7 cách giảm tỷ lệ vắng mặt của nhân viên, bạn đã biết?

Theo một bài viết của Circadian, nhân viên vắng mặt đột xuất có thể khiến tổ chức tốn thất lên đến 3600 đô la mỗi năm đối với nhân viên làm việc theo giờ và khoảng 2500 đô la mỗi năm đối với nhân viên làm việc cố định. Điều này thể hiện tầm quan trọng của quản lý nhân sự và việc duy trì hiệu suất làm việc của nhân viên để tránh chi phí không cần thiết đối với tổ chức. 

Tỷ lệ vắng mặt của nhân viên càng cao và xảy ra ở nhiều nhân viên sẽ gây ra sự căng thẳng cho những người xung quanh, đặc biệt là quản lý. 

Vì vậy bằng cách xác định và hiểu rõ tình trạng này bạn có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra cách giải quyết mang tính thay đổi. Theo dõi bài viết dưới đây của Gitiho để biết thêm chi tiết!

Nhân viên vắng mặt tại nơi làm việc diễn ra như thế nào? 

Một nhân viên luôn đi làm rất đầy đủ và chăm chỉ, bỗng trong một tháng đó họ thường xuyên xin nghỉ làm đột xuất hoặc không báo trước. Và việc này thường lặp đi lặp lại trong các tháng sau đó. Hay một nhân viên liên tục không đến làm việc theo thời gian đã định mà họ thường xuyên nghỉ làm với những lý do không mấy thuyết phục. 

Mặc dù việc xin nghỉ làm thường xuyên như vậy có thể là do họ đang gặp các vấn đề sức khỏe hoặc các trường hợp khẩn cấp nhưng nếu nó diễn ra quá nhiều lần như vậy sẽ trở thành vấn đề nghiêm trọng và ảnh hưởng tiêu cực đến người khác. 

Có những loại vắng mặt nào?

Dưới đây là 3 cách để phân biệt sự vắng mặt tại nơi làm việc: 

Vắng mặt có lý do

Khi nhân viên xin phép quản lý nghỉ làm trước khoảng vài ngày hoặc 1 tuần thì đó được coi là sự vắng mặt có lý do hoặc có kế hoạch. Những lý do phổ biến cho việc vắng mặt có lý do như giỗ ông bà, bố mẹ; đi khám bệnh; ăn cưới người thân; đi học… 

Thỉnh thoảng vắng mặt

Việc thỉnh thoảng vắng mặt thường diễn ra với tần suất ít nhất là 1-2 lần/tháng hoặc vài tháng 1 lần. Đây là những lý do mà chính bản thân nhân viên không thể biết trước đó và nó được coi là sự cố, ví dụ như sự cố xe cộ, bị ốm, trách nhiệm chăm sóc người thân, các vấn đề đau buồn trong gia đình… 

Tỷ lệ vắng mặt này thường không ảnh hưởng nghiêm trọng đến quy trình làm việc của nhân viên bởi họ có thể khắc phục ngay sau đó. 

Vắng mặt thường xuyên

Vắng mặt thường xuyên là tình trạng nhân viên nghỉ quá nhiều ngày trong 1 tháng với những lý do không chính đáng. Điều này có thể tác động đến lợi nhuận, năng suất và tinh thần đồng đội. 

Có thể kể đến một số nguyên nhân phổ biến của tình trạng vắng mặt thường xuyên như thiếu động lực, bị quấy rối tại nơi làm việc, không đủ năng lực để hoàn thành công việc, không có mục đích và mục tiêu làm việc, tai nạn, căng thẳng, kiệt sức, không hài lòng về mức lương… 

Nguyên nhân của sự vắng mặt là gì?

Dưới đây là một số nguyên nhân chính của việc tỷ lệ vắng mặt của nhân viên diễn ra ngày càng phổ biến: 

1. Mất cảm hứng trong công việc

Đây chính là lý do mà ít nhân viên nào thẳng thắn chia sẻ với lãnh đạo của mình. Mặc dù họ không gặp các vấn đề về sức khỏe, tinh thần hay động lực làm việc nhưng tại thời điểm đó họ không có cảm hứng để làm việc. 

Ví dụ như với công việc đó, nếu không có cảm hứng họ sẽ thực hiện với thời gian lâu và không đảm bảo chất lượng nhưng khi có cảm hứng họ sẽ thực hiện một cách nhanh chóng với tất cả sự nhiệt huyết và chỉn chu. 

2. Bị bắt nạt hoặc quấy rối tại nơi làm việc

Bắt nạt và quấy rối tại nơi làm việc là vấn đề đáng báo động ở nhiều quốc gia, nổi bật là ở Anh. Trong một cuộc khảo sát năm 2020, 23% công dân Anh cho biết họ từng bị bắt nạt tại nơi làm việc và 25% cho biết họ cảm thấy không được quan tâm. 

Hành vi bắt nạt và quấy rối có thể bao gồm việc từ chối cơ hội đào tạo hoặc thăng tiến, bị cấp trên đối xử không công bằng, bị nói xấu, bị xa lánh bởi đồng nghiệp và những điều đó cứ tiếp diễn từ ngày này sang ngày khác. 

3. Các vấn đề về sức khỏe tâm thần

Bạn có biết, hơn 11 triệu ngày làm việc bị mất do căng thẳng của nhân viên bởi họ bị kiệt sức trong công việc, làm việc quá sức, các vấn đề về gia đình, tài chính hoặc cá nhân. Ngoài ra, các tình trạng sức khỏe tâm thần còn liên quan đến trầm cảm, lo âu, suy nghĩ quá mức và dẫn đến việc nhân viên nghỉ làm. 

Trong đó, trầm cảm là hiện tượng phổ biến tại nơi làm việc đến nỗi các tổ chức ở Mỹ mất đến 44 tỷ USD hằng năm do sự mất hiệu suất của nhân viên.  

4. Bị bệnh nặng

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến nhiều nhân viên thường xuyên vắng mặt là bị bệnh nặng. Đây là tình huống mà người lao động không thể kiểm soát và đòi hỏi cần có thời gian để điều trị và phục hồi sức khỏe. 

Trong trường hợp này, tổ chức cần cố gắng hỗ trợ như thăm hỏi để nhân viên cảm thấy được quan tâm cũng như nhanh chóng phục hồi và sẵn sàng quay trở lại làm việc.

5. Vấn đề gia đình

Mặc dù một số nhà tuyển dụng khuyến khích nhân viên của họ gác lại vấn đề cá nhân để tập trung vấn đề công việc nhưng trên thực tế, điều đó lại không dễ dàng như vậy. 

Những tình huống và hoàn cảnh như ly hôn, việc đi học của con cái, bệnh tật… có thể dẫn đến những trường hợp khẩn cấp mà nhân viên phải nghỉ việc để giải quyết. 

6. Lãnh đạo, quản lý kém

Tỷ lệ vắng mặt của nhân viên cao cũng có thể là do người quản lý của họ không như những gì mà họ mong đợi. 

Khả năng lãnh đạo kém hay người quản lý không có năng lực, luôn chỉ trích, phê bình nhân viên thường là nguyên nhân dẫn đến tình trạng vắng mặt. 

Nghiên cứu cho thấy phải mất khoảng 22 tháng để nhân viên giảm bớt được căng thẳng, lo âu và trở về mức bình thường sau những trải nghiệm tiêu cực. 

Theo Gallup, các doanh nghiệp Mỹ mất gần 360 tỷ USD mỗi năm do năng suất giảm bởi những nhân viên không hài lòng với người quản lý của họ. 

Làm thế nào để các công ty có thể tính toán tỷ lệ vắng mặt?

Để tính toán tỷ lệ vắng mặt của nhân viên, hãy lấy số lần vắng mặt không phép, không lý do, nghỉ việc đột xuất… trong một khoảng thời gian và chia cho tổng thời gian, sau đó nhân với 100.

Ví dụ như Minh có 3 lần vắng mặt không lý do trong suốt  tháng (25 ngày công). Để tính tỷ lệ vắng mặt của anh ấy, hãy làm như sau: 

Tỷ lệ vắng mặt của Minh (theo tháng): (3/25)*100=12%. 

Để tính tỷ lệ vắng mặt hàng năm, sẽ tính theo công thức: số ngày vắng mặt trong năm/số ngày công làm việc trong năm * 100.

Trong đó: ngày làm việc = 365 tổng số ngày trong năm - 105 số ngày cuối tuần - 11 ngày nghỉ lễ =249 ngày làm việc. 

Ví dụ: Nếu trong 1 năm có 249 ngày làm việc - 20 ngày nghỉ = 229 ngày làm việc. Giả sử như Minh vắng mặt 10 ngày. Vậy tỷ lệ vắng mặt hàng năm của Minh sẽ là: 10/229*100=4.3%. 

Nhân viên thường xuyên vắng mặt ảnh hưởng như thế nào đến tổ chức? 

Chi phí tổn thất của việc vắng mặt không chỉ ảnh hưởng đến người lao động mà còn ảnh hưởng đến các bộ phận còn lại của tổ chức:

1. Người lao động

Tỷ lệ vắng mặt còn ảnh hưởng trực tiếp đến chính bản thân người lao động. Bởi họ sẽ mất đi một phần tiền lương hàng tháng, không những thế họ có thể nhận những lời chỉ trích từ người quản lý và làm giảm danh tiếng, gặp khó khăn khi tìm việc mới… 

2. Đồng nghiệp

Theo thời gian, sự vắng mặt thường xuyên của một nhân viên có thể tạo ra sự căng thẳng, hoài nghi tại nơi làm việc. Nếu nhân viên vắng mặt không thể hoàn thành công việc đang dang dở thì chính đồng nghiệp sẽ là người phải làm điều đó. Điều này dẫn đến việc họ phải tăng ca và mất đi sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ.  

3. Toàn bộ nhóm của bạn

Sự vắng mặt của nhân viên sẽ ảnh hưởng đến năng suất của toàn bộ thành viên trong nhóm. Mọi người sẽ khó có thể theo kịp tiến độ công việc nếu mất đi một nhân sự. Trong trường hợp này rất có thể họ sẽ phải làm thêm giờ và gây ra sự mâu thuẫn khi phân chia công việc. 

4. Quản lý

Nếu bạn là một người quản lý phải đối phó với tình trạng vắng mặt thường xuyên của nhân viên, bạn sẽ phải thực hiện nhiều công việc kiểm soát với nhân viên đang cảm thấy khó chịu, khách hàng không hài lòng và cả những nhà lãnh đạo không kiên nhẫn muốn thực hiện mục tiêu. 

5. Tổ chức

Ngay cả một nhân viên vắng mặt thường xuyên cũng có thể làm giảm lợi nhuận và năng suất. Ngoài ra một số chi phí cũng có thể tăng lên như chi trả tiền làm thêm cho những người phải đảm nhận việc thay thế, nguồn nhân lực để thay thế nhân viên vắng mặt, chi phí đắt đỏ khi phải sa thải và tuyển dụng lại…

3. Ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của mọi người

Theo thời gian, sự vắng mặt thường xuyên của một nhân viên có thể tạo ra sự căng thẳng, hoài nghi tại nơi làm việc. Nếu nhân viên vắng mặt không thể hoàn thành công việc đang dang dở thì chính đồng nghiệp sẽ là người phải làm điều đó. Điều này dẫn đến việc họ phải tăng ca và mất đi sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ.  

Làm thế nào để giảm tỷ lệ vắng mặt của nhân viên? 

Mặc dù bạn không thể kiểm soát những nguyên nhân dẫn đến tình trạng vắng mặt nhưng có một số hành động bạn có thể thực hiện để giảm tỷ lệ vắng mặt của nhân viên và cải thiện trải nghiệm làm việc của họ, như:

1. Thực hiện chương trình chăm sóc sức khỏe 

Stress.org báo cáo rằng 80% người lao động cảm thấy căng thẳng trong công việc và gần một nửa cho biết họ cần được giúp đỡ để học cách quản lý căng thẳng.

Khi người lao động bị căng thẳng trong khoảng thời gian dài, điều đó có thể dẫn đến tình hình nghiêm trọng hơn như trầm cảm, lo âu…và kết quả là tỷ lệ vắng mặt ngày càng cao.

Lúc này, các tổ chức nên đưa ra các chương trình chăm sóc sức khỏe để giúp đỡ người lao động vượt qua được giai đoạn khó khăn này. 

Một nghiên cứu gần đây của Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ cho biết 89% nhân viên tại các công ty có chính sách chăm sóc sức khỏe có nhiều khả năng giới thiệu công ty của họ là một nơi làm việc tốt. Như vậy, khi nhân viên tin tưởng vào doanh nghiệp thì họ sẽ có động lực gắn bó và cống hiến hơn. 

2. Ghi nhận và khen thưởng

Một nghiên cứu cho biết, những nhân viên nhận được sự công nhận từ quản lý, cấp cao khi làm tốt đều cảm thấy phù hợp với văn hóa của tổ chức cao gấp 5 lần, khả năng gắn kết cao gấp 4 lần và khả năng nghỉ việc thấp hơn 56%. 

Cũng theo một nghiên cứu, những nhân viên không cảm thấy được công nhận khi làm tốt có khả năng nghỉ việc cao gấp đôi. Thực hiện việc ghi nhận sẽ giúp nhân viên cảm thấy có động lực trong công việc, giữ chân nhân tài hàng đầu, xây dựng môi trường làm việc tích cực và tăng sự gắn kết nhân viên. 

Xem thêm: Cách để xây dựng văn hóa ghi nhận trong doanh nghiệp hiệu quả

3. Cung cấp chương trình đào tạo và phát triển

Nhân viên không nhận được cơ hội học hỏi và phát triển có thể nghĩ đến việc nghỉ việc bất cứ lúc nào. Sau khoảng thời gian làm việc, đa số nhân viên đều xuất hiện một số suy nghĩ như: từ khi vào công ty mình không học hỏi được gì liệu có nên nghỉ việc để phát triển bản thân không hay quản lý vẫn chưa đào tạo chuyên môn, kỹ năng cho mình thì đến bao giờ mình mới bứt phá được…

Từ những suy nghĩ đó sẽ dẫn đến sự đắn đo giữa việc nên tiếp tục hay nghỉ việc và kết quả là sự chán nản trong công việc, không có cảm hứng đi làm. 

Tổ chức nên quan tâm đến việc đào tạo nhân viên và cung cấp cơ hội để họ phát triển. Có rất nhiều cách để thực hiện như tổ chức những buổi chia sẻ kiến thức, workshop hay thông qua những khóa học trực tuyến các lĩnh vực. 

Đối với công ty công nghệ giáo dục Gitiho, 100% nhân viên làm việc tại công ty đều được truy cập vào hơn 500+ khóa học trực tuyến đa dạng mọi lĩnh vực trên nền tảng hệ thống học tập của công ty để học những gì mình muốn và học những gì mình cần để cải thiện kỹ năng.

Khi nhân viên được học hỏi mỗi ngày, bất kỳ khi nào muốn học tập họ đều có thể truy cập dễ dàng trên nền tảng hay khi nào quên kiến thức họ cũng có thể mở lại khóa học để ôn tập lại một cách đơn giản. 

4. Luân chuyển công việc

Luân chuyển công việc là phương pháp được nhiều tổ chức thực hiện nhằm giúp nhân viên mở rộng kỹ năng, tăng khả năng học hỏi và quan trọng nhất là hạn chế tình trạng nghỉ việc của họ.

Bởi nếu công việc hiện tại khiến nhân viên nhàm chán, không phát triển được khả năng sáng tạo thì quản lý cũng có thể gợi ý nhân viên luân chuyển công việc khác mà họ thích để mở rộng kỹ năng và tăng hứng thú làm việc. 

5. Đề cao sự sáng tạo

Như đã đề cập ở trên, một trong số nguyên nhân khiến nhân viên nghỉ việc là mất hứng thú trong công việc.

Nếu tình trạng này kéo dài, quản lý cần cung cấp cho nhân viên những cơ hội để phát triển như tạo điều kiện để họ sáng tạo trong công việc hoặc khuyến khích họ đóng góp ý kiến.  

6. Quan tâm, hỏi han khi nhân viên gặp khó khăn

Người quản lý cần tinh tế nhận ra nhân viên của mình đang gặp những khó khăn gì trong công việc. Khi họ có chút khác thường như thường xuyên xin nghỉ, hiệu suất làm việc kém, tinh thần đi xuống, ít nói hơn hay ít chia sẻ hơn… thì quản lý cần hỏi thăm và đưa cho họ những lời khuyên chân thành. 

Theo một nghiên cứu của Forbes, một trong những lý do hàng đầu nhân viên vắng mặt là vì họ cảm thấy mệt mỏi khi bị quản lý “bỏ qua và phớt lờ”. Đó là khi họ mất phương hướng hoặc gặp khó khăn khi thực hiện công việc nhưng quản lý lại bỏ mặc họ và thờ ơ. Nếu tình trạng này kéo dài thường xuyên, nhân viên có thể nghĩ đến việc rời bỏ công việc. 

Đôi khi chỉ là một lời hỏi han chân thành hay sự quan tâm nhưng lại là nguồn động viên mạnh mẽ và làm vực dậy tinh thần của người khác, đặc biệt là khi họ đang thiếu động lực. 

7. Áp dụng biện pháp kỷ luật

Nhân viên vắng mặt quá nhiều lần và không có lý do chính đáng chính là sự vô tổ chức. Hãy sắp xếp một cuộc gặp gỡ để trò chuyện và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. 

Nếu tình trạng vắng mặt không được cải thiện, hãy thực hiện một số biện pháp kỷ luật của công ty, điều này bao gồm cả việc sa thải nhân viên đó. 

Tỷ lệ vắng mặt của nhân viên càng cao cho thấy cách quản lý nhân sự của tổ chức một phần có vấn đề. Hãy giải quyết vấn đề này ngay từ khi nó xảy ra với 1,2 nhân viên bởi nếu tình trạng này kéo dài và lan rộng đến toàn bộ tổ chức thì sẽ gây ra rất nhiều khó khăn.

Để có thêm những kiến thức trong việc trở thành một nhà lãnh đạo thực thụ bạn có thể tham khảo khóa học của Giáo sư Phan Văn Trường “Làm LÃNH ĐẠO sao cho đúng” được rất nhiều học viên tâm đắc và dành nhiều lời khen ngợi. Qua khóa học bạn sẽ hiểu đúng về vai trò của người lãnh đạo và biết được cách tạo động lực cho nhân viên. Đặc biệt hơn hết là cách để tạo ra đội ngũ nhân viên hạnh phúc để doanh nghiệp phát triển.