Làm việc từ xa: 4 yếu tố cần thiết để quản lý hiệu quả nhân sự

Làm việc từ xa tiện lợi, linh hoạt cho nhân sự nhưng lại là thử thách đối với doanh nghiệp. Nếu không biết cách quản lý, hiệu suất công việc sẽ không được đảm bảo. 

Trong thế giới công nghệ truyền thông không ngừng phát triển, làm việc từ xa trở thành phương pháp làm việc phổ biến, dễ tiếp cận. Vậy hình thức này có lợi thế gì? Làm thế nào để phát huy tốt hiệu quả làm việc từ xa? Cùng Gitiho khám phá ngay trong bài viết sau đây.

Xem thêm: 7 cách giúp bạn làm việc thông minh hơn

Làm việc từ xa là gì?

Làm việc từ xa là phương thức làm việc ở bất cứ đâu (tại nhà, tiệm cà phê Coworking Space), bên ngoài không gian văn phòng truyền thống. Mô hình làm việc kể trên còn có nhiều cách gọi khác như “Remote Work”, “Telework” hoặc “Work From Home”. 

Bạn có thể hoàn thành công việc được giao bằng cách sử dụng máy tính hoặc các thiết bị công nghệ khác. Doanh nghiệp sẽ kiểm soát, quản lý nhân viên thông qua các phần mềm, hệ thống đánh giá chuyên biệt. 

Làm việc từ xa: Xu hướng tất yếu trong thời đại 4.0

Làm việc từ xa đang dần trở thành một xu hướng tất yếu chứ không phải “trào lưu”. Đặc biệt ngay khi đại dịch Covid-19 diễn ra, phương thức làm việc này đã phát huy tốt vai trò trong duy trì, phát triển kinh tế.

Ông Nick Lillios – Giám đốc điều hành nền tảng quản lý nhân lực Nowsta từng chia sẻ trên Đài CNBC rằng: “Sự linh hoạt là chìa khóa cho mọi khía cạnh cuộc sống. Cụ thể qua 3 năm đại dịch, sự linh hoạt thể hiện rõ nét trong lực lượng lao động”. 

Những lý do dưới đây sẽ là minh chứng rõ ràng cho “xu hướng” làm việc từ xa trong thời đại 4.0 này:

Ảnh hưởng từ đại dịch Covid-19

Đại dịch Covid-19 giữ chân chúng ta ở nhà, tại các khu cách ly. Đây cũng là lý do lớn nhất thúc đẩy hình thức làm việc từ xa phát triển. Ngay cả khi quay lại “bình thường mới” người lao động vẫn lo ngại về sự bùng phát của các đợt dịch tiếp theo. 

Báo cáo do PwC công bố năm 2021 cho thấy: “82% người tham gia khảo sát cho rằng làm việc từ xa sẽ trở thành xu hướng trong tương lai ngay cả khi đại dịch kết thúc”. PwC việt Nam chứng minh rằng có tới 80% doanh nghiệp sẵn sàng áp dụng hình thức này trong thị trường lao động hiện tại. 

Sự bùng nổ của nguồn nhân lực thế hệ Gen Z

Sự bùng nổ của thế hệ Gen Z cũng như làn sóng thay đổi nguồn lao động thời kỳ 4.0 cũng đẩy mạnh hơn xu thế làm việc từ xa. Theo thống kê từ PwC, 80% thế hệ Z tin rằng họ có thể làm việc từ xa hiệu quả. 

Dự đoán tới năm 2025, thế hệ Gen Z sẽ chiếm 1/3 dân số trong độ tuổi lao động của Việt Nam. Vì thế, thay đổi hình thức làm việc sẽ mang đến nhiều cơ hội cho cả doanh nghiệp lẫn nhân sự. 

Chiêu mộ nhân tài linh hoạt

Một báo cáo từ Apollo Technical tiết lộ: “72% người lao động tích mô hình làm việc linh hoạt hơn là quay lại văn phòng truyền thống toàn thời gian”. Các công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân tài sẽ phải xem xét tới phương án cho phép nhân sự làm việc từ xa. 

Chưa kể mô hình làm việc này ảnh hưởng trực tiếp tới tỷ lệ thôi việc tại các doanh nghiệp. Theo khảo sát của Aon, những công ty ngừng chính sách làm việc từ xa đã xuất hiện làn sóng bỏ việc. Cụ thể vào tháng 8 – 2022, tỷ lệ này là 29%. Trong khi các công ty cho phép làm việc từ xa hoặc kết hợp chỉ có 19% tỷ lệ nhân sự nghỉ việc. Vì thế, triển khai cơ chế làm việc này là cách để doanh nghiệp đạt các mục tiêu về nhân sự. 

Các mô hình làm việc từ xa phổ biến

Hiện nay mô hình làm việc từ xa càng được doanh nghiệp ưu tiên áp dụng. Có 2 phương pháp phổ biến gồm: Làm việc từ xa hoàn toàn và không hoàn toàn. Tùy vào đặc thù kinh doanh của từng công ty, vị trí làm việc, nhà quản lý sẽ đưa ra quyết định về hình thức làm việc phù hợp. Cụ thể:

Làm việc từ xa hoàn toàn

Mô hình làm việc từ xa hoàn toàn không tốn kém chi phí thuê mặt bằng, điện nước, internet. Toàn bộ nhân sự được phép làm việc ở bất cứ địa điểm, thời gian nào. Nhưng họ cần đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ và đạt mục tiêu đề ra. 

Phương pháp này chia thành 2 mô hình cụ thể như sau: 

• Làm việc từ xa khác biệt về thời gian (Fully Remote – Asynchronous): Phù hợp với những tập đoàn đa quốc gia có nhân sự cư trú ở nhiều khu vực khác nhau. Người lao động có thể chủ động lựa chọn thời gian, địa điểm.  
• Làm việc từ xa đồng bộ (Fully Remote – Synchronous): Nhân sự làm việc theo một khung giờ cụ thể thường trong cùng một khu vực địa lý. Các nhân viên phải phối hợp với nhau để giúp công việc hoàn thiện tốt hơn. 

Làm việc từ xa hoàn toàn thuận tiện cho nhân sự nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược quản lý chặt chẽ. Như vậy chúng ta mới có thể kiểm soát hiệu suất công việc, đảm bảo đúng mục tiêu đề ra. 

Làm việc từ xa không hoàn toàn

Mô hình này được nhiều công ty đang giai đoạn đầu quá trình triển khai làm việc linh hoạt. Chúng được chia thành 4 phương pháp cụ thể sau đây:

• Mô hình làm việc kết hợp (Hybrid): Doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc tự do một vài ngày trong tuần, còn lại sẽ tới văn phòng. 
• Làm việc từ xa một phần (Partially Remote): Nhận sự được phân công làm việc tại gia một số ngày cụ thể theo sự sắp xếp của quản lý. 
• Đề cao làm việc từ xa (Remote – First Work): Tùy vào tính chất công việc, một số nhân viên phải làm việc thường xuyên ở văn phòng. Chẳng hạn bộ phận sản xuất, vận hành máy móc sẽ đến văn phòng, công xưởng. Trong khi đó nhân viên Marketing, Sales có thể làm việc ở nhà. 
• Ưu tiên làm việc ở văn phòng (Office – First Work): Áp dụng với doanh nghiệp hầu hết nhân viên làm tại công sở. Nhà quản lý sẽ bố trí thời gian cụ thể làm việc tại gia. Điều đó giúp nhân sự phân bổ thời gian hợp lý, giảm nhu cầu nghỉ phép để giải quyết công việc cá nhân. 

Mô hình làm việc tại nhà không hoàn toàn đôi khi khiến nhà quản lý bị rối trong cách theo dõi, đánh giá hiệu quả. Chưa kể, áp dụng hình thức này công ty vẫn cần dành ngân sách cố định duy trì văn phòng. 

Đánh giá ưu – nhược điểm hình thức làm việc từ xa

Với tốc độ phát triển của công nghệ thông tin làm việc từ xa sẽ song hành cùng làm việc trực tiếp tại văn phòng. Để đánh giá cụ thể về phương thức làm việc tại nhà mời bạn tham khảo thêm ưu – nhược điểm trong nội dung sau. 

Ưu điểm

Hình thức làm việc linh hoạt ảnh hưởng trực tiếp tới tinh thần, năng suất làm việc. Theo báo cáo của Owl Labs năm 2021: “90% nhân sự chia sẻ họ làm việc hiệu quả/năng suất cao hơn khi làm việc từ xa thay vì trực tiếp”.

Không phải bỗng nhiên làm việc từ xa lại trở thành xu hướng trên thị trường lao động. Đó là bởi phương thức này mang lại cho doanh nghiệp cũng như nhân sự nhiều lợi ích như:

• Giảm thời gian, chi phí di chuyển giữa nhà – văn phòng. 
• Không gian, thời gian làm việc linh hoạt, thoải mái. 
• Giúp người lao động tăng độ tập trung trong giải quyết công việc. 
• Giải tỏa căng thẳng, áp lực từ deadline, cân bằng cuộc sống cho nhân sự. 
• Phương thức làm việc giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, điện nước, internet….
• Gia tăng cơ hội thu hút nhân tài với nhân sự ở các khu vực khác nhau. 

Theo Giám đốc điều hành LinkedIn tại Châu Âu, Trung Đông và Châu Phi – Josh Graff: “Công ty dừng chế độ làm việc từ xa có thể khiến lao động mất đi động lực cống hiến”. Vì thế với những ưu điểm trên, các nhà lãnh đạo nên cân nhắc để áp dụng phương án làm việc này cho doanh nghiệp. 

Nhược điểm

Làm việc linh hoạt từ xa đem tới nhiều lợi ích cho tổ chức. Khảo sát từ Aon – Tập đoàn toàn cầu về giải pháp nhân sự cho thấy: “68% lãnh đạo được hỏi cho biết sẽ hạn chế nhân viên làm việc từ xa”. Điều đó khiến chúng ta phải nhìn nhận lại những nhược điểm mô hình này mang lại như:

• Làm việc tại nhà đòi hỏi nhân sự phải có tính kỷ luật, tự giác cao. 
• Quá trình trao đổi, giao tiếp giữa các nhân viên hoặc nhân viên với sếp kém hiệu quả, tốn nhiều thời gian. 
• Nhân sự cần phải tự giải quyết vấn đề, xử lý khó khăn trong công việc vì không được trực tiếp gặp gỡ, thảo luận cùng đồng nghiệp, cấp trên. 
• Doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong quản lý, kiểm soát người lao động. 

Hiểu rõ hạn chế của làm việc tại nhà, bạn sẽ đưa ra phương án phù hợp cho doanh nghiệp mình. Vậy nên muốn xây dựng cơ chế làm việc như vậy, lãnh đạo công ty cần phải đảm bảo chính sách quản lý, đánh giá nhân sự chặt chẽ. 

4 yếu tố cần thiết để quản lý làm việc từ xa hiệu quả

Để chuyển đổi phương pháp làm việc truyền thống sang làm việc từ xa bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng. Bạn có thể áp dụng trước từng phòng ban theo giai đoạn cụ thể. Từ đó, doanh nghiệp tiếp tục chỉnh sửa, tối ưu nhằm xây dựng mô hình làm việc riêng cho nhân sự của mình. 

Dưới đây là 4 yếu tố quan trọng giúp quản lý hiệu quả nhân viên làm việc từ xa công ty cần chú ý:

Điều chỉnh phong cách quản lý

Chuyển đổi mô hình làm việc đồng nghĩa cách quản lý cũ có thể không còn phát huy hiệu quả. Vậy nên thay đổi là điều tất yếu. Ví dụ: Trước kia bạn giám sát mọi giai đoạn của quy trình làm việc, giờ đây bạn sẽ chú trọng vào kết quả tạo ra.

Tin tưởng trao quyền cho nhân viên chính là quyết định quan trọng khi áp dụng hình thức làm việc linh hoạt từ xa. Để đảm bảo hiệu suất làm việc tốt nhất, doanh nghiệp phải tạo điều kiện, đào tạo nhân sự đủ năng lực, nhuệ khí. 

Áp dụng phương pháp quản lý hiệu suất phù hợp

Các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc như OKR, KPI đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Trước tiên bạn cần đặt ra mục tiêu cụ thể, thời hạn hoàn thành để nhân viên nắm rõ công việc cần làm. 

Căn cứ vào đó, nhà quản lý cũng dễ dàng theo dõi, đánh giá. Đồng thời trong quá trình triển khai, chúng ta nhanh chóng phát hiện những vướng mắc, khó khăn để kịp thời tháo gỡ, cải thiện. 

Cung cấp công cụ hỗ trợ làm việc tối ưu

Hiện nay nhiều công cụ hỗ trợ làm việc từ xa được phát triển. Tùy thuộc đặc trưng ngành nghề, doanh nghiệp cần nghiên cứu, thử nghiệm những ứng dụng phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu của nhân viên. 

Ví dụ: Sử dụng phần mềm họp online, chia sẻ, lưu trữ tài liệu trên dữ liệu đám mây. Những phương tiện đó vừa giúp quản lý thông tin dự án, cập nhật tiến độ cũng như hiệu suất làm việc theo thời gian.

Xây dựng chương trình kết nối với nhân viên

Hạn chế của làm từ xa chính là khả năng tương tác giữa người với người giảm. Điều này cần được khắc phục kịp thời nhằm hạn chế mất kết nối, khó hòa nhập khi làm việc tại văn phòng. 

Lãnh đạo, trưởng nhóm có thể tạo các buổi check-in định kỳ để cập nhật tình hình nhân sự. Kết hợp cùng những lời hỏi thăm, khích lệ tinh thần đội nhóm vô cùng cần thiết. 

Như vậy, làm việc từ xa mang đến nhiều lợi ích nhưng tiềm ẩn không ít hạn chế. Thông qua chia sẻ trên đây Gitiho hy vọng bạn có thể đưa ra quyết định mô hình làm việc phù hợp cho doanh nghiệp mình.