng chuẩn dữ liệu dạng số, nhưng trong ô A6 lại có chữ "Ngày". Theo lý thuyết của Excel thì chỉ cần dữ liệu dạng Text (văn bản) ở trong ô thì mặc định dữ liệu đó là dạng Text. Còn trong trường hợp này, ô A6 đã sử dụng kỹ thuật định dạng dữ liệu trong Excel, còn bản chất dữ liệu vẫn là dạng Number

Cụ thể hơn, ta nhìn lên trên thanh công thức đang hiển thị "22/08/2018"

Còn bên dưới, ô A7 hiển thị duy nhất chữ "Ngày 22" cụt lủn, chắc chắn Excel sẽ nhận ra đây là dữ liệu dạng Text

Một trường hợp nữa mà người dùng Excel rất dễ gặp phải là tại ô A8. Rõ ràng ô A9 cũng cùng nội dung y hệt nhưng lại được đánh kết quả là True. Để xác minh được vấn đề này, ta nhìn lên thanh công thức

Ta xét trường hợp False trước: Khi nhìn trên thanh công thức ô A8 là "12/15/2019"

Ngược lại, tại vị trí A9 rõ ràng là 15/12/2019. Từ đó ta dễ dàng kết luận: Excel đang hiểu ô A8 diễn tả nội dung là tháng 15, mà chắc chắn không bao giờ có tháng 15, vậy nên dữ liệu này không phải dữ liệu Excel dạng số 

Hay cẩn thận hơn, ta sử dụng hàm MONTH cho ô A8 với công thức 

=MONTH(A8)

Tương tự ô A9 cũng sử dụng hàm MONTH để kiểm tra

=MONTH(A9)

Như vậy kết quả đã rất rõ ràng, ô A9 trả về tháng 12, ô A8 xuất hiện lỗi #VALUE! vì không xác định được tháng mấy. Tất nhiên, với mắt thường ta vẫn chấp nhận được đây là Tháng 12 Ngày 15, nhưng Excel thì không hiểu được ý đồ của người dùng nên trả về lỗi VALUE

Cách viết dữ liệu Excel dạng số đúng chuẩn

Dữ liệu tại ô A10 có sử dụng dấu cách cho các nhóm số trong một dãy số điện thoại. Tuy nhiên, khi nhập dấu cách vào dãy số thì Excel sẽ coi toàn bộ đoạn dữ liệu này là dạng Text 

Trường hợp bên dưới có cùng một nội dung, nhưng trên thanh công thức không hề có dấu cách và cũng không có số 0 ở đầu. Đây cũng là một phần liên quan đến định dạng dữ liệu cho số điện thoại trong Excel, còn về bản chất thì người dùng không nên để số 0 trên đầu, dùng dấu cách trong dãy số để tránh bị nhầm lẫn dữ liệu

Cặp dữ liệu cuối cùng là A12 và A13. Ô A12 người dùng đã cố tình nhập dấu chấm vào dãy số để ngăn cách phần chục triệu với phần đơn vị. Bình thường, khi nhập các con số trong Excel, để ngăn cách các phần trong một dãy số thì không cần thiết phải cho dấu chấm hay dấu phẩy vào. Còn nếu vẫn cố tình nhập vào sẽ gây nên vấn đề sai bản chất dữ liệu và chắc chắn không thể tính toán được  

Ngược lại, ô A14 chỉ cần nhập dữ liệu vào ô, Excel sẽ tự động đánh dấu phẩy ngăn cách cho chúng ta thay vì việc tự tay nhập dấu chấm, dấu phẩy vào, vừa sai về bản chất lẫn không sử dụng được.


Tổng kết

Qua bài viết này, Gitiho đã đưa ra những kiến thức về nhận dạng kiểu dữ liệu dạng số trong Excel bằng cách sử dụng hàm ISNUMBER, cùng với đó là hàm MONTH để xác định dữ liệu dạng ngày tháng. Việc nhận dạng dữ liệu Excel cực kỳ quan trọng, bởi khi biết rõ dữ liệu ta nhập vào thuộc kiểu dữ liệu nào sẽ loại bỏ được khả năng tính toán sai, lỗi kết quả lúc nhập hàm. Như vậy công việc của chúng ta sẽ nhẹ nhàng và hiệu quả hơn rất nhiều.

Xem thêm:

Hướng dẫn cách dùng hàm index trong Excel chi tiết nhất

Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel

Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel

Hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP trong Excel qua các ví dụ từ cơ bản đến nâng cao

Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF với nhiều điều kiện: AND, OR, hàm IF lồng nhau và hơn thế

Tài liệu kèm theo bài viết

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Excel Cơ Bản

Thảo luận 0 câu trả lời
Lượt xem 779 lượt xem
Vỗ tay vỗ tay

0 Bình luận

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội