Xây dựng quy chế đánh giá trong doanh nghiệp

Việc thực hiện đánh giá trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng, nó được coi là một trong những công cụ nhằm thúc đẩy năng suất lao động của người lao động theo tháp nhu cầu của Maslow.

MỤC ĐÍCH

Quy trình đánh giá được xác lập nhằm đáp ứng các yêu cầu sau:

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc là cơ sở để xác định những đóng góp của cá nhân, tập thể vào thành tích chung của Công ty, trên cơ sở đó để Hội đồng lương của Công ty quyết định trả lương, nâng lương, trả thưởng, và các lợi ích và nghĩa vụ khác với từng cá nhân và tập thể.

Đánh giá thành tích là cơ sở quan trọng để xây dựng hoặc lựa chọn các chương trình đào tạo phù hợp nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng và năng lực của cán bộ nhân viên, tạo ra môi trường và văn hoá làm việc trên nền tảng các yếu tố: tinh thần trách nhiệm, gắn bó lâu dài và chia sẻ lợi ích.

PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này áp dụng cho toàn bộ Công ty.

ĐỊNH NGHĨA

HĐQT             : Hội đồng Quản trị

TGĐ                : Tổng Giám đốc

CBNV             : Cán bộ Nhân viên

Phòng NS       : Phòng Nhân sự

Đơn vị             : Phòng, Nhà máy, Đội 

CHU KỲ ĐÁNH GIÁ

Công tác đánh giá bám sát công tác xây dựng, giao và triển khai kế hoạch trên toàn công ty và tại từng đơn vị. Do vậy, đánh giá là hoạt động thường xuyên và liên tục. 

Đánh giá tổng kết nội bộ đơn vị được thực hiện định kỳ 3 tháng. Kết quả đánh giá được lưu tại đơn vị và báo cáo kết quả cho Ban lãnh đạo để theo dõi và 
điều chỉnh nếu thấy cần thiết.

Đánh giá tổng kết trên toàn công ty được thực hiện định kỳ 6 tháng (theo Vụ). Một năm đánh giá 02 Kỳ (Kỳ 1: từ ngày 1/11 đến ngày 30/04; Kỳ 2: từ ngày 1/05 đến ngày 30/10).

ĐỐI TƯỢNG ĐÁNH GIÁ

Đối tượng và người đánh giá được quy định như sau:

Đối tượng đánh giá	Người đánh giá
CBNV các phòng, đội môi trường, nhân viên VP HĐQT	Tự đánh giá, Trưởng phòng đánh giá lại và thống nhất, Ban TGĐ phê duyệt
Trưởng phòng, đội trưởng đội môi trường, giám đốc nhà máy, tổ trưởng TĐH	Tự đánh giá, Ban TGĐ đánh giá và thống nhất, Chủ tịch HĐQT phê duyệt
CBNV các nhà máy	Tự đánh giá, giám đốc đánh giá lại và thống nhất, Ban TGĐ phê duyệt.
Trưởng trạm y tế, trưởng nhà khách, trưởng nhà văn hóa, hiệu trưởng	Tự đánh giá, trưởng phòng HCQT đánh giá lại và thống nhất, Ban TGĐ đánh giá lại và phê duyệt
Trợ lý CTHĐQT thường trực ISO, phụ trách văn phòng HĐQT	Tự đánh giá, Chủ tịch HĐQT đánh giá lại và phê duyệt
CBNV nhà trẻ, trạm y tế, nhà khách, nhà văn hóa	Tự đánh giá, Trưởng đơn vị đánh giá và thống nhất, Trưởng phòng HCQT đánh giá lại, Ban TGĐ phê duyệt
CBNV tổ tự động hóa	Tự đánh giá, tổ trưởng đánh giá, Ban TGĐ phê duyệt

Trong quá trình đánh giá, người đánh giá có thể tham khảo ý kiến của những cá nhân và đơn vị về những công việc có liên quan đến người được đánh giá.

PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ VÀ TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ

Phương pháp đánh giá được áp dụng là phương pháp thang điểm. Theo đó, mức độ hoàn thành được đánh giá trên 5 cấp độ: 5- Tốt; 4 – Khá; 3- Trung bình; 2- Yếu; 1- Kém.

Dựa trên kết quả đánh giá sẽ phân loại hoàn thành nhiệm vụ thành 5 loại: 

A1: Hoàn thành tốt (>=4.5);

A2: Hoàn thành khá (>=4.0); 

A3: Hoàn thành cơ bản (>=3.0);                                 

B: Chưa hoàn thành (>=2.5); 

C: Yếu (<2.5).

Tiêu chuẩn đánh giá được xây dựng bao gồm ba nhóm tiêu chuẩn với nhân viên thừa hành và bốn nhóm tiêu chuẩn với cán bộ quản lý. Các tiêu chuẩn được phân bổ như sau:

Tiêu chuẩn với cán bộ quản lý	Hệ số
Chuyên môn: mức độ hoàn thành các công việc của đơn vị	70%
Quản lý đơn vị	15%
Ý thức kỷ luật cá nhân và xây dựng VHDN	5%
Phát triển cá nhân (thực hiện kế hoạch phát triển cá nhân)	10%
Tiêu chuẩn với nhân viên	Hệ số
Chuyên môn: mức độ hoàn thành các công việc của đơn vị	70%
Ý thức kỷ luật cá nhân	20%
Phát triển cá nhân (thực hiện kế hoạch phát triển cá nhân)	10%

Trong đó, tiêu chuẩn phát triển cá nhân đánh giá theo mức độ hoàn thành kế hoạch phát triển cá nhân trong kỳ đánh giá. Trưởng các đơn vị phê duyệt kế hoạch phát triển cá nhân của các thành viên trong đơn vị vào thời điểm đánh giá mức độ hoàn thành của kỳ trước. Cá nhân không có kế hoạch phát triển cá nhân sẽ được 0 điểm. Hội đồng lương có quyền điều chỉnh hạ hoặc nâng điểm phát triển cá nhân trong trường hợp cần thiết (chỉ tiêu phát triển cá nhân cao hoặc thấp hơn hẳn với các cá nhân khác trong công ty).

Các tiêu chuẩn đánh giá được quy định hướng dẫn tại phụ lục của quy chế này.

HƯỚNG DẪN QUÁ TRÌNH ĐÁNH GIÁ

Giao chỉ tiêu, kế hoạch và thống nhất tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá

Vào tuần đầu kỳ (vụ) đánh giá (tuần cuối tháng 10 và tuần đầu tháng 5): trưởng đơn vị thống nhất với từng CBNV trong đơn vị về mục tiêu chất lượng của đơn vị và của cá nhân trong kỳ (vụ), làm cơ sở và căn cứ tiến hành đánh giá; thống nhất kế hoạch phát triển cá nhân của từng CBNV theo biểu mẫu Kế hoạch phát triển cá nhân.

Trong kỳ kinh doanh, nếu có công việc phát sinh, trưởng đơn vị giao việc và tiến hành điều chỉnh tiêu chuẩn và tiêu chí đánh giá nếu thấy cần thiết.

Đánh giá nội bộ đơn vị 

Đánh giá nội bộ đơn vị được tiến hành 3 tháng/lần, vào tuần cuối của tháng 1 và tháng 7. Các bước đánh giá bao gồm:

- Bước 1: Trong quá trình làm việc, người được đánh giá sẽ ghi chép tóm tắt lại các công việc được giao và thực hiện theo mẫu Theo dõi thực hiện các công việc.

- Bước 2: Vào tuần cuối của tháng 1 và tháng 7, người được đánh giá sẽ hoàn thiện mẫu Theo dõi thực hiện các công việc, tự đánh giá theo mẫu Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và chuyển lại cho người đánh giá.

- Bước 3: Người đánh giá kiểm tra và trao đổi lại với người được đánh giá nếu thấy cần thiết, sau đó ký duyệt  và chuyển lại cho người được đánh giá để tiếp tục theo dõi.

- Bước 4: Kết quả đánh giá được lưu tại đơn vị làm căn cứ để tiến hành đánh giá theo kỳ 6 tháng.

Đánh giá định kỳ toàn công ty 

Vào tuần đầu tháng tháng 5 và tuần thứ 2 của tháng 10, các bước đánh giá được quy định như sau:

- Bước 1: Đánh giá chéo trong toàn công ty. 

Phòng nhân sự làm đầu mối tiến hành đánh giá chéo trong công ty. Các bước đánh giá chéo như sau:

+ Cán bộ chuyên trách đánh giá chéo của phòng nhân sự đề xuất phương án đơn vị được đánh giá và đơn vị đánh giá (từ 2-3 đơn vị đánh giá/1 đơn vị được đánh giá). Chủ tịch HĐ lương phê duyệt danh sách người đánh giá.

+ Cán bộ chuyên trách đánh giá chéo của phòng nhân sự chuẩn bị phiếu đánh giá (đóng dấu treo và có chữ ký nháy để đảm bảo số phiếu phát ra và thu về đúng đối tượng). 

+ Chuyển phiếu đánh giá cho trưởng đơn vị đánh giá và một số CBNV trong đơn vị được mời tham gia đánh giá chéo (tối đa 50% số cán bộ nhân viên trong đơn vị đánh giá).

+ Người đánh giá tiến hành chấm điểm, ghi nhận xét và chuyển lại cho cán bộ chuyên trách đánh giá chéo của phòng nhân sự (không cần ghi họ và tên).

+ Cán bộ chuyên trách đánh giá chéo của phòng nhân sư tổng hợp kết quả điểm bình quân các tiêu chí và điểm bình quân chung. Điểm đánh giá của trưởng đơn vị đánh giá chéo được nhân hệ số 2; điểm đánh giá của CBNV được mời tham gia đánh giá chéo tính hệ số 1.

+ Chủ tịch Hội đồng lương xem xét kết quả đánh giá chéo, phê duyệt. Chủ tịch Hội đồng lương có thể yêu cầu các trưởng đơn vị đánh giá lại nếu thấy kết quả chưa khách quan, minh chứng chưa rõ ràng.

+ Kết quả đánh giá chéo được chuyển cho đơn vị được đánh giá để sử dụng vào công tác đánh giá của đơn vị. Ngoài ra, phòng nhân sự tổng hợp các ý kiến góp ý nếu có (khuyết danh), chuyển lại cho đơn vị được đánh giá để có kế hoạch khắc phục.

- Bước 2: Tự đánh giá

Người được đánh giá hoàn thiện mẫu Theo dõi thực hiện các công việc, tự đánh giá kết quả hoàn thành trong kỳ theo mẫu Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và chuyển lại cho người đánh giá.

- Bước 3: Đánh giá lại và thống nhất kết quả

Người đánh giá tiến hành đánh giá lại; trao đổi thống nhất với người được đánh giá về kết quả đánh giá. 

Sau đó, người đánh giá và người phê duyệt trao đổi lại với nhau và thống nhất kết quả đánh giá cuối cùng, thông báo lại cho người được đánh giá biết kết quả và hoàn thiện các biểu mẫu để nộp cho phòng nhân sự.

Trong trường hợp bất đồng ý kiến, kết luận của người phê duyệt có giá trị cuối cùng. Tuy nhiên, người được đánh giá và người đánh giá có quyền bảo lưu ý kiến của mình (ghi rõ trong biên bản tổng hợp kết quả). 

- Bước 4: Tổng hợp kết quả và xử lý vướng mắc

Đơn vị tổng hợp kết quả đánh giá theo mẫu Tổng hợp kết quả đánh giá chuyển cùng các mẫu Theo dõi thực hiện các công việc và Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ về phòng nhân sự để tổng hợp và xử lý.

- Bước 5: Phê duyệt kết quả đánh giá toàn công ty

Hội đồng lương sẽ xem xét và phê duyệt kết quả đánh giá kỳ của các đơn vị và cá nhân. Hội đồng lương sẽ họp 2 phiên:

- Phiên 1: Lấy ý kiến về kết quả đánh giá của các đơn vị và kết luận các trường hợp cần đánh giá lại.

Với các đơn vị có kết quả đánh giá mang tính bình quân chủ nghĩa, không có minh chứng hoặc minh chứng thiếu chính xác, Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo công ty, và bị trừ điểm trong đánh giá phân bổ quỹ khen thưởng dành cho cán bộ lãnh đạo và trưởng đơn vị.

Các đơn vị phải đánh giá lại sẽ tiến hành đánh giá lại và chuyển kết quả cho Hội đồng lương (qua phòng nhân sự) chậm nhất sau 5 ngày.

- Phiên 2: Phê duyệt kết quả đánh giá. Hội đồng lương sẽ xem xét, điều chỉnh, phê duyệt kết quả đánh giá. Quá trình làm việc công khai và biểu quyết công khai. Trong trường hợp ý kiến của trong Hội đồng lương không thống nhất (được trên 2/3 số ý kiến nhất trí), ý kiến của Chủ tịch Hội đồng lương là ý kiến cuối cùng.

Để hạn chế tình trạng bình quân chủ nghĩa, công ty quy định tỷ lệ thông thường loại A1 tối đa là 20%, tối đa loại A2 là 40% (không tính trưởng đơn vị). Tuy nhiên, trong trường hợp Hội đồng lương cho rằng đơn vị hoàn thành tốt kế hoạch, tỷ lệ xếp loại A1, A2 có thể cao hơn hạn mức. Trong trường hợp kết quả đánh giá của đơn vị vượt quá hạn mức trên (không được sự chấp nhận của Hội đồng lương), Hội đồng lương sẽ quyết định xếp loại CBNV theo điểm bình quân từ cao xuống thấp theo đơn vị cho đủ chỉ tiêu 20% loại A1, 40% loại A2.

 * Lưu ý: Với các thành viên ban TGĐ, quy trình đánh giá được quy định đơn giản hóa. Cá nhân sẽ tự đánh giá và chủ tịch HĐQT đánh giá và phê duyệt. Sử dụng biểu mẫu đánh giá ĐGTT07.

1.  Đánh giá hàng năm 

Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ năm

Kết quả đánh giá hàng năm được tổng hợp từ kết quả đánh giá 02 kỳ trước đó. Vào tháng 12 hàng năm, phòng nhân sự tổng hợp kết quả đánh giá theo mẫu Tổng hợp kết quả đánh giá năm. 

Các trưởng đơn vị có thể đề nghị điểm thưởng với các cá nhân có thành tích nổi bật, điểm phạt với cá nhân có vi phạm quan trọng trong năm. Cá nhân bị kỷ luật từ khiển trách trở lên sẽ không được xếp loại A (A1,A2,A3).

Kết quả đánh giá được Hội đồng lương phê duyệt. Hội đồng lương họp 01 phiên duy nhất thảo luận các trường hợp thưởng, phạt và phê duyệt kết quả đánh giá cả năm.

Đánh giá năng lực hoàn thành nhiệm vụ của lãnh đạo và trưởng đơn vị 

Lãnh đạo doanh nghiệp và các trưởng đơn được đánh giá định kỳ 1 năm/lần vào tháng 12.

Các cá nhân tự đánh giá trước và sau đó TGĐ và thường trực HĐQT tiến hành đánh giá lại (sử dụng mẫu biểu ĐGTT07).

Kết quả đánh giá được sử dụng phân bổ quỹ khen thưởng dành cho ban lãnh đạo và các trưởng đơn vị (nếu có).

SỬ DỤNG KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ

Các ý kiến của CBNV nêu trong phiếu đánh giá là cơ sở để Công ty xây dựng và triển khai các hoạt động đào tạo, phát triển nhân sự và quản lý của công ty.

Kết quả đánh giá được sử dụng vào xem xét bố trí lại nhân sự. Cụ thể:

+ Cá nhân có 2 kỳ liên tiếp xếp loại C có thể được xem xét chấm dứt hợp đồng lao động.

+ Cá nhân có 02 kỳ liên tiếp xếp loại B có thể được xem xét bố trí điều chuyển công việc phù hợp hơn.

+ Các trưởng đơn vị, các cá nhân có kết quả đánh giá chéo thấp và không được cải thiện trong 3 kỳ liên tiếp sẽ được xem xét bố trí lại công việc.

+ Công ty chỉ xem xét đề bạt các cá nhân có thành tích đạt 4 kỳ liên tiếp loại A (A1,A2).

Kết quả đánh giá được sử dụng vào công tác tiền lương. Cụ thể định hướng như sau:

+ Kết quả đánh giá được sử dụng tính hệ số lương năng suất định kỳ của công ty.

+ Kết quả đánh giá năm được sử dụng để tính hệ số điều tiết tháng lương thứ 13.

+ Kết quả đánh giá năm được sử dụng để tính điều kiện xét tăng lương.

+ Kết quả đánh giá năm được sử dụng để xét các danh hiệu thi đua cá nhân và tập thể.

+ Kết quả đánh giá năng lực cán bộ lãnh đạo và cấp trung được sử dụng vào công tác khen thưởng từ nguồn quỹ khen thưởng dành cho ban lãnh đạo và cán bộ cấp trung.

Kết quả đánh giá được phòng NS lưu hồ sơ.

QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ THÔNG TIN

Kết quả đánh giá được lưu hồ sơ cán bộ.

Thông tin về đánh giá chéo là thông tin mật. Các đơn vị chỉ được biết kết quả đánh giá của đơn vị mình. 

Kết quả đánh giá lãnh đạo và các trưởng đơn vị là thông tin mật. Kết quả đánh giá được đại diện HĐQT hoặc TGĐ thông báo và trao đổi trực tiếp với người được đánh giá.

Công ty tuyệt đối nghiêm cấm hành vi tìm kiếm thông tin, làm rò rỉ và lộ thông tin về đơn vị và cá nhân đánh giá chéo, về kết quả đánh giá năng lực hoàn thành nhiệm vụ của lãnh đạo và trưởng đơn vị. Cá nhân vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật từ khiển trách đến chấm dứt hợp đồng lao động.

CÁC MẪU BIỂU CẦN XÂY DỰNG

TT	MÃ HIỆU	TÊN MẪU BIỂU
	ĐGTT QT	Quy trình đánh giá thành tích
2.	ĐGTT 01	Theo dõi thực hiện công việc
3.	ĐGTT 02	Đánh giá mức độ hoàn thành công việc
4.	ĐGTT 03	Tổng hợp kết quả đánh giá
5.	ĐGTT 04	Đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo năm
6.	ĐGTT05	Kế hoạch phát triển cá nhân
7.	ĐGTT06	Đánh giá chéo giữa các đơn vị
8.	ĐGTT07	Đánh giá năng lực hoàn thành nhiệm vụ lãnh đạo và trưởng đơn vị
9.	PL ĐG 01	Các tiêu chuẩn đánh giá chung
10.	PLĐG 02	Tiêu chuẩn chuyên môn

Kết luận

Trên đây là cách xây dựng một quy chế đánh giá trong doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Tùy từng đặc thù các doanh nghiệp và quan điểm của lãnh đạo mà từng doanh nghiệp có thể đưa ra các tiêu chí đánh giá khác nhau.

Cùng theo dõi Gitiho để cập nhật các hệ thống văn bản trong công tác Hành chính - Nhân sự nhé.