Quy trình làm việc có ý nghĩa gì? 6 bước xây dựng bài bản

Quy trình làm việc chi tiết giúp doanh nghiệp vận hành công việc mượt mà, đúng trật tự. Chưa kể, thông qua đó lãnh đạo còn đánh giá được chất lượng nhân sự. 

Nhưng để thiết lập được quy trình hiệu quả không phải điều dễ dàng. Nếu bạn rơi vào “mớ bòng bong” không biết bắt đầu từ đâu hãy cùng Gitiho khám phá bài viết sau đây. 

Quy trình làm việc của công ty là gì?

Quy trình làm việc hiểu đơn giản là cách thức thực hiện công việc theo tuần tự. Mục đích nhằm đạt kết quả hay giá trị nhất định. Hoạt động này không nhất thiết cố định mà có thể linh động theo từng giai đoạn, nhiệm vụ hoặc dự án. Nhờ vậy chúng ta mới có thể tối ưu hiệu suất. 

Như tỷ phú Bill Gates – Nhà đồng sáng lập Microsoft: “Trong kinh doanh, đến khi bạn nhân ra mình gặp rắc rối thì đã quá muộn để cứu vãn. Vậy nên nếu không tiết kiệm thời gian, xem như bạn xong”. Qua đó dễ nhận thấy nếu doanh nghiệp có quy trình làm việc chuẩn hóa, chuyên nghiệp sẽ tận dụng tối đa sức mạnh nguồn nhân lực, tài chính. 

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận trong công ty, nhà quản trị sẽ chia quy trình thành 4 loại:

• Quy trình quản lý khách hàng, đối tác. 
• Quy trình vận hành. 
• Quy trình quản lý đổi mới. 
• Quy trình xã hội. 
• Quy trình quản lý nhân sự.

Tuân thủ quy trình làm việc là điều bắt buộc đối với mỗi nhân sự. Qua đó nhân viên cũng biết trình tự các bước cần thực hiện, giai đoạn triển khai, phòng ban liên quan. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân, đội nhóm mang lại hiệu quả cao trong xử lý công việc. 

Ý nghĩa của quy trình làm việc đối với doanh nghiệp 

Khổng Tử nổi tiếng với câu nói: “Hành trình vạn dặm khởi đầu từ bước chân đầu tiên”. Trong kinh doanh, bước chân đầu tiên ấy chính là xây dựng được quy trình làm việc hiệu quả, phù hợp. Nếu không theo bất cứ trình tự nào dự án thực hiện sẽ xuất hiện nhiều tình huống phát sinh, trở thành tảng đá cản đường đến mục tiêu. 

Ví dụ: Nhân viên không biết làm gì? Làm theo nguyên tắc nào? Phối hợp với các phòng ban ra sao? Điều đó khiến nhân sự “quay vòng” trong ma trận không đem lại bất cứ giá trị nào cho doanh nghiệp. 

Bởi lẽ vậy, khi công ty xây dựng được quy trình làm việc chuyên nghiệp, chuẩn hóa sẽ mang tới nhiều lợi ích. Cụ thể:

Thực hiện đúng mục tiêu

CEO Campbell Soup - Denise Morrison chia sẻ: “Đặt ra mục tiêu giúp bạn có những kế hoạch rõ ràng để hoàn thành và thực hiện nó”. Ở đây, quy trình chính là đường tới điểm đến cuối cùng tổ chức mong đợi.  

Khi ban hành mẫu quy trình làm việc cụ thể, toàn thể công ty từ lãnh đạo, quản lý, nhân viên sẽ xác định rõ ràng mục tiêu doanh nghiệp. Đồng thời nhiệm vụ từng cá nhân cũng thể hiện rõ. Nhờ vậy, bạn yên tâm đi đúng hướng, đạt kết quả như ý muốn. 

Tạo động lực để nhân viên làm việc hiệu quả

Quy trình làm việc giống như một bản hướng dẫn công việc được chuẩn hóa. Thông qua đó đội ngũ nhân viên có kế hoạch cụ thể, phát huy tốt kỹ năng quản lý. Họ sẽ xử lý nhiệm vụ theo từng bước khoa học chứ không phải làm tới đâu nghĩ tới đó. 

Hơn nữa, dựa vào quy trình, tài liệu kèm theo, các bộ phận biết kết hợp với nhau hài hòa. Chính điều này giúp công việc triển khai đúng tiến trình, nâng cao tỷ lệ thành công của dự án.

Xem thêm: Cách tạo động lực cho đội ngũ Sale 

Dễ dàng xử lý, ứng phó tình huống phát sinh

Trong quá trình làm việc sẽ phát hiện không ít các tình huống ngoài dự tính. Tuy nhiên bạn đừng lo khi đã có quy trình chuẩn hóa. Đây là căn cứ để lãnh đạo dễ dàng giám sát tiến độ từng phòng ban, phát hiện vấn đề hay sai sót khi vận hành. 

Chính sự kịp thời đó mọi sự cố, tình huống được đưa ra giải pháp nhanh chóng. Nhờ vậy chúng ta hạn chế tối đa tổn thất. 

Ví dụ: Khi triển khai chiến dịch ra mắt sản phẩm mới, trong đó xuất hiện lô hàng lỗi hỏng bị người tiêu dùng kiện. Nếu doanh nghiệp có quy trình sẽ xác định các phòng ban kết hợp xử lý gồm: Phòng pháp chế - thị trường – kinh doanh – truyền thông. Như vậy bạn thu hồi hàng gặp vấn đề nhanh chóng, xoa dịu tâm lý khách hàng hiệu quả. 

Hỗ trợ lãnh đạo giám sát công việc

Quy trình làm việc giống như thước đo chất lượng nhân viên. Thông qua đó, lãnh đạo có thể nắm rõ thực trạng công việc từng người, đội nhóm. Tiến độ, kết quả công việc chính là bản tham chiếu rõ ràng nhất. 

Ngoài ra, nhà quản lý cũng dễ dàng điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của bộ phận phù hợp theo thời gian, điều kiện. Bằng cách này, chúng ta phát huy tối đa năng lực cá nhân, tập thể đem đến giá trị to lớn cho công ty. 

Xem thêm: 8 mô hình quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

6 bước thiết lập quy trình làm việc chuyên nghiệp, chi tiết

Như vậy quy trình làm việc đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển doanh nghiệp. Nhưng để xây dựng đạt hiệu quả, phù hợp đối với mỗi đơn vị không phải điều dễ dàng. Những bước hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn có thêm thông tin tham khảo hữu ích:

Bước 1: Xác định nhu cầu, mục đích của quy trình làm việc

Trước hết, nhà quản trị cần xác định nhu cầu khi xây dựng quy trình làm việc là gì. Điều này nhằm nâng cao chất lượng hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn, cấu trúc mới phù hợp. Đồng thời những điều đó cũng thể theo yêu cầu lãnh đạo. 

Bên cạnh bạn đừng quên chỉ rõ mục đích tiến hành hoạt động trên. Thông qua đó doanh nghiệp có thể đưa ra các bước thực hiện rõ ràng, phương pháp kiểm soát, thời gian tiến hành. 

Bước đầu tiên này rất quan trọng, giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quát, tóm lược toàn bộ quy trình. Nhờ vậy chúng ta dễ dàng tiến hành bước tiếp theo, đảm bảo quy trình được ban hành nhanh chóng, chính xác. 

Bước 2: Cụ thể hóa từng bước tiến hành

Tiếp theo, bạn cần xác định nội dung chính của quy trình. Nói cách khác là quy trình ấy gồm bao nhiêu bước? cụ thể ra sao. 

Thông thường một quy trình làm việc tiêu chuẩn khoảng 8 – 12 bước. Nếu quá nhiều khâu có thể gây trở lại cho việc kiểm soát. Vì thế, các công ty đều ưu tiên áp dụng công thức 5W1H và 5M để phân tích. 

5W1H giúp xác định các yếu tố:

• What? (là gì) – Nội dung công việc cụ thể là gì?
• Why? (tại sao) – Vì sao phải thực hiện công việc đó?
• When? (khi nào) – Thời gian bắt đầu – kết thúc công việc.
• Where? (ở đâu) – Địa điểm tiến hành.
• Who? (ai) – Những cá nhân, đội nhóm nào phụ trách công việc?
• How? (như thế nào) – Công việc được thực hiện theo phương pháp nào?

Công thức 5M giúp nhà quản trị xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ, gồm:

• Man (nhân lực): Số lượng nhân sự cần có.
• Money (tài chính): Ngân sách chi trả là bao nhiêu? Giải ngân từng phần hay toàn bộ?
• Machine (máy móc, công nghệ): Cần công cụ, máy móc, thiết bị nào để làm việc?
• Material (hệ thống cung ứng): Nguyên vật liệu đầu vào dựa trên tiêu chuẩn nào?
• Method (phương pháp): Phương pháp làm việc là gì?

Tùy điều kiện từng doanh nghiệp chúng ta nên áp dụng các công thức phù hợp. Như vậy sẽ đưa ra được mẫu quy trình làm việc tối ưu, sát thực tế nhất. 

Bước 3: Sắp xếp nhân sự thực hiện

Sau khi đưa ra các bước tiến hành rõ ràng, nhà quản trị cần phân chia nhiệm vụ cho từng cá nhân, bộ phận cụ thể. Dựa vào bản mô tả công việc, năng lực để phân bổ đúng người đúng việc. Điều này giúp họ hiểu rõ trách nhiệm của mình và tự giác hoàn thành. 

Với quy trình phức tạp, kết hợp giữa nhiều đội nhóm, đòi hỏi tính chính xác cao bạn nên xác định rõ. Theo đó phải đảm bảo người chịu trách nhiệm chính là ai, nhân sự phụ và người hỗ trợ. 

Bước 4: Giám sát, đánh giá công việc

Theo dõi, đánh giá công việc là điều cần thiết khi áp dụng quy trình làm việc trên toàn công ty. Dựa vào chỉ tiêu KPI lãnh đạo có thể sát sao tiến độ, chất lượng hoàn thành nhiệm vụ từng người. Nhân viên cũng từ đấy chủ động sáng tạo, nhiệt tình, trách nhiệm hơn. 

Ngoài ra, chủ doanh nghiệp nên gắn kết quả nhân sự đạt được với phương pháp trả lương 3P: Theo vị trí, năng lực, hiệu quả làm việc. Bằng cách này chúng ta tạo thêm động lực để cấp dưới tăng cường hiệu suất. 

Bước 5: Đóng gói quy trình, tài liệu kèm theo

Quy trình làm việc nên được lưu trữ, gửi cho tất cả phòng ban liên quan, nhân sự trực thuộc. Đính kèm theo đó bạn đừng quên các tài liệu giải thích thuật ngữ, khái niệm, diễn giải. 

Sau khi đã đóng gói chúng ta có thể sử dụng để đào tạo mở rộng cho nhiều lứa nhân viên khác nhau. Đây là cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức. 

Bước 6: Đổi mới, cải tiến quy trình

Trong quá trình triển khai quy trình làm việc, nhà lãnh đạo cần đồng hành, theo sát để phát hiện những lỗ hổng không phù hợp. Như vậy chúng ta mới điều chỉnh kịp thời, gỡ bỏ các sai sót vận hành. Vì thế, quy trình mới tối ưu, thông suốt.

Nhân viên là người trực tiếp trải nghiệm quy trình. Vì thế, bạn nên khuyến khích họ cùng tham gia cải tiến. Bằng cách này, chủ doanh nghiệp tạo nên môi trường chủ động, sáng tạo, kích thích tinh thần nhiệt huyết, bứt phá năng suất.

Tóm lại, dù công ty startup, quy mô nhỏ hay tập đoàn lớn, quy trình làm việc cũng đóng vai trò cực quan trọng. Bởi vậy bạn hãy khảo sát, nghiên cứu để đưa ra hệ thống quy tắc làm việc phù hợp nhất.