Powerpoint và Google Slides: Đâu là công cụ tối ưu cho dân văn phòng?

Powerpoint và Google Slides là hai công cụ thường xuyên được sử dụng để hỗ trợ hoạt động thuyết trình. Vậy đối với người làm việc văn phòng, thường xuyên phải làm các bản trình chiếu slide thì đâu mới công cụ tối ưu nhất? Hãy cùng tìm hiểu ngay nào!

Đôi nét về Powerpoint và Google Slides

Tạo slide là một trong những việc rất quan trọng, có ảnh hưởng đến đến hiệu quả bài thuyết trình. Bên cạnh kỹ năng trình bày, khả năng giao tiếp bằng ánh mắt, những cử chỉ phù hợp thì một bản trình chiếu đẹp, đầy đủ thông tin cũng giúp người xem đánh giá tốt hơn về bạn. Slide đẹp là slide được trình bày khoa học, logic, sinh động với cả văn bản, hình ảnh, video và có các hiệu ứng phù hợp. Để tạo slide thuyết trình đẹp, bạn cần chọn được công cụ thiết kế phù hợp. Hãy cùng Gitiho đặt 2 công cụ thiết kế bản trình chiếu hàng đầu hiện nay là Powerpoint và Google Slides lên bàn cân xem thế nào nhé!

Powerpoint là gì?

Powerpoint là phần mềm tạo bản trình chiếu thuộc bộ công cụ Microsoft Office. Phần mềm này đã được hàng triệu người sử dụng trong nhiều năm qua để giúp họ thuyết trình hiệu quả và hấp dẫn hơn. Powerpoint có rất nhiều tính năng để tạo slide từ đơn giản đến phức tạp. Ngày nay nhiều người còn sử dụng phần mềm này để thiết kế đồ họa hay sản xuất video. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo một Infographic (Đồ họa thông tin) trong PowerPoint

Google Slides là gì?

Google Slides là ứng dụng tạo bản trình chiếu thuộc bộ Google Workspace. Tính năng của ứng dụng này cũng tương tự như Powerpoint. Người dùng có thể tạo được các bản trình chiếu với văn bản, hình ảnh, video, biểu đồ. 

Điểm khác biệt cơ bản của Powerpoint và Google Slides?

Khác biệt dễ dàng nhận thấy nhất của Powerpoint và Google Slides là Powerpoint cần cài đặt vào máy tính để sử dụng còn Google Slides bạn có thể dùng tài khoản Gmail để đăng nhập và sử dụng online. Bản thân Powerpoint cũng có phiên bản online nhưng theo trải nghiệm của chúng mình thì Google Slide là sản phẩm của Google nên dễ sử dụng hơn một chút.

Với Powerpoint, khi thực hiện xong bản trình chiếu bạn cần lưu lại cho lần sử dụng sau. Google Slides thì khác, dữ liệu được lưu trữ theo thời gian thực ngay trong khi bạn đang thiết kế slide.

Ưu điểm và nhược điểm của Powerpoint và Google Slides

Chúng ta cùng bắt đầu tìm hiểu những ưu điểm và nhược điểm của 2 công cụ này xem thế nào nhé!

Ưu điểm và nhược điểm của Powerpoint

Về ưu điểm, Powepoint mang đến cho bạn rất nhiều tiện ích khi thiết kế bản trình chiếu:

• Giao diện làm việc chuyên nghiệp, tính năng đa dạng.
• Kể từ phiên bản 2016 trở lên có kho template cực kỳ phong phú, trải mọi lĩnh vực.
• Có nhiều hiệu ứng đặc biệt rất đẹp mắt và chuyên nghiệp.
• Hỗ trợ xuất thành nhiều dạng file khác nhau giúp công việc của bạn trở nên hiệu quả hơn.
• Có thể sử dụng để làm nhiều công việc khác nhau liên quan đến thiết kế mà không chỉ đơn giản là làm slide.
• Cộng đồng người sử dụng lớn, có nhiều bộ tempalte siêu đẹp được chia sẻ miễn phí để bạn sử dụng mà không cần suy nghĩ nhiều.

