Cách thực hiện luân chuyển công việc cho nhân sự hiệu quả

Trong một nghiên cứu, 89.6% nhân viên chia sẻ rằng việc luân chuyển công việc đáp ứng hiệu quả nhu cầu của họ trong việc học hỏi các kỹ năng khác nhau. Ngoài ra, 96% trong số họ cũng cho biết công việc đạt hiệu quả hơn và 89.6% nhân viên trở thành những người giải quyết vấn đề rất tốt.  

Luân chuyển công việc là một phương pháp được các doanh nghiệp áp dụng để tăng khả năng học hỏi của nhân viên và sự hài lòng của họ trong công việc, quan trọng nhất là hạn chế tình trạng nghỉ việc. Điều này sẽ thúc đẩy sự phát triển của cả nhân viên và doanh nghiệp. 

Nhưng làm thế nào biết được rằng phương pháp này có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không? và thực hiện như thế nào để nhân viên phát triển, doanh nghiệp thành công. 

Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây của Gitiho để hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé!

Luân chuyển công việc là gì?

Luân chuyển công việc (chuyển đổi công việc, thay đổi vai trò công việc) là một hoạt động thường xuyên để chuyển đổi công việc của tất cả nhân viên giữa các phòng ban trong công ty nhằm đảm bảo nhân viên được tiếp xúc với công việc của các phòng ban khác nhau, đồng thời học hỏi và nâng cao kỹ năng của mình.

Chuyển đổi công việc cũng có thể được áp dụng để giúp công việc trở nên độc đáo hơn, không còn đơn điệu và tẻ nhạt khi làm một công việc trong suốt một thời gian dài. 

Luân chuyển công việc trong tổ chức giúp đẩy mạnh sự linh hoạt của mỗi nhân viên, giảm tỷ lệ nghỉ việc và giảm bớt Stress cho nhân sự. 

Ngoài ra, môi trường làm việc có sự luân chuyển công việc cũng khuyến khích tạo ra sự đổi mới và các quan điểm mới về công việc, góp phần tăng sự hài lòng trong công việc. 

Ví dụ: 

Một nhân viên Marketing có thể được chuyển sang bán hàng một thời gian ngắn để hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng và tìm hiểu các quy trình bán hàng trong công ty. 

Một nhân viên sản xuất có thể được luân chuyển giữa các vị trí khác để thay đổi công việc và tránh tình trạng căng thẳng lâu dài khi ở một vị trí cụ thể. 

Ưu điểm và lợi ích của luân chuyển công việc

1. Tăng trải nghiệm của nhân viên

Luân chuyển công việc giữa các vị trí sẽ giúp nhân viên có được kiến thức và kỹ năng ở nhiều lĩnh vực. Khi đó nhân viên sẽ hiểu hơn về cách các bộ phận tương tác và hỗ trợ lẫn nhau giúp họ có cái nhìn toàn diện hơn. Từ đó nhân viên có thể kết nối ý tưởng, góc nhìn và thông tin từ những vai trò khác nhau để tạo ra sự sáng tạo hơn trong công việc. 

Như đã nêu trong ví dụ trên, một nhân viên Marketing có thể tích lũy kinh nghiệm trong bộ phận bán hàng để thực hiện tốt hơn ở vị trí hiện tại của họ. 

2. Tăng động lực và sự hài lòng của nhân viên

Nghiên cứu về ảnh hưởng của luân chuyển công việc đối với động lực của nhân viên cho thấy rằng chuyển đổi công việc có mối quan hệ mật thiết với động lực của nhân viên. Sự luân chuyển giữa các vai trò trong công ty cho phép nhân viên phát triển và nâng cao kỹ năng, năng lực của mình. Khi nhân viên có cơ hội trải nghiệm và học hỏi từ các vai trò khác nhau, họ sẽ có động lực hơn trong công việc, dẫn đến hiệu suất công việc tăng. 

Nghiên cứu trên đã phát hiện ra mối liên hệ mật thiết giữa động lực của nhân viên và hiệu suất. Có nhiều loại động lực và thay đổi vai trò công việc có thể tạo ra sự thúc đẩy, giúp nhân viên đạt được mục tiêu cá nhân và đóng góp vào sự thành công bền vững của công ty. 

Khi động lực của nhân viên tăng, sự hài lòng trong công việc của nhân viên cũng sẽ tăng lên.

Ngược lại, nếu nhân viên không hài lòng với công việc, họ sẽ mất dần động lực, trở nên cau có và khó chịu, dẫn đến giảm năng suất. 

Ngoài ra, chuyển đổi công việc giúp nhân viên hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của mình. Nhân viên cũng có thể luân chuyển giữa các vai trò để tối đa hóa năng lực thực hiện của họ, nhân viên cảm thấy mình có giá trị với tổ chức và quan trọng với sự phát triển của công ty. 

Xem thêm: 10 cách tạo động lực cho nhân viên hiệu quả nhà quản lý nên áp dụng

3. Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc giảm

Nghiên cứu gần đây cho thấy một phản ứng tích cực chung đối với luân chuyển công việc liên quan đến tỷ lệ nghỉ việc. 

Trong số những nhân viên được hỏi, 92% người cảm thấy sự thú vị, đa dạng trong công việc làm tăng giá trị của họ đối với tổ chức, trong khi 85.7% cảm thấy rằng luân chuyển công việc mang lại thái độ tích cực đối với công việc và nâng cao khả năng phát triển nghề nghiệp. 

Hơn nữa, 74.1% nhân viên cho biết rằng sự đa dạng của công việc giúp tăng cơ hội thăng tiến, trong khi 68.9% tin rằng thay đổi vai trò công việc mang lại nhiều phần thưởng hơn và 62.4% cho rằng những kỹ năng học được từ luân chuyển công việc giúp họ đảm bảo được việc làm.

Vương quốc Anh là quốc gia có tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao thứ 3, với 23% nhân viên dự định ở lại công ty của họ dưới 1 năm. 

Như vậy, nhiều nhân sự có khả năng rời bỏ công việc nếu họ cảm thấy thiếu cơ hội phát triển nghề nghiệp hoặc cảm thấy buồn chán. Nhưng thông qua chương trình chuyển đổi công việc, tổ chức có thể gắn kết nhân viên hơn và khiến họ cảm thấy mình được coi trọng.

4. Lực lượng lao động linh hoạt hơn

Trong một thống kê, 67.7% nhân viên được luân chuyển qua các vai trò cho biết thích nghi tốt hơn với những thay đổi trong doanh nghiệp.

Có nghĩa là, nếu nhân viên được đào tạo ở nhiều vị trí thì họ sẽ linh hoạt hơn. 

Trong trường hợp nếu một nhân viên nghỉ việc, luân chuyển công việc sẽ tạo cơ hội cho nhân viên khác học hỏi, tham gia vào nhiều vai trò khác nhau và có khả năng nhân viên đó sẽ thay thế vị trí của người vừa mới nghỉ việc.  

5. Tăng cường sự gắn kết của nhân viên

Nghiên cứu về thực trạng Nơi làm việc Toàn cầu năm 2021 của Gallup cho thấy chỉ có 15% nhân sự tham gia hoàn toàn vào công việc. Điều này cho thấy rằng phần lớn lực lượng lao động trên thế giới có thái độ tiêu cực về công việc của mình hoặc chỉ hoàn thành công việc ở mức đủ hoặc chấp nhận được.  

Nếu cứ tiếp diễn tình trạng trên, nhân viên có thể dần cảm thấy chán nản với công việc của mình. Do đó, chuyển đổi công việc có thể giúp cho nhân viên có cảm hứng để làm việc hơn. 

Xem thêm: 7 chiến lược gắn kết nhân viên hiệu quả tại nơi làm việc

6. Vị trí công việc tốt hơn

Các công ty nên cố gắng đặt nhân viên vào vị trí phù hợp để có thể đạt được kết quả tốt nhất. 

Bằng cách luân chuyển nhân viên vào các vị trí khác nhau, các nhà quản lý có thể hiểu rõ hơn về các kỹ năng của họ, họ thực hiện công việc nào là tốt nhất và cách mà họ mang lại lợi ích cho công ty. 

7. Lập kế hoạch kế nhiệm

Luân chuyển công việc cho phép các công ty tạo ra một đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm có thể thay thế nhanh chóng những nhân viên nghỉ hưu hoặc có ý định rời công ty. 

Việc lập kế hoạch kế nhiệm là yếu tố cần thiết để doanh nghiệp duy trì hoạt động trong những trường hợp nhân sự cốt cán bất ngờ nghỉ việc. 

Xem thêm: Lập kế hoạch kế nhiệm: mẫu, quy trình và phương pháp thực hiện

Nhược điểm của luân chuyển công việc

Trong một vài trường hợp, luân chuyển công việc không phải là một giải pháp hoàn hảo, nó cũng có những nhược điểm nhất định. Các doanh nghiệp cần nhận thức rõ điều này để giảm thiểu tối đa rủi ro khi áp dụng phương pháp này.

1. Tốn tiền và thời gian

Liên tục thực hiện việc luân chuyển nhân viên sang những vị trí khác nhau có nghĩa là nhân viên cần được đào tạo thường xuyên hơn. 

Thời gian đào tạo cho một nhân viên với từng vị trí công việc mới sẽ ảnh hưởng đến năng suất công việc và lợi nhuận của công ty. 

Ngoài ra, vì nhân sự thường xuyên chuyển sang vị trí mới làm việc nên việc chuyển đổi công việc có thể tạo ra sự gián đoạn trong công việc. 

2. Nhân viên không hài lòng

Việc chuyển vị trí có thể sẽ gây khó chịu và phiền toái đối với một số nhân viên, đặc biệt là những người đã gắn bó lâu dài với vị trí công việc hiện tại của họ. Ngoài ra nhân viên cũng lo lắng khi có ai đó đảm nhận vị trí hiện tại của họ sẽ làm gián đoạn quy trình công việc. 

Đồng thời, việc luân chuyển công việc trong trường hợp nhân viên thật sự yêu thích công việc họ đang làm cũng gây nên sự không hài lòng, mất động lực hoặc thậm chí làm cho họ rời bỏ công ty. 

3. Cơ hội thăng tiến không rõ ràng

Luân chuyển giữa các vị trí không có nghĩa là được thăng chức vì đây các vị trí luân chuyển có cùng cấp độ với nhau. Nhân viên có thể coi đây là một trở ngại trên con đường sự nghiệp nếu như họ muốn thăng tiến lên các cấp cao hơn trong công ty. 

Ví dụ về luân chuyển công việc ở các công ty lớn trên thế giới

Abbot - Công ty Thiết bị y tế

Nhân viên của Abbott có cơ hội luân chuyển công việc trong 4 lĩnh vực trọng tâm sau: 

• Lâm sàng
• Tài chính
• Công nghệ thông tin 
• Điều hành

Những người được chọn để luân chuyển công việc cam kết thực hiện công việc mới từ 2-3 năm, trong đó họ sẽ luân phiên giữa các nhiệm vụ, ngành học và các văn phòng khác nhau trên toàn quốc. 

Điều này là cơ hội cho những sinh viên mới tốt nghiệp, giúp họ được trải nghiệm nhiều vai trò trong thời gian ngắn, qua đó khám phá sở thích và tìm ra thế mạnh của bản thân mình.  

