Hà Vân
Hà Vân
Thảo luận 0 thảo luận
Vỗ tay 0 vỗ tay
Lượt xem 100 lượt xem

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Jul 14 2022

Conditional Formatting trong Excel là công cụ định dạng có điều kiện mà chúng ta sử dụng khá thường xuyên. Nhưng có thể bạn chưa hiểu hết về các nhóm điều kiện có sẵn của công cụ này. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Tuyệt đỉnh Excel: Trở thành bậc thầy Excel sau 16 giờ

Conditional Formatting trong Excel cho phép chúng ta sử dụng các điều kiện có sẵn hoặc tự tạo điều kiện để định dạng dữ liệu. Trong các bài viết trước, chúng mình đã hướng dẫn cho các bạn về cách tự viết điều kiện để tô màu ngày cuối tuần & ngày lễ, ẩn các giá trị lỗi, thêm icon tự động, tạo biểu đồ Gantt Chart,… Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các nhóm điều kiện có sẵn, có thể sử dụng ngay của Conditional Formatting trong Excel mà không cần viết điều kiện.

Các nhóm điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Khi mở vào Conditional Formatting trong Excel các bạn sẽ nhìn thấy 5 nhóm điều kiện có sẵn bao gồm:

  1. Highlight Cells Rules
  2. Top/Bottom Rules
  3. Data Bars
  4. Color Scales
  5. Icon Sets
Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Bây giờ chúng mình sẽ hướng dẫn cách áp dụng từng nhóm điều kiện vào một bảng tính cụ thể. 

Highlight Cells Rules

Dùng để định dạng dữ liệu cho giá trị có sẵn ở trong ô theo một giá trị hoặc một khoảng nào đó. Nhóm điều kiện này thường được áp dụng cho dữ liệu dạng số (Number) và dạng ngày tháng (Date/Time). Các ô được định dạng ở đây sẽ được tô màu, thay đổi cách viết tùy theo bạn lựa chọn. Khi các bạn trỏ chuột vào Highlight Cells Rules thì sẽ thấy thêm các tùy chọn khác là:

  • Greater Than
  • Less Than
  • Between
  • Equal To
  • Text that Contains
  • A Date Occurring
  • Duplicates Values

Nếu bạn muốn xem thêm tùy chọn khác thì bấm vào mục More Rules.

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Ví dụ 1: 

Trước hết các bạn hãy tạo bảng tính có nội dung như sau trong Excel để cùng thực hành nhé:

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Ở đây chúng mình muốn định dạng có ô các giá trị lớn hơn 70 thì chọn mục Greater Than rồi nhập số 70 vào hộp thoại hiện lên sau đó. Ở đây chúng ta có thể nhập trực tiếp hoặc bấm vào dấu mũi tên để chọn đến ô có chứa giá trị cần điền nhé.

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Sau đó bấm OK là thu được kết quả như sau:

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Ví dụ 2: 

Chúng mình có bảng dữ liệu sau cần tìm ra ngày trực nào có 2 nhân viên tham gia trực trở lên:

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Lúc này chỉ cần vào Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Duplicates Values: 

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Kết quả là các ngày trực trùng nhau sẽ được tô màu khác các ngày còn lại. Ở đây chúng mình cũng đã đổi kiểu định dạng sang tô màu xanh.

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Ngoài ra, các bạn cũng có thể lọc được giá trị không trùng nhau bằng cách chuyển tùy chọn trong hộp thoại Duplicates Values từ Duplicate sang Unique:

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Kết quả sẽ như sau:

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Xem thêm: Công thức Conditional Formatting trong Excel để tô màu ngày chủ nhật

Top/Bottom Rules

Tùy chọn này được sử dụng khi các bạn muốn định dạng giá trị ô theo xếp hạng của một vùng dữ liệu. Các bạn có thể tìm được ô có giá trị lớn nhất, nhỏ nhất, ô lớn nhất/nhỏ nhất trong một vùng nhất định,… Khi trỏ chuột vào mục này các bạn có thể thấy các mục khác như sau:

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Ví dụ:

Cho bảng dữ liệu như sau:

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Ở đây chúng mình sẽ dùng Top/Bottom Rules để tìm ra Top 2 người có điểm môn Văn cao nhất lớp.

