Làm thế nào để đưa ra lời phản hồi mang tính xây dựng đúng cách?

Phản hồi mang tính xây dựng là một dạng phản hồi hoặc đánh giá về công việc, hành động, hoặc hành vi của một người mà được trình bày một cách tích cực, hỗ trợ và xây dựng. Qua đó giúp người nghe hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của họ cũng như thúc đẩy họ cải thiện hoặc phát triển trong công việc, cuộc sống cá nhân. 

Bài viết dưới đây cùng Gitiho tham khảo cách để đưa ra lời phản hồi một cách khéo léo và giúp người nghe thay đổi tích cực nhé!

Phản hồi mang tính xây dựng là gì? 

Phản hồi mang tính xây dựng là cách cung cấp lời đánh giá hoặc góp ý một cách tích cực với mục tiêu cải thiện hoặc định hình một hành vi, công việc, hoặc quá trình nào đó. 

Điều quan trọng là không chỉ giúp người nhận hiểu rõ điểm yếu, điểm mạnh của họ, mà còn tạo động lực và hướng dẫn họ cách làm phù hợp. 

Phản hồi có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau, không nhất thiết phải là lời khen. Phản hồi mang tính xây dựng có thể chứa cả sự phê bình, nhưng nó được trình bày một cách tôn trọng, thay vì chỉ trích hoặc phán xét, tập trung vào lỗi lầm của người khác.  

Mục tiêu của phản hồi mang tính xây dựng là cung cấp thông tin cụ thể và hữu ích để người nhận có thể cải thiện và phát triển.

Xem thêm: Cách phê bình nhân viên đầy tinh tế cho các nhà lãnh đạo

Cách đưa ra phản hồi mang tính xây dựng một cách khéo léo 

Cách đưa ra phản hồi mang tính xây dựng một cách khéo léo đòi hỏi sự cân nhắc, tôn trọng. Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng để đưa ra phản hồi mang tính xây dựng: 

Tôn trọng và đánh giá tích cực: Bắt đầu bằng việc thể hiện sự tôn trọng và đánh giá tích cực đối với người nhận phản hồi. Chỉ ra các điểm mạnh và thành công của họ trước khi diễn đạt phản hồi về những khía cạnh cần cải thiện. 

Chọn thời điểm và địa điểm phù hợp: Để đảm bảo hiệu quả, xem xét vị trí và thời gian của cuộc họp. Lời khen và đánh giá tích cực có thể chia sẻ trước mặt đồng nghiệp, trong khi lời phê bình nên được đưa ra trong cuộc họp riêng tư.

Trí tuệ cảm xúc: Kiểm soát cảm xúc của mình và không để chúng trở thành sự tấn công cá nhân. Hiểu rằng cảm xúc có thể tăng cao trong cuộc họp, nhưng cố gắng giữ được sự bình tĩnh.

Tập trung vào hành vi, không phải tính cách: Đảm bảo phản hồi của bạn tập trung vào hành vi cụ thể, công việc hoặc tình huống cụ thể mà người nhận đã thể hiện, chứ không nói về tính cách hoặc đặc điểm cá nhân. 

Sử dụng ngôn ngữ tích cực: Sử dụng ngôn ngữ tích cực và xây dựng như "Tôi nghĩ bạn đã làm rất tốt trong khía cạnh A, nhưng có một số cơ hội để cải thiện khía cạnh B." Tránh sử dụng ngôn ngữ phê bình hoặc chỉ trích. 

Đề xuất cách cải thiện: Khi bạn chỉ ra một điểm yếu hoặc vấn đề, luôn đề xuất cách cải thiện cụ thể. Hãy hỏi người nhận phản hồi về ý kiến của họ và cùng thảo luận về các giải pháp hoặc hướng dẫn để cải thiện. 

Nghe và tương tác: Hãy lắng nghe người nhận phản hồi và sẵn sàng tương tác với họ. Khuyến khích họ đóng góp ý kiến và đề xuất của họ, và hãy tạo môi trường mở cửa cho trao đổi xây dựng. 

Tạo môi trường an toàn: Đảm bảo rằng người nhận phản hồi cảm thấy an toàn và tự do trong việc thể hiện ý kiến của họ. Không tạo áp lực hoặc cảm giác đe dọa. 

Tập trung vào giải quyết vấn đề: Mục tiêu của phản hồi mang tính xây dựng là giúp người nhận cải thiện và giải quyết vấn đề. Hãy tập trung vào việc tìm giải pháp thay vì chỉ trích hoặc chê bai. 

Theo dõi và hỗ trợ: Theo dõi sự tiến bộ và tiếp tục hỗ trợ người nhận phản hồi trong quá trình cải thiện. Bạn có thể cung cấp hỗ trợ, đào tạo hoặc nguồn lực để họ đạt được mục tiêu của mình. 

Nhớ rằng mục tiêu của phản hồi mang tính xây dựng là khuyến khích sự tiến bộ và phát triển, chứ không phải là chỉ trích hoặc phê bình.

Bằng cách đưa ra phản hồi mang tính xây dựng, bạn sẽ khiến người khác thực sự lắng nghe, tiếp thu ý kiến, phản hồi mà bạn đưa ra. Đồng thời, nếu có thể hãy đưa cho họ lời khuyên hoặc hỗ trợ họ trong công việc để chất lượng công việc ngày càng tăng lên.