Thủ thuật Excel giúp làm đầy các ô trống trong bảng dữ liệu

Trong bài viết này, chúng mình sẽ hướng dẫn các bạn các để hoàn thiện nhanh một bảng tính bằng cách lấp đầy các ô trống của nó. Hãy cùng khám phá thủ thuật Excel đơn giản nhưng thú vị này trong bài học Excel dưới đây nhé.

Thủ thuật Excel làm đầy ô trống trong bảng tính

Đề bài

Chúng ta có một bảng dữ liệu ban đầu như sau:

Yêu cầu: Làm đầy các ô trống trong cột Miền và Vùng theo giá trị đã có ở phía trên.

Các bạn có thể dễ dàng nhận thấy rằng bảng tính này đang bị thiếu dữ liệu ở các ô thuộc cột Miền và Vùng. Chúng ta có thể dựa vào dữ liệu có sẵn ở ô phía trên các ô trống để hoàn thành bảng tính này. Tuy nhiên, nếu dùng các cách copy trong Excel thì sẽ khá mất thời gian. 

Nếu bạn phải làm việc với một bảng tính có lượng dữ liệu lớn lên đến hàng nghìn dòng thì sẽ không thể làm thủ công được. Thủ thuật Excel giúp thực hiện yêu cầu này nhanh và hiệu quả nhất, áp dụng được cho cả các bảng dữ liệu lớn sẽ được chúng mình hướng dẫn chi tiết dưới đây.

Ngoài ra, nếu bạn muốn khám phá thêm các thủ thuật Excel giúp gia tăng hiệu suất công việc, tham khảo ngay khóa học sau tại Gitiho:

Cách làm đầy ô trống trong bảng dữ liệu Excel

Bước 1: Chọn các cột cần phải làm đầy dữ liệu. Ở đây là 2 cột Miền và Vùng nên chúng mình sẽ chọn vùng dữ liệu từ ô A1 đến ô B24.

Bước 2: Bấm phím F5 trên bàn phím để mở hộp thoại Go To. Sau đó các bạn bấm vào mục Special. Công dụng của hộp thoại này để đi đến các vị trí đặc biệt trong vùng ô được chọn.

Bước 3: Trong hộp thoại Special, các bạn bấm chọn Blanks rồi bấm OK để đi tới các ô trống trong vùng dữ liệu.

Lúc này các bạn có thể thấy toàn bộ các dòng trống chưa có dữ liệu đã được chọn:

Trong đó, có một điểm các bạn cần chú ý là ở thanh Namebox đang hiển thị là ô B3 vì chúng ta sẽ cần dùng đến nó ở bước sau:

Bước 4: Các bạn nhập biểu thức là =B2 bởi vì ô đang được chọn là ô B3 nên dữ liệu cần điền vào sẽ giống với dữ liệu của ô B2. 

Lưu ý: Các bạn chú ý là chúng ta nhập thẳng biểu thức từ bàn phím luôn chứ không kích chuột vào bảng tính nữa nhé. Nếu bạn làm như thế thì vùng ô đang được chọn sẽ biến mất.

Bước 5: Bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + Enter. Thao tác này có ý nghĩa là khi bạn đang chọn nhiều ô cùng lúc và có một ô đại diện đã được nhập công thức thì khi bấm Ctrl + Enter các ô còn lại cũng sẽ được áp dụng công thức như vậy.

Sau đó các bạn sẽ thu được kết quả là toàn bộ các ô trống trong bảng tính đã được điền đầy dữ liệu rồi nhé:

Bước 6: Đây là bước tùy chọn, bạn có thể thực hiện hoặc không tùy vào nhu cầu sử dụng.

Bởi vì các ô trống được điền thông tin vào khi nãy đang ở dạng công thức nên chúng ta cần chuyển nó về dạng văn bản (Text) để sau này có thay đổi gì trên bảng tính cũng không ảnh hưởng đến nó.

Cách thực hiện rất đơn giản là các bạn chọn cả 2 cột Miền và Vùng rồi bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + C để sao chép. Nếu bạn thích thao tác bằng chuột thì chúng ta có thể nhấp chuột phải rồi chọn Copy.

Tiếp theo, các bạn nhấp chuột phải rồi chọn Paste Special:

Sau đó các bạn bấm chọn Values trong hộp thoại Paste Special:

Cuối cùng bấm OK để đóng hộp thoại. Lúc này toàn bộ nội dung trong cột Miền và cột Vùng đều đã chuyển thành dạng Text, không còn là dạng công thức nữa nhé.

Thủ thuật Excel này khá đơn giản, các bạn nên thử thực hành với bảng tính của mình để ghi nhớ các bước làm nhé. Đừng quên đón đọc bài viết với của chúng mình trên Gitiho để cập nhật những kiến thức thú vị về Excel, VBA và các phần mềm tin học văn phòng khác.

Xem thêm: 

2 cách xóa dòng trống trong Excel nằm xen kẽ nhau trên bảng tính

Cách tự động hợp nhất các ô trống trong Excel

Kết luận

Hy vọng bài chia sẻ của chúng mình đã cung cấp kiến thức tin học văn phòng hữu ích để các bạn có thể áp dụng vào công việc.