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Kết quả thu được như sau:

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Xem thêm: Cách viết công thức Excel trong Conditional Formatting và Data Validation

Data Bars

Tùy chọn này dùng để tạo thanh dữ liệu, thường được áp dụng khi cần biểu diễn tiến độ của một cái gì đó.

Ví dụ: 

Cho bảng tính như sau:

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Trong quá trình thực hiện các dự án thì số liệu trong cột Thực hiện sẽ thay đổi tùy vào tiến độ. Nếu chỉ dựa vào con số thì rất khó theo dõi và hình dung được. Do đó, chúng ta sẽ cùng Conditional Formatting để tạo thanh dữ liệu cho trường hợp này.

Các bạn chỉ cần chọn vùng có chứa cả số liệu về kế hoạch và thực hiện của dự ấn bất kfy rồi vào Home > Conditional Formatting > Data Bars > Chọn màu sắc mong muốn.

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Sau đó các bạn sẽ thấy cả hai ô đã được tô màu. Trong đó, ô chứa số liệu kế hoạch thì được tô cả ô, còn ô chứa số liệu thực hiện chỉ được tô một khoảng thể hiện tiến độ của nó.

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Làm tương tự với các dự án khác chúng ta sẽ được kết quả như sau:

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Xem thêm: Cách dùng Conditional Formatting trong Excel ẩn kết quả lỗi tự động

Color Scales

Dùng để định dạng ô theo một thang màu với 2 hoặc 3 màu. Các màu sắc khác nhau sẽ đại diện cho các giá trị ô khác nhau. 

Cách sử dụng rất đơn giản là các chọn bôi đen vùng dữ liệu muốn tạo thang màu rồi vào Home > Conditional Formatting > Color Scales > Chọn màu sắc mong muốn.

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Kết quả thu về là dải màu được tô đậm cho ô có giá trị lớn hơn và tô nhạt cho ô có giá trị nhỏ hơn.

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Các bạn có thể thiết lập nâng cao hơn bằng cách bấm vào More Rules để được chọn màu sắc tương ứng cho các giá trị lớn nhất, nhỏ nhất và ở giữa.

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Kết quả sẽ là thang bảng màu đã có nhiều màu sắc hơn tùy theo giá trị của ô:

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Xem thêm: Cách kết hợp Conditional Formatting và Filter có ví dụ cụ thể

Icon Sets

Dùng để thêm các biểu tượng vào bên cạnh số liệu để giải thích ý nghĩa của các con số. Có rất nhiều icon để các bạn chọn như mũi tên, hình tam giác, hình tròn, hình lá cờ, dấu tích,… Các bạn chỉ cần trỏ vào mục Icon Sets là có thể xem được nhé:

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Ví dụ: Chúng mình thêm icon hình tam giác để thể hiện sự tăng/giảm về số liệu như sau:

Tìm hiểu các điều kiện có sẵn của Conditional Formatting trong Excel

Xem thêm: Ứng dụng của Conditional Formatting với dữ liệu ngày tháng trong Excel

Kết luận

Các bạn hãy thử áp dụng những kiến thức mà chúng mình chia sẻ trong bài viết này vào công việc để dữ liệu trên Excel được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và khoa học hơn nhé. Nếu các bạn muốn được học Excel từ cơ bản đến nâng cao thì hãy đăng ký Tuyệt đỉnh Excel ngay nhé. Tất cả học viên đăng ký thành công đều được nhận bộ quà tặng độc quyền của Gitiho bao gồm khóa học Thủ thuật Excel, Add In bổ sung hàm - tính năng và Ebook được biên soạn bởi chuyên gia tin học văn phòng có hơn 10 năm kinh nghiệm. Chúc các bạn luôn học tập hiệu quả!

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Excel Cơ Bản

Thảo luận 0 câu trả lời
Lượt xem 100 lượt xem
Vỗ tay vỗ tay

0 Bình luận

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội