Cách phê bình nhân viên đầy tinh tế cho các nhà lãnh đạo

Cung cấp những thông tin phản hồi cần thiết sẽ giúp cho nhân viên hoàn thiện được kỹ năng và hiệu suất của họ. Thật dễ dàng khi đưa ra những phản hồi tích cực, nhưng làm thế nào để đưa ra những phê bình để thay đổi hành vi của nhân viên. 

Nếu không biết cách đưa ra lời phê bình và đánh giá về những lĩnh vực mà nhân viên cần cải thiện có thể dẫn đến việc làm giảm động lực, khiến nhân viên có suy nghĩ tiêu cực. 

Vậy có cách nào để truyền tải những phê bình mang tính xây dựng tới người khác tốt hơn, giúp họ thoải mái và có động lực để cố gắng. Theo dõi ngay bài viết dưới đây của Gitiho để biết thêm chi tiết!

Phê bình mang tính xây dựng là gì?

Phê bình mang tính xây dựng là một hình thức phản hồi tập trung vào việc đưa ra những lời phê bình và phản hồi tiêu cực mang tính xây dựng, tích cực để nâng cao hiệu suất hoặc hành vi của một nhân viên nào đó. 

Đây được coi là những lời chỉ trích mang tính xây dựng đem đến lợi ích cho nhân viên. Nó không chỉ tập trung vào các khía cạnh tiêu cực mà còn tập trung vào việc cải thiện bằng cách trò chuyện, đưa ra những giải pháp. 

Nó hoàn toàn trái ngược với những phê bình mang tính hủy hoại, cũng có thể mang mục đích tích cực nhưng lại cố tình gây tổn thương người khác. 

Các nhà quản lý nên đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng để tránh xúc phạm hoặc làm nhân viên nản lòng, đồng thời đưa ra những lời nhận xét chi tiết để họ có thể phát triển và làm tốt hơn nữa. 

Những lời chỉ trích mang tính xây dựng có thể khuyến khích nhân viên và đưa ra phương hướng, giải pháp khả thi cho vấn đề đang thảo luận. Ngoài ra, điều này còn tạo ra môi trường làm việc minh bạch, đáng tin cậy và là nơi mà đồng nghiệp có thể thoải mái chia sẻ tâm tư, ý kiến mà không sợ bị tổn thương.

Mặc dù không phải lúc nào cũng dễ dàng đưa ra lời phê bình nhưng điều cần thiết là đảm bảo sự hài lòng của nhân viên và giúp họ có cơ hội học tập, phát triển. Trên thực tế, 83% nhân viên đánh giá cao phản hồi, dù là tích cực hay tiêu cực. 

Theo Harvard Business Review, điều gì là hữu ích nhất trong cuộc đời của họ, 72% nhân viên cho biết là nhận được phản hồi từ người cấp trên của họ. Nhân viên muốn có phản hồi để tiến bộ và những lời phê bình mang tính xây dựng từ quản lý. Điều này cho phép nhà quản lý đưa ra định hướng và lời khuyên cho nhân viên về cách cải thiện. 

Khi nào nên đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng?

Đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng phù hợp trong một số tình huống như:

• Nhân viên vi phạm quy tắc. 
• Khi đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng không hiệu quả. 
• Khi xảy ra vấn đề, sự cố trong công việc và cần được giải quyết thông qua đối thoại. 
• Những lời phê bình mang tính xây dựng là cần thiết để giúp nhân viên phát triển các kỹ năng của họ. 
• Khi nhân viên có những hành vi đang tác động tiêu cực đến năng suất hoặc tinh thần của người khác.
• Khi nhân viên làm việc không đúng định hướng và họ cần được hướng dẫn để tốt hơn.
• Khi công việc không thực hiện đúng như trên thỏa thuận, nhân viên làm khác đi và gây ảnh hưởng tiêu cực.
• Khi bạn cần có một cuộc trò chuyện liên quan đến các hành vi cần thay đổi của nhân viên thay vì chỉ quan sát chung chung.

Tại sao lời phê bình cần phải mang tính xây dựng?

Đưa ra những lời phê bình là thực sự quan trọng đối với nhân viên. Điều quan trọng là lời phê bình phải mang tính xây dựng, có nghĩa là nó xác định được hành vi cụ thể cần được cải thiện của nhân viên. Bằng cách nào đó, người đưa ra phản hồi có thể tránh được sự khó xử và thúc đẩy được lòng tin. 

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng những lời phê bình có thể làm tăng động lực và sự tham gia của nhân viên khi người quản lý đưa ra một cách xây dựng. Mặt khác, nếu không biết cách phản hồi, không mang tính xây dựng sẽ dẫn đến giảm mức độ tương tác và giảm động lực. 

Những lời phê bình mang tính xây dựng truyền cảm hứng hơn là làm nản lòng nhân viên vì nó tập trung vào sự tiến bộ trong tương lai thay vì nhìn vào những sai lầm trong quá khứ. 

Một nghiên cứu năm 2020 cho thấy phản hồi tiêu cực tập trung chỉ trích những sai lầm trong quá khứ và không mang lại hiệu quả. 

Do vậy, thông tin phản hồi không nên tập trung vào hiệu suất trước đó và những áp lực của những thất bại trong quá khứ. Thay vào đó, nhà quản lý nên đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng và làm việc với nhân viên để phát triển những dự định tiếp theo.  

Ví dụ về phê bình mang tính xây dựng đầy tinh tế

1. Phê bình về chất lượng công việc thấp

Nhân viên có thể hoàn thành công việc đúng hạn nhưng chất lượng công việc không được như kỳ vọng. Không thể tránh khỏi được những sai sót và để khắc phục được vấn đề này, người quản lý hãy cung cấp những ví dụ cụ thể mà bạn muốn nhấn mạnh. Đồng thời nêu lên những điều nhân viên làm tốt trong công việc trước khi truyền đạt các vấn đề cần cải thiện. 

Ví dụ: 

“Anh/chị đánh giá cao việc em luôn hoàn thành công việc đúng deadline và những nỗ lực trong việc có cái nhìn tổng thể trong các dự án là điều đáng khen ngợi. Tuy nhiên, anh/chị thấy rằng em đã bỏ qua một số chi tiết về 2 dự án gần đây của mình. Những chi tiết này cần được điều chỉnh trước khi em chuyển qua công đoạn tiếp theo. 

Hãy tạo một danh sách kiểm tra chi tiết về tất cả các hạng mục cần hoàn thành trong dự án. Làm đi nhé, sau đó chúng ta sẽ cùng theo dõi và đánh giá.”

2. Phê bình năng suất thấp

Năng suất công việc giảm có thể là do cuộc sống có sự thay đổi hoặc không gắn kết với mọi người trong công ty. Giải quyết được lý do gốc rễ sẽ thay đổi được vấn đề.

Ví dụ:

“Anh/chị muốn xác nhận rằng có phải em đang làm việc kém hiệu quả hơn bình thường không? Anh/chị có thể làm gì để giúp em quay trở lại công việc? Anh/chị muốn em được làm việc thật vui vẻ và thoải mái. 

Hãy dành thời gian để xem lại các mục tiêu và nhiệm vụ của em, những gì em cần để anh/chị đạt được mục tiêu đó, vì vậy chúng ta hãy cùng thực hiện nhé!.”

Xem thêm: Những phương pháp và cách thức để quản lý và tăng năng suất công việc

3. Phê bình về kỹ năng giao tiếp

Đối với một số nhân viên, có thể sẽ gặp khó khăn trong việc ngại đặt câu hỏi hoặc bàn luận về các vấn đề. Để khuyến khích giao tiếp mạnh mẽ hơn, hãy động viên nhân viên thể hiện ý kiến mà vấn đề của mình. 

Ví dụ:

“Công việc hiện tại của em thế nào rồi?

Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, cứ nói cho anh/chị càng sớm càng tốt để có thể hỗ trợ em nhé! 

Có thể gửi cho anh/chị báo cáo hằng ngày để biết được tiến độ công việc như thế nào không?"

Để nâng cao kỹ năng giao tiếp cho nhân viên, quản lý có thể tham khảo khóa học Kỹ năng giao tiếp để có thể mạnh dạn, tự tin và biết cách giao tiếp khéo léo, làm việc được với mọi người trong mọi tình huống. 

4. Phê bình về việc không thực hiện công việc đúng hạn

Hoàn thành công việc không đúng hạn có thể cho thấy sự thiếu tổ chức hoặc nhân viên gặp vấn đề về quản lý thời gian. Một cuộc trao đổi xung quanh việc này sẽ tạo cơ hội để học hỏi và phát triển trong công việc. Hãy chắc chắn bạn hiểu rõ tình hình trong cuộc thảo luận và đề nghị giúp đỡ nếu có thể.

Ví dụ:

“Anh/chị luôn ấn tượng với chất lượng công việc của em. Tuy nhiên anh/chị thấy rằng gần đây em bị chậm một vài đầu việc. 

Anh/chị cũng biết đây là môi trường có nhịp độ làm việc khá nhanh. Và anh/chị có một vài cách để em quản lý thời gian của mình tốt hơn. 

Nhưng, trước hết thì anh/chị muốn biết điều gì khiến em bị chậm trễ không?"

5. Phê bình về thái độ làm việc đi muộn và nghỉ thường xuyên

Những nhân viên thường xuyên đến muộn hoặc vắng mặt có thể gặp khó khăn trong việc tự tổ chức và có thể đã nhận thức được rằng đó là một vấn đề. Khi trao đổi về vấn đề này, hãy tránh tập trung vào nhân viên. Thay vào đó, hãy tập trung vào tác động của việc đi muộn hoặc vắng mặt đối với hiệu suất công việc của nhân viên và hỗ trợ họ.

Ví dụ: 

“Gần đây anh/chị nhận thấy sự vắng mặt và đi làm muộn của em rất thường xuyên. Anh/chị biết rằng chúng ta đều có một số việc phải làm ngoài công việc nhưng em sẽ bị lỡ mất nhiều thông tin nếu thường xuyên bỏ lỡ các cuộc họp. 

Điều cuối cùng anh/chị muốn nói là nó cản trở hiệu suất tổng thể của em. Vì vậy, hãy chia sẻ với anh/chị về những vấn đề mà em đang gặp phải nhé!."

6. Phê bình về khả năng giải quyết vấn đề

Khi nhân viên thiếu kỹ năng giải quyết vấn đề, nó sẽ tạo ra sự thụ động và có thể làm trì hoãn tiến độ dự án. Tập trung vào việc cho nhân viên cảm thấy tự tin khi giải quyết những mối bận tâm này. Nhân viên sẽ tự tin nếu được trao quyền chủ động và giải quyết các vấn đề một cách độc lập.

Ví dụ:

“Em đã phối hợp rất tốt với nhóm của mình vào tuần trước. Em luôn là trợ thủ đắc lực trong những buổi thảo luận lý tưởng. 

Sẽ rất tốt nếu em sử dụng khả năng sáng tạo của mình để giải quyết vấn đề trước khi yêu cầu giúp đỡ. 

Cố gắng nghĩ ra một số giải pháp trong 30 phút trước khi nhờ sự trợ giúp của người khác. Nếu cách này không hiệu quả, hãy nói với anh/chị và chúng ta sẽ cùng nhau tháo gỡ vấn đề."

Nhằm nâng cao năng lực giải quyết vấn đề trong công việc và cuộc sống, bạn có thể tham khảo khóa học Kỹ năng giải quyết vấn đề để có cách đánh giá sự việc cũng như có khả năng tư duy, giải quyết khi gặp các vấn đề “oái oăm” nhất. 

7. Phê bình về thái độ tiêu cực

Thái độ tiêu cực có thể tạo ra môi trường làm việc căng thẳng. Tuy nhiên, vấn đề này có thể được giải quyết để giúp duy trì môi trường làm việc dễ chịu và sự gắn kết giữa các đồng nghiệp. Để tránh tạo ra một tình huống căng thẳng hơn, bạn hãy tập trung vào việc tìm ra nguyên nhân cơ bản phía sau hành vi của nhân viên và giúp họ vượt qua nó. 

Ví dụ:

“Anh/chị có quan sát thấy rằng sự tương tác của em với với anh/chị và những người khác cho thấy em có vẻ không hài lòng trong công việc. Anh/chị có thể giúp gì được cho em không? 

Nếu có bất cứ chuyện gì, hãy nói với anh/chị bất kỳ mối lo ngại nào nếu nó làm ảnh hưởng đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của em để anh/chị tìm ra giải pháp nhé.”

8. Phê bình về việc cộng tác với đồng nghiệp

Những nhân viên không muốn kết hợp với đồng nghiệp có khả năng bỏ lỡ các cơ hội phát triển.

Nhân viên có thể không muốn hợp tác do thiếu tự tin hoặc ngại giao tiếp.

Khi giải quyết vấn đề này, hãy nhấn mạnh rằng bạn đề cao kỹ năng của họ và cảm thấy rằng họ có thể mang lại giá trị, kiến thức của mình bằng cách chia sẻ kỹ năng đó với các thành viên trong nhóm. 

Ví dụ:

“Anh/chị khá ngưỡng mộ em vì sự nhanh nhẹn cũng như kỹ năng giải quyết vấn đề của em.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đồng nghiệp cần được giúp đỡ, anh/chị nghĩ em nên thể hiện kỹ năng của mình và giúp đỡ họ bằng những gì mà em biết hoặc trong khả năng của em. 

Trong khi đó, em có thể tham khảo cách những người khác làm việc. Hãy tham gia cuộc họp nhóm hàng tuần để chúng ta có thể thảo luận về các dự án hiện tại của mình và thực hiện một số buổi thảo luận ý tưởng.”

9. Phê bình về tác phong làm việc thiếu chuyên nghiệp

Hành vi thiếu chuyên nghiệp đôi khi bắt nguồn từ những hành động tưởng chừng như vô hại. Tuy nhiên những hành vi như nói chuyện riêng có thể nhanh chóng làm giảm tinh thần của nhân viên. Nếu bạn thấy một nhân viên buôn chuyện hoặc tham gia vào các hành vi thiếu chuyên nghiệp khác, hãy trực tiếp trao đổi với họ. 

Ví dụ:

“Anh/chị hiểu cảm giác của em và anh/chị biết có vẻ như hành vi của em là vô hại. 

Tuy nhiên, những hành động như truyền đạt tin đồn có thể gây mất lòng tin ở nơi làm việc. 

Hãy giải quyết các mối quan ngại bằng cách chia sẻ với anh/chị. Khi em chia sẻ với đồng nghiệp của mình, có thể sẽ khiến họ bị ảnh hưởng.”

10. Phê bình trong quá trình đánh giá hiệu suất

Đánh giá hiệu suất là một cách để bạn có thể đánh giá kết quả của đội nhóm. Đây cũng là cơ hội để đề cập đến bất kỳ mối quan ngại nào về một nhân viên. 

Một cách tuyệt vời để làm điều này là hỏi nhân viên cảm thấy thế nào về hiệu suất công việc của họ trong những lĩnh vực mà bạn nghĩ cần cải thiện. 

Tips: Xin ý kiến của nhân viên về hiệu suất của họ và đề xuất cách cải thiện. Bằng cách biết được những ý kiến của họ, bạn có thể giúp nhân viên nhận ra điểm yếu và đưa ra giải pháp khắc phục. 

Ví dụ:

“Em đã đề cập đến cảm xúc của mình về khoảng thời gian em cần để hoàn thành dự án. 

Anh/chị nhận thấy rằng em đã dành nhiều thời gian để khắc phục sự cố và giải quyết vấn đề trong những dự án trước đây. Có lẽ đây là lĩnh vực khiến em chậm tiên độ. 

Trong dự án tới, hãy thử tính xem mất bao lâu để giải quyết vấn đề mà em gặp phải. Có thể hãy giới hạn bản thân trong một khoảng thời gian nhất định và liên hệ với nhóm để được trợ giúp.”

Cách để đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng giúp nhân viên cố gắng, phát triển?

Những lời phê bình mang tính xây dựng sẽ có nhiều khả năng giúp nhân viên tiếp thu nếu nó kịp thời, rõ ràng, cụ thể, chi tiết và có thể hành động. 

1. Hãy tích cực

Phản hồi một cách tích cực giúp nhân viên cởi mở với những lời phê bình mang tính xây dựng nhưng đó không phải là mục đích duy nhất để đưa ra phản hồi tích cực.

Ví dụ: nếu phản hồi tích cực được đưa ra để làm cho phản hồi tiêu cực có vẻ ít nghiêm trọng hơn thì phản hồi tích cực có thể không được coi là sự đánh giá chân thành mà thay vào đó, nó được xem như là một bước đệm trước khi đưa ra phản hồi xấu. 

Mặc dù những lời phê bình mang tính xây dựng không phải lúc nào cũng tích cực, nhưng bạn nên đưa ra những lời phê bình với một thái độ tích cực. 

2. Đưa ra lời khuyên khả thi

Khi đưa ra những lời khuyên, hãy đưa ra những ví dụ về để nhân viên có thể sửa đổi thay vì tập trung vào những điều tiêu cực. 

Đưa ra lời khuyên có thể hành động là yếu tố chính phân biệt những lời phê bình mang tính xây dựng và không mang tính xây dựng, đồng thời nó mang lại khía cạnh tập trung vào tương lai hơn là quá khứ. 

Một cách để làm được điều này là đặt mục tiêu SMART sẽ giúp bạn tạo ra những mục tiêu mà mình có khả năng đạt được. 

3. Biến nó trở thành trải nghiệm hợp tác

Những lời phê bình mang tính xây dựng có giá trị hơn khi có yếu tố cho đi và nhận lại. 

Người mà bạn đưa ra phản hồi có thể không đồng ý với bạn. Hãy cho phép họ đặt câu hỏi tại sao bạn cảm thấy như vậy và cách mà họ có thể cải thiện dựa trên nhận xét của bạn. 

Biến nó thành một trải nghiệm hợp tác có thể xoa dịu cảm giác tiêu cực khi nhận được phản hồi tiêu cực vì nó cho phép 2 bên được chia sẻ quan điểm của mình. 

4. Tập trung vào hoàn cảnh hơn là con người

Tập trung vào tình huống hoặc hành vi hơn là vào con người có thể giúp cho nhân viên không cảm thấy bị công kích cá nhân. Sử dụng các câu khẳng định dựa trên “anh/chị” là một cách để làm điều này.

Bằng cách tập trung vào trải nghiệm của bạn, các câu khẳng định dựa trên “anh/chị” có thể làm cho những ý kiến ít cá nhân hơn. Bằng cách bắt đầu mỗi câu với “anh/chị”, bạn làm rõ rằng bạn đang thể hiện quan điểm và ý kiến của mình chứ không phải sự thật. 

Điều này có thể giảm sự phòng thủ từ phía nhân viên và làm cho buổi trao đổi trở nên hiệu quả hơn. 

5. Hãy cụ thể

Càng cụ thể càng tốt. Đừng nói chung chung, thay vào đó hãy chỉ ra những vấn đề bằng cách cung cấp các ví dụ cụ thể. 

Bằng cách này, bạn và đồng nghiệp của mình có thể giao tiếp hiệu quả và mọi khúc mắc sẽ được giải đáp. 

Những nhận xét mơ hồ khiến nhân viên không biết về toàn bộ vấn đề và do đó, họ sẽ không biết làm thế nào để sửa đổi cho đúng.  

6. Giữ cuộc trò chuyện riêng tư

Phản hồi và đề xuất có thể có hoặc không có hiệu quả nếu nhân viên cảm thấy ngại, xấu hổ khi bị phê bình. Trong một số trường hợp, điều này có thể làm mất động lực và làm nản lòng. 

Đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng tốt nhất là nên ở trong không gian riêng tư, giúp nhân viên không cảm thấy bị e ngại, mặc cảm. 

Để có cuộc trao đổi hiệu quả nhất, hãy dành thời gian ngồi xuống và trò chuyện. Sắp xếp thời gian để đưa ra lời phê bình hoặc tận dụng các cuộc họp trực tiếp để làm điều đó. 

7. Xem xét thời điểm đưa ra lời phê bình

Lời phê bình mang tính xây dựng sẽ rất hữu ích nếu được đưa ra ngay sau hành động, để cả 2 người ghi nhớ được tình huống đó. Nếu chờ đợi quá lâu có thể khiến cho ý kiến của bạn không còn tác dụng. 

Tuy nhiên, có thể không phù hợp để đưa ra phê bình ngay sau một buổi thuyết trình hoặc bất kỳ tình huống căng thẳng nào. 

8. Theo dõi

Thể hiện sự khen ngợi của bạn đối với sự tiến bộ trong quá trình hoàn thiện của nhân viên để họ thấy rằng bạn luôn ủng hộ và quan tâm đến thành công của họ. Điều này cũng cho phép nhân viên nêu lên bất kỳ mối quan ngại nào sau khi họ đã có thời gian để hiểu và suy nghĩ thấu đáo vào sự phê bình của bạn. 

Xem thêm: Quản lý con người là gì? Khám phá 4 kỹ năng cần có của người lãnh đạo

Bài viết trên đã cung cấp cho bạn thông tin về tầm quan trọng của việc phê bình mang tính xây dựng cũng như cách để phê bình nhân viên nhằm giúp nhân viên tích cực nhận ra lỗi sai của mình và sửa đổi chúng. Hãy nhớ áp dụng trong việc quản lý nhân viên để tạo ra môi trường làm việc lý tưởng nhất nhé!