Khám phá 5 phần mềm quản lý công việc được ưa chuộng nhất 2023

Phần mềm quản lý công việc là giải pháp giúp cá nhân và doanh nghiệp bài toán giao việc, đảm bảo tiến độ. Mục đích cuối cùng nhằm tăng hiệu suất lao động. 

Hiện nay có nhiều ứng dụng ra đời nhưng không phải công cụ nào cũng đáp ứng mong muốn của người dùng. Ngay sau đây Gitiho sẽ giới thiệu đến bạn top 5 app quản lý công việc tối ưu, phù hợp đa dạng ngành nghề, lĩnh vực. 

Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý công việc?

Theo báo cáo từ PMI – Pulse of the Profession năm 2018, các tổ chức doanh nghiệp lãng phí tới 97 triệu đô la cho mỗi 1 tỷ đô đầu tư các dự án. Trong khi đó, kết quả khảo sát của Harvard Business Review: “Trung bình các dự án vượt quá ngân sách dự kiến khoảng 27%”. 

Những con số này cho thấy bài toán tối ưu hóa quản lý công việc, xây dựng bộ máy vận hành hiệu quả vô cùng cấp thiết. Không ít dự án không đi đúng quỹ đạo bắt nguồn từ hoạt động quản lý yếu kém. Vì thế, khai thác phần mềm quản trị công việc là lời giải hoàn hảo. 

Sắp xếp công việc logic, hiệu quả 

Các ứng dụng quản lý công việc cung cấp đa dạng chức năng nhằm giám sát tiến độ, phân công công việc, quản lý lịch biểu sát sao. Chúng đảm bảo bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ chính và phụ cùng lúc không bị chồng chéo. 

Xem thêm: Bật mí cách giải quyết vấn đề phát sinh trong quản lý công việc hiệu quả

Theo PMI, công ty sử dụng thành công phần mềm giao việc có xu hướng đáp ứng tiến độ công việc, ngân sách tối ưu. Kết quả then chốt đạt được tốt hơn hẳn những đơn vị quản lý thủ công. Về mặt số liệu, những doanh nghiệp này có thể tiết kiệm tới 28 lần ngân sách dự kiến nếu sở hữu quy trình quản lý, vận hành khoa học. 

Tối ưu hiệu suất làm việc nhóm

App quản lý công việc giúp quá trình làm việc nhóm suôn sẻ, khớp nối với nhau chuẩn chỉ. Bởi qua phần mềm, các thành viên trong nhóm có thể cùng tổng hợp và tìm các giải quyết. Ngoài ra, tất cả mọi người đều có khả năng truy cập ứng dụng nên ai cũng có thể nắm thông tin chính xác, nhanh nhạy. Trường hợp phát hiện vấn đề, các bộ phận sẽ phối hợp xử lý kịp thời. 

Theo nghiên cứu từ Inc, nhân sự phải mất trung bình 21,8 tiếng mỗi tuần ngụp lặn trong mớ thông tin hỗn độn, quy trình làm việc rắc rối. Nếu muốn dự án hoàn thành đúng thời hạn, nhà quản trị cần huy động nhiều người hơn. 

Lúc này, ứng dụng quản lý công việc với khả năng tích hợp các tính năng, lưu trữ dữ liệu đồng bộ trên một nền tảng sẽ đóng vai trò như “quân bài chốt” hỗ trợ nhân viên tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất xử lý công việc. 

Sắp xếp công việc dựa trên mức độ ưu tiên từ cao - thấp

Thực tế trong một dự án sẽ có những nhiệm vụ chính, cấp thiết và việc chưa thực sự cần thiết. Lúc này bạn cần sắp xếp thứ tự ưu tiên để xử lý công việc hợp lý, khoa học, không bị chồng chéo, nhầm lẫn hay quên. 

Khảo sát đa ngành của Wrike cho thấy: “Thiếu các công cụ hoạch định thời gian, ngân sách là vấn nạn khiến 97% dự án thực tế rơi vào tình trạng khủng hoảng”. Điều đó giống như vòng xoay không hồi kết. Việc trì hoãn khiến thời gian, ngân sách đổ vào dự án càng thêm sai sót. 

Xem thêm: Cách quản lý công việc hiệu quả mở rộng đường thăng tiến

Vậy nên các phần mềm quản lý công việc online sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề kể trên. Nếu sử dụng app quản lý dự án hiệu quả nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về công việc. Qua đó chúng ta dễ dàng phát hiện các nút thắt cần giải quyết. Vì thế những công cụ này đóng vai trò như trợ thủ đắc lực tương trợ bạn lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực chính xác, tối ưu thời gian, chi phí hoạt động.

Khám phá top 5 phần mềm quản trị công việc phổ biến nhất 2023

Hiện nay có rất nhiều công cụ phân việc phù hợp cho cá nhân, doanh nghiệp. Các tính năng được nâng cấp ngày càng thân thiện với người dùng mang lại nhiều lợi ích. Ngay sau đây Gitiho sẽ giới thiệu đến bạn top những app quản lý công việc có tính ứng dụng cao, sử dụng rộng rãi. 

Base Wework

Base Wework là phần mềm quản lý công việc không còn xa lạ tại Việt Nam. Công cụ của Base nhằm đem đến nền tảng quản trị toàn diện. Mỗi chức năng của ứng dụng rất phong phú và đang nâng cấp hoàn thiện từng ngày. Một số điểm nổi bật của app có thể kể đến như:

• Cho phép khởi tạo list công việc cần làm nhanh chóng sau vài thao tác. 
• Tùy chọn hiển thị đa dạng theo danh sách, dạng bảng kéo thả hay bảng tiến độ. 
• Tổng hợp dữ liệu thông qua biểu đồ, bảng biểu chính xác, trực quan giúp người dùng theo dõi tiến độ công việc dễ dàng. 
• Cho phép phân quyền sử dụng đến từng đối tượng ở các dự án khác nhau. 
• Hỗ trợ chia sẻ, trao đổi, quản lý tài liệu chung thuận lợi, hiệu quả. 
• Thông báo, cập nhật hoạt động theo thời gian thực. 
• Linh hoạt xây dựng trường dữ liệu bổ sung như: Trọng số, ngân sách … giúp kiểm soát mức độ thành công của dự án. 

Tuy nhiên, phần mềm quản lý công việc Base vẫn trong quá trình hoàn thiện nên có thể sẽ xuất hiện tình trạng lỗi server khi vận hành. Chưa kể khả năng tích hợp, liên kết với các đối tác dịch vụ lớn chưa có. Vì thế trong quá trình sử dụng khiến người dùng đôi khi bất tiện. 

Asana

Asana là một trong những phần mềm quản lý công việc tốt nhất, ứng dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp. App đáp ứng tương đối đầy đủ nhu cầu của một nhà quản lý khi kiểm soát khối lượng công việc đồ sộ. Bạn có thể tham khảo ưu điểm của công cụ này ngay sau đây:

• Tích hợp sử dụng cả trên bản web lẫn thiết bị di động. 
• Miễn phí với các nhóm từ 15 thành viên trở xuống. 
• Giao diện đơn giản, sắp xếp khoa học, thân thiện với người dùng. 
• Tích hợp đa dạng chức năng: Tạo việc, giao việc, lên lịch, lập deadline cho công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, đánh giá, nhận xét. 
• Có khả năng liên kết nhiệm vụ của nhiều dự án khác nhau mà không cần sao chép. 
• Theo dõi tổng quan của tất cả dự án. 
• Báo cáo trực quan, update liên tục theo thời gian thực giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả công việc sát sao. 

Hiện tại, phần mềm quản lý công việc Asana cho phép dùng bản miễn phí với số lượng người dùng tối đa 15 thành viên. Các tính năng ở bản free khá cơ bản: Cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo…. 

Nếu số lượng thành viên lớn hơn, bạn nên nâng cấp bản tính phí giá khoảng 9,99$/user/tháng. Với phiên bản này bạn được trải nghiệm trọn vẹn những chức năng ưu việt như: Tìm kiếm nhiệm vụ nâng cao, thêm trường tùy chỉnh cho dự án, báo cáo chi tiết, cài đặt bảo mật dự án….

Trello

Phần mềm quản lý công việc Trello được nhiều công ty vừa và nhỏ áp dụng. Lợi thế của ứng dụng này chính là hoàn toàn miễn phí với người mới bắt đầu. Vì thế, bạn có thể thoải mái sử dụng, trải nghiệm các tính năng cơ bản.

Trello thiết kế giao diện bắt mắt, dễ nhìn nên bạn dễ dàng tạo ra list công việc theo dạng Kanban khoa học. Chỉ cần mở phần mềm, tất cả thành viên trong nhóm đều nắm bắt đầu việc cần làm, ai phụ trách nhiệm vụ nào, tiến độ ra sao. 

Một số ưu điểm của Trello bạn có thể tham khảo:

• Hỗ trợ trên mọi thiết bị. 
• Thân thiện với người dùng. 
• Cho phép chỉnh sửa, điều chỉnh đa dạng dữ liệu một cách dễ dàng, 
• Tích hợp cùng app chat Slack. 

Dễ nhận thấy phần mềm Trello vô cùng linh hoạt trong quản lý công việc. App đồng bộ với tất cả các thiết bị. Hệ thống báo cáo chi tiết, chính xác giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả làm việc thuận tiện hơn. 

Wrike

Wrike cho phép người dùng thiết lập các nhiệm vụ một cách logic, hiệu quả. Với phần mềm quản lý công việc này bạn không cần lo lắng việc chồng chéo, chậm tiến độ. Bởi thông qua báo cáo chi tiết nhà quản lý biết được dự án đang gặp vấn đề ở đâu, tháo gỡ như thế nào. 

Ứng dụng kể trên tích hợp đa dạng tính năng: Tạo nhiệm vụ, giao việc, đánh giá nhận xét, liên kết các dự án. Đây là công cụ cực hữu ích cho những doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc dự án ngân sách hạn chế. Wrike nổi bật với một số ưu điểm như:

• Tích hợp chức năng tự động hóa giúp người dùng dễ quản lý công việc. 
• Giao thức bảo mật đa lớp vô cùng tin cậy. 
• Kết hợp nhiều công cụ hỗ trợ, hủy bỏ dự án khi cần thiết. 
• Người dùng được hỗ trợ 24/7 qua email, điện thoại, chat trực tiếp. 

Ngoài ra, phần mềm Wrike hỗ trợ nhiều ngôn ngữ: Tiếng Anh, Pháp, Đức. Hơn hết chúng tương thích cả nền tảng Android, iOS và hoạt động trơn tru trên các thiết bị khác nhau. 

Amis

Amis là công cụ quản trị doanh nghiệp được phát triển bởi MISA – công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Phần mềm này tích hợp đa dạng tính năng: Bán hàng, kế toán, nhân sự, truyền thông…. 

Ứng dụng cho phép người dùng thực hiện đồng thời các nghiệp vụ quản trị một cách tối ưu. Đặc biệt app hoạt động online nên doanh nghiệp sử dụng mọi lúc, mọi nơi từ nhiều thiết bị: Laptop, PC, máy tính bảng, smartphone. 

Như vậy với phần mềm giao việc, nhà quản trị dễ dàng quản lý, đánh giá nhân sự hiệu quả. Thông qua đó bạn cũng có thể xác định vấn đề nhanh chóng nhằm đưa ra phương án giải quyết kịp thời, tránh sai sót, rủi ro. 

Với những gợi ý trên đây chắc hẳn bạn đã biết mình nên lựa chọn phần mềm quản lý công việc nào cho doanh nghiệp. Nếu muốn biết thêm về các tips làm việc hiệu quả, bạn đừng quên cập nhật thông tin từ Gitiho.