Powerpoint có nhiều tính năng hiện đại giúp bản trình chiếu trở nên chuyên nghiệp

Về nhược điểm, Powerpoint đôi khi cũng khiến người xem gặp khó khăn khi làm việc vì:

• Bài thuyết trình sẽ bị lỗi khi chuyển sang máy khác. Chắc chắn bạn từng gặp trường hợp chuyển slide từ máy bạn sang một máy khác để trình chiếu bị lỗi font chữ, lỗi ảnh, lỗi hiệu ứng,... vì máy đó có cấu hình thấp hơn hoặc không cài các tính năng nâng cao như của bạn.
• Làm việc nhóm còn hạn chế. Nếu bạn và cộng sự muốn làm việc cùng nhau trên cùng một file Powerpoint nhưng lại đang ở cách xa nhau thì sẽ hơi khó khăn một chút. Hiện phần mềm vẫn chưa cải thiện được tính năng này.
• Không tự động lưu toàn bộ file. Đây là hạn chế lớn nhất của các phần mềm cài đặt trên máy tính nói chung chứ không riêng Powerpoint. Nếu bạn quên bấm lưu mà đột ngột thoát ra hay mất điện thì sẽ chỉ có bản lưu không đầy đủ.

Đôi khi Powerpoint có thể bị lỗi font chữ khi chuyển từ máy này sang máy khác

Ưu điểm và nhược điểm của Google Slides

Về ưu điểm, Google Slides được nhiều người đánh giá rằng:

• Giao diện thân thiện, làm việc và lưu trữ mọi thứ trên đám mây nên không chiếm dung lượng của máy tính.
• Khá tiện dụng, cho phép làm việc nhóm thoải mái chỉ cần chia sẻ quyền chỉnh sửa với tài khoản Gmail của cộng sự.
• Có tính năng tự động lưu theo thời gian thực, không bao giờ sợ mất file nếu có lỡ tay thoát ra.
• Có thể làm slide ngay trên điện thoại.
• Làm việc online nên có thể mở trên mọi máy tính mà không bị lỗi.

Tuy nhiên ứng dụng này cũng tồn tại không ít nhược điểm:

• Chỉ có thể sử dụng khi máy bạn kết nối mạng. Nếu bạn đang ở nơi không có Internet thì không thể dùng được Google Slides.
• Hiệu ứng khá đơn giản, không có các hiệu ứng nâng cao tạo cảm giác thú vị để thu hút người xem.
• Hỗ trợ khá ít định dạng file khi xuất bản, chỉ bằng khoảng 1/3 số định dạng mà Powerpoint hỗ trợ.
• Các tính năng còn khá hạn chế, không chuyên nghiệp và đa dạng như Powerpoint.
• Các template được cung cấp sẵn khá đơn giản, kém thu hút; nguồn template được thiết kế sẵn cũng không nhiều như Powerpoint.
• Cộng đồng người sử dụng không lớn như Powerpoint, có ít nguồn chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm sử dụng hơn Powerpoint.

Xem thêm: Một số mẹo đơn giản khi làm việc với PowerPoint

Powerpoint và Google Slides: Công cụ nào tối ưu hơn cho người làm văn phòng?

Vậy đối với người làm công việc văn phòng thường xuyên phải thiết kế slide thì đâu mới là ứng dụng tối ưu nhất?

Nếu bạn là người phải làm slide nhiều và cần những bản trình chiếu chất lượng cao thì bạn nên sử dụng Powerpoint. Bởi vì Powerpoint mang lại nhiều tiện ích, tính năng hiện đại giúp công việc của bạn trở nên nhẹ nhàng và đơn giản hơn. Có thể nói Powerpoint đáp ứng được tất cả các yêu cầu từ cơ bản đến nâng cao về thiết kế slide. 

Bạn có thể sử dụng Google Slide khi muốn tạo slide đơn giản, nhanh gọn, không đòi hỏi quá nhiều về mặt thiết kế và tính năng. Ví dụ: Bạn cần làm gấp một bản slide thuyết trình trong vòng 2 tiếng trước khi đi đấu thầu dự án nhưng lại không có máy tính cài sẵn bộ Microsoft Office thì Google Slides là lựa chọn không tồi. 

Xem thêm: Cách tạo hiệu ứng động cho biểu đồ trong PowerPoint

Kết luận

Chúng ta đã cùng phân tích xong sự khác nhau cũng như điểm mạnh và điểm yếu của Powerpoint và Google Slides. Chúc bạn lựa chọn được phần mềm phù hợp để có những bài thuyết trình xuất sắc và cuốn hút!

Chúc các bạn học tập và làm việc hiệu quả nha!