Lưu ý quan trọng và các trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc dành cho doanh nghiệp theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, áp dụng từ 01/07/2022. Là kế toán trong doanh nghiệp, các bạn cần phải nắm rõ những lưu ý quan trọng về loại hóa đơn này và các trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. 

Kế toán tổng hợp thực hành online từ A tới Z - Ai cũng có thể làm kế toán

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính có định nghĩa về hóa đơn điện tử như sau: "Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử".

Khi doanh nghiệp chuyển đổi từ việc dùng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử thì có thể bạn sẽ gặp một số khó khăn do chơi hiệu rõ quy định của pháp luật về loại hóa đơn này. Hãy đọc kỹ bài viết này để nắm rõ về cách sử dụng nhé.

Các trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Nếu rơi vào các trường hợp sau đầy thì phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử:

• Doanh nghiệp chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
• Doanh nghiệp thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
• Doanh nghiệp thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.
• Doanh nghiệp có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
• Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quna chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
• Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
• Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh thep quy định của pháp luật.

Căn cứ vào kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Xem thêm: Hướng dẫn phân loại hóa đơn điện tử chính xác nhất

Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn chứng từ không hợp pháp

Hóa đơn, chứng từ có các đặc điểm sau đây thì được tính là không hợp pháp:

• Hóa đơn giả
• Hóa đơn cho có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.
• Doanh nghiệp đang bị ngừng sử dụng hóa đơn trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế.
• Hóa đơn không được đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• Hóa đơn chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn có ngày lập trên hóa đơn trong thời gian cơ quan thuế đã xác định bên bán không còn hoạt động tại địa chỉ kinh doanh hoặc trong thời gian địa chỉ kinh doanh chưa đăng ký với cơ quan có thẩm quyền.

Xem thêm: 5 kiến thức về Hóa đơn điện tử có thể bạn chưa biết

Sử dụng hóa đơn, chứng từ theo cách không hợp pháp

Sử dụng hóa đơn, chứng từ theo các cách sau thì được xác định là sử dụng không hợp pháp:

• Không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.
• Tẩy hóa, sửa chữa không đúng quy định.
• Khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ).
• Phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả.
• Có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn.
• Để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác.
• Để hợp thức hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra,
• Cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

Xem thêm: Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in, tự in (hóa đơn bản giấy)

Kết luận

Qua bài viết này, chúng ta đã nắm được các quy định về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và các lưu ý quan trọng liên quan đến loại hóa đơn này. Các bạn nhớ theo dõi Gitiho thường xuyên để được cập nhật thêm nhiều kiến thức mới nhé.

Nếu các bạn muốn học kỹ năng, nghiệp vụ để tự tin xử lý công việc của kế toán trong doanh nghiệp thì hãy đăng ký học chương trình Kế toán tổng hợp thực hành online từ A tới Z ngay nhé. Kiến thức được sắp xếp đi từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn tạo nền tảng vững chắc về lý thuyết và thành thạo về thực hành trên Excel và Misa. Giảng viên sẽ hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc cho bạn để bạn có thể học tập hiệu quả nhất. Chúc các bạn thành công!