Siemens - Công ty Chế tạo và tự động hóa

Công ty Siemens của Hà Lan đã thực hiện chương trình luân chuyển công việc vào năm 2005 cho tất cả các bộ phận trong công ty. 

Trong hợp đồng lao động của nhân viên có quy định về thời gian làm việc trong một công việc, tức là nhân viên chỉ được làm việc trong một công việc với khoảng thời gian nhất định. Vì vậy, điều này yêu cầu nhân viên đánh giá định kỳ và xem xét lại sở thích và nhu cầu cá nhân của mình. 

Theo như Giám đốc nhân sự Siemens, chuyển đổi công việc rất quan trọng ở tất cả các giai đoạn của sự nghiệp, đặc biệt là đối với những người lớn tuổi. Việc luân chuyển công việc giúp ngăn chặn tình trạng những người lớn tuổi chỉ được giao cho những nhiệm vụ dễ dàng trước khi nghỉ hưu. 

Emerson - Công ty sản xuất

Chương trình kỹ sư lãnh đạo của Emerson cung cấp một chương trình luân phiên 2 năm với 1 vị trí, một địa phương và một quốc gia khác để đào tạo nhân viên ở các khu vực khác nhau của công ty. Những người được chọn tham gia chương trình sẽ được đào tạo, hướng dẫn và kết nối để giúp họ ngày càng phát triển sự nghiệp. 

Thực hành luân chuyển công việc hiệu quả nhất

Như đã nêu ra ở trên, chuyển đổi công việc có thể có những thách thức. Tuy nhiên, nếu bạn lập kế hoạch một cách chỉn chu, cẩn thận thì luân chuyển công việc có thể được thực hiện thành công và mang lại nhiều lợi ích cho người lao động và người sử dụng lao động. 

Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng cần phải xem xét khi thực hiện chuyển đổi công việc:

1. Có mục tiêu và khung thời gian rõ ràng

Cần phải xác định mục tiêu của việc luân chuyển công việc ngay từ đầu. Nếu không xác định được, kế hoạch chuyển đổi công việc có thể không đạt hiệu quả và gây ra sự nhầm lẫn về vai trò và làm gián đoạn công việc. Điều này sẽ làm nhân viên thất vọng khi họ được yêu cầu luân chuyển mà không có mục tiêu rõ ràng. 

2. Chuẩn bị và đào tạo nhân viên trước khi luân chuyển

Đảm bảo nhân viên được chuẩn bị đầy đủ trước khi thực hiện luân chuyển công việc cho họ. Thiếu kiến thức và kỹ năng sẽ làm giảm động lực nhân viên và kéo dài thời gian để đạt được năng suất tối ưu. 

Các công ty có thể làm cho quá trình chuyển đổi giữa các vai trò trở nên dễ dàng hơn bằng cách cung cấp các tài liệu học tập như khóa học trực tuyến liên quan đến vai trò trước khi họ được luân chuyển. 

Một lựa chọn khác là chỉ định người cố vấn trong suốt quá trình, đó là người mà có thể giúp đỡ nhân viên trong công việc, cung cấp cho họ những kiến thức và kỹ năng phục vụ công việc. 

Xem thêm: Đào tạo và phát triển nhân sự có vai trò và lợi ích gì?

Để nhân viên tự tin hơn trước khi được chuyển đổi công việc, doanh nghiệp có thể cung cấp cho họ các khóa học phù hợp liên quan đến vị trí luân chuyển. Một công cụ mà bạn có thể ứng dụng đó là hệ thống quản lý học tập LMS Gitiho for Leading Business, hiện đang được rất nhiều công ty ứng dụng như T&T Group, Panasonic, Phong Vu Computer, Ngân hàng Vietcombank… 

Hệ thống LMS của Gitiho for Leading Business được tích hợp 500+ khóa học với hơn 14 lĩnh vực, ngoài ra còn có một số tính năng như lộ trình học tập, đánh giá năng lực, khung năng lực, đo lường và báo cáo… đảm bảo cho sự phát triển đa dạng của mỗi nhân sự. 

CLICK ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ HỆ THỐNG LMS tại đây:

Xem thêm: 10 bước xây dựng văn hóa học tập thành công cho doanh nghiệp

3. Xây dựng kế hoạch và tài liệu

1. Hãy tạo một kế hoạch cho từng vai trò liên quan đến luân chuyển công việc. 
2. Xác định các lĩnh vực chính, kỹ năng và kiến thức mà nhân viên nên tập trung vào. 
3. Cung cấp các tài liệu cho mỗi vị trí để trau dồi thêm kiến thức cho nhân viên.
4. Lập kế hoạch trước và ghi lại quy trình giúp giảm thiểu rủi ro về hiệu suất làm việc kém, giúp nhân viên chuẩn bị tinh thần và cách giải quyết cho những tình huống bất ngờ liên quan đến công việc.

4. Tổ chức kế hoạch luân chuyển công việc kể cả trong giai đoạn kinh doanh không hiệu quả

Nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào công việc theo mùa (công việc liên quan đến các hoạt động mang tính mùa, ví dụ như du lịch mùa hè, bán hàng trong dịp nghỉ lễ, mùa giáng sinh, quốc tế phụ nữ…), hãy lên kế hoạch chuyển đổi công việc trong giai đoạn hoạt động thấp. 

Với cách làm như vậy, nhân viên sẽ không bị áp lực với quá nhiều công việc và các hoạt động, đồng thời doanh nghiệp không bị giảm năng suất và các vấn đề không mong đợi.  

5. Luân chuyển công việc phù hợp với sự nghiệp nhân viên

Cố gắng thực hiện kế hoạch luân chuyển công việc hướng đến mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên. 

Bằng cách lập kế hoạch cho một loạt công việc mà nhân viên có thể luân chuyển, chương trình chuyển đổi công việc có thể giúp cho nhân viên đến gần hơn mục tiêu nghề nghiệp của họ. Đồng thời tạo tiền đề tốt nhất cho những thay đổi hoặc thăng tiến trong tương lai. 

6. Tạo ra mục tiêu và mục tiêu có thể đo lường được

Cần có những mục tiêu cụ thể cho từng công việc trong chương trình luân chuyển. Điều này đảm bảo rằng các nhà quản lý có thể đo lường được hiệu quả của nhân viên. 

Ngoài ra, điều này giúp cho nhân viên hiểu được vai trò của họ và khuyến khích nhân viên trở nên độc lập hơn trong những vai trò mới. 

Xem thêm: Cách đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo trong doanh nghiệp

7. Thu thập phản hồi từ các bên liên quan

Phản hồi mang tính xây dựng là điều cần thiết của bất kỳ chương trình luân chuyển nào. Điều này khích lệ mọi người đưa ra phản hồi về tất cả các khía cạnh của việc luân chuyển công việc. 

Nhờ đó bạn có thể cải thiện quy trình luân chuyển, cũng như tìm ra những lỗ hổng trong quy trình kinh doanh của mình. 

Ngoài ra, các nhà quản lý nên theo dõi sự tiến bộ, thành công của nhân viên trong vai trò mới và cung cấp phản hồi thường xuyên để họ tận dụng thông tin đó cho sự phát triển và thăng tiến nghề nghiệp của mình. 

Luân chuyển công việc còn được coi là một trong những chương trình đào tạo doanh nghiệp hiệu quả mang đến nhiều lợi ích đáng kể cho nhân viên và tổ cức. Đây là một kế hoạch vô cùng thông minh giúp cho nhân viên không cảm thấy nhàm chán và nâng cao được kỹ năng bằng cách học hỏi ở những vị trí việc làm mới. 

Hy vọng qua bài viết trên của Gitiho sẽ giúp bạn đề ra được phương án chuyển đổi công việc hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình.