Tìm hiểu quy trình nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài về Việt Nam phần 1

Quy trình nhập khẩu một lô hàng từ nước ngoài về Việt Nam quá phức tạp, khó khăn và nhiều bước đối với người mới bước chân vào ngành xuất nhập khẩu. Bạn không biết phải bắt đầu từ đâu để thực hiện nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam. Đừng lo lắng, trong bài viết này, Gitiho sẽ khái quát các bước để nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu nhé!

Quy trình nhập khẩu một lô hàng từ nước ngoài về Việt Nam

Bước 1: Tìm kiếm, đàm phán với doanh nghiệp uy tín để đặt hàng 

Bước đầu tiên để nhập khẩu một lô hàng từ nước ngoài tất nhiên là bạn phải tìm hiểu kĩ lưỡng về sản phẩm mong muốn nhập khẩu, so sánh khả năng cạnh tranh, lợi thế so sánh của sản phẩm tại thị trường Việt Nam (thị trường nhập khẩu - tiêu thụ sản phẩm). Sau đó, bạn phải lựa chọn phương thức nhập khẩu. Hiện nay có 4 phương thức nhập khẩu chính đó là:

- Phương thức nhập khẩu trực tiếp: Là hình thức nhập khẩu độc lập của doanh nghiệp xuất nhập khẩu trên cơ sở nghiên cứu kỹ thị trường trong và ngoài nước, tính toán đầy đủ các chi phí đảm bảo kinh doanh có lãi, tuân thủ theo chính sách luật pháp của Nhà nước cũng như quốc tế.

- Phương thức nhập khẩu ủy thác: Là hoạt động nhập khẩu giữa một doanh nghiệp hoạt động trong nước nhưng không đủ điều kiện về khả năng tài chính hay về đối tác kinh doanh... nên đã uỷ thác cho doanh nghiệp có chức năng trực tiếp giao dịch ngoại thương tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của mình. 

- Phương thức tạm nhập tái xuất: Là hình thức mà thương nhân Việt Nam nhập khẩu tạm thời hàng hóa vào Việt Nam, nhưng sau đó lại xuất khẩu chính hàng hóa đó ra khỏi Việt Nam sang một nước khác.

- Phương thức nhập khẩu liên doanh: Hoạt động nhập khẩu hàng hoá trên cơ sở liên kết kỹ thuật một cách tự nguyện giữa các doanh nghiệp (trong đó có ít nhất một doanh nghiệp xuất nhập khẩu trực tiếp) nhằm phối hợp kỹ năng, kỹ thuật để cùng giao dịch, đưa ra các biện pháp nhập khẩu, thúc đẩy, phát triển theo hướng có lợi nhất cho cả hai bên, cùng chia lãi nếu lỗ thì cùng phải chịu.

Tiếp theo là tìm kiếm nguồn hàng, đây là một bước vô cùng quan trọng đảm bảo an toàn, tránh rủi ro và tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp của bạn. Bạn cần cẩn trọng tìm kiếm một nguồn hàng uy tín, chất lượng, càng tốt hơn là danh nghiệp đối tác nên là doanh nghiệp lớn, có nhiều năm kinh nghiệm. Hơn nữa để tiết kiệm tối đa chi phí cho công ty, bạn cần khảo giá mặt hàng nhập khẩu một cách kỹ lưỡng, tham khảo nhiều nguồn khác nhau, đàm phán giá với người xuất khẩu và lựa chọn thị trường tối ưu, thích hợp

Sau khi quyết định đàm phán thành công giá cả với bên xuất khẩu, bạn cần gửi đơn đặt hàng (Order Sheet) cho người bán theo hình thức online. Những nội dung nhất định phải có trong đơn đặt hàng là:

- Thông tin đầy đủ về doanh nghiệp xuất khẩu (Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện)

- Thông tin đầy đủ về doanh nghiệp xuất khẩu (Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện)

- Thông tin hàng hóa ( Tên hàng hóa, số lượng, điều kiện giao hàng, tổng tiền hàng, chất lượng, mẫu mã,...)

- Điều kiện và hình thức thanh toán (Đây là điểm đặc biệt phải lưu ý trong đơn đặt hàng).

Xem thêm: 4 cú pháp Excel mà người làm xuất nhập khẩu nên biết

Bước 2: Ký kết Hợp đồng ngoại thương 

Hợp đồng ngoại thương trong xuất nhập khẩu (Sales Contract) là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán ở 2 nước khác nhau về việc mua bán hàng hóa. Trong đó: bên bán gọi là nhà xuất khẩu bán hàng cho bên mua để thu tiền. Bên mua gọi là nhà nhập khẩu có nghĩa vụ chuyển tiền cho bên xuất khẩu để nhận tiền hàng.

Nội dung chính trong Hợp đồng thương mại bao gồm các điều khoản bắt buộc (theo Luật thương mại 2005) như sau:

1. Mô tả hàng hóa

2. Chất lượng hàng hóa

3. Số lượng, trọng lượng hàng hóa

4. Đơn giá, tổng tiền hàng kèm theo điều kiện thương mại (ví dụ: CIF cảng xếp)

5. Các tài liệu gửi kèm có liên quan

6. Thời hạn, địa điểm giao hàng

7. Phương thức, thời gian thanh toán

Và các điều khoản nhằm đáp ứng yêu cầu cảu 2 bên như sau:

8. Quy cách đóng gói, nhãn hiệu hàng hóa

9. Bảo hành hàng hóa 

10. Bảo hiểm, thuê tàu (tùy theo từng điều kiện nhập khẩu quy định bên bán hay bên mua có trách nghiệm mua bảo hiểm, thuê phương tiện vận chuyển cho hàng hóa).

11. Bất khả kháng

12. Khiếu nại

13. Trọng tài

14. Các quy định khác tùy theo đàm phán giữa 2 bên bán và mua

Bước 3: Đóng gói và thực hiện giao hàng hóa

Nhà nhập khẩu cần theo dõi việc đóng hàng hóa, giao hàng tại cảng nào, thời gian đóng gói, chi phí đóng gói và chi phí vận chuyển bằng cách mà 2 bên đã thỏa thuận với nhau như email, fax hoặc trang web.

Bước 4: Vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu

Đây là những điều kiện mà bên người nhập khẩu phải chú ý khi hàng hóa được vận chuyển về Việt Nam:

- Thông tin của hãng vận chuyển (Tên, địa chỉ, điện thoại, trang web theo dõi đường đi,...)

- Lịch vận chuyển của hãng (Bao nhiêu chuyến/tuần)

- Thời gian vận chuyển

- Ngày đi, ngày dự kiến đến

- Cảng đi, cảng đến

- Đi trực tiếp hay chuyển tải

- Nghĩa vụ, quy trình bồi thường nếu hàng bị hư hỏng

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán bán hàng xuất khẩu trực tiếp chi tiết nhất

Bước 5: Thanh toán cho hàng hóa nhập khẩu

Hai hình thức thanh toán phổ biến trong xuất nhập khẩu:

- Phương thức thanh toán L/C: Đây là hình thức thanh toán an toàn cho cả hai bên, theo đó: Bên mua yêu cầu Ngân hàng của mình mở Thư tín dụng (L/C - Letter of Credit) và ngân hàng người mua cam kết sẽ thanh toán giá trị hàng cho người bán thông qua ngân hàng của người bán. Sau khi có L/C, người xuất khẩu tiến hành giao hàng và gửi đến ngân hàng bên mua bộ chứng từ đã hoàn thành ngĩa vụ giao hàng. Ngân hàng bên mua thực hiện thanh toán tiền hàng sau khi nhận được bộ chứng từ đầy đủ và phù hợp theo quy định trong L/C. Bộ chứng từ theo quy định thường có:

+ Vận đơn đường biển - Bill of Lading (B/L)

+ Hóa đơn thương mại - Commercial Invoice

+ Phiếu đóng gói (Packing List)

+ Hợp đồng ngoại thương (Contract)

+ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Orgin – C/O)

+ Các chứng từ khác theo thỏa thuận của 2 bên

- Phương thức thanh toán T/T: Là phương thức thanh toán chuyển tiền bằng điện, nhà nhập khẩu ra ngân hàng làm hồ sơ chuyển tiền cho nhà xuất khẩu và tiền sẽ đến chỗ người bán trong vòng 1,2 ngày.

Bước 6: Thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa

Quy trình làm thủ tục Hải quan nhập khẩu gồm 5 bước:

1. Khai thông tin hàng hóa nhập khẩu 

2. Đăng ký tờ khai nhập khẩu

3. Kiểm tra điều kiện tờ khai

4. Phân luồng, kiểm tra, thông quan

5. Khai sửa đổi, bổ sung thông quan

Bước 7: Nhận hàng hóa nhập khẩu

Trước khi hàng về đến Việt Nam, bạn sẽ nhận được Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) chứa các thông tin như: thời gian, địa điểm hàng đến ở Việt Nam kèm theo yêu cầu nhận hàng.

Sau đó, bạn cần mang những giấy tờ cần thiết đến hãng vận tải để nhận lệnh giao hàng (Delivery Order -D/O). Bạn cầm lệnh giao hàng và các bộ chứng từ bao gồm: Hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói,.... đến Hải quan và khai tờ khai Hải quan.

Tại chi cục Hải quan, Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa xem có đúng với bộ chứng từ hay không, nếu đúng thì bạn có thể chở hàng hóa về kho chứa hàng.

Cuối cùng, người mua sẽ phải thực hiện nghĩa vụ đóng thuế cho hàng hóa nhập khẩu. Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa mà mức thuế và thời gian đóng thuế là khác nhau.

Xem thêm: 4 cú pháp Excel mà người làm xuất nhập khẩu nên biết

Kết luận

Qua bài viết trên, Gitiho đã cùng bạn khám phá chi tiết quy trình nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam qua 7 bước rồi đấy. Hy vọng sau bài viết này, việc nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam sẽ không còn khó khăn với bạn nữa, chúc bạn thực hiện thành công cho công việc của mình và đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết bổ ích khác nhé!