4 mẫu báo cáo công việc thường dùng cho nhân viên văn phòng cập nhật mới nhất

Mẫu báo cáo công việc được ứng dụng thường xuyên cho nhân sự các công ty. Dù làm việc ở vị trí nào bạn cũng cần chuẩn bị tài liệu này để trình lên cấp trên. 

Thông qua báo cáo, lãnh đạo sẽ đánh giá tiến độ làm việc cũng như mức độ hoàn thành công việc. Đây là cơ sở để thưởng – phạt hoặc cất nhắc thăng chức, tăng lương. Vậy liệu bạn đã biết cách viết báo cáo công việc chuẩn? Ngay sau đây Gitiho sẽ chia sẻ tường tận nhất. Mời bạn cùng theo dõi. 

Báo cáo công việc là gì?

Báo cáo công việc (Daily Report of Work) là tài liệu tóm tắt, tổng hợp tất cả những công việc cá nhân đã làm trong một khoảng thời gian (ngày, tuần, tháng hoặc năm). Chúng sẽ được gửi lên quản lý, lãnh đạo nhằm báo cáo tình hình công việc cũng như kết quả đạt được. 

Mục đích của lập báo cáo công việc là giúp cấp trên dễ dàng quản lý, nắm bắt những gì nhân viên đã làm, hiệu quả mang lại. Họ sẽ lấy đây làm cơ sở để xây dựng kế hoạch triển khai quy trình làm việc thời gian tới. 

Tùy thuộc tính chất công việc sẽ phân chia thành các mẫu báo cáo công việc khác nhau. Cụ thể:

• Dựa theo thời gian báo cáo: Báo cáo công việc ngày, báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo năm. 
• Dựa trên lĩnh vực kinh doanh: Báo cáo kế toán, báo cáo bán hàng, báo cáo sản lượng, báo cáo phân tích kinh doanh ….

Dù mẫu báo cáo công việc lập theo hình thức nào cũng cần thể hiện đầy đủ, rõ ràng, cụ thể các nội dung cần truyền đạt. Báo cáo càng khoa học sẽ giúp người đọc thuận tiện hơn. 

Vì sao cần làm báo cáo công việc?

Báo cáo công việc là hoạt động thường xuyên, định kỳ của người lao động. Lập báo cáo đóng vai trò quan trọng không chỉ với mỗi nhân viên mà còn cả người quản lý, các cấp lãnh đạo trong công ty.

• Đối với nhân viên: Thông qua báo cáo công việc, nhân sự thể hiện được năng lực bản thân, hiệu quả công việc cũng như nâng cao tinh thần trách nhiệm. Không chỉ vậy đây còn là tài liệu để họ xem lại những thiếu sót, vướng mắc của mình trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và rút kinh nghiệm cho dự án kế tiếp. 
• Đối với lãnh đạo: Xem xét, đánh giá, theo dõi và đưa ra giải pháp điều chỉnh, khắc phục công việc từng giai đoạn. Dựa vào báo cáo công việc, nhà quản lý có thể chủ động đề xuất phương án phân bổ công việc hợp lý, phù hợp năng lực từng cá nhân trong nhóm. 
• Đối với nhóm làm việc: Báo cáo giống như công cụ giao tiếp hiệu quả, giúp các thành viên cùng xem xét, cải thiện, nâng cao tiến độ công việc nhằm đạt mục tiêu chung. 

Xem thêm: 3 nguyên tắc quan trọng khi đánh giá nhân viên

Mẫu báo cáo công việc bạn gửi tới cấp trên là những gì cụ thể, rõ ràng nhất về quá trình làm việc. Vì thế bạn cần đầu tư một cách nghiêm túc, không nên hời hợt, làm cho có. 

4 mẫu báo cáo công việc thường dùng nhất

Báo cáo công việc có thể lập theo nhiều định dạng khác nhau. Tùy thuộc vào yêu cầu, báo cáo được lập trên Word, Excel hay Powerpoint. Nếu bạn đang không biết bắt đầu từ đâu hãy khám phá ngay một số form báo cáo công việc dùng phổ biến dưới đây:

Mẫu báo cáo công việc hàng ngày

Để có mẫu báo cáo công việc hàng ngày hoàn chỉnh, đáp ứng mọi yêu cầu cấp trên bạn cần đảm bảo điền đầy đủ những nhiệm vụ chi tiết thực hiện trong ngày. Kèm theo đó là mô tả, đánh giá, tình trạng, ý kiến cá nhân. 

Qua báo cáo chúng ta phải thể hiện rõ năng lực cho nhà quản lý. Như vậy họ sẽ dễ dàng theo dõi và thấy được tiến độ của từng cá nhân sau mỗi ngày làm việc. 

Với báo cáo công việc hàng ngày bạn có thể viết tay hoặc dựa vào các form báo cáo bằng Word, Excel. Để lập ra một mẫu báo cáo cá nhân bạn chỉ cần đáp ứng các yêu cầu sếp đưa ra, cung cấp đầy đủ nội dung, rõ ràng, rành mạch. Trong đó, bạn phải đảm bảo có các hạng mục: Tên nhân sự, chức vụ, nhiệm vụ được giao, deadline, tình trạng. 

Báo cáo công việc theo tuần

Báo cáo công việc hàng tuần chỉ khác báo cáo ngày ở phần thời gian tăng, khối lượng công việc nhiều hơn. Mẫu tài liệu này sẽ yêu cầu chi tiết hơn về nội dung, kết quả đạt được. Ngoài tiến độ thực hiện nhiệm vụ, bạn nên bổ sung thêm những vấn đề, thách thức gặp phải trong quá trình xử lý. 

Như vậy, lãnh đạo, quản lý trực tiếp có thể đánh giá chính xác hiệu suất làm việc. Đồng thời qua những dữ liệu nhân sự báo cáo sẽ cân đối, sắp xếp để đảm bảo công việc diễn ra theo đúng lộ trình. 

Báo cáo công việc theo tháng, quý

Báo cáo theo tháng, quý là phiên bản nâng cấp của mẫu báo cáo công việc hàng tuần. Khối lượng công việc, thời gian hoàn thành được phân chia cụ thể. Kết quả cần thể hiện rõ ràng, chi tiết. 

Đội ngũ quản lý rất chú trọng vào bản báo cáo tháng, quý của nhân viên. Bởi đây là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thiện công việc có bám sát kế hoạch công ty đã đặt ra hay không. Từ đó, lãnh đạo đưa ra những nhận xét tổng quát về tình hình làm việc, kinh doanh của cả nhóm, tổ chức. 

Rất nhiều công ty hiện nay căn cứ vào báo cáo công việc tháng, quý để xét thưởng, tăng lương. Vì thế, bạn nên thực hiện cẩn thận, đầy đủ các hạng mục càng cụ thể, chi tiết càng tốt. 

Báo cáo công việc năm

Báo cáo công việc cuối năm là loại báo cáo quan trọng nhất đối với doanh nghiệp. Bởi đây là tài liệu mang tính chất tổng kết một năm làm việc cùng biết bao sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể nhân viên. 

Thực tế, báo cáo năm thường áp dụng cho các phòng ban, đội nhóm. Người lập báo cáo cần xem xét chi tiết, cụ thể các công việc đã hoàn thành. Trong đó, bạn phải nêu rõ những điểm làm được và chưa làm được, khó khăn, thách thức gặp phải. Như vậy nhà quản trị mới có phương hướng, cách khắc phục cho năm tiếp theo. 

Mẫu báo cáo nội dung công việc năm còn chứa đựng những thành quả của công ty. Đây là cơ sở đánh giá, xem xét, ra quyết định khen thưởng cho các thành viên xuất sắc, có nhiều đóng góp tích cực vì sự phát triển của công ty. 

Các bước lập báo cáo công việc chi tiết nhất

Báo cáo công việc không đơn thuần chỉ để tổng kết các nhiệm vụ đạt được mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của người lập. Vì thế, dù báo cáo ở hình thức nào cũng cần được trình bày chi tiết, rõ ràng đúng trình tự logic. Như vậy người nhận dễ đọc, tư duy. 

Muốn sở hữu một bản báo cáo công việc chuẩn, bạn cần nắm rõ những bước triển khai cụ thể sau đây:

Bước 1: Xác định đối tượng nhận báo cáo

Bước đầu tiên trước khi lập báo cáo công việc là phải xác định đúng đối tượng đọc báo cáo. Điều đó sẽ quyết định nội dung đưa ra gồm những gì, lựa chọn các trình bày, ngôn ngữ sử dụng phù hợp. 

Ví dụ: Ngoài người quản lý trực tiếp sẽ có sếp, lãnh đạo cấp cao đọc báo cáo. Một số trường hợp bộ phận nhân sự cũng là người kiểm tra báo cáo của bạn. 

Bước 2: Chắt lọc, quyết định thông tin chính có trong báo cáo

Sau khi xác định đối tượng đọc báo cáo, việc kế tiếp bạn cần làm là xem xét nên đưa những nội dung gì. Bạn nên liệt kê toàn bộ công việc được giao, mức độ hoàn thành dựa trên kết quả đạt được. Tiếp đó, bạn hãy chọn ra những thông tin tổng quan, cụ thể giúp người đọc hiểu rõ những công việc bạn thực hiện và hiệu quả đạt được. 

Ngoài ra, trong phần này bạn cũng có thể bổ sung các thông tin về vấn đề, khó khăn đang gặp phải. Đồng thời đề xuất hướng khắc phục để nhà quản lý xem xét, cân nhắc ra quyết định, nâng cao hiệu suất làm việc. 

Ví dụ: Nếu lập báo cáo kinh doanh, bạn cần đưa các dữ liệu đo lường cụ thể như KPI đề ra, KPI đạt được, các sản phẩm/dịch vụ doanh thu cao nhất. Cùng với đó là những nguy cơ gặp phải cùng một số giải pháp tiềm năng bạn muốn đóng góp. 

Bước 3: Xác định cấu trúc báo cáo

Một trong những cách báo cáo công việc cho sếp chính là thông tin được trình bày logic hoặc theo trật tự thời gian. Như vậy người đọc sẽ dễ dàng hình dung quá trình thực hiện của nhân sự. 

Báo cáo công việc thường không có mẫu cố định mà sẽ linh hoạt thay đổi từng mục. Trong đó cấu trúc cơ bản sẽ gồm có những phần sau:

• Tiêu đề báo cáo. 
• Mở bài: Giới thiệu người báo cáo, phòng ban, chức vụ, tóm tắt nội dung, mô tả ngắn gọn chủ đề. 
• Thân bài: Xây dựng bảng nội dung công việc, tiến độ, thời gian hoàn thành, ưu – khuyết điểm trong quá trình làm việc. Cùng với đó bạn đừng quên đánh giá hiệu quả công việc khách quan. 
• Kết luận: Tổng kết các nhiệm vụ sẽ giải quyết trong thời gian tới, thu thập số liệu phục vụ báo cáo, đề xuất các giải pháp phù hợp. 

Mẫu báo cáo công việc của bạn được đánh giá cao khi trình bày rõ ràng, mạch lạc. Đặc biệt ngôn từ sử dụng ngắn gọn, súc tích, không lan man, thể hiện rõ nội dung cần báo cáo, trao đổi.

Bước 4: Kiểm tra, chỉnh sửa báo cáo

Trước khi gửi báo cáo công việc cho lãnh đạo, bạn đừng quên kiểm tra, chỉnh sửa lại 1 – 2 lần. Có thể chỉ là lỗi chính tả hay sai sót số liệu. Dù lỗi nhỏ cũng có thể dẫn đến hiểu lầm và gây hậu quả nghiêm trọng. 

Bước này đảm bảo bản báo cáo của bạn trở nên chuyên nghiệp, hiệu quả nhất. Một mẹo nhỏ là sau khi lập xong, bạn hãy tạm rời mắt khỏi báo cáo khoảng 1 tiếng, sau đó mới quay lại kiểm tra. Như vậy bạn sẽ có cái nhìn khách quan hơn và dễ dàng chỉnh sửa một cách hợp lý. 

Một số lưu ý quan trọng để viết báo cáo công việc chuyên nghiệp

Jeff Bezos – CEO Amazon từng nói: “Nếu bạn không cứng đầu, bạn sẽ sớm từ bỏ các thử nghiệm của mình. Nếu bạn không linh hoạt bạn sẽ đâm đầu vào tường mà không tìm ra bất kỳ giải pháp nào cho vấn đề đang gặp phải”. 

Báo cáo công việc chính là một phần để bạn khẳng định bản thân một cách chân thực nhất. Giống như người Việt có câu “nói có sách, mách có chứng”. Những kết quả trong báo cáo thể hiện rõ rệt nhất năng lực cá nhân, cho thấy bạn xứng đáng với niềm tin lãnh đạo gửi gắm. 

Nhưng để chuẩn bị bản báo cáo chuyên nghiệp, dễ hiểu, dễ đọc bạn cần tránh những điểm sau đây:

• Không xây dựng cấu trúc rõ ràng khiến báo cáo lan man, không có trọng tâm khiến người đọc dễ lạc hướng.
• Báo cáo chứa quá nhiều dữ liệu, chưa có sự sắp xếp, xử lý tinh gọn làm cho người nhận bị rối, khó nắm bắt thông tin quan trọng.
• Không kiểm tra chính tả trong báo cáo trước khi gửi. 
• Báo cáo quá ngắn là minh chứng cho việc bạn không thực sự để tâm vào việc lập báo cáo, khiến khiến đọc thiếu dữ liệu cần thiết đánh giá. 
• Trình bày báo cáo theo lỗi văn học rườm rà. 

Như vậy, báo cáo công việc đóng vai trò quan trọng trong sự nghiệp của mỗi người. Đầu tư vào báo cáo cũng là cách để chúng ta tự tin khẳng định năng lực bản thân với cấp trên, mở rộng cơ hội thăng tiến. 

Kết luận

Trên đây là toàn bộ những thông tin về các mẫu báo cáo công việc phổ biến cũng như cách lập chi tiết. Gitiho hy vọng chia sẻ này giúp bạn thuận tiện hơn trong quá trình làm